Biuro perkėlimas į Vokietiją: planavimo patarimai ir kainos

Sąžiningai sakyčiau, po dvidešimt metų šioje srityje, jau mažai kas gali mane nustebinti, tačiau Vokietija vis dar sugeba padaryti savo. Žmonės visada mano, kad biuro perkėlimas į Vokietiją yra tiesiog „dukų pakrovimas ir važiuojam“, tačiau realybė yra daug raupsnėsne. Ten viskas turi būti tiksliai, o vokiečiai moka reikalauti, nors ir moka gerai mokėti. Štai jums mano šiek tiek chaosiškas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai išgyventi, nepasiekę šizofrenijos, ir ko tikėtis iš savo piniginės.

Ką tikėtis iš proceso ir kaip pradėti

Kaip geriausiai suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją?

Pradėkite nuo to, kad neskubėkite pasirašyti sutarties pirmajam patikusiam pervežėjui. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja detalaus inventoriaus sąrašo, kitaip muitinėje gausite didelių rūpesčių. Turite tiksliai žinoti, kiek yra stalų, kompiuterių ir to ypatingo, seno sofų rinkinio, kurio niekas nenori išmesti. Pradėkite planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o jei turite daug technikos – dar anksčiau.

Ar tikrai reikia tarpininko ar patikėti „vokišku preciziškumu“?

Galima ir be tarpininko, jei norite prarasti pusę nervų ir galbūt dienų uždarbio. Vokietijoje viskas vyksta pagal taisykles, kurias kartais sunksu suprasti net pačioms vokiškoms firmoms. Esu matęs atvejus, kai savarankiškai veikiantys verslininkai užstrigdavo pasienyje dėl blogai užpildytų dokumentų. Geriau mokėti už patikimą ekspertą, nei vėliau mokėti baudas už vėlavimus.

Kada pradėti rinkti dėžutes ir ką su tuo daryti?

Nepalikite šito paskutinę dieną. Pradėkite rinkti dėžutes dar mėnesį iki išvykimo, ypač jei turite daug archyvų. Vienas klientas Ignalinoje taip padarė, kad visus popierius išmetė į vieną krūvą, o paskui mus priverdė juos rikiuoti tris dienas. Geriau užsisakykite specialias biuro dėžutes, jos stipresnės, o ne tos, kurias gaunate iš parduotuvės su bulvėmis.

Ar reikia informuoti darbuotojus iš anksto?

Žinoma, kad reikia, nebent norite, kad jie išsigąstų paskutinę dieną. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ne tik fizinis procesas, bet ir psichologinis. Pasakykite jiems, kas vyksta, kada reikės susirinkti ne darbe, o, tarkim, tiesiog prie dėžių. Kai žmonės žino, kad jiems nereikės niekas vežti asmeniniu automobiliu, jie ramiau.

Ar reikės įsirengti naują biurą iš karto?

Ne visada, tai priklauso nuo to, kiek greitai turite pradėti dirbti. Kartais tenka išsinuomoti laikiną patalpą sandėliui Vokietijoje, kol galutinis biuras bus paruoštas. Matęs esu, kaip įmonės vežė daiktus tiesiai į statybų aikštelę Berlyne – tai buha chaosas, dulkių debesis ir nenušlamstanti pyktis. Geriau susitarti dėl laikino sandėlio.

Pinigų, kainų ir biudžeto klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti vienu sakiniu. Kainos svyruoja nuo kelių tūkstančių iki dešimčių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio ir atstumo. Biuro perkėlimas į Vokietiją iš Vilniaus bus brangesnis nei iš Klaipėdos, jei tenka važiuoti giliau į šalies vidurį, pavyzdžiui, į Miuncheną. Skaičiuokite, kad vienas kubinis metras gali kainuoti nuo 80 iki 150 eurų.

Kas labiausiai padidina kainą?

Tūris, atstumas ir, žinoma, avariniai paslaugos. Jei prašysite vežti sekmadienį ar šventę, tai kainuos dvigubai. Taip pat, jei turite labai sunkių daiktų, kuriems neįmanoma nuleisti liftu, reikės keltuvas. Vienas toks keltuvas Miunchene gali kainuoti tiek, kiek mažas automobilis Lietuvoje.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagos?

