Biuro perkėlimas į Vokietiją: profesionali krovinio logistika

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada neįvyksta taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Viskas prasideda nuo entuziazmo, o baigiasi prakaituotu marškinėliais ir ieškant dingusio dėžės su svarbiaisiais dokumentais. Vokietija – tai ne Lietuva, čia tvarka ir taisyklės yra šventos, o net minimalus nukrypimas nuo plano gali atnešti didelių nuostolių. Profesionali krovinio logistika čia nėra tiesiog gražus žodis iš svetainės, o būtinybė, jei norite, kad jūsų verslas ne sustotų savaitėms. Šiame straipsnyje parasysiu taip, kaip kalbėčiau prie kavos puodelio – be jokių „vandenų“, tik geros ir kartais blogos patirties.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai

Kokius dokumentus reikia tur�ti sėdint įvežant į Vokietiją?

Pagrindas yra sandorio sutartis ir krovinio sąrašas, kuris turi būti tikslus. Be to, būtinas CMR sąrašas – tai tarptautinis krovinio vežimo pažymėjimas. Jeigu keliate kompiuterinę įrangą, būtina serijinių numerių apskaita, kitaip vokiečių muitininkai gali uždrausti įvežimą arba įtarti vagyste. Dažnai pamirštami ir įgaliojimai, jei įmonę atstovauja ne direktorius. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių popierių taps košmaru, kai reikės įvežti techniką be PVM mokėjimo.

Ar reikia mokėti PVM arba muito, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Jei tai tik įmonės turtas, kuris keliama į kitą filialą, tai dažniausiai PVM netaikomas, tačiau reikia pateikti „Intra-Community Supply“ dokumentus. Bet čia yra vienas „bet“. Jeigu įmonė Vokietijoje dar neįregistruota arba neturi PVM mokėtojo kodų, muitinė gali tai traktuoti kaip paprastą importą. Tada reikės sumokėti importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti, bet procesas užtrunka mėnesį. Geriau viską patikrinti iš anksto su buhalteriu.

Ką daryti, jei dokumentuose yra klaidų prieš pat sieną?

Nesijaudinkite per daug, bet ir neliūdėkite. Mažos klaidos, pvz., neteisingas dėžės svoris, dažnai praleidžiamos, jei viskas kita atitinka. Tačiau jeigu trūksta svarbių dokumentų, gali tekti laukti kol kas bus išsiųsta el. paštu arba faksu (taip, faksai dar naudojami). Vieną kartą teko laukti 6 valias sienoje, nes klientas parašė blogą adresą. Geriau tai padaryti iš karto, nei gaišti vairuotojo laiką.

Ar reikia specialių leidimų dėl duomenų saugumo įrangos?

Techniškai ne, jei tai ne karinis arba dvigubos paskirties produktas. Bet jei keliate duomenų serverius, kuriuose yra asmens duomenų, rekomenduoju turėti ne tik techninį, bet ir juridinį aprašymą, kad duomenys yra saugūs. Vokietijos pareigūnai labai griežti dėl GDPR. Nors jie ne tikrina kiekvieno kompiuterio, bet jei kils abejonių, gali būti didelių klausimų.

Kaip turiu užpildyti inventoriaus sąrašą, kad nebuvo problemų?

Sąrašas turi būti ne iš peties užrašytas. Reikia nurodyti ne tik „stalas“, bet ir „medinis rašomasis stalas, 120x60cm, 1 vnt.“ Kuo tiksliau, tuo greičiau praeisite kontrolę. Buvo atvejis, kai klientas parašė „biuro technika“ ir teko išpakavoti visą sunkvežimį, kad parodytume, kas ten yra. Nemanau, kad norite mokėti vairuotojui už laukimą ir išpakavimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biilo turtu?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra verslo veikla, o asmeniniai daiktai gali būti traktuojami kaip kontrabanda arba neapmokestinamas importas, jei jų per daug. Jei vairuotojas turi savo krepšį su maistu, tai dar pusiau negerai, bet jei dėžė su drabužiais – gali būti rūšiuojamos. Geriau atskirti verslą nuo asmeninio gyvenimo.

Pakavimas ir paruošimas

Ar jūsų įmonė pakuoja, ar tai turime daryti patys?

