Biuro perkėlimas į Vokietiją – reikalavimai ir sprendimai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint pateiktėse. Viskas paprastai prasideda nuo entuziazmo, o baigiasi naktimis skambinančiais vairuotojais, kurie neįvažiuoja į gatvę dėl kažkokių neaiškių ženklų. Vokietija – tai tvarka, tačiau ši tvarka kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei chaosas. Čia ne tik apie tai, kaip supakuoti kompiuterius, bet ir kaip neišsižadėti proto susidūrus su vietine biurokratija. Jums reikės ne tik stiprių rankų, bet ir kantrybės, nes biuro perkėlimas į Vokietiją yra procesas, kuris reikalauja detalaus planavimo. Žemiau išdėstysiu tai, ką išmokiau per savo patirtį, be jokių gražių uždažų.

Dokumentai ir biurokratiniai reikalavimai

Ar reikalingi specialūs dokumentams perkėlimui?

Tiesiogai sakant, sąrašas yra ilgas. Jei manote, kad pakanka sandėlio kvito, tai klystate. Mums visada reikalingas tikslius inventorius sąrašas, kuris turi būti ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai (arba anglų kalba). Be to, jei perkeliate techniką, reikia serijinių numerių. Vokietijos muitinė gali labai smulkiai viską tikrinti, ypač jei krovinys atrodo įtartai. Be to, būtina „Ex-1“ deklaracija arba kitas prekių judėjimo dokumentas, nors ir esame ES erdvėje, bet buhalteriniai reikalavai išlieka griežti. Geriau turėti viską dviem kopijomis.

Kaip sužinoti, ar mums reikia muitinės patikros?

Nesąžiningai būtų pasakyti, kad viską žinau 100 procentų, bet paprastai, jei juda tarp ES šalių, patikros neturėtų būti. Tačiau yra „bet“. Jei krovinio vertė yra didelė arba tai neįprastos prekės, vokiečiai gali sustabdyti ir patikrinti, ar nėra mokesčių vengimo. Buvo atvejų, kai sustatydavo tiesiog taip, profilaktiškai. Geriau užtikrinti, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, nei vėliau mokėti baudas už delspinigius sandėliuose. Tai priklauso ir nuo to, kiek automobilių vyksta vienu metu.

Kas daryti, jei trūksta kokio nors dokumento kelyje?

Tai klasika. Vairuotojas pasiekia sieną (arba paskirties vietą) ir supranta, kad trūksta vieno lapo. Tuomet prasideda skambutys ir elektroninis pasirašymas. Dabar dauguma dalykų galima sutvarkyti elektroniniu būdu per EMCS sistemą, jei kalbame apie alkoholį ar tabaką, bet čia kalbame apie biurą. Jei trūksta inventoriaus, turime jį greitai siųsti el. paštu ir spausdinti vietoje. Vokiečiai yra tolerantiški, jei mato, kad dirbate spėjant, bet ne jei juos meluojate.

Ar turiu mokėti PVM?

Čia viskas labai priklauso nuo jūsų įmonės statuso. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkeliate savo turtą į filialą Vokietijoje, dažnai tai yra PVM nemokamas vidinis įmonės turtų perkėlimas. Bet reikia pateikti atitinkamus dokumentus, kad negautumėte sąskaitos iš vietinių tarnybų. Jei netyčia padarysite klaidą dokumentuose ir bus tai užfiksuota kaip prekyba, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, o vėliau prašyti grąžinimo. Kasos darbas, kurio norėtumėte išvengti.

Ar verta kreiptis į tarpininkus dėl dokumentų?

Jei patys nesuprantate, kas yra intrastatinė prekyba, tai verta. Tarpininkai (customs brokers) užima šį stresą. Žinau, kad kiekvienas centas skaičiuojamas, bet klaida dėl neteisingo kodo gali kainuoti brangiau nei jų paslaugos. Ypač jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta pirmą kartą. Jie padeda suformuoti teisingą deklaraciją, kad vokiečiai neturėtų ką prikišti. Pasitikėjimas savo jėgomis čia gali būti brangus.

Logistika ir transportas

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Vokietijos?

Viskas priklauso nuo to, kur įsikursite. Jei į Berlyną ar Miuncheną, tai tai yra apie 12–16 valandų važiavimo be sustojimų iš Lietuvos. Bet vairuotojai turi poilsio režimus, tai realiai tai užtrunka apie dieną-dvi. Jei tenka važiuoti į gilesnius rajonus, prie pat sienos su Lenkija ar Prancūzija, gali užtrukti ilgiau. Be to, reikia įvertinti, kad vokiečių keliai, nors ir geri, dažnai užstringa dėl „Baustellen“ – darbų vietų. Ten eismo spūstys yra legendinės.

