Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi: vadovas be idealizmo

Sveiki, gerbiamieji. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo dėžių, kurios vos neišbyrėjo, iki tokių biuro perkėlimų, kai viskas vyko kaip laikrodžio mechanizmas. Žinoma, tobulumas yra retas reiškinys, ypač kai kalba eina apie tarptautinius pervežimus, tačiau vienas dalykas yra svarbus labiau nei kiti – tai laikas. Vokiečiai mėgsta, kai viskas vyksta pagal planą, todėl biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi yra ne tik graži frazė, bet ir būtinybė, jei nenorite problemų su nuoma ar darbuotojais. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių ir marketingo šlamšto.

Pradžia: kaip neapsigyti galvos anksčiau laiko?

Ar tikrai reikia planuoti tokį biuro perkėlimas į Vokietiją mėnesius iš anksto?

Gerai, jei turite laiko, planuokite, bet dažniausiai viskas vyksta paskutinę minutę. Paprastai užtenka dviejų ar trijų savaičių, jeigu kalbame apie standartinį įmonės perkėlimą, o ne visą fabriką. Žinoma, biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi reikalauja, kad transporto kompanija būtų užsakyta iš anksto, nes geros mašinos yra užimtos. Vieną kartą klientas skambino ryte ir norėjo važiuoti kitą dieną – mes tai padarėme, bet kaina buvo astronominė.

Kas nutinka, jeigu aš dar nežinau tikslios adreso datos?

Tai dažna problema, ypač jei statybų pabaiga vėluoja, o kas kita Vokietijoje? Geriausia pasirinkti laikiną sandėlį arba pasirašyti sutartį su lankstumu. Nerekomenduoju spausti vairuotojus laukti prie pat durų, jei dar nebaigėte remonto, laukimo mokestis greitai užkopia aukštyn. Turėkite atsarginį planą, bent jau savaitę ar dvi.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Naudokite kokybiškas dėžes, ypač technikai. Paprastos "prekybos centruose" pirkiamos dėžės gali neišlaikyti sunkių knygų ar serverių. Aš asmeniškai visada patariu investuoti į standartines pervežimo dėžes su dangčiais, nes jos sukraunamos viena ant kitos. Taip sutaupysite vietos mašinoje ir išvengsite "dėžių pilno pyramidės griūties" incidento kelionės metu.

Ką daryti su vertybėmis?

Neškite juos kartu su biuro kėdėmis. Brangūs kompiuteriai, originali meno kūriniai ar svarbūs dokumentai turi važiuoti atskirai, idealiai – keleiviniame automobilyje arba specialiai apdrausti. Praradimas ar apiplėšimas yra retas, bet įvyksta, o biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi neturėtų tapti košmaru dėl vieno neatsargaus momento. Pasirašykite sąrašą ir duokite vadovui.

Ar galiu patys supakuoti daiktus?

Galite, nėra draudžiama, bet tada nebusite apdrausti už jūsų pakavimo klaidas. Jei pučiate į dėžę stiklinę vazą be putų, o ji suskyla, niekas jums to neatsiprašys. Mūsų komanda dažnai mata, kad klientai sutaupo ant popieriaus, o paskui verčia mums gelbėti jų daiktus. Geriau leiskite profesionaliems tai atlikti, tai greičiau ir saugiau.

Kiek laiko užtrunka pačių dalykų surinkimas?

Priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Vienam kambariui užtenka poros valandų, o pilnam biurui su 40 darbo vietų gali prireikti visos dienos. Nustatykite aiškų grafiką su vadovu, kad žinotumėte, kada kurie darbuotojai turi susirinkti savus daiktus. Jei visi susirenka vienu metu paskutinę valandą – tai chaosas, kurį norite išvengti.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Be etikečių su turiniu ir galutiniu punktu (pvz., "Vadovo kambarys, 2 aukštas") iškrovimas Vokietijoje truks amžinai. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, jei mato, kad dėžės nepažymėtos, gali tiesiog palikti jas koridoriuje ir nebeprisiliesti. Taip sutaupysite nervų sau ir jiems.