Galime padaryti abejais būdais. Jei norite sutaupyti, pakuoja patys darbuotojai, bet tada neatsakome už tai, jei stiklas suskyla. Jei mums patiksite pakavimą, mes atnešame dėžes, vatos, burbulus. Profesionali krovinio logistika prasideda būtent nuo pakavimo kokybės. Vieną kartą klientas bandė taupyti ant dėžių ir užpyldė visą sunkvežimį „Lietuvos pašto“ dėžėmis, kurios tiesiog suiro po keliasdešimt kilometrų.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Serveriai turi būti išjungti ir (jei įmanoma) išmontuoti iš spintų. Geriausia juos sudėti į specialias krepšys su putomis. Niekada nekelkite jų į priekinę sunkvežimio dalį, jei ten nėra amortizacijos. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo „gumbų“, o vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus. Pasidarykite atsarginę kopiją (backup) prieš kelionę – tai mano kaip profesionalo patarimas.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima vežti surinktus?

Didelius spinteles ir stalus geriau išmontuoti. Pirmiausia, tai taupo vietą (vietoj 2 metrų aukščio gausite 2 metrų ilgio bloką). Antra, mažiau tikimybina, kad nulūžs kojelė ar nuplyš lentyna. Vokietijose dažnai liftai yra ankšti, ir surinktas stalas tiesiog neprilįs į jį. Išmontavimas kainuoja, bet remonto darbai Vokietijoje kainuoja dešimt kartų brangiau.

Kaip užžymėti dėžes, kad niekas nesipainiotų?

Naudokite spalvas arba skaičius. Pavyzdžiui, visa buhalterija – raudona, direktoriaus kabinetas – mėlyna. Ant kiekvienos dėžės parašykite, kur ji turi atsidurti išpakavus. Girdėjau, kad viena firma užrašinėjo tik „biuras“ ir vėliau savaitę ieškojo popierių tarp šimtų dėžių. Laikas – pinigai, o nerimas dar blogiau.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai sudėtinga. Turi būti fitosanitarinis pasas, net jei tai kelių vazonų kiekis. Be to, vairuotojas negali juos palikti šaltame sunkvežimyje naktį, jei žiema. Biuro perkėlimas į Vokietiją su žaliais augalais gali baigtis taip, kad ryte rasite tik lapus. Dažniausiai patariu augalus palikti arba vežti atskiru automobiliu.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiagos)?

Mes pasiimame savo dėžes atgal (išskyrus pažeistas). Jei naudojate savas, turite susitvarkyti patys. Vokietijoje atliekų tvarkymimas labai griežtas. Negalima tiesiog užmesti visko į konteinerį kieme. Kartais reikia eiti į specialias aikšteles. Pasitikrinkite iš anksto, kur jūsų naujame biure galima išmesti kartoną.

Kaina ir paslėpti mokesčiai

Kaip suskaičiuojama kaina – už ką viskas mokama?

Paprastai tai kiekis kubiniais metrais (m3) arba valandinis darbas su vairuotojais. Taip pat įeina kuro priemoka ir mokesčiai už kelią (Vignette). Profesionali krovinio logistika niekada nekainuoja tiek, kiek atrodo iš pirmo žvilgsnio, nes visada prisideda kažkas papildomo – pvz., laukimas dėl raktų gavimo.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

„Paslėptų“ nėra, bet yra „nepamirštamų“. Pavyzdžiui, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų ir reikia nešti 100 metrų, tai gali būti papildomas mokestis už nešimą. Taip pat, jei reikia naudotis liftu, o jis neveikia – darbo užmokestis didėja. Viskas turi būti užrašyta sutartyje, bet žmonės dažnai skaito tik galutinę sumą.

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Tai labai įvairu. Paprastai nuo 50 iki 120 eurų už m3, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje važiuojate (Miunchenas brangesnis už kažką netoli Lenkijos sienos). Taip pat, jei tai dalinis krovinys (su kieno nors daiktais), pigiau, bet ilgiau. Pilnas atvežimas brangiau, bet greičiau.

Ar taupyti ant vairuotojų verta?

Absoliučiai ne. Jei atvežate vieną vairuotoją su 20 tonų sunkvežimiui, jis fiziškai nepajėgs išnešti biuro baldų. Jums reikės komandos. Nupirkę pigiausią pasiūlymą su vienu „vyru su briauna“, gausite nusilpusį žmogų ir nepakrautą sunkvežimį.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliame ir atgal?

