Biuro perkėlimas į Vokietiją: patirtis, greitis ir realios problemos

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo smulkių startuolių, kurie veža tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, kurios perkelia visus sandėlius. Biuro perkėlimas į Vokietiją atrodo paprastai tik planavimo lentelėje, o kai užkabinama priekaba ir keliojasi per sieną, prasideda tikras cirkas. Vokietija yra griežta, organizuota, bet kartais ji taip organizuota, kad mums, lietuviams, tai atrodo per daug sudėtinga. Aš ne kalbu apie tai, kaip reikia daryti teoriškai, aš kalbu apie tai, kas vyksta iš tikrųjų, kai ratai sukasi greitai, o klientas stovi ant galvos.

Pagrindiniai klausimai apie kainą ir laiką

Kiek kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai pats pirmas dalykas, ką visi klausia, ir atsakymas visada vienodas nemalonus – „priklauso“. Negaliu jums čia parašyti skaičiaus, kol nežinau, ar turite penkias stalines viršes, ar du šimtus serverinių spintų. Kainą lemia ne tik atstumas iki Miuncheno ar Hamburgo, bet ir tai, kiek reikės vyrų, ar reikės kelti stiklinę fasado sieną specialiu kranu. Viskas suskaičiuojama individualiai, pagal valandas arba pagal kubinius metrus.

O kiek laiko tai užtruks? Aš labai skubu.

Jei viskas eitu kaip pasakojose, tai biuro perkėlimas į Vokietiją užtruktų dvi dienas, tačiau realybėje būna ir keturios. Pakrovimas Lietuvoje be gero sunkvežimio su liftu gali užtrukti ilgiau nei planavote, ypač jei liftas sugenda arba darbuotojai nespėja surikiuoti dėžių. Vėliau kelionė – vokiškai autobahnai greiti, bet statybos vietos stovi kas penktą kilometrą. Tad jei jums reikia viską atiduoti rytoj, geriau pradėkite ruoštis šiandien.

Ar į kainą įeina ir dėžių surinkimas?

Įprastai ne, kasdienis biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja mažiau, jei pasirūpinate pakavimu patys. Mes prisiimame transportą, krovimą ir iškrovimą, o jei mums reikia dar ir viską suvynioti į burbuliukus, tai papildomai apmokestinama. Tiesa, turiu savų vyrų, kurie gali padėti pakuoti, jei jūsų komanda tiesiog nespėja, tada tai sutariama kaip papildoma paslauga.

Kodėl kainos skiriasi tiek daug tarp firmų?

Nes vienos firmos tiesiog užmiega kelią, o kitos dirba legaliai. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja degalų, suoliukų, draudimo ir, svarbiausia, gerų vairuotojų. Jei kas nors siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkos, tai gali reikšti, kad jūsų daiktai važiuos be draudimo, o vairuotojas bus pusbrolis iš kaimo, kuris važiuoja pirmą kartą. Geriau sumokėti daugiau ir ramiai miegoti.

Ar galima gauti nuolaidą, jei sutvarkau viską savaitgalį?

Savaitgaliai mums yra brangūs, nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Biuro perkėlimas į Vokietiją šeštadienį ar sekmadienį kainuos brangiau dėl viršvalandžių. Tačiau jei sutartume didelę apimtį, pvz., perkeliate visą padalinį, visada galima pasikalbėti. Verslas yra verslas, jei aš galiu uždirbti pinigų ramiais pirmais dienomis savaitės, aš siūlyčiau nuolaidą.

Kaip mokėti? Grynais ar pavedimu?

Mums viskas paprasta – pavedimu. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra B2B paslauga (dažniausiai), taigi sąskaitas išrašome su PVM. Nenorime grynųjų, nes tai susiję su rizika ir apskaita. Vokietijoje klientai taip pat pripratę prie tvarkos, tad jei jums reikės sumokėti vairuotojui vietoje, tai reikia sutarti iš anksto, kad jis turėtų terminalą.

Ar imate mokestį už apžiūrą?

Daugeliu atvejų ne, jei esate Vilniuje ar Kaune, galiu užsužvelgti proga. Bet jei jūs esate Zarasuose ir reikia važiuoti specialiai apžiūrėti, tai gali tekti padengti kelionės išlaidas. Biuro perkėlimas į Vokietiją prasideda nuo tikslo apžiūros, todėl geriau nusiųskite vaizdo įrašą arba nuotraukas, taip sutaupysime abiem pusėms laiko.

Pakavimas, įranga ir technika

Ką daryti su serveriais? Jie brangūs.

Čia ypatingas dėmesys. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi savo niuansų, kai kalbame apie IT infrastruktūrą. Serverius negaliau tiesiog mesti į sunkvežimį tarp stalų – juos reikia pakuoti į specialias dėžes, užtvirtinti, o idealiai – kvieti IT specialistus, kurie išjungia ir pažymi kabelius. Aš ne IT specialistas, aš žinau, kaip vežti sunkius daiktus, kad nenukristų.

Ar turite savo dėžių?

