Biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais: Kas laukia iš tikrųjų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais visada sukelia daugiau streso nei paprastas buto išvežimas. Kodėl? Nes čia ne tik apie baldus, čia apie verslą, kuris negali sustoti. Vieniems tai atrodo tiesiog logistika, bet man tai – kasdienybė su vairuotojais, kurie prarado GSM signalą Vokietijos miškuose, ar klientais, kurie pamiršo pasakyti, jog jų serverinėje sveria toną. Paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog taip, kaip yra. Sužinosite, kur dažniausiai užklystame į problems ir kaip iš tiesų veikia tie „efektyvūs sprendimai“, kuriuos visi ieško Google.

Pradžia: Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kaip geriausiai pasiruošti perkėlimui, kad neblogintų galvos?

Patirtis rodo, kad niekas nesiruošia pakankamai anksti. Visada pradedama vėlai. Idealūs atvejai yra reti, dažniausiai viskas daroma paskutinę savaitę. Jei norite efektyvių sprendimų, pradėkite nuo inventoriaus sąrašo. Ne tik „stalas, kėdė“, o tiksliai: kiek dėžių su dokumentais, ar yra seifai (jie labai sveria), ar serveriai. Vieną kartą turėjome klientą, kuris tik įsėdęs į sunkvežimį prisiminė, palikęs pilną sandėlį antrame aukšte. Taip, buvo pavojinga, teko skubėti. Geriausia – susitikti su vadybininku vietoje, jis pamatys, ką reikės kelti pro siaurus koridorius.

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Planavimas užtrunka tiek, kiek leidžia kliento sabatas. Esu matęs variantus, kai viskas suplanuota per mėnesį, ir tai džiaugsmas. Bet dažniau būna taip: skambinimas antradienį, o perkėlimas jau penktadienį. Tada kainos šoktelėja, nes reikia skubinti reisus ar ieškoti laisvų mašinų rinkoje, kurios per šventes Vokietijoje tiesiog nėra. Normalu yra tai, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais reikalauja bent dviejų savaičių ankstesnio pranešimo, jei norite normalios kainos. Ir nepamirškite apie leidimus iškrovai vietovėje, juos ten gauti yra siaubingai sunku.

Ar verta rinktis brangesnę firmą ar pigesnę?

Čia yra klasika. Pigesnės firmos dažnai dirba „be popieriaus“. Jei įvyksta avarija – sėdėkite ir verkite. Brangesnės turi draudimą, tvarkingas sutartis, atsakomybę. Aš asmeniškai visada patariu nepaisyti tos keliosdešimties eurų skirtumo. Dirbti su patikimu partneriu Vokietijoje yra svarbiau nei sutaupyti pinigų, kurius vėliau prarasite dėl sugadintos technikos. Bet žinoma, yra ir tokių, kurie brangiai kainuoja, o darbas daromas mėgėjiškai, tai čia jau reikia klausti kaimynų ar ieškoti atsiliepimų forumuose.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia surinkti į dėžes su dangteliais. Negi žmonės tikrai neįsivaizduoja, kas nutinka, jei atidaryta sunkvežimio varčia lietaus metu? Vieną kartą teko gelbėti drėgnus sutartis Berlyne – tai buvo košmaras. Geriausia visus svarbius popierius nešti su savimi lengvame automobilyje, o ne krovežyje. O jei visgi vežate sunkvežimiu, užklijuokite dėžes lipduku „Konfidencialu“. Tai nepadės neišvengti drėgmės, bet bent jau neleis žiūrėti į vidų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Taip, beveik visada. Dideli staliniai kompleksai, lentynos – viskas turi būti išmontuota. Priešingu atveju jie tiesiog neužlips į liftą ar pro duris. Tiesa, yra vienas „būtų“ (čia turiu omenyje buvo) atvejis Miunchene, kur mes pervežėme atvirą erdvę su dideliais stalais be išmontavimo, nes turėjome pakeliamąją platformą. Bet toks dalykas retas. Dažniausiai išmontavimas prideda prie darbo valandų, bet taupo nervus ir neleidžia užplėšti grindų. Pasitikėkite, kad montuotojai turi savo įrankių, dar kartą teko važiuoti parduotuvėn nusipirkti prarasto žirklo.