Galima, jei tai planuojama iš karto. Pavyzdžiui, jei vežate į Berlyną ir po savaitės parvežate atgal tuščią arba su kroviniu. Tada galima derėtis dėl grįžtamojo reiso kainos. Tačiau tai ne visada įmanoma suderinti su grafiku.

Kaip mokėjimas vyksta – iš karto ar po?

Standartiškai reikalaujame 30-50% avanso, likutį – atlikus darbą. Jei esate didelė, patikima įmonė, galima derėtis ir atidėloti mokėją iki pabaigos, bet tada reikia gero kredito istorijos. Mažoms firmoms be istorijos imame avansą be išimties.

Vokietijos specifika ir logistika

Ar sunku privažiuoti prie biuro Vokietijoje?

Daugelis biurų yra senose pastatuose arba pėsčiųjų zonose. Ten reikia specialių leidimų. Prieš važiuodami tikriname „Lieferzone“ (pristatymo zonas). Kartais teks statyti sunkvežimį už 2 blokų ir nešti daiktus per gatvę. Vokietijai tai normalu, mums – stresas.

Ką daryti, jei gatvėje nėra vietos stovėti?

Reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės (Halteverbot). Tai trunka kelias dienas. Jei užsimiršite ir pastatysite nelegaliai, gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja tokio smulkmenų planavimo, apie kurį Lietuvoje net nesvajoji.

Kiek laiko trunka kelionė?

į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų (važiavimas). Tačiau su iškrovimu tai visada diena-dvi. Jei reikia apeiti miestus dėl eismo arba yra darbo diena, gali užtrukti ilgiau. Neskubėkite – greitis sukelia klaidas.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius (laden, ausladen, verboten), bet jie ne vertėjai. Jei su jumis reikia kalbėtis su pastato administratoriumi, geriau turėti kažką, kas kalba vokiškai, arba naudotis vertėju telefone. Niekada nežinai, ką gali pareikalauti griežta vokiečių priežiūra.

O dėl eismo įmonių (Toll Collect)?

Tai mūsų reikalas, jums nereikia rūpintis. Mokame už kelią Vokietijoje. Bet žinokite, kad kai kuriose vietovėse (pvz., Miuncheno centre) sunkvežimiams draudžiama važiuoti visai, net jei mokate už kelią. Ten reikia planuoti alternatyvius maršrutus.

Kaip elgtis su vokišku „Ordnung“ (tvarka)?

Ji yra reali. Jei numatėte iškrovą 8:00 ryte, būkite ten 7:55. Jei vėluojate 15 minučių, vokiečiai gali būti labai nepatenkinti. Taip pat, nenaudokite liftų, jei jie yra rezervuoti kitiems. Gerbkite vietos taisykles, ir viskas gerai nueis.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei pasidauža kažkas brangaus?

Turiame draudimą. Bet dėl to reikia pranešti iš karto, dar ne iškrovus sunkvežimį. Jei pastebėsite įtrūkimą po to, kai vairuotojas išvažiavo, įrodymų nebus. Fotografuokite viską prieš ir po. Vieną kartą klientas skundėsi sulaužytu stalumi, kuris buvo sulaužytas jau prieš mus (buvo klijų pėdsakai).

Ar buvo atvejų, kai dings krovinys?

Per 20 metų nebuvo, kad dingtų visas sunkvežimis (tai yra labai reta). Buvo atvejų, kai dingdavo po dėžutę arba „vaikščiojo“ smulkmenos. Todėl brangiausius daiktus (nešiojamus kompiuterius, pinigus, dokumentus) geriau vežti su savimi keleiviniame automobilyje, o ne patikėti logistikai.

Kaip elgtis, jei vairuotojas atsisako dirbti arba sulūžta mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turime draudimą pagalba kelyje, bet jei tai mechaninė gedimas, gali tekti laukti atsarginės mašinos. Jei vairuotojas tiesiog „nusprendžia nebevežti“, tai neįsivaizduojama (mums to nebuvo), bet jei nutiktų – skambinti policijai ir siųsti kitą ekipažą. Pasirašykite gerą sutartį, kad apsidraustumėte.

Ar dažnai pasitaiko klientų, kurie nepasiruošę?