Galima, bet ar verta? Naudotos dėžės gali neišlaikyti sunkių knygų ar technikos. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, ir dėžės patiria daug vibracijos. Jei pasigausite pigių dėžių iš parduotuvės, gali būti, kad atvykus į Vokietiją rasite savo kompiuterius gabalais. Sutaupyti ten, kur gali nukentėti turtas – tiesiog neapsimoka.

Ar mokesčiai už muitinę įeina į kainą?

Paprastai ne, tai yra atskira sąskaita, kurią tenka apmokėti gavėjui. Muitinės formalumai yra biurokratinis blogis, kurio negalima išvengti. Jei perkeliate įrangą, kuri buvo nupirkta ne ES erdvėje ar turi specifinę paskirtį, gali tekti mokėti PVM ar muito mokestį. Visada klauskite savo pervežėjo, ar į kainą įskaičiuota „šlapioji dokumentacija“.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turite būti labai lankstus su datomis. Jei galite laukti, kai pervežėjas turi tuščią sunkvežimį grįžtant iš Vokietijos, gauti nuolaidą iki 40 proc. Tai vadinama „daliniu kroviniu“, bet tada turite laukti, kol jis surinks kitus klientus. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu būdu gali užtrukti ilgiau, bet pinigų taupysite nemažai.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Kai kurios firmos sutinka imti 50 proc. pradžioje, o likusią dalį – po pristatymo. Tačiau nenaudokite šito kaip būdo išvengti mokėjimo, jei neturite pinigų. Vokiečiai labai mėgsta teismus, o jei pristatysime ir negausime pinigų, teismas bus greitas. Geriau iš anksto susitarti dėl mokėjimo grafiko, rašytiniu būdu.

Dokumentai, taisyklės ir biurokratija

Kokius dokumentus būtina tur�ti išvykstant iš Lietuvos?

Jums reikės krovinių manifestą, inventoriaus sąrašą (geriau trikalbis) ir transportavimo sutarties. Jei vežate techniką, kurios vertė viršija 3000 eurų, gali tekti pateikti pirkimo dokumentus. Vienas kartą klientas pamiršo paimt EX-1 dokumentą, ir mes sėdėjome pasienyje šešias valandas. Neleiskite sau to paties.

Ar sunku gauti leidimus Vokietijoje?

Jei kelias eina per specialias zonas, pavyzdžiui, aplink Miuncheną ar Frankfurtą, gali reikėti specialių leidimų sunkiasvoriams transportams. Tai mums, pervežėjams, tenka tvarkyti, bet jums reikia žinoti, kad tai neįvyksta per penkias minutes. Biuro perkėlimas į Vokietiją be leidimų gali baigtis milžiniškomis baudom.

Kaip suformuluoti inventoriaus sąrašą, kad muitinė nepiktintų?

Detaliai, be jokių „baldai ir daiktai“ užrašų. Turi būti nurodyta: „medinis stalas, 120x60cm, 1 vnt.“, „kompiuteris Dell, serijinis numeris X“. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei sąraše bus parašyta „vienas dėžutė su daiktais“, gali būti, kad ją privers atidaryti ir peržiūrėti. Tai vėluos.

Ar reikia deklaruoti asmeninius daiktus darbuotojų?

Jei darbuotojai veža savo asmeninius daiktus (pečius, kompiuterius), tai turėtų pildyti savo deklaracijas. Tačiau jei tai įmonės turtas, viskas eina į vieną bendrą sąrašą. Buvo atvejis, kai vadovas pamiršo pasakyti, kad dėžėje yra jo asmeninis žiemos rūbas, ir muitinėje kilo neaiškumų dėl to, ar tai verslo, ar asmeninė siunta.

Ar Lietuvoje reikia k nors užregistruoti?

Jei įmonė likviduojama ar perregistruojama, tai jūsų (ir notaro) reikalas, tačiau logistikos požiūriu, mums svarbi tik tai, kad dokumentai būtų tvarkingi. Jei vežate įrangą, kuri yra įkeista banke, būtinai reikės banko sutikimo rašto. Be jo, neišvežsite nieko.

Fizinis perkėlimas, technika ir baldai

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą, tačiau turi būti aišku, ką išmontuojame. Paprasti stalai – paprasta, o sudėtingos recepcijos – jau kita istorija. Vokiški baldai kartais būna labai keistai sujungti, ir be instrukcijos juos sugadinti labai lengva. Prašome išsaugoti surinkimo instrukcijas, tai mums labai padeda.

