Biuro perkėlimas į Vokietiją – procesų valdymas nuo A iki Z

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – tvarka yra retas svečias. Kai klientas sako „mes norime perkelti biurą į Vokietiją“, jis įsivaizduoja tris vyrus su dėžėmis, bet realybėje tai yra sudėtingas mazgas. Biuro perkėlimas į Vokietiją – procesų valdymas nuo A iki Z reiškia ne tik fizinį darbą, bet ir tonas popierizavimo, kurį dažnai pamirštame iki paskutinės minutės. Vokiečiai mėgsta, kai viskas būna surašyta ir užpildyta be klaidų, o jeigu tenka daryti išimtis, tai jau prasideda problemos. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsijungiate, kol dar nesivažiuoja sunkvežimis.

Dokumentai ir biurokratija: be šio pagrindo neisivažiuosite

Kokius dokumentus būtina tur�ti iš anksto?

Pradedant nuo pagrindinio – inventorinio sąrašo. Be jo neprasversite nė per sieną, nė per muitinę, jei reikėtų. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad kiekvienas stalas, kėdė ir netgi senas spausdintuvas būtų įrašytas į lentelę su apytikslia verte (nors dažnai klientai rašo „nulinė vertė“, kas vėliau kelia problemų su apdraudimu). Be to, reikės galiojančios sutarties su pervežėju ir, jei perkeliate įrangą, kuri buvo nupirkta su PVM atskaitymu, reikės parodti pirkimo dokumentus, kad muitinė nepriektųsi dėl mokesčių.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Techniškai ne visada, bet labai rekomenduoju. Esu matęs situaciją, kur vokiečių pareigūnas tiesiog atmetė anglišką inventoriaus sąrašą, nes jame buvo per daug klaidų. Biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta sklandžiau, kai vairuotojas rankose turi vokišką „Papierkram“. Versti brangu, tačiau tai sutaupo laiko tiesiogiai pasienio punkte arba atvykus į naująsias patalpas, kur gali užklupti vietinė administracija. Geriau pasidaryti iš anksto.

Kaip susitvarkyti su PVM ir mokesčiais?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkeliate savo turtą į filialą Vokietijoje, tai dažniausiai yra vidinės ES prekybos operacija. Reikia pateikti PVM mokėtojo numerį ir užpildyti atitinkamus deklaravimo dokumentus. Viena kartą teko padėti klientui, kuris užmiršo paskelbti šį perkėlimą VMI, ir vėliau gavo nemalonų laišką su delspinigiais. Biuro perkėlimas į Vokietiją šiuo atžvilgiu yra gana griežtas, todėl pasikonsultuokite su buhalteriu dar prieš supakuodami pirmą dėžę.

Kas dėl asmeninių darbuotojų daiktų?

Tai yra pilnas chaosas, jeigu nenurodote aiškiai. Darbuotojai dažnai bandys įkišti savo privačius daiktus į bendrą krovinį, o to daryti negalima – tai tampa prekyba arba dovanų siunta. Jei norite, kad darbuotojai perkeltų savo dalykus, turi būti atskiras sąrašas arba jiems reikia tai padaryti patys. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats, kas išsikraustymas iš buto, todėl nedarykite šios klaidos, kitaip muitinė gali uždelsti visą sunkvežimį.

Pakavimas ir technika: kaip išvengti suirimo

Ar galima pakuočiuoti įrangą į paprastas dėžes?

Niekada nedarykite taip, jei brangiai vertinate savo duomenis. Monitoriai ir serveriai turi būti supakuoti į specialią putą arba originalią gamintojo pakuotę. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, o vokiečių autopliusai (Autobahn) gali būti grubūs – įdubimai ir dužys yra garantuoti. Esu matęs, kaip tūkstančių eurų vertės serveris nukrito ant betono, nes buvo įdėtas į seną „Coca-Cola“ dėžę. Nepykite ant vadybininkų, jei jie reikalauja brangios pakuotės.