Kokį transportą pasirinkti – sunkvežimį ar „vilką“?

Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, turbūt užtenka ir didelės „Gazelle“ (tiek dėl kainos, tiek dėl manevringumo). Bet jei perkeliate visą biurą su suoliukais, serverinėmis ir archyvais, be „vilkiko“ su puspriekabe neapsieisite. Tik žiūrėkite, ar puspriekabė turi pakėlėją (tally), nes dauguma Vokietijos miestų turi siauras gatves, kur sunkvežimis negali užeiti giliau. Reikės iškrauti ant grindų ir vežti rankomis arba su mažesne technika.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas „šunių“ būrys. Oficialiai, jei tai yra komercinis transportas, asmeninių daiktų negalima vežti be papildomų dokumentų, nes tai gali būti įvertinta kaip kontrabanda arba nelegalaus darbo paieška. Žinau, kad visi taip daro – darbuotojas užmeta savo kuprinę į sunkvežimį. Bet jei sustings muitinė, gali būti nemažų problemų. Geriau pasakyti darbuotojams, kad savo daiktus vežia patys arba mes juos oficialiai įtraukiame į inventoriaus sąrašą kaip „asmeninį turtą“.

Kaip sužinoti, ar sunkvežimis įvažiuos į mūsų naująją gatvę?

Tai viena svarbiausių dalykų. Vokietijoje gatvės dažnai siauros, o miest centre – „Umweltzone“ (ekologinės zonos), kur neįvažiuoja seni sunkvežimiai. Būtinai reikia patikrinti, ar mūsų transportas atitinka „Euro 6“ standartą, jei važiuojate į žaliąją zoną. Darbuotojai iš Vokietijos dažnai siunčia nuotraukas ar google maps linką, bet patys geriausiai žino savo mašinas. Vieną kartą teko iškrauti krovinį 500 metrų atstumu, nes vairuotojas neįvertino, kad gatvėje yra tiltas, per kurį jis nepraeis.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Be abejo. O ir dar kartą. Nors vairuotojai yra atsakingi, bet jų civilinis draudimas dažnai padengia tik minimalią sumą arba turi didelį dedukcibilą (nuostolį, kurį mokate patys). Perkeliant brangią serverinę ar dizainerio kompiuterius, rizikuojate daug. Užsakykite specialų krovinių draudimą (Cargo insurance) nuo „Aš iki B“ punktų. Tai nedidelė suma prie viso biuro perkėlimo į Vokietiją biudžeto, bet gali išgelbėti nuo bankroto, jei kas nors nukris.

Kas daro, jei vairuotojas atsivelia vėluoti?

Tuomet prasideda nervai. Jei vėluoja dėl techninių problemų, mes stengiamės rasti kitą automobilį, bet tai užtrunka. Jei tiesiog užstrigo spūstyje (kas Vokietijoje yra norma), reikia informuoti klientą, kad laukėte. Vokiečiai yra punktualūs, tad jei sutartyje parašyta „iki 8:00 ryto“, o vairuotojas atvyksta 9:30, vietiniai vadovai gali būti labai nepykę. Geriau turėti atsarginį laiko langą.

Baldai, technika ir įranga

Kaip supakuoti IT įrangą?

Niekada nekelkite monitorių be originalių dėžių, jei galite. Jei ne, reikia stiprios putos, burbuliukų plėvelės ir stiprių dėžių. Serverius reikia išjungti ir (jei įmanoma) išmontuoti. Vieną kartą gavome krovinį, kur kompiuteriai buvo mesti į didelę dėžę be apsaugos – pusė jų atvyko su sulaužytais ekranais. IT technika yra jautri, o vokiečių keliai, nors lygūs, turi savo „gumbų“. Taip pat nepamirškite atjungti visų laidų ir juos pažymėti, kad nebešiotumėte su spalvotis lipdukais po atvykimo.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, lentynas, didelius sekcijų komplektus. Tai ne tik taupo vietą sunkvežimyje, bet ir sumažina sulaužymo riziką. Mūsų komanda atveža savo įrankius ir tai daro vietoje. Viską užrašome, kad susuktumėte atgal. Tik nedarykite to paties su lentynomis, kurios yra prikabintos prie sienos – jas reikia nukabinti. Jei paliksite, vairuotojas gali tiesiog nuplėšti gabalą sienos (tai tikrai nutiko).