Dokumentai, muitai ir vokiškas popierizmas

Ar reikia inventorinio sąrašo?

Be abejo, tai svarbiausias dokumentas. Muitinė Vokietijoje yra griežta, jei sąraše parašysite "baldai", tai gali sukelti papildomų klausimų. Detalus sąrašas su apytikslė verte padeda išvengti delsimų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi taip pat reiškia, kad dokumentai turi būti paruošti prieš pat pradedant vežti, o ne rasti kelyje.

Kaip su mokesčiais, jei tai ne prekyba?

Jei perkeliate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (tarp ES šalių), tai paprastai nėra PVM mokesčio, jei pateikiate teisingus dokumentus. Tačiau jei tai yra pirkimas-pardavimas, tada reikės PVM. Geriausia pasitarti su buhalteriu, aš čia ne ekspertas, bet žinau, kad klaidos čia brangiai kainuoja. Vieną kartą klientas teisingai neužpildė formos ir mes stovėjome pasienyje 6 valandas.

Ar reikia Ex1 formų ar kažko panašaus?

Jei važiuojate iš ne ES šalies, taip, bet jei iš Lietuvos į Vokietiją, tai paprastai užtenka važiavimo lapo arba sutarties. ES viduje daugelis formalumų jau panaikinta, tačiau visada verta turėti su savimi visą įmonės dokumentaciją kopijas. Muitininkai gali sustabdyti tik patikrinimui, nors tai pasitaiko retai.

Kas daryti, jei dingsta dokumentas?

Nešvenkite, viskas turi kopijas. Skambinkite savo logistikos vadybininkui, jis turi turėti skeneriuotas versijas. Jei dingsta originalas prieš pat pasienį, reikės greitai spausdinti naują. Dabar daug kas daroma elektroniniu būdu, bet senosios mokyklos pareigūnai vis dar mėgsta popierių.

Ar reikia draudimo poliso?

Tai ne privaloma manyčiam muitininkui, bet privaloma jūsų ramybei. Tarptautinis pervežimas turi rizikas – avarijos, gaisrai (nors retai), vagystės. Užtikrinkite, kad polis dengia visą kelią nuo išvežimo iki pat iškrovimo Vokietijoje. Sutaupyti čia nėra verta.

Kaip elgtis su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Tai dažna painiava. Jei darbuotojas nori pervežti savo asmeninį kompiuterį, tai turi būti atskirai užfiksuota, kad nebutų kaltinimų vogiant įmonės turtą. Paprasčiausia pareikalaukite, kad jie pasirašytų sąrašą. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl tokia smulkmena gali išvengti didelių nesusipratimų.

Ar reikia kalbėti vokiškai su pareigūnais?

Padės, bet nebūtina. Anglų kalba užtenka daugumoje situacijų, ypač didžiuosiuose sandėliuose ar keliuose. Tačiau mažesnėse vietovėse galite susidurti su žmonėmis, kurie kalba tik vokiškai. Tada mūsų vadybininkas ar vairuotojas turi įsikišti.

Kelionės patirtis ir vairuotojai – kas tik vyksta kelyje?

Ar vairuotojai yra patikimi?

Dauguma taip, jis dirba su mumis jau metus. Žinoma, visada yra išimčių, bet mes stengiamės pasirinkti patikimus žmones. Vairuotojas yra jūsų akys ir ausys kelyje. Jei jis pastebi, kad dėžės draskosi, jis praneš. (Nors kartais jie tiesiog nori gauti arbatpinigių greičiau, bet vis tiej padeda).

Kaip su poilsio laiku?

Vokiečiai labai griežtai laikosi poilsio laikų ir tachografų. Jeigu vairuotojas pavėluoja dėl to, kad privalo ilsėtis, tai ne jo kaltė. Planuokite biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi atsižvelgdami į tai, kad vairuotojai negali vairuoti 24 valandas iš eilės. Tai nelegalu ir pavojinga.

Ar gali būti, kad mašina sugenda?