Pinigai ir kainos: Kodėl pigu pigiau, bet gali brangiai kainuoti

Nuo ko priklauso kaina?

Priklauso nuo visko: nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, kelio sunkumo (ar reikia kelti į ketvirtą aukštą be lifto), ir nuo dienos. Pervežimas į Vokietiją šeštadienį ar sekmadienį kainuos brangiau, nes vairuotojai turi poilsiauti. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Jei kalbame apie biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais, tai čia dar pridedamas ir kompleksiškumas – reikia suderinti eksporto bei importo dokumentus. Paprastai kaina formuluojama pagal valandas arba pagal sutartą sumą už visą projektą. Verta klausti, ar į kainą įeina dėžių surinkimas ir pakavimo medžiagos.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Žinote, aš nekęčiau to žodžio „paslėpti“, bet yra dalykų, kuriuos klientai dažnai pamiršta. Pavyzdžiui, apmokejimas už užstatą gatvėje (Vokietijoje tai griežtai reglamentuota). Jei norite užimti vietą prie biuro, turite užsisakyti leidimą, o jo kaina svyruoja nuo 20 iki 100 eurų. Dar gali būti papildomų mokesčių už laukimą, jei jūs vėluojate su raktais arba jei sunkvežimis negali privažiuoti arti ir reikia naudoti ilgesnes juostas. Užsirašykite viską ant popieriaus, kad nesusidurtumėte su staigmena pabaigoje.

Kaip mokėti? Užstatai ir avansai.

Dauguma firmų prašo avanso, tikėtina, 30-50 proc. Tai normalu, nes reikia sumokėti vairuotojui degalams ir užsandėliuoti jūsų daiktus, jei reikia laukti. Būkite atsargūs su tais, kuris prašo 100 proc. iš karto. Esu girdėjęs istorijų, kai tokios firmos tiesiog išnykdavo. Mokėjimas pavedimu yra saugiausias, visada palikite sąskaitos faktūros kopiją. Žinoma, gali būti, kad jie nesutiks be grynųjų (prieš keletą metų taip būdavo dažniau), bet dabra legalios firmos dirba be grynų.

Ar draudimas privalomas?

Neprivalomas, jei norite gyventi su nuolatine širdies skausmo jausma. Yra „Transporto draudimas“, kuris dažnai padengia tik kelis eurus už kilogramą. Jei vežate brangią elektroniką, reikalingas ypatingas draudimas. Vieną kartą klientas atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų, ir, žinoma, vairuotojas stačiau dėžę su serveriais. Buvo nepavykęs pokalbis. Geriau permokėkite už draudimą, nei gaukite „nusižiūrėjimą“. Draudimo polisas turi būti paruoštas iki išvykimo, o ne pasirašomas kelyje.

Ką daryti, jei kaina per didelė?

Derėkitės. Logistikoje viskas įmanoma. Galbūt galite pasiūlyti dalinį iškrovą savo jėgomis (nors nerekomenduoju dėl draudimo), arba galite lanksčiau su datomis. Jei perkėlimo data nėra fiksuota, perkėlimo kompanija gali jums pasiūlyti tuščią važiuojantį reisą (t.y. grįžtamojo krovinio dalį) už pusę kainos. Tiksliau, ne už pusę, bet tikrai pigiau. Tokiu atveju biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais tampa labai ekonomiškas. Būkite atviri ir pasakykite savo biudžetą, geras vadybininkas visada ras sprendimą.

Kelionė į Vokietiją: Keliai, muitinė ir vairuotojų nuotaikos

Kiek laiko trunka kelionė?