Turime viską – nuo mažų dėžių dokumentams iki didelių krepšių drabužiams ar antkelių. Biuro perkėlimas į Vokietiją be gero pakavimo materialų yra būdas nusipirkti naujus kompiuterius. Rekomenduoju nedėlioti nieko į senas, sugedusias dėžes, kurios gali išsilysti po pirmojo lietaus.

Kaip elgtis su pianinu ar dideliu spintu?

Dideli daiktai reikalauja patirties. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susijęs su pervežimu senos ar istorinės architektūros pastatuose, kur neįeina liftas. Tada tenka dirbti su virvėmis, o kartais net iškelti pro langą. (Būtent tokiu atveju vieną kartą nutrūko virvė, bet laimei, spinta nenukrito į asfaltą, o ant balkono). Tai pavojinga darbas, reikalingi profesionalai.

Ar atvežate pakavimo medžiagas iš Vokietijos atgal?

Jeigu eina tuščia kelione atgal, tai galima susiderėti. Bet Biuro perkėlimas į Vokietiją dažniausiai būna į vieną pusę, o grįžtame tuščiu arba su kitu krovininiu. Tačiau jei turite ką nors grąžinti, pavyzdžiui, metalo laužą ar palettes, tai sutarę galime tai padaryti pigiau.

Reikia išardybius baldus ar juos vežate surinktus?

Didelius stalus ir spintas geriau išardyti. Taip sutaupy vietos sunkvežimyje ir sumažinama sugadinimo rizika. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra brangus, tad nenorite mokėti už orą, kurį vežate tuščių dėžių viduje. Mūsų vyrai turi įrankių, tai greitai padaro, tik reikia pasakyti iš anksto.

Ar saugu kelti tą jūsų stiklinę sieną?

Stiklas – tai mano blogiausias košmaras. Biuro perkėlimas į Vokietiją su stiklinėmis pertvaromis reikalauja specialių rėmų. Aš visada saku: uždrauskite vairuotojams gerti kavą prieš tokią kelionę. (Šipuliavau, bet nervai nėra geležinis). Viskas bus saugu, jeigu tinkamai užfiksuojame kraštus.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Tuščias spalvas ar aerozolius negalima tiesiog mesti į dėžę. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi griežtas taisykles, o vokiškasCustoms gali labai nusivilti, jei rastų kažką netinkamo. Geriau atsikratyti to čia, Lietuvoje, pagal tvarką, nei mums bandant sprukti nuo baudų.

Kelionės niuansai ir Vokietijos taisyklės

Ar reikia muitinės? Mes esame ES.

Formaliai ne, tačiau dažnai tenka važiuoti pro kontrolės punktus, ypač jei keliuose vyksta patikros. Biuro perkėlimas į Vokietiją neturi reikalauti deklaracijų, jei tai ne prekybinis krovinys, o juridinio asmens turtas, bet visada geriau turėti TIR knygą arba CMR draudimą tvarkingai užpildytą. Vokietai mėgga tvarką dokumentuose.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugeda kelyje?

Tai viena blogiausių situacijų. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstrigti kažkur prie Lenkijos sienos. Tada turiu skambinti partneriams, siųsti pagalbos automobilį. Kartais tai užtrunka valandą, kartą – visą dieną. Klientui tai nepatogu, bet technika yra technika, ji neklausys, ar jūs turite susitikimą su direktoriumi Rygoje.

Ar vairuotojai moka už keliuotę Vokietijoje?

Mums turime būti Užsakymo transliavimo (Toll Collect) prietaisai. Biuro perkėlimas į Vokietiją automatiškai apskaičiuoja kelių mokesčius pagal maršrutą. Jums to rūpintis nereikia, visa eina į mūsų sąnaudas, tačiau tai viena priežastis, kodėl maršrutas negali būti pernelyg vingiuotas – mes mokame už kiekvieną kilometrą.

Ar galima važiuoti naktį?

Teoriškai galima, ypač vasarą, kai karšta. Biuro perkėlimas į Vokietiją naktį gali būti efektyvesnis, nes mažiau spūsčių. Tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio režimą – tachografas nieko nesileis suklastuoti. Jei praleisime laiką, teks stabdyti 9 valandas.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Formaliai draudžiama dėl draudimo sąlygų, jei tai ne keleivinis transportas. Biuro perkėlimas į Vokietiją neleidžia „keleivių“ kabyje. Tačiau jei labai reikia, kartais uždarome akis ir pasiimame, bet tai tik jūsų atsakomybė ir rizika. Geriau susitikti vietje.

O jei klientas neparuošė dokumentų Vokietijoje?

Tada stovime kieme ir laukome. Biuro perkėlimas į Vokietiją sustoja, jei vokiškas sandėlininkas neduoda leidimo iškrauti. Yra buvę atvejų, kai vokiečiai labai griežtai laikosi taisyklių ir neleidžia įleisti per 5 minutes darbo pradžios. Reikia turėti visus leidimus iš anksto.

Ar pasidomėjote apie "Umweltplakette"?

Aš tikrai turiu omenyje, bet... ne kiekvienas vairuotojas ją uždės. Tai ekologinė lipduka, leidžianti važiuoti į miesto centrus. Biuro perkėlimas į Vokietiją, ypač į žaliuosius zonose, galiausiai gali baigtis bauda, jei mūsų sunkvežimis per senas arba per 'švarus'. Reikia tai patikrinti prieš kelionę.

