Biuro perkėlimas į Vokietiją: pilnas pasiruošimas, rizikos ir kodėl verta turėti patyrusį partnerį

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pasiruošimu ir parama niekada nevyksta taip lygiai, kaip paprastai nupiešiama PowerPoint prezentacijose. Būna nuo kelių dienų iki savaičių trukiančių nepalyginti situacijų, kurias reikia spręsti iškart, dažnai neturint visų atsakymų rankose. Čia ne tik apie tai, kaip susidėti kompiuterius į dėžes, bet ir apie tai, kaip išvengti vokiškos biurokratijos susidūrimų ir vairuotojų, kurie prarado telefoną arba tiesiog tiesiogiai sako, kad atvažiuos vėliau, streso. Tiesiog noriu papasakoti, kaip tai yra iš tiesų, be jokių gražių apvalkalų, kad žinotum, į ką įsijungiate.

Biuro perkėlimas į Vokietiją: pradinis chaosas ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas suplanuoti?

Visada sakau klientams, kad jei galite pradėti planuoti ne savaitę, o omenį – gerai. Idealus variantas yra mėnuo ar du, bet žinoma, verslas ne visada leidžia tokį prabangų laiką. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ne tik dėžių užsakymo, bet ir vietos išankstinio aptarnavimo. Vokietijoje viskas labai tvarkinga (jei nematote, kas vyksta užkulisiuose), todėl jei atvyksite be įrangos išleidimo leidimo, galite praleisti pusdienį stovėdami prie uždarų vartų. Tiek laiko reikia tik tam, kad suderintumėte su pastato administracija laiką, kai keltis gali didelės mašinos, nes jei ten įsijungs „griežtumo režimas“, teks laukti.

Ar tikrai reikia profesonalios komandos, ar galima nuvežti patiems?

Galima ir patiems, jei turite sunkvežimį, vairuotojo pažymėjimus, norą praleisti savaitgalį prie krosnies ir kantrybę. Biuro perkėlimas į Vokietiją savo jėgomis dažnai baigiasi tuo, kad vairuotojas išsikrauna pirmąją dieną, o antrąją jis jau nori važiuoti atgal, nes pavargo arba susirado kitą darbą. Be to, Vokietijoje kelionės išlaidos didelės, o jei dar ir padarysite klaidą su dokumentais, baudos gali nustebinti net patį griežčiausią apskaitininką. Geriau, kas tai daro kasdien, nors ir kainuoja pinigus, bet sutaupote nervus.

Kas daryti, jei Vokietijos pusėje nėra lifto?

Tai yra klasika. Viskas atrodo gražiuose nuotraukose, bet kai atvyksta 40 tonų sunkvežimis, pasirodo, kad lifte netelpa nė viena sofa, o lifto mechanikas atostogauja. Tokiu atveju biuro perkėlimas į Vokietiją tampa tikru fizinio išbandymu mūsų krovėjams. Mes visada turime pasiruošę įrankius, netgi tų specialių juostų, kurios leidžia nuleisti daiktus pro langą (jei leidžia statybos normos ir jei langas yra pakankamai didelis). Kartais tenka kelti per 5 aukštus rankomis, tai ne pasilinksminimas, bet mes su tuo susiduriame.

Ką daryti su svarbiaisiais dokumentais perkeliant į kitą šalį?

Jų negalima įdėti į bendrą krovinių maišą ir tikėtis, kad viskas bus gerai. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia ir duomenų saugumą. Paprastai rekomenduoju klientams pasiimti visus brangiausius dokumentus, sutartis ir duomenų laikmenas su savimi į keleivinį automobilį arba rankinis lagaminą. Jei dėžė su dokumentais dingtų (o tai, žinoma, nutinka retai, bet nutinka), įmonės veiklos sustabdymas kainuotų daugiau nei patys pervežimai. Geriau saugokite juos pas save ir miekite ramiau.

Ar galima perkelti viską per vieną savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – retai kada. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas dėl to, kad Vokietijoje sekmadieniais ir šventėmis draudžiama vykdyti statybinius ar triukšmingus darbus, o įkėlimas į aukštą pastatą triukšmingas. Jei norite pradėti dirbti pirmadienį ryte, turėtumėte baigti viską penktadienį, bet jei sunkvežimis užstringa kažkur Magdeburge dėl avarijos... tada planai keičiasi. Visada reikia turėti atsarginį planą, bent jau dėl to, kad darbuotojai gali dirbti iš namų dar dieną ar dvi.