Technika yra technika, ji geda. Mes turime atsarginius vilkikus arba partnerių pagalbą, bet tai gali užtrukti. Vieną kartą mums sugedo važiuoklė ties Miunchenu, ir teko laukti mechaniką 4 valandas. Jei jums labai skubėta, tai buvo stresas, todėl visada turkite savaitės atsargą.

Kaip su kelių mokesčiais Vokietijoje?

Viskas įskaičiuota į mūsų pasiūlymą. Jums nereikia stovėti prie mokėjimo bokštelių (mašinos turi "On-Board Unit" įrangą). Vokietijoje keliai gerai prižiūrimi, tačiau ir greičio ribos griežtai stebimos. Sutaupyti laiką čia neįmanoma be baudų rizikos.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimo sistemas. Galite žiūrėti, kur mašina yra bet kuriuo metu. Tai suteikia ramybės, ypač kai važiuojate brangia technika. Vadybininkas taip pat stebi situaciją ir praneš apie atvykimą iš anksto.

Kas nutinka, jei negalima privažiuoti prie pat biuro?

Tai reali problema, ypač senamiestyje. Reikės gauti leidimą užtikrintai zonai (arba "verkehrsbeschränkung") arba naudoti mažesnę transporto priemonę paskutinei myriai. Tai gali kainuoti papildomai, bet būtina. Vieną kartą teko nešti serverius per dvejas gatves, nes sunkvežimis neprivažiavo.

Ar vairuotojai padeda iškrauti?

Paprastai taip, jei tai numatyta sutartyje. Jei jums reikia tik "vežimo", tai jie tik atveža ir palieka. Bet dažniausiai klientai pageidauja kompleksinio paslaugos, tada vairuotojai (arba mūsų komanda) padeda susidėti daiktus į reikiamas vietas. Sutarkite tai iš anksto.

Pinigai, kainos ir pavojingi momentai

Kiek kainuoja toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Klausimas klausime. Kainos svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio, atstumo ir papildomų paslaugų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi nebus pigiausias, bet bus patikimas. Nenukrypkit į pigiausius pasiūlymus, ten dažnai slepiasi paslėpti mokesčiai.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Es sąžiningi, mes sakome visą kainą iš karto. Tačiau žiūrėkite į sutartį dėmesingai – ar įskaičiuota iškrovimas, ar įskaičiuotos dėžės, ar įskaičiuotas draudimas. Kartos pigios kompanijos parašo "transportas", o paskui paprašo pinigų už kiekvieną nuleistą dėžę.

Kaip atsiskaityti?

Paprastai imame avansą 30%, likusią dalį – atlikus darbą. Taip apsaugome save nuo klientų, kurie tiesiog neatsiranda. Galima ir su kortele mokėti, tačiau tada yra bankinis mokestis. Pinigai turi būti pervesti prieš išvykstant, kad nereiktų ieškoti vadybininko vidurnaktį.

Ar galima derėtis su kaina?

Visada galima šiek tiek pasukti, ypač jei tai didelis projektas arba ne sezono metas. Bet nepriklausykite per daug – kaina susideda iš kuro, darbo užmokesčio ir kelių mokesčių, kurie yra fiksuoti. Jei kaina per žema, tai kažkur trūksta saugumo ar drąstumo.

Kas daryti, jei pažeidžiamas turtas?

Skubiai praneškite vadybininkui ir užfiksuokite žalą (nuotraukos). Mes turime civilinę atsakomybės draudimą, todėl išmokėsime nuostolius. Bet būkite sąžiningi – jei jūs pats susilaužėte kėdę prieš tai, mes ne už tai neatsakome. Vienas klientas bandė mums priskirti seną spausdintuvo gedimą, bet laimei buvome užfiksavę būklę.

Ar kainuoja brangiau, jei važiuojama į gilią kaimą?

Taip, jei ten reikia važiuoti papildomai 100 km nuo magistralės. Kuras ir vairuotojo laikas nemokami. Taip pat, jei kelyje yra tiltų ar tunelių su apribojimais, tenka rinkti apytakį, kas taip pat brangiau. Patikrinkite adresą žemėlapyje iš anksto.