Iškrovimas, pabaiga ir problemos

Kas vyksta su atliekomis Vokietijoje?

Ten nebegalima tiesiog padėti dėžių prie šiukšliadėžės. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tuo, kad išsireikalaujame visą pakavimo medžiagą ir pakuodamės į savo sunkvežimį – mes ją vežame atgal. Arba, jei norite, ją išsivežate, bet tai papildomas darbas. Vokietija moka už atliekų surinkimą, tai jiems neįdomūs mūsų lietuviški popieriaus dėžės.

O jei pažeistas keliamas liftas atvykus į vietą?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų – atvažiavome į Frankfurtą, o jų liftas neveikė. Biuro perkėlimas į Vokietiją tada tampa mankšta. Mes teko nešti visus kompiuterius aštuoni aukštus peščiomis. Klientas buvo nustebęs, kad nešėme greičiau nei jo darbuotojai galvojo (tikrai nešėme, bet buvo sunku). Todėl visada klauskite apie lifto būklę.

Ar galime padėti baldus vietose pagal planą?

Žinoma, tai mūsų darbas. Biuro perkėlimas į Vokietiją ne baigiasi, kol paskutinis stalas nepastatytas ten, kur nurodė projektas. Tiesiog duokite mums brėžinį arba nuomonę vieno iš jūsų vadovų, o mes padėsime. Tik prašom nekeisti nuomonės penkis kartus per vieną valandą.

Kas daryti, jei sugedo daiktas iškraunant?

Reikia tuojau pat parodyti vairuotojui ir užfiksuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra apdraustas CMR draudimu, tačiau jei pasirašysite, kad viskas tvarkinga, o vėliau pastebėsite skaldą ekrane, draudikas nieko neatmokės. Būkite budrūs patikrinimo metu, nebijokite trukdyti.

Ar pasirašote kelio lapelius (CMR)?

Taip, jie būtini. Biuro perkėlimas į Vokietiją be CMR yra nelegalus ir beprasmiškas. Jis patvirtina, jog perėmėme krovinį ir atiduodame jį gavėjui. Užtikrinkite, kad duomenys ten teisingi – pavadinimas, adresas, telephone nr. Vokietai dėl to labai griežti.

Kiek laiko turime iškrauti?

Paprastai planuojame 2-4 valandas, priklausomai nuo aukštingumo. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti greitas, nes toliau važiuoja kiti klientai. Jei jūsų darbuotojai stovi ir geria kavą, o mūsų vyrai neša, tai bus brangu. Pagalba iš jūsų pusės visada laukiama.

Galite sutvarkyti ir senus biurus Lietuvoje?

Taip, galime susiimti ir senus baldus, išvežti juos į šiukšliadėžę arba dovanoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai prasideda nuo "išvalymo". Tai papildoma paslauga, bet sutaupys laiko jūsų komandai.

Kodėl vairuotojai kartais būna piktai?

Nes jie pavargę. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai 1000-1500 km važiavimo viena kryptimi, po to krovimas, po to dar kelionė atgal. Jie ne piktadariai, tiesiog miršta nuo miego. Jei pamatysite liūdną vairuotoją, duokite jam kavos, taps draugiškesnis (arba bent jau nebespyris).

Ar reikia užsakyti vietą parkavimui Vokietijoje?

Būtina, jei gatvė siaura arba centro dalis. Biuro perkėlimas į Vokietiją be leidimo sustoti gali baigtis 50-100 eurų bauda, o mums ją mokės klientas. Geriau iš anksto pasidarykite vietos užsakymą ("Nothaltverbot").

O jei randame daugiau daiktų nei numatyta?

Tai klasika – dažnai randama dar viena spinta ar dėžė, apie kurią niekas nesakė. Biuro perkėlimas į Vokietiją apibrėžiamas pagal m3 (kubinius metrus). Jei daiktų daugiau, jie gali netilpti. Reikia arba atsisakyti dalykų, arba skambinti ir užsisakyti papildomą mažą sunkvežimį (pikapą).

Kokios garantijos, kad viskas atvyks laiku?

Duodu 95%, kad bus gerai. 5% likęs yra tam, kad vairuotojas gali užmigti, ratai gali plyšti arba policija gali sustabdyti patikrai. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra gyvas procesas, ne traukinys pagal grafiką. Mes darome viską, kad atvyktume laiku, bet gamta ir žmonės yra neprognozuojami.

Pabaigos žodžiai

Viskas sako, kad Biuro perkėlimas į Vokietiją yra paprastas verslas, bet tas, kuris tai daro 20 metų, žino, kad kiekviena kelionė turi savo nuokrypių. Nereikia bijoti klausti ir reikalauti, bet ir reikia suprasti, kad mes esame žmonės, ne robotai. Patirtis leidžia mums išsisukti iš baisiausių situacijų, o jums suteikti ramybę. Tikiuosi, šitas tekstas padės jums suprasti, kas laukia už tų dėžių. Sekmės verslui užsienyje!