Įprastai į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12–14 valandų važiuojant be sustojimų, bet su kroviniu ir poilsio pertraukomis tai užtrunka apie dieną. Jei reikia važiuoti giliau į Bavariją, pridėkite dar 4–5 valandų. svarbu prisiminti, kad sunkvežimiai Vokietijoje turi greičio apribojimus (dažniausiai 80 km/h autobanuose), tad jie nevažiuoja taip greitai kaip jūsų „Volvo“ naktį. Nenuostabu, jei tenka laukti iki kito ryto, kad būtų galima pradėti iškrovą, nes Vokietijoje naktį negalima triukšmauti.

Ar reikia eiti per muitinę?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES ir Eurozonoje, oficialiai kroviniai turi būti deklaruojami, ypač jei tai yra verslo turtas, kuris nėra parduodamas, o tik perkeliamas. Reikia TSD dokumentų (prekių supratinimo dokumentas). Dauguma klientų apie tai net nesusimąsto, o tada muitininkai gali sulaikyti sunkvežimį pasienyje arba patikrinimo metu. Aš pats nelabai žinau visų tų kodų iš galvos (tai muitinės brokerio darbas), bet mūsų kompanija visada tai tvarko. Be tvarkingų dokumentų gresia didelės baudos.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

O, tai mano mėgstamiausia (ironiškai). Tai nutinka dažniau, norint nenorint. Gali sugesti pavarų dėžė arba pradėti lyti per angą stoge. Turime kontaktus padėjėjų visoje Europoje. Vieną kartą teisme važiavome į Štutgartą ir vairuotojas užkliuvo į duobę (kaip ji ten padarė?!). Teko iškrauti viską į kitą mašiną vidury nakties. Jei pasirinksite patikimą pervežėją, jis turi turėti pagalbos planą, o ne palikti jūsų daiktų kažkur prie kelio. Tai yra tas momentas, kai biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais išbandomas tikruviu.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai taip, mes siunčiame lietuvių vairuotojus. Bet kartais dėl skubos tenka samdyti vietinius arba subrangovus iš kitų šalių. Jei vairuotojas nemoka lietuviškai, o jūs nekalbate vokiškai ar angliškai, galimas didelis nesusipratimas. Todėl visada stengiamėsi, kad ryšio su vairuotoju prižiūrėtų mūsų dispečeris. Ne taip seniai teko versti dėžių paveikslėlius telefonu, nes vairuotojas iš Lenkijos nesuprato, ką reiškia „atsargiai“.

Kaip sekti krovinių buvimo vietą?

GPS tracking’as dabar yra standartas. Jūs gaunate nuorodą ir matote, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda suplanuoti savo atvykimą į naująjį biurą. Nereikia po dešimt minučių skambinti vadybininkui ir klausti „kur jis?“. Tačiau ne visada GPS rodo tiesą – vieną kartą sistem rodė, kad mašina stovi miške, o tiesa buvo ta, kad vairuotojas tiesiog užmiršo įjungti terminalą pietų metu.

Pristatymas ir išsikrovimas: Kur vokiečiai yra... labai vokiečiai

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Vokietija yra disciplinuota šalis, bet ir ten yra savi niuansai. Jei nenuomavote vietos gatvėje, vairuotojas gali tiesiog neįvažiuoti arba gauti baudą. Ten žmonės labai mėgsta skųstis dėl triukšmo. Iškrovimas turi būti greitas ir tvarkingas. Vienas mano draugas dirbantis ten pasakojo, kad užėjo į kiemą per anksti, ir kaimynas iškviė policiją. Taigi, viskas turi būti suderinta iki detalės. Mums patinka, kai klientas jau laukia su padėjėjais, tai greitina procesą.

Ar reikia padėjėjų vietos?

Tai priklauso nuo jūsų sutarties. Mūsų komandos paprastai turi 2-3 vyrus, bet jei biuras didelis, gali prireikti vietinių rankų. Susisiekti su vietinėmis pervežimo komandomis Vokietijoje yra brangu (jų darbo valanda kainuoja geriau nei mūsų), bet kartais tai būtina. Jei norite sutaupyti, pasirūpinkite savo darbuotojais, tik pasakykite jiems, kad tai ne „priemonių“ diena, o sunkus darbas.