Kaip elgtis su archyvais ir dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti į dėžes, kurios neturi dugno iškristi, arba į specialius konteinerius. Jie tampa labai sunkiais. Jei ten yra konfidenciali informacija, reikia uždaryti dėžes su plombomis arba užrakinti. Perkeliant archyvą į Vokietiją, svarbu, kad dėžės nebūtų pažymėtos kaip „Dokumentai“ išorėje – geriau tiesiog numeruoti. Nereikia kvietinėti vagių. Viena vertus, vokiečiai yra sąžiningi, kitą vertus – pagalvokit apie saugumą.

Ar galima pervežti kavinę / virtuvės įrangą?

Galima, bet tai sudėtingiau. Kavos aparatai turi vandens bakus – juos būtina išpilti! Buvo atvejis, kai nepilnas bakas sušalo per žiemą ir išplėšė plastiką. Taip pat šaldytuvai ir šaldikliai turi būti visiškai išjungti ir išblaškyti bent parą prieš kelionę, kad nesuktų pelėsio ir nemalonaus kvapo. Krosneles reikia fiksuoti, kad jos nejudėtų viduje.

Kas daryti su laužiamais baldais?

Jei senus biuro baldus planuojate išmesti Vokietijoje, tai gali būti brangu. Ten yra griežti atliekų tvarkymo įstatymai. Negalima tiesiog numesti ant gatvės prie konteinerių. Reikia rasti specialią kompaniją, kuri priima „Sperrmüll“ (didžiąsias atliekas), arba nuomoti konteinerį. Tai kainuoja pinigus, todėl kartais pigiau juos palikti čia arba parduoti pigiau „eBay Kleinanzeigen“. Nėra nemokamų pietų.

Vokietijos specifika ir vietos taisyklės

Ar sunku gauti leidimą stovėti sunkvežimiui mieste?

Labai sunka. Vokietijoje viskas yra apribota. Jums reikės „Verkehrsbeschränkung“ pažymėjimo (leidimo važiuoti į miestą) ir vietos parkavimo leidimo. Geriausia, kai vietinis administratorius jau susitvarko su vietos savivaldybe (Ordnungsamt). Jei ne, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta į impoundment aikštelę. Tai gana dažna problema, kai biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta be vietinio koordinatoriaus pagalbos.

Ar leidžiama dirbti sekmadieniais ar šventėmis?

Vokietijoje „Lärmschutz“ (triukšmo apsauga) yra šventa. Sekmadieniais ir švenčių dienomis draudžiama triukšmingai vežti baldus, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Jei bandysite įvežti sofa sekmadienį ryte, kaimynai iškvius policiją per 5 minutes. Viską reikia suplanuoti darbo dienomis, nuo 7:00 ryto iki 18:00 (kartais tik iki 16:00). Niekada nekelkite biuro Vokietijoje sekmadienį, nebent norite padaryti įspūdį vietiniam policininkui.

Ką daryti, jei namo sargas neleidžia įvažiuoti?

Tai įvyksta dažnai. Vokiečių namų sargai (Hausmeister) yra labai griežti ir laikosi taisyklių. Jei nėra išankstinio pranešimo arba leidimo, jis tiesiog uždarys vartus. Reikia turėti jo telefono numerį ir, jei reikia, mokėti „užpriekabą“ (Trinkgeld), kad jis padėtų arba paliktų vartus atidarytą. Be to, jis gali reikalauti uždėti apsauginę grindinę (Teppichschoner), kad nesuteptų laiptų. Turkite tokį kilimėlį su savimi!

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Padeda labai, bet nebūtina. Dauguma vairuotojų moka angliškai, o jaunesni vokiečiai irgi. Bet su senyviu Hausmeisteriu arba pareigūnu angliškai gali neiseiti. Todėl verta turėti vertėją arba bent vieną žmogų komandoje, kuris supranta pagrindinius frazes. Kalbos barjeras gali sustabdyti visą procesą valandoms.

Kainos ir biudžetas

Iš ko susideda kaina?