Vokiška biurokracija ir dokumentai (ir kaip jų nemėgti)

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas yra TIR knygelė arba CMR konosamentas, bet biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ir išsamių inventorizacijų sąrašų. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl kiekviena dėžė turi būti pažymėta, o sąraše turi būti nurodyta, kas viduje yra. Jei suteikite jiems tik dviejų eilučių aprašymą apie „biuro įrangą“, gali būti, kad jie sustabdys mašiną ir pradės tikrinti kiekvieną dėžę. Ir tikėkite, jie tai moka daryti labai detaliai.

Ar reikalingas tarpininkas muitinės reikalams?

Jeigu keliate į Vokietiją iš ES šalies (pavyzdžiui, iš Lietuvos), tai techniniu požiūriu tai nėra eksportas į trečiąją šalį, tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją vis tiek reikalauja Intrastat deklaracijų, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Čia verta pasikonsultuoti su buhalteriu, o ne su manimi, nes aš dažnai painioju tuos slenksčius (paskutinius metus jie keitėsi ir ne visada žinau tikslų skaičių šiandien). Bet vienas dalykas tikras – be tvarkingų dokumentų gali būti baudų už neteisingą ataskaitinimą.

Kas nutinka, jei prarandate krovinių sąrašą?

Tai būna naktmarė. Vieną kartą klientas padavė man popierių, ošią tą patį vakarą jį pamiršo degalinėje. Biuro perkėlimas į Vokietiją be sąrašo tampa loterija. Muitinės pareigūnai gali neleisti iškrovos tol, kol nepateikiate naujo kopijos, o jei jo neturite elektroniniu būdu? Teksta siųsti faksu arba skubiai rinkti duomenis iš galvos. Dabar viską darome elektroniniu būdu, bet vis tiel rekomenduoju turėti atsarginę kopiją debesijose, o ne tik tame pačiame faile, kurį išsiuntėte vairuotojui.

Ar tikrai reikia deklaruoti kiekvieną seną monitorių?

Ne, nebent jie yra tokie seni, kad tampa antikvariatu (juokauju). Bet jei perkeliate IT įrangą, verta turėti serijinius numerius. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT turu yra jautrus dėl vagysčių rizikos, todėl tiksli inventorizacija padeda ne tik muitinei, bet ir draudimo kompanijai, jei kažkas dingstų kelyje. Nebijokite sudėti viską į Excel lentelę – tai geriau nei rašyti „20 monitorių“ lapo gale.

Kaip elgtis su draudimu, kai keliauja per kelias valstybes?

Draudimas turi dengti ne tik Lietuvą, bet ir visą kelią bei galutinę vietą Vokietijoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pasiruošimu ir parama reiškia, kad mes patikriname, ar jūsų krovinys yra apdraustas nuo „visų rizikų“. Kartais klientai sako, kad jie turi „kažkokį“ draudimą, bet ten gali būti parašyta, kad jis galioja tik sandėlyje, o ne kelyje. Geriau pasitikrinti du kartus, nei vėliau ieškoti, kur padėti sulūžusį serverį.

Kainos ir pinigai: kodėl viskas kainuoja daugiau, nei manote

Kodėl kaina niekai nėra fiksuota iš karto?

Nes kuras nebe kainuoja tiek, kiek kainavo vakar, o kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut) yra vieni brangiausių Europoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją priklauso nuo to, ar reikia užsukti į centrinę Miuncheno dalį (kur už važiavimą reikia mokėti papildomai), ar galima važiuoti apie. Be to, jei reikia iškrovėjų komandos Vokietijos pusėje, jų darbo valanda kainuoja dvigubai daugiau nei čia. Todėl aš dažnai saku: „duokite man dieną ar dvi, kad paskaičiuočiau galutinę sumą“, nes nenoriu, kad jūsų nustebintų papildoma sąskaita.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Nemanau. Nusipirkome brangų biuro stalą už 2000 eurų, o jo neapsaugome už 5 eurų vertės burbuulo plastiku. Biuro perkėlimas į Vokietiją ilgu maršrutu reiškia, kad dėžės bus pastumtos, verčiamos ir galbūt net nukritos. Naudokite kokybiškas dėžes, o ne tas, kurias surinkote iš supermarketo (jos dažnai būna per daus suvilgotos arba per silpnos). Sutaupyti ant pakavimo – tai tas pats kas mesti pinigus į langą, tik kad langas čia yra jūsų įranga.