Kas daryti su pakuojimo atliekomis?

Dėžės, burbuliukai, lipniai juostos... Visa tai lieka. Mes paprastai surenkame visą šiukšlių maišus ir vežame juos artimiausiame konteineryje, jei leidžia vietos taisyklės. Kartais klientai prašo palikti dėžes, nes joms dar reikia (tai yra pigu). Bet jei juos išmesite tiesiai gatvėje be rūšiavimo, gausite didelę baudą iš miesto valdybos. Vokietijos atliekų sistema – tai visa atskira mokslas sritis.

Kaip elgtis su baldų surinkimu?

Surinkimas vyksta atvirkščiai tvarka. Pirmiausia surinkiami lentynos, stalai, o paskui smulkmenos. Čia labai svarbu, kad neišnyktų varžtai ir detalės (tai vėl tas patirties dalykas – visada dingsta vienas varžtas!). Jei baldai seni, jie gali neįeiti į angą, todėl kartais tenka šlifuoti ar net laužti (tik su sutikimu). Efektyvus sprendimas – turėti su savimi „gydytoją“, kuris gali greitai pataisyti nuplėštas grindis ar įbrėžimus.

O jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. „Važiuokite, o mes ten pasiruošime“. Atvykstate, o ten nėra elektros, nėra grindų, o darbininkai dar dažo sienas. Tada mūsų vairuotojai tiesiog žiūri į mane (nors jie čia neleidžiami) ir klausia, ką daryti. Daiktai tampa klampynoje. Tokiu atveju gali tekti naudoti mobiliąją sandėliavimo paslaugą (vokiškai "Lagerung). Tai papildomai kainuoja, bet išsaugo nuo vagysčių ir triukšmo. Būtinai patikrinkite objektą prieš išvykstant iš Lietuvos.

Buitinės problemos ir neprognozuojami nesklandumai

Ar gali būti vagysčių?

Taip, ypatingą dėmesį reikia skirtai neapsaugotiems biurams arba, jei vairuotojas palieka mašiną per naktį neapsaugotoje aikštelėje. Vokietijoje yra vietų, kur „ferma“ vagių dirba labai profesionaliai. Įsitikinkite, kad mašina turi GPS ir tikslias užraktas („bokšteliai“). Vieną kartą teko vežti įmonės atributiką, kurią buvo pavogus iš stovėjimo aikštelės Kelne. Gaila, bet sutartis draudžia palikti brangius daiktus neapsaugotose vietose.

Kas daryti, jei susidaužo kompiuteris?

Jei turite draudimą, rašome aktą. Jei ne, tai... labai nepavykęs pokalbis. Svarbu neuždėti sunkių dėžių ant monitorių. Aš asmeniškai visada stengiuosi įdėti įvairių uždraudimų lipdukų ant dėžių su elektronika. Bet žmonės niekada nesimato. Jei įvyko nelaimė, nebandykite taisyti patys – geriau parodyti draudimo įmonei.

Kaip su el. energija ir internetu?

Mes neelektromontieriai. Mes galime pajungti įprastus kištukus, bet jei jums reikia 380V lizdų serveriams, tai kvieskite specialistą. Vieną kartą bandėme pajungti per ilgę pratęsimą ir išmetėme kištukus visame aukšte. Vokiečiai mums neparodė. Nuo to laiko nekišamės į inžinerinius tinklus. Tiesa, galiu pasakyti, kad Vokietijoje internetas dažnai yra lėtesnis nei prognozuojama (ypač kaimiškose vietovėse), taip kad taip pat pasirūpinkite mobiliuoju internetu savo darbuotojams pirmąją dieną.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet turi būti paruošti. Negalima juos tiesiog mesti į kibirą. Turi būti dėžės su angomis orui. Žiemos metu gali užšalti, o vasarą – išdžiūti. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė nėra tokia griežta su augalais kaip Šveicarijoje, bet vis tik verti pagalvoti. Be to, keliaujant su augalais mašinoje gali būti šlapia, o drėgmė ir elektronika nėra geriausi draugai.