Beveik kiekviena trečia kelionė turi kažką panašaus. Žmonės mano, kad perkėlimas – tai tiesiog dėžių įmetimas į mašiną. Jie neuždaro langų, neišjungia kompiuterių, nepasiruošia raktų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas kaip karinė operacija, o ne kaip piknikas.

Ką daryti, jei Vokietijoje biuras dar ne paruoštas?

Tai dažna problema. Atvykstate, o darbininkai dar dažo sienas arba nėra elektros. Tada reikia laikinai saugoti daiktus sunkvežimyje (kuris kainuoja pinigus) arba vežti į sandėlį. Susitarkite dėl „laikinųjų“ išlaidų iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų.

Ar verta rūpintis draudimu, ar jūsų turi?

Mūsų standartinis draudimas dengia 10 EUR už kg. Tai nėra daug, jei vežate serverius. Todėl patariame pasidaryti papildomą draudimą brangiems daiktams. Nekantraujami klientai dažnai tai praleidžia, o paskui gailisi. Geriau sauguoti.

Organizacija ir komunikacija

Kaip susisiekti su jumis kelionės metu?

Mes duodame vairuotojo numerį ir koordinatoriaus. Vairuotojas gali neatsiliepti, jei vairuoja (kas yra teisinga), todėl geriau rašyti žinutes. Koordinatorius visada pasiekiamas. Nenaudokite vairuotojo, jei norite sužinoti, kada jie atvyks, prašykite tai daryti dispečerius.

Ar reikia koordinatoriaus vietoje (Vokietijoje)?

Labai praverčia. Jei jūsų vokių kalba yra „Mittel“ (vidutinis), o vairuotojo „Niedrig“ (žemas), tai susipratimas bus sudėtingas. Koordinatorius gali priimti prekes, pasirašy dokumentus ir parodyti, kur ką statyti. Tai sutaupo daug laiko.

Kaip planuoti perkėlimo datą?

Geriausia antradienį arba trečiadienį. Pirmadieniais visi pavargę po savaitgalio, penktadieniais – skubasi į savaitgalį. Vokietijos firmos taip pat mėgsta dirbti vidur savaitės. Taip pat venkite švenčių ir atostogų laikotarpio (pvz., rugpjūčio mėnesį).

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei pakeičiate adresą arba reikės važiuoti į dar vieną vietą, tai bus papildomi mokesčiai už laiką ir kelius. Profesionali krovinio logistika remiasi tikslumu, o ne impulsyvių sprendimų keitimu.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti?

Idealiai 2-3 savaites. Vasarą gali tekti ir mėnesį. Jei skubate, mes įveikiame, bet tada kaina gali būti aukštesnė, nes tenka traukti laisvus mašinas iš kitų maršrutų. Neskubėkite – planuokite.

Kas atsitinka su dėžėmis, kai mes jas iškrauname?

Jūs jas išpakuojate. Jei norite, kad mes tai padarytume, tai papildoma paslauga. Dažniausiai klientai nori susirūpinti savo daiktais patys, kad žinotų, kur kas yra. Bet galime ir padėti, jei rankos trūksta.

Galutiniai patarimai

Kod�lai verta rinktis jus, o ne pigų „skelbimą“?

Nes mes žinome, ką daryti, kai kažkas nueina ne taip. Pigūs skelbimai dažnai yra privatūs vairuotojai be draudimo, be sutarčių ir be atsakomybės. Jei jums svarbi taika ir ramybė, rinkitės patirtį. Nors kainuoja brangiau, bet užtikrintai.

Ar jums patinka jūsų darbas?

Kartais taip, kartais ne (ypač kai vėluoja klientai). Bet malonu pamatyti, kai naujas biuras pradeda veikti. Dvidešimt metų šioje srityje suteikia žinojimo, kurie ratai sukasi geriau. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra mūsų kasdienybė, o ne iššūkis.

Ką pasakytumėte galiausiai?

Neikvirkškite. Geriau praleisti dieną daugiau ruošdamiesi, nei savaitę spręsdami problemas. Vokietija mėgsta tvarką, tad duokite jai tai, ko ji reikalauja, ir viskas nueis sklandžiai. Sėkmės!

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją nėra būtinę košmaras, jei pasitikit su protingais žmonėmis. Profesionali krovinio logistika – tai ne tik sunkvežimiai ir dėžės, tai planavimas ir patirtis. Naudokitės patarimais, kuriuos čia parašiau, ir išvengsite daugumos bėdų.