Kas brangiau: krovimas Lietuvoje ar iškrovimas Vokietijoje?

Be abejo, Vokietijoje. Čia darbas kainuoja mažiau, tenka mokėti mažiau mokesčių (nors ir čia viskas kyla). Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pasiruošimu ir parama visada įtraukia tai, kad mes stengiamės atlikti kuo daugiau darbų čia, išsiuntimo taške. Jei galima surinkti stalus čia, nesunkiai išardyti – padarykime tai čia. Ten jums už tą patį darbo valandą paskaičiuos tiek, kad norėsite patiems juos nešti.

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Gali būti „Ladeverbot“ įkrovimo draudimo vietų mokesčiai arba baudos už neteisingai pastatyta mašiną. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia griežtą parkavimo kontrolę. Jei mūsų vairuotojas pastos mašiną ne ten, kur leidžia vietos ženklas (o jų ten yra šimtai), ateina bauda, kurią, žinoma, tenka mokėti klientui. Aš visada primenu vairuotojams pasižiūrėti po mašina, bet jie žmonės, kartais pavargsta ir praleidžia.

Kaip mokėti: grynais ar pavedimu?

Visada pageidaujama pavedimu, kad būtų likusios pėdsakai. Biuro perkėlimas į Vokietiją dideliu mastu yra verslo operacija, todėl grynųjų pinigų keitimas su vairuotoju nėra geriausias pasirinkimas (be to, vairuotojams draudžiama turėti didelių pinigų sumų sau). Pavedimas užtikrina, kad viskas yra oficialu, ir jei kils ginčų dėl kokybės, turite įrodymų, kad apmokėjote už paslaugas.

Techninės problemos ir įranga (kai ką nors sugenda)

Kaip pervežti serverius, jei nėra originalios pakuotės?

Tai viena didžiausių baimų. Biuro perkėlimas į Vokietiją be specialių SERVER RACK dėžių yra labai pavojinga. Mes stengiamės surasti specialias amortizuotas dėžes, bet jei jų nėra, turime „išrasti“ – naudojame standartines dėžes, bet užpildome jas tiek putų, kad jos tampa standžios kaip akmuo. Vieną kartą teko vežti serverį, įvyniotą į tris antklodes – ne idealu, bet nenusileido (kaltininkas nesuklydo, gal tiesiog buvo laimingas diena).

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Taip, bet tik jei tai nekenksmingi augalai ir jei nėra dirvožemio (dėl kirmėlių ir ligų). Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai apima ir „žaliąją“ zoną – kaktusus, palmes, stambus Indijos figalus. Turiu sakti – vokiečiai su augalais yra griežti. Jei dėžėje bus matyti vabzdys ar per daug žemės, visa partija gali būti sulaikyta ir sunaikinta. Geriau išvalyti šaknis ir uždėti į naują substratą jau ten, atvykus.

Kas daryti, jei keliant įstriža grindys ar plytelės?

Tai reali problema, ypač senesniuose pastatuose. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali baigtis tuo, kad turite sumokėti ne tik už pervežimą, bet ir remontą. Mes visada turime savo apsauginių kilimų ir drobių, kurias užklijuojame grindims. Bet kartais ir to neužtenka, jei sunkvežimis turi važiuoti per grindinį, kuris nėra pritaikytas. Prieš tai reikia pasitikrinti su savininku, kokie svorio apribojimai yra grindims.

Kaip elgtis su baldais, kurie neišsirenka?