Paprastai tai: nuomos už mašiną ir vairuotoją, kuro (kuris Vokietijoje brangesnis), mokesčių už kelius (mautai), ir darbo valandų. Dar pridėkite draudimą ir galbūt vietos sunkiųjų technikos nuomą (jei reikia kelti į aukštą). Kainos taip pat priklauso nuo sezono – pavasarį ir rudenį brangiau.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galima, bet ar verta? Jei turite nedidelį biurą ir drąsių draugų su „vilkiku“, tai taip. Bet jei turite 50 darbo vietų, tuomet prarastas laikas (ir galimai sulaužyta nugarą) kainuos daugiau nei profesionalų paslauga. Profesionalai turi įrangą, experience ir žino, kaip išvengti spūsčių. O ir, tiesiog sakant, jūsų darbuotojai yra samdomi dirbti, ne nešti dėžes.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

(pavyzdžiui, laukimas)

Laukimas. Tai didžiausia blogina. Jei vairuotojas laukia, nes negali įvažiuoti arba jums nepasiruošė dėžės, jis užskaito laiką. Taip pat gali būti mokesčiai už sunkvežimio išvalymą (jei jis labai susitepęs), mokesčiai už specialų leidimą arba baudos už neteisingai padėtas atliekas. Visada turėkite rezervą biudžete, maždaug 10-15 procentų.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia iškrauti ne pirmame aukšte?

Žinoma. Jei nėra lifto arba jis per mažas, reikia kelti rankomis arba keltuvu. Tai yra fizinis darbas, kuris brangiai vertinamas Vokietijoje. Darbuotojai ten dirba pagal tarifus, o ne už „duona sviestuose“. Todėl, kai ieškote biuro, pasitikrinkite, ar jame yra didelis liftas – tai gali jums sutaupyti tūkstančius.

Įvairūs klausimai ir realios situacijos

Kas nutinka, jei sulaužoma kažkas kelyje?

Tada įsijungia draudimas. Reikia užpildyti pretenziją (Schadensanzeige) su nuotraukomis. Svarbiausia – nufotografuoti dar prieš pakrovimą ir iš karto po iškrovimo. Jei pastebite sulaužymą vietinėje, tai praneškite vairuotojui iš karto. Vėliau jis gali pasakyti, kad taip atvyko. Vokietijoje viskas dokumentuojama, be rašto – nieko.

Ar galima pervežti augalus?

Taip, bet tai riskiška. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali uždrausti atvežti augalus su žeme dėl kenkėjų. Geriau juos palikti arba pervežti tik tuos, kurie yra specialioje žemėje be kenkėjų. Ir žiūrėkite, kad neiššoktų iš dėžės važiuojant – vairuotojai nemėgsta lapų kabote.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje naktį?

Nebūtinai. Jei mašina stovi neapsaugota aikštelėje prie kelio, gali būti išplėšta. Ypač jei matosi dėžės su technika. Vokietijoje vagystės nėra tokios dažnos kaip kitur, bet įvyksta. Geriau rasti saugomą parkavimą arba apsidrausti nuo vagystės. Vieną kartą mums pavogė dėžę su „pavėsinės“ daiktais, tiesiog užkabinę sparną.

Kaip elgtis su serveriais ar duomenimis?

Duomenys brangiau už geležį. Pirmiausia – atsarginės kopijos (backup). Antra, jei perkeliate fizinius serverius, juos reikia pakrauti į specialias, šoku atsparias dėžes. Jei įmanoma, geriau migruoti duomenis į debesį (cloud) ir Vokietijoje nusipirkti naujus serverius. Tai daug saugiau ir pigiau, nei vežti šiukšles per pusę Europos.

Ar reikia valyti seną biurą prieš išvykstant?

Dažnai taip. Nuomos sutartyje dažnai būna punktą, kad paliksite biurą „swept clean“ (iššluotą). Reikia nuimti visus lipdukus nuo sienų (tai yra pinigų reikalas – jei lipdukai palikti, nuomininkas už tai moka). Vokiečai yra labai tikslūs dėl grąžinamo būklės.

Ką daryti, jei vairuotojas yra lietuvis ir nemoka vokiškai?

Tada jūsų vaidmuo didėja. Jūs turite būti ryšys. Mes visada stengiamės siųsti vairuotojus, kurie bent supranta pagrindinius žodžius, bet kartais būna ir taip. Tada reikia tikėtis, kad situacija neišsisuks be vertėjo. Geriau iš anksto pasirūpinti kontaktiniu numeriu vietinio žmogaus, kuris galėtų padėti susitvarkyti su sargu arba policija.

Ar galima susisiekti su jumis bet kuriuo paros metu?