Kas nutinka su serveriais ir duomenų centrais?

Prieš išvežant viską privalu padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Nors ir sakyčiau, kad esu profesionalus, bet žmonėms darbo metu trūksta kantrybės, ir jie išjungia įrenginius ne taip, kaip reikia. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sukelti magnetinius smūgius ar vibraciją, kurios sugadina standžiuosius diskus. Geriau patikėkite šį procesą savo IT specialistui, kurį, tikriausiai, teks ir nuvežti kartu su technika, kad viską vėl prijungtų vietoje.

Kaip elgtis su biuro augalais?

Vokietijoje griežtai tikrinama fitosanitarinė būklė, ypač jei vežate daug augalų. Jei turiu ką nors sakyti – palikite senus krūmus čia ir nusipirkite naujų Berlyne. Biuro perkėlimas į Vokietiją su augalais gali baigtis tuo, kad sienos užkirs jums kelią dėl kenkėjų. Viena kartą teko stovėti valandas pasienyje, nes klientas norėjo nuvežti didelį fiksą, kurio šaknyse gyveno kažkokie vabzdžiai. Nėra to verta.

Ar verta naudoti pažymėjimas dėžes?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kas įvyks vairuotojui arba kada reikės kažką greitai rasti. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa košmaru, kai atvykstate į tuščius patalpas, o visos dėžės vienodos. Užrašykite ne tik „buhalterija“, bet ir „pirmas stalas dešinėje“. Tai sutaupo tris dienas išpakavimo darbo, o laukas – pinigai.

Logistika ir vokiečių specifika: kas laukia kelyje?

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai trunka nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo to, kur įsikursiate – Miunchene arba kažkur netoli sienos. Biuro perkėlimas į Vokietiją neįmanomas atlikti per vieną dieną, jei reikia išpakuoti dalykus. Taip pat reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką – jie negali vairuoti 24 valandas nenustygę. Nepamirškite, kad Vokietijoje greičio ribos daug kur nėra, tačiau ir eismo įvykiai ten įvyksta dažnai.

Ar galima atvykti savaitgalį?

Negalima, jeigu nenorite problemų. Vokietijoje galioja griežti triukšmo ir darbo apribojimai sekmadieniais ir švenčių dienomis. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad sunkvežimis atvyktų darbo laiku, kitaip gausite baudą nuo vietinės policijos arba netgi gatvės apsaugos darbuotojų. Yra iimčių su specialiais leidimais, bet jie kainuoja pinigus ir nervus.

Kaip su leidimais stovėjimui mieste?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų, ypatingai miestuose kaip Frankfurtas arba Hamburgas. Negalima tiesiog sustoti „kur nors“ prie biuro. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad vietinė administracija (Ordnungsamt) išduotų specialų leidimą užimti kelio dalį. Tai reikia pareikalauti iš savo vadybininko arba pervežėjo – jei jie to nedaro, ieškokite kitos kompanijos.

Kas dėl liftų ir įvažiavimų?

Visada patikrinkite, ar liftas pakels normalią spintą, ar ne tik du vyrus. Esu matęs, kaip teko išardyti sofą per langą, nes liftas buvo per mažas. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai vyksta į senus pastatus, kur nėra lifto arba jis yra istorinis ir labai mažas. Tokiu atveju reikia užsakyti keltuvus su hidraulika, o tai kainuoja papildomai.

Ar reikia rūpintis šiukšlių išvežimu?

Taip, Vokietijoje šiukšlių sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog užmesti visko į vieną konteinerį. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai palieka daug pakuočių ir senų baldų, kuriuos reikia suskirstyti: popierius, plastikas, metalas, „Schwarztonne“ (buitinės atliekos). Už neteisingą išmetimą gausite baudą, kurią gali surasti net po metų.

Finansai ir rizikos: ką reikia žinoti prieš pasirašant

Kaip susiformuoja kaina?