Ar verta imti "Viskas įskaičiuota" paketą?

Daugeliui atvejų – taip. Tai sutaupo laiko ir nervų. Jums nereikia rasti dėžių, samdyti vyrų nešikų Vokietijoje ar galvoti apie draudimą. Mes viską padarome už jus. Ypač, jei esate užimtas verslininkas ir neturit laiko šiukšlių.

Vokietijos specifika ir išvada

Ar reikia pranešti apie pervežimą savininkams pastato?

Vokietijoje labai svarbi tvarka namuose (Hausordnung). Jei perkeliate biurą į administracinį pastatą, būtinai praneškite "Hausmeister" (ūkvedžiui). Jis gali parodyti, kur galima statyti dėžes, kur įvažiuoti sunkvežimiui. Jei nepranešite, gali būti skundas ir bauda.

Kaip su šiukšlėmis?

Nesivežkite savo šiukšlių į Vokietiją, tai nelegalu ir brangu. Išsikraukite visą nereikalingą čia, Lietuvoje. Vokiškos šiukšliadėžės turi griežtas taisykles (geltoni, mėlyni, juodi maišai). Jei užpildysite svetimą konteinerį, teks mokėti didelę baudą.

Ar reikia vokiško adreso formato?

Taip, padarykite malonumą pažymėti adresą taip, kaip jis rašomas Vokietijoje (gatvės numeris po gatvės pavadinimo). GPS dažnai klauso, o jei bus klaida, vairuotojas pravažiuos pro šalį. Mažos detalės, bet sutaupo daug laiko.

O jeigu aš tiesiog nieko nesuprantu apie tai?

Tuomet kreipkitės į mus. Mūsų darbas yra tai suprasti už jus. Jums tiesiog reikia pasakyti, iš kur ir kur reikia nuvežti, o kada viskas turi būti vietoje. Mes susirūpinsime likusiu procesu, todėl biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi tampa paprasta užduotimi.

Kas daryti, jei vokiečiai per daug griežti?

Tiesiokite laikykitės taisyklių. Jei jie sako, kad negalima statyti dėžių ant žolės, nustatykite jas ant grindų. Jų griežtumas yra jų kultūros dalis, kuri užtikrina, kad viskas veikia sklandžiai. Nesijaudinkite, mūsų vairuotojai su jais susitaria be jokių problemų.

Ar galite padėti su įrengimu?

Esame logistikos specialistai, ne baldų surinkėjai, tačiau esame susipažinę su instrukcijomis. Paprastus stalus ir spintas surenkame be problemų. Jei reikia surinkti sudėtingą serverinę ar atlikti elektros darbus, mes rekomenduojame vietinius meistrus Vokietijoje.

Ką daryti, jei pavėluojame dėl savo kaltės?

Praneškite iš karto. Jei mes žinome, kad pavėluojate valanda, mes galime sulėtinti arba pakeisti grafiką kitiems klientams. Jei nieko nesakote ir mes atvykstame į uždaras duris, tai kainuoja laiko (ir pinigų) praradimą.

Ar verta viską vežti sau ar geriau nusipirkti naują Vokietijoje?

Ekonomiškai dažniausia verta vežti, ypač baldus. Vokietijoje paslaugos ir prekės brangesnės. Tačiau senus, nereikalingus daiktus geriau palikti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi turi būti proga atsikratyti senojo "bagažo".

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paprastą tiesą – gerai suplanuotas judesjimas yra pusė sėkmės. Nereikia būti genijumi, kad suprastum, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškių terminų laikymusi reikalauja kantrybės ir partnerio, kuriam galite pasitikėti. Mes jau padėjėme dešimtims įmonių perkelti savo verslą per Lietuvos-Vokietijos ribą, ir žinome, kiek smulkmenų gali sukelti stresą. Pasirūpinkite dokumentais ir dėžėmis, o o kelią ir techniką palikite mums.