Kai kurie biuro spintos ar „presidento“ stalai yra gaminiami kaip viena monolitinė dalis. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju reikalauja arba išardymo (jei įmanoma), arba įkėlimo pro langus arba net fasado išmontavimo (tai jau labai brangu). Vieną kartą teko pernešti 3 metrų ilgio sofos, kuri neįėjo į liftą, tai teko nešti laiptais, o paskui dar klijuoti įtrūkusį kampą. Nėra to, ko negalima pernešti, bet kaina gali nustebinti.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Būtinai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su šiuolaikine įranga reiškia, kad diskai yra jautrūs smūgiams. Nors kietieji diskai yra atsparūs, tačiau vibracija kelionės metu gali pakenkti ventiliatoriams arba atsietus laidus. Išjunkite viską, nuplėškite kabelius (ir pasižymėkite juos, jei nenorite vėliau galvoti, kuris eina į monitorių), o ne tik įjunkite „miegos“ režimą. Pasitikėkite, geriau praleisti 10 minučių išjungiant, nei dienas atstatant duomenis.

Viskas, kas gali nutikti blogai (ir dažnai nutinka)

Kas daroma, jei sunkvežimis sugenda autobane?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti apdraustas, todėl tada skambinamas techninės pagalbos numeris. Reikia suprasti, kad jei sugenda mašina, krovinys gali būti perkrautas į kitą (tai vadinama „transkrovimas“), o tai padidina riziką, kad kažkas bus sudaužyta arba dingsta. Mes stengiamės dirbti su patikimomis transporto kompanijomis, kurios turi jaunesnes mašinas, bet mechanikos dėsniai nenuėjo niekur.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sakyčiau, ne per dažnai, bet pasitaiko. Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilnu pasiruošimu ir parama leidžia mums sekti krovinius, tačiau maži dalykai – peleninės, telefonai, įkrovikliai – dažnai pasikelia savo kelius. Aš visada sakau: „jei tai tils į dėžę, įdėkite, jei ne – pasilikite pas save“. Žmonės dažnai palieka ant stalo mažus dalykus, o paskui kaltina mus, kad pavogėme, nors iš tikrųjų jie tiesiog nukrito už sofa arba buvo išmesti kaip šiukšlės.

Kaip elgtis su blogai pasiruošusia Vokietijos puse?

Kartą atvažiavome, o Vokietijos biure niekas nežinojo, kad mes ateisime. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju tampa žaidimu „kur dėti šiuos stalus?“. Mes turime savo įrankius, galime laukti, bet laukimas mums kainuoja. Todėl visada darau galą pasidaryti, kad klientas duotų telefono numerį žmogui, kuris turi raktus ir kuris nėra atostogauja Kanarų salose.

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių dėl šiukšlių?

Vokietija griežtai segreguoja atliekas. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia, kad negalite tiesiog užmesti visko į vieną didelį maišą ir išmesti pirmame konteineryje. Yra konteineriai popieriui, plastikui, elektros atliekoms (buitinei technikai). Jei mes surinksime visą įrangą iš jūsų seno biuro, mes turime ją suskirstyti. Vieną kartą gavome baudą už tai, kad į „mišrių atliekų“ konteinerį metėme stalo koją – vokiečiai ištraukė, surado dokumentą (dėka Dievo, buvo mūsų) ir išsiuntė sąskaitą.

Kas nutinka, jei darbuotojai atsisako dirbti tą dieną?

Tada mes dirbame vieni. Biuro perkėlimas į Vokietiją kartais įvyksta tada, kai darbuotojai jau atsiskyrę arba tiesiog neparodėsi (ypač jei tai penktadienis). Tai nėra problema, jei turime aiškius nurodymus, kur kas turi eiti – „stalai į 2 kambarį, kėdės į sandėlį“. Bet jei nėra plano, tada tenka skambinti klientui ir klausti: „Kur šį dalydį padėti?“. Geriau, jei kas nors yra vietoje, net jei tik prižiūri.

Išvada

Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paprasta užduotis, kurią galima atlikti „tarp kitko“ per savaitgalį. Tai reikalauja gero planavimo, supratimo apie vietines taisykles ir pasitikėjimo logistika. Nors aš esu šioje srityje jau dešimtmečius, kiekvienas kartas yra unikalus, kartais su netikėtais posūkiais, bet su tinkama pagalba viskas įmanoma. Svarbiausia yra būti sąžiningu su savimi ir partneriais, kad išvengtumėte nereikalingo streso ir per didelių išlaidų.