Dažniausiai kaina skaičiuojama pagal užimamą tūrį kubiniais metrais (m3) arba valandas, jei tai vietinis pervežimas. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai atstumas, todėl kainoje bus degalai, kelių mokesčiai (Vignette), ir darbo valandos. Būkite atsargūs, jei pasakysite „mažai dalykų“, o paskui atsiras du sunkvežimiai – tuomet kaina šoktels aukštyn.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Dažnai kompanijos nurodo bazinę kainą, bet nepriduria „laiptų mokestį“ (jei nėra lifto), ilgalaikio stovėjimo mokesčio arba užkrovimo / iškrovimo mokestį, jei tai nėra įtraukta. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali brangti dvigubai, jeigu sutartyje nėra parašyta „viskas įskaičiuota“. Visada klauskite apie „Auf- und Ablagen“.

Kokį draudimą pasirinkti?

Minimalus draudimas dažnai padengia tik kelis eurus už kilogramą, kas biuro technikai yra juokingai mažai. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti apdraudytas „visų rizikų“ (All-risk) draudimu. Patikrinkite, ar draudimas galioja ir Vokietijoje, ir ar jis veikia įkraunant bei iškraunant daiktus. Viena kartą klientas neteko brangų paveikslų, nes nebuvo įtraukti į sąrašą.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Reikia sudaryti protokolą vietoje (Schadensprotokoll). Nesirašykite vėliau, kai vairuotojas jau važiuoja toliau į Italiją. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra stresinis, todėl tikrinkite dėžes prieš vairuotojo akimis. Jei matote įbrėžimą ant spintos – užfiksuokite iš karto. Be šio dokumento draudimo kompanija nieko nekompensuos.

Ar galima sumokėti po atvykimo?

Daugelis kompanijų dabar reikalauja avanso arba mokėjimo prieš išvykstant. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra rizikingas pervežėjo atžvilgiu – jei klientas Vokietijoje nesumoka, jie neturi kaip grįžti. Geriau susitarti dėl dalio mokėjimo iš anksto, o likusią dalį – gavus daiktus. Taip sutaupysite nepasitikėjimo.

Buitinės ir praktinės problemos: smulkmenos, kurios erzina

Ką daryti su virtuvės įranga?

Kavos aparatus, kurių yra kiekviename biure, reikia išpilti ir išvalyti. Vanduo vamzdyse gali užšalti arba supūti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna kavos mašina yra garantuota katastrofa – jums teks valyti visą sunkvežimį nuo kavos tirpalo. (Nors vienas kartą teko vežti tokią, kur klientas pasakė, kad išpilė, bet iš tiesų ne, ir mes turėjome problemų).

Ar reikia išjungti signalizaciją?

Žinoma, ir paimkite pilną raktų komplektą su save. Niekada nežinai, kada reikės vėl uždaryti patalpas arba jei reikės grįžti. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai perduodate raktus naujajam savininkui arba nuomininkui. Pamirštas signalizacijos kodas gali sukelti triukšmą visame pastate.

Kaip elgtis su asmeniniais automobiliais?

Tai jau nebe mūsų srities darbas, bet galiu pasakyti – geriau nueiti pats. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra susietas su jūsų „BMW“ nuvežimu. Užsakykite tai atskirai arba važiuokite pats, kitaip dėl techninės apžiūros ir draudimo galite užstrigti sienoje.

Kas dėl naminių gyvūnų biure?

Jei biure gyvena katinas (kaip dabar madinga), jis negali važiuoti sandėliavimo sunkvežimije. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi taisykles dėl gyvūnų pervežimo – jiems reikia veterinarinės pažymos ir specialios transporto priemonės. Nepalikite gyvūno biure, kai užrakins duris – tai yra nelegalu ir nemoralu.

Ar reikia informuoti kaimynus?

Vokietijoje kaimynai yra labai jautrūs triukšmui. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sukelti skundų bangą, jei neįkelsite dalykų per 8 valandas ryte. Nusiųskite el. laišką arba paskleiskite pranešimą liftuose, kad žmonės žinotų – bus triukšminga. Tai sutaikys jums nervų.

