Biuro perkėlimas į Vokietiją – patikimos paslaugos verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, tikiuosi, maždaug tiek pat patyriau pačioje Vokietijoje gabenant krovinius. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai nebe tas pats kas perkelti dviejų kambarių butą, kur viską galima susirinkti penkias valandas ir važiuoti. Čia yra technika, serveriai, slapti dokumentai, o svarbiausia – vokiškas perfektionizmas, kuris neretai sukelia mums, lietuviams, nemalonių staigmenų. Dažnai klientai sako: „o, mes jau viską supakavome“, tačiau paaiškėja, kad dokumentai sumesti vienoje dėžėje su buitine technika. Reikia suprasti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja schemos, o ne tik jėgos. Žemiau išdėliosiu tai, ką dažniausiai klausiate ir tai, ką patirčiau kasdien darbe, nes knygose šitų dalykų parašyta taip gražiai, o realybėje žiauriai kitaip.

Bendras organizavimas ir laikas

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą į Vokietiją?

Nesitikėkite, kad paskambinsite pirmadienį, o antradienį jau važiuosite. Idealus variantas – bent mėnuo ar du, o jei kalbame apie didelius korporacinius klientus, tai dar ilgiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ne tik mašinos rezervavimo, bet ir vietos gavėjo pusėje patikrinimo. Vokiai mėgsta žinoti viską iš anksto, todėl teks susiderėti dėl laiko langų, kai galima statyti mašiną prie pastato. Praeitu metai turėjau atvejį, kai klientas skambino savaitę prieš važiuojant ir teismoį atšaukti, kadangi vokiečiai neleido įvažiuoti į „žaliąją zoną“ be leidimo.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent keliame. Jei tai mažas biuras Vilniaus centre į Berlyną, tai patys krovimai gali užtrukti dieną, nuvežimas dar pusę dienos, o iškrovimas – dar valandą. Bet įsivaizduokite, kad reikia išmontuoti visus baldus, paregzti techniką – tai dar papildomi laikai. Biuro perkėlimas į Vokietiją trunka ilgiau nei į kitas ES šalis, nes ten griežčiausi reikalavimai vairuotojų darbo laikui ir poilsio. Kartais vairuotojas turi pristabdyti procesą, nes baigėsi jo vairavimo laikas, ir niekur nešoks – įstatymas yra įstatymas.

Ar brangu? Ką reikėtų tikėtis kainų atžvilgiu?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiaulės girioje dėl degalų. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja ne už dyką, nes ten aukštos užmokesčio algos vokiečiams krovėjams (jei jų reikia). Negaliu pasakyti tikslios sumos be vietos apžiūros, bet maždaug nuo 1,5 tūkstančio eurų prasideda paprasti reikalai. Dideliems biuroms suskaičiuojame pagal kubinius metrus arba valandas. Žinoma, pigiau bus, jei patys surinksite dėžes, bet ar verta taupyti ant savo nervų, turi nuspręsti patys.

Ar atvykstate į vietą įvertinti vizualiai?

Būtina. Negaliu duoti kainos „akimis“ per telefoną, nes dažnai klientai net neįsivaizduoja, kiek turi tos technikos ar archyvų. Viena sykį atvykome įvertinti, o ten buvo visa rūsys pilnas senų dokumentų, kuriuos reikėjo vežti atliekų perdirbimo centrą (ne mums, bet klientui teko rasti vietą). Vizualinis apžiūras leidžia sužinoti, ar telpa normalia sunkvežime, ar reikia „sprinterio“ tipo mašinos, kadangi Vokietijos miestuose siauros gatvės.

Ar reikia kuo ypatingai pasirūpinti darbuotojais?

Taip, pasirūpinkite jų nerimais. Žmonės nemėgsta keisti vietos, ypač jei jų stalai stovi taip pat jau dešimt metų. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia, kad jiems tenks prisitaikyti prie naujos kultūros, o tai prasideda nuo to, kad jų daiktai atvyks sausiai ir laiku. Jei turite IT specialistą, reikia, kad jis būtų pasiruošęs išjungti serverius tinkamai, kitaip mes neprisiimsime atsakomybės už duomenų praradimą.

Dokumentai, muitinė ir teisiniai dalykai

Ar reikia muitinės deklaracijų, kai vežame iš Lietuvos?

Mes esame ES erdvėje, taigi fizinės pasienio patikros nėra (išskyrus retus atvejus), tačiau dokumentai turi būti tvarkingi. Biuro perkėlimas į Vokietiją (ypač jei vežate daug brangios technikos) reikalauja, kad turėtumėte inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais. Vokiškai tai vadinama „Packliste“. Be to, reikės sąskaitos-faktūros pagrindui, kad jei kelių policija sustabdytų, galėtume įrodyti, kad tai ne vogtas turtas. Vokiškai pareigūnai labai drausmingai tikrina, ar viskas dera.

Kas dėl TIR arba CMR konvencijos?