Kaip elgtis su serveriu ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti tikrai teisingai, patikrinti, ar visi diskai užfiksuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jautria technika reikalauja specialių dėžių su putomis. Negerai, jei tiesiog uždėsite serverį ant kėdės ir pasakysite „važiuok“. Vibruacija kelyje gali sunaikinti duomenis, o tada jūsų IT specialistas mus pakeiks į piktus.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet tai nėra rekomenduojama dėl fitosanitarinių taisyklių. Vokietijai labai griežtos taisyklės dėl žemės augalų, o jei vazone yra žemė, gali būti problema. Geriau augalus palikti arba dovanoti kolegoms, nei rizikuoti, kad visą krovinį sulaikys pasienyje dėl vieno begonio.

Kas daroma su atliekomis ir nereikalingais daiktais?

Mes ne esime šiukšlių vežėjai, nors ir galime sutvarkyti. Jei turite senų, sugedusių baldų, juos reikia išvežti prieš mus. Vienas kartas turėjome vežti pusę biuro, o kita pusė buvo nereikalingi daiktai, kurie tiesiog užimdavo vietą. Susitarkime iš anksto, kas iš tiesų keliauja su mumis.

Ar saugu vežti brangų meną?

Tiek saugu, kiek gali būti saugu judančiame sunkvežimyje. Brangų meną ar paveikslus reikia ypatingai supakuoti, o kartais net ir apdrausti. Pristatant Berlyno verslo centre aš matiau, kaip kėlėjai nuplėšė brangų paveikslą, nes nebuvo uždėta apsauginė plėvelė. Nenaudokite pigių kėlėjų tokiems daiktams.

Kelionės, vairuotojai ir problemos kelyje

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai taip, jei yra vietos (daugumoje sunkvežimių vietų nėra), tačiau draudžiame dėl saugumo ir draudimo. Vairuotojui reikia ilsėtis, o jums bus ankšta. Biuro perkėlimas į Vokietiją trunka daug valandų, o jūsų nervų bus daugiau. Geriau susitikti tiesiogiai naujajame biure.

Kas daroma, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retas atvejis su mūsų technika, bet jei įvyksta – mes kviečiame pagalbą. Jums nereikia rūpintis remontu, mes turime draudimą ir pagalbos partnerius visoje Vokietijoje. Tačiau gali įvykti vėlavimas, todėl būkite kantrūs. Vienas kartas važiavome per kalnus Austrijoje ir užstrigome sniego audroje, vėlavome dvi dienas.

Kaip su parkavimu miestuose, pvz., Berlyne?

Tai didelis galvos skausmas. Vokietijos miestuose labai griežtos parkavimo taisyklės. Jums reikia iš anksto gauti leidimą statyti sunkvežimį prie pastato (Stellplatz). Be to, gali tekti uždengti pėsčiųjų taką ir už tai mokėti. Mes paprastai pavedame tai išsiaiškinti, bet reikia laiko.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent šiek tiek vokiškai, o jei ne, mes turime ryšio centrą, kuris visada gali padėti susikalbėti su vietine policija ar administracija. Nereikia, kad jie kalbėtų kaip Goethe, pakanka suprasti instrukcijas. Biuro perkėlimas į Vokietiją be komunikacijos yra neįmanomas.

Kas vyksta su prekių priėmimu, jei nėra kas gauti?

Tada vairuotojas laukia. Jei jūsų atstovas vėluoja daugiau kaip valandą, gali būti paskaičiuojamas laukimo mokestis. Vokiečai labai mėgta laikytis grafikų. Jei sutarkite, kad atvyksite 9:00, būkite ten 8:55. Niekas nemėgsta laukti tuščiame sandėlyje.

Problemos, nesklandumai ir jų sprendimai

Kur dažniausiai kyla problemų?

Daugiausia problemų kyla dėl blogai surašyto inventoriaus ir neinformavimo apie sunkius daiktus. Taip pat, kartais klientai manyje, kad „biuro perkėlimas į Vokietiją“ įtraukia ir jų namų baldus, kai tai nėra sutartyje. Visada perskaitykite, kas įeina į kainą, ir ko nėra, kad išvengtumėte ginčų paskutinę minute.