Taip, tai yra mano darbas. Esu matęs viską – nuo degančių sunkvežimių iki dingusių dėžių. Jei įvyka avarija arba kažkas ne taip, skambinkite. Geriau pažadėti ryšį 3 valandą ryto, nei laukti ryto. Biuro perkėlimas į Vokietiją nenustota dėl jūsų miego.

Ką daryti, jei naujame biure nėra pakankamai vietos dėžėms?

Tai problema. Reikia greitai organizuoti sandėliavimą. Mes galime padėti rasti trumpalaikį sandėlą (Lager) netoliese. Ten galima padėti dėžes ir nešti po vieną, kai įrengiate biurą. Nebandykite visko susimesti į koridorių – tai pažeidžia priešgaisrines taisykles Vokietijoje.

Ar reikia pranešti kaimynams apie perkėlimą?

Nebūtina, bet mandagu. Vokietijoje kaimynai mėgsta skųstis. Jei žino, kad ateis sunkvežimis, jie gali net padėti palaisvinti vietą arba nesusirūpinti dėl triukšmo. Mažas lapelis pašto dėžutėse „Wir ziehen um“ (Mes keliamės) stebina savo paprastumu ir efektyvumu.

Kas daryti, jei dėžės drėgnos?

Jei lijo arba buvo kondensatas, reikia nedelsiant vėdinti patalpą. Jei dėžės drėgnos į vidų, tikrinkite turinį. Popieriniai dokumentai gali sugesti. Tokiu atveju reikia fotografuoti žalą draudimui. Vokiečių oras gali būti kaprizingas, net ir be lietaus.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Tik labai mažus kiekius ir tik jei jos yra originaliose, uždarytose pakuotėse. Didelius kiekius cheminių medžiagų vežti be specialių leidimų (ADR) draudžiama ir labai pavojinga. Geriau nusipirkti naujas Vokietijoje. Netaupykite ant savo saugumo.

Kaip organizuoti darbuotojų darbą kelionės metu?

Geriau leisti jiems dirbti nuotoliniu būdu (Home Office) tą dieną arba dvi. Nėra prasmės juos vežti su sunkvežimiu – tai ne saugu ir neefektyvu. Jie gali pasirodyti naujame biure tik tada, kai baldai jau stovi ir sujungtas internetas.

Ar reikia specialių leidimų technikos įvedimui?

Jei technika yra naudota ir tai jūsų nuosavybė, leidimų nereikia (ES viduje). Jei tai nauja technika iš trečiosios šalies, tuomet gali reikėti mokėti importo mokesčius, jei ji nebuvo apmokestinta Lietuvoje. Geriau pasitarti su buhalteriu prieš vežiant.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai liūdna. Pirmiausia patikrinkite, ar ji nebuvo palikta sename biure arba kitame sunkvežimyje (jei jų buvo keletas). Jei tikrai dingsta, praneškite policijai ir draudikui. Žymėjimas dėžių numeriais padeda sekti. Kartais tiesiog paduoda į netoliese esantį kabinetą ir užmiršta.

Ar verta imti visą įrangą, ar geriau nusipirkti naują?

Verta apskaičiuoti. Seni stalai suėja brangiai, jei reikia juos restauruoti. Vokietijoje galima rasti naudotų baldų labai pigiai (pvz., iš bankrotavusių įmonių). Kartais biuro perkėlimas į Vokietiją yra puikus proga atsinaujinti ir palikti senas varnas namuose.

Kaip elgtis su asmeniniais raktais?

Jei darbuotojai turi raktus nuo biuro, juos reikia surinkti prieš išvykstant. Jei kas nors pamiršta, teks skambinti ir laukti, arba keisti spynas. Vokietijoje spynų keitimas ir brangu, ir lėtai.

Galutinis patarimas – nuo ko pradėti?

Pradėkite nuo inventoriaus sąrašo ir datos. Be šių dviejų dalykų nieko neįmanoma suplanuoti. Likusį palikite mums arba kitams profesionalams, o patys gerkite kavę. Nervų suvalgote pakankamai.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslo sritis, tai tiesiog organizacijos menas su daug triukšmo. Jei pasiruošiate gerai, viskas nueis sklandžiai, jei ne – bus istorijų pasakojti vakarais. Svarbiausia yra ne dėžės, o žmonės, kurie turi dirbti toje vietoje po to. Pasitikėkite patirtimi, bet ir patikrinkite visus dokumentus du kartus. Sėkmės kelyje – Vokietija laukia.