Ką daryti su vertimais vietose?

Nors kalbame apie dokumentus, bet vietinis personalas (valytojos, apsauga) gali nemokėti nei angliškai, nei lietuviškai. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti, kai apsauga neleidžia vairuotojui įvažiuoti į kiemą, nes neįmano, ką jis šaukia. Geriau turėti bent vieną žmogų vietoje, kuris kalba vokiškai.

Papildomos situacijos ir išimtys

Jeigu prekės dingsta kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada turi kreiptis į draudimą ir policiją. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra saugus, jeigu pasirenkate didelias, patikimas kompanijas, kurios turi GPS stebėjimą visame kelyje. Nemažai mažų „voveraičių“ kompanijų pavogia krovinius ir išsiregistruoja.

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną?

Taip, tai dažnai daroma. Bet tada inventorius turi būti labai aiškus. Biuro perkėlimas į Vokietiją iš dviejų skirtingų miestų kainos brangiau, reikia suderinti maršrutus. Planuokite tai savaitėmis iš anksto, kad vairuotojai nevažiuotų šiaurės-pietų kryptimi be reikalo.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Juos reikia vežti atskirai, geriausia su vadovu. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra rizikingas dėl duomenų nutekėjimo. Nekelkite sutarčių ir darbuotojų duomenų bendrame krovinyje, kur gali būti lengvai pasiekiami.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dauguma nuomotojų reikalauja „plovimo“ (Besenrein reiškia su šluota nušluota). Biuro perkėlimas į Vokietiją pasibaigia tik tada, kai palikote patalpas tokiose būklėse, kokiose gavote. Užsiimkite tuo iš anksto, kitaip atimsite iš užstato.

Kas jei vairuotojas susirgo?

Kompanijos turi taisyti šią situaciją siunčiant kitą vairuotoją, bet tai gali atidėti procesą dienai-dviem. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra žmogiškas procesas, ir ligos pasitaiko. Būkite kantrūs ir turėkite rezervinį planą, pvz., dirbti iš namų dar keletą dienų.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuro chemija (valymo priemonės, toneriai) yra pavojingos medžiagos (ADR). Biuro perkėlimas į Vokietiją su jais reikalauja specialių leidimų ir ženklinimo. Geriau atsikratyti senų cheminių medžiagų čia ir nusipirkti naujų ten.

Ką daryti su pervežimo laiku nustatytais terminais?

Jūsų sutartyje su klientu gali būti baudos už vėlavimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuojamas su atsarga. Niekada nesakykite klientui „rytoj bus“, jei neesite tikras, nes vokiečių kelių eismas yra neprognozuojamas.

Kaip susitvarkyti su internetu vietoje?

Užsakykite junglį iš anksto, bent mėnesį prieš. Biuro perkėlimas į Vokietiją be interneto yra beprasmiškas – niekas negalės dirbti. Vokiečių tiekėjai (Deutsche Telekom ir pan.) gali užtrukti savaitę, tad nedarykite to klaidos.

Ar turiu būti vietoje?

Būtina bent pirmąją dieną. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad kas nors nurodytų, kur pastatyti spintą. Jei jūsų nėra, vairuotojai padės viską kažkur, ir tada jūsums teks viską vežti patys.

Išvada

Galiausiai, viskas susiklostė sėkmingai, jei nebuvo laukta iki paskutinės nakties. Biuro perkėlimas į Vokietiją – procesų valdymas nuo A iki Z nėra kažkas, ką galima padaryti per savaitgalį be pasiruošimo. Reikia kantrybės, gero planavimo ir, svarbiausia, pasitikėjimo savo komanda. Nors aš ir esu matęs viską – nuo subyrėjusių dėžių iki dingusių serverių – gerai suplanuotas vežimas visada baigiasi taikiai. Sėkmės jūsų naujame puslapyje Vokietijoje.