O darbuotojų asmeniniai daiktai?

Tai didelė problema. Žmonės dažnai maišo įmonės turtą su savo indais, augalais ar net su šunimis (taip, buvo ir tokių atvejų). Mums reikia aiškiai atskirti, kas yra kas. Asmeniniai daiktai turi būti supakuoti atskirai ir pažymėti. Jei jie dingna, draudimas juos nedengia. Esu matęs, kaip vienas vadovas bandė vežti savo motociklą biuro perkėlimu – nepavyko, per didelis.

Ką daryti, jei vairuotojas būna... „ne toks“?

Kartais būna, kad vairuotojas tiesiog pavargęs arba piktas. Mes stengiamėsi siųsti gerus vyrukus, bet žmogus ne robotas. Jei jums atrodo, kad jis elgėsi netinkamai, nedelskite ir skambinkite dispečeriui. Mes galime pakeisti ekipažą arba paskirti prižiūrėtoją (foreman). Geriau pranešti iš karto, nei po to keistis pranešimais. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojas taip pat turi savo poilsio laiką, jis negali dirbti 24 valandas be sustojimo.

Ar verta rūpintis „Green Logistics“?

Dabar tai madinga. Vokiškos firmos dažnai klauso apie CO2 emisijas. Galima rinktis mašinas su „Euro 6“ standartu. Tai gali būti reikalaujama didelių korporacijų, kurios perkėlimą iš Jums perka. Man asmeniškai tai atrodo šiek tiek reklama, bet jei jūsų klientas Vokietijoje to reikalauja, turime pritaikyti biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais prie šių standartų. Tiesiog paprašykite apie tai anksčiau.

Kaip apmokėti vietinius paslaugų teikėjus (liftininkus ir t.t.)?

Grynais pinigais. Vokietijoje mažos kompanijos ar padėjėjai dažnai nenori sąskaitų, jie nori „cash in hand“. Mes stengiamės vengti to, bet kartai situacija versia. Jei jums reikia papildomo žmogaus pusvalandžiui, tikėkitės, kad jis iškels ranką. Geriau turėti sau mažą sumą grynųjų „suomiukų“ ar eurų, nei ieškoti bankomato nežinomame kvartale.

Kas nutinka likusiam maistui?

Jūsų biuro virtuvėje tikriausiai yra kavos pakelių, cukraus, senų kukurūzų spragėsių. Viską reikia išmesti. Neneškite tai su savimi, tik užteršite mašiną. Vieną kartą radome pūvančią sūrio galvą stalčiuje – kvapas buvo nepakartojamas. Vokietijoje maisto atliekų rūšiavimas yra labai griežtas, tad geriau viską išgerti ir išmesti čia, Lietuvoje.

Galutiniai patarimai: ko nebūtų galima padaryti?

Nepalikite raktų nuo seno biuro ant stalo, kurį jau įkėlėme į mašiną. Tai vyksta kas antrą kartą. Ir nepamirškite pasidžiaugti, kad baigėsi! Tai daug darbo, streso, bet kai paskutinė dėžė patenka į naują vietą, jaučiate palengvėjimą. Tikimės, kad jūsų kelionė bus sklandesnė nei šios istorijos.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su efektyviais pervežimo sprendimais nėra tiesiog nuvykti A taške į B tašką. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir tikrų profesionalų komandos. Nors aš ir kartais nusiskundžiu apie vairuotojus ar klientus, kurie nieko nesupranta, tiesa tokia, kai viskas susideda, pasidžiaugiame kartu. Svarbiausia – nebijoti klausti klausimų, ieškoti gerų atsiliepimų ir tikėti savo intuicija renkantis partnerį. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikiuosi, ten viskas bus geriau nei čia.