CMR draudimas yra privalomas kiekviename tarptautiniame reise. Biuro perkėlimas į Vokietiją neleidžia važiuoti „su žodžiu“, mes pasirašome sutartį ir CMR kvitą. Juo užtikrinamas, kad jei kas nors nutiktų kelyje (pavyzdžiui, apvirstų sunkvežimis), draudimas padengtų žalą. TIR knygelė mums dažniausiai nebereikalinga, nes važiuojame vidaus maršrutais, bet jei eitumėte per trečiąsias šalis, tai būtų kita istorija.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus kartu su biuro įranga?

Tai gana triukšmingas klausimas. Oficialiai turėtume veži tik įmonės turtą. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra kilimų šou, tačiau jei darbuotojas turi asmeninį kompiuterį ar keletą dėžių su knygomis, paprastai mes neįsižiūrime, jei tai nėra akivaizdžios buitinės technikos (šaldytuvai, tėvynės drabužiai). Jei pervežsite daug asmeninių daiktų, gali kilti problemų su muitine ar draudimu, nes tai nekomercinis krovinys.

Kas dėl draudimo limitų? Ar jis padengs viską?

Standartinis CMR draudimas yra apie 8,33 SDR už kilogramą (tai yra maždaug 10 eurų). Jei vežate serverius, kurių vertė tūkstančiai, biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti rizikingas su standartiniu draudimu. Tada reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (All risk). Visada patariu susimokėti šiuos pinigus, nes kartais užtenka vieno bjaurų duobės kelyje, kad lūžtų serveris, o tada 10 eurų už kg nebegausite atgal jo vertės.

Ar reikia specialių leidimų Vokietijos miestuose?

Žinoma, ypač didmiesčiuose. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia, kad reikės gauti specialų leidimą stovėjimui (Halteverbot). Be jo, mašina gali būti nuvaryta per 15 minučių, o tai kainuos brangiai. Mes dažnai imame šias rūpesčiai ant savęs, jei klientas nurodo tikslų adresą, tačiau reikia tai žinoti iš anksto, nes kvietimai gali trukti kelias savaites.

Kas vyksta, jei dingsta daiktų arba jie sugenda?

Tuomet kviečiame draudimo įmonę. Biuro perkėlimas į Vokietiją mums užtikrintas tuo pačiu CMR, bet klientas turi būti atidus. Gavę krovinį, būtinai patikrinkite būklę prieš pasirašant dokumentus. Jei dėžė sutrupėjusi, tai užrašykite „su nuomone“ (mit Vorbehalt). Kai pasirašote, kad viskas gerai, o paskui randate sulaužytą monitorių, gauti pinigų bus beveik neįmanoma – draudikai to nemėgsta.

Technika, baldai ir įranga

Kaip vežiate serverius ir jautrią techniką?

Jie nėra supakuoti į paprastas dežes. Biuro perkėlimas į Vokietiją, kalbant apie IT, reikalauja specialių ratukų (antistatic) ir tvirtų dėžių. Serverius įmontuojame į rackus ir fiksujome, kad jie nešoktų. Vieni mūsų vairuotojai (tikriausiai Jonas) taip gerai išmoko tai daryti, kad serveriai netgi nenukrenta, kai mašina vairuoja per vokiškas „banguotas“ trasas. Tačiau visada rekomenduoju išjungti techniką ir uždaryti ją tinkamai.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus vietose?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą, nors nėra įtraukta į bazinę kainą. Biuro perkėlimas į Vokietiją be montavimo būtų siaubingas chaosas – jums atvyktų pilna dėžių ir detalių, o kas juos surinks? Turime savo meistrus, kurie atvyksta su įrankiais, išrenka stalus ir juos surenka naujoje vietoje. Vienkart teko surinkti labai sudėtingą vokišką sistemą, kurios instrukcijos nebuvo – užtrukome ilgiau nei planavome (nepaisyta).

Ką daryti su seifais arba labai sunkiais baldais?

Tai problema, kurią reikia išspręsti anksčiau. Jei seifas sveria 500 kg, o liftas naujame biure Vokietijoje mažas, teks kelti per laiptus rankomis (arba specialiu keltuvu pro langą, kas yra brangu). Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja tikslaus matmenų pateikimo apie sunkius daiktus. Nepasakius apie seifą iš anksto, gali likti be vairuotojų, nes tiesiog nebegalės jo pajudinti.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet atsakomybę neimame. Augalai yra gyvi organizmai, o po kelionų vasarą jie gali išdegti, žiema – užšalti. Biuro perkėlimas į Vokietiją nenumato specialių sąlygų fluorėjimams. Jei labai norite, patys uždėkite į mašiną, bet jei jie nugyvens, mes nekaltinami. Vokiškai įmonės dažnai turi daug žaliųjų kampų, tai reikia apgalvoti logistiškai – ar verta vežti senus, ar geriau nusipirkti naujus.

Kas su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, toneriais?

Toneriai yra pavojingos medžiagos, jei pradeda lieti. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad jie būtų supakuoti į hermetiškus maišus arba dėžes. Yra griežti reikalavimai dėl ADR (pavojingų krovinių), nors toneriai dažniausiai patenka į mažos rizikos kategoriją. Tačiau jei sprogstų dėžė kelyje, vokiečių ekologinės