Kas nutinka, jei kažkas susiluža kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą, jei kaltė mūsų. Tačiau jei jūsų darbuotojas neatsargiai padėjo kompiuterį ant krašto ir jis nukrito, tada jau ne mūsų reikalas. Viskas turi būti užfiksuota pristatymo akte. Pasirašykite jį tik tada, kai viską tikrai patikrinsite.

Ar esate patyrę su „dingusiais“ daiktais?

Dingsta retai, bet kartais pasitaiko, kad dėžės pamaišomi arba užrašai nusiprasta. Todėl dėžės turi būti numeruojamos. Vienas kartą dingo dėžė su svarbiais dokumentais, o vėliau ji atsirado po kito stalo, nes buvo uždėta „laukiamai“. Žymekite dėžes aiškiai.

Kaip elgtis su nepatenkintais klientais Vokietijoje?

Klausykite jų. Vokiečiai, jei nepatenkinti, kalba tiesiai ir garsiai. Jei kas negerai – pripažinkite ir ištaisykite. Geriau sušildyti viltį, kad viskas bus gerai, nei kariauti. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi baigtis rankos paspaudimu, o ne teismu. (Nors kartais ir tenka paskambinti advokatui).

Ar įmanoma perkelti biurą per savaitgalį?

Įmanoma, bet brangiau. Dauguma biurų dirba pirmadienį-penktadienį, todėl sekmadienio pristatymas reikalauja viršvalandžių mokėjimo. Tačiau jei norite, kad pirmadienį jūsų įmonė jau veiktų, tai vienintelis būdas. Planuokite tai iš anksto, nes ne visi vairuotojai dirba šventėmis.

Ką daryti, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai jūsų problema, ne mūsų, tačiau mes galime padėti susirasti sandėlį trumpam laikui. Negalime palikti sunkvežimio gatvėje, nes vokiečiai jį nuveša statytojų aikštelėn. Būtinai patikrinkite, ar naujame biure yra elektros ir vandens (jei reikia), prieš atvykstant.

Galutiniai patarimai ir išvados

Kod�l verta pasirinkti patikimą partnerį, o ne pigiausią?

Nes pigiausias dažniausiai tampa brangiausiu. Girdėjau istorijų, kai vienas „pervežėjas“ tiesiog dingdo su krovinio pusę. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra rimtas verslas, o ne hobis. Pasirinkite tokią firmą, kuri turi realų adresą, telefoną ir atsiliepimus, o ne tik skelbimą portale.

Ar verta viską daryti patys („savęs vežimas“)?

Jei turite mažą biurą ir nedaug daiktų – galima. Bet jei kalbame apie pilną perkėlimą, tai nervų nuostoliai viršys sutaupytus pinigus. Be to, jei sugadinate kažką kelyje, draudimas nebus sumokėtas, nes neesate licencijuotas pervežėjas. Geriau palikite tai profesionalams.

Kokios pagrindinės klaidos, kurias darote klientai?

Pagrindinė klaida – laiko stoka. Visada spaudžia iki paskutinės akimirkos. Ir dar tie dokumentai... žmonės visada pamiršta, kad Vokietija nebe Lietuva, čia taisyklės griežtesnės. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuojamas kaip karinė operacija, o ne kaip piknikas.

Ar turiu kokių nors paslėptų patarimų?

Nenaudokite senų, drėgnų dėžių. Ir nepamirškite padėkoti vairuotojui (gali padėti su sunkiais daiktais be papildomo mokesčio). O svarbiausia – nebesijaudinkite, viskas išsprendžiama. (Tikrai, tikrai išsprendžiama, bent jau aš dar nematau tos situacijos, kuri būtų beviltiška).

Ar įmanoma susigrąžinti PVM?

Jei esate įregistruota įmonė ir vežate turtą tarp ES šalių, PVM paprastai taikomas 0 proc., tačiau viskas turi būti tvarkingai dokumentuota. Pasitarkite su savo buhalteriu prieš vežiant, kad nesistebėtumėte paskutinę dieną. Aš ne buhalteris, aš tik vežu.

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas, bet suvaldomas procesas, jei žinai, ką darai. Nepasitikėkite intuicija, pasitikėkite sutartimis ir patirtimi. Gerai suplanuokite, turkite dokumentus ir būkite kantrūs – tada viskas vyks kaip pagal laikrodį, o ne kaip katastrofa. Sėkmės jūsų naujuose verslo ramsčiuose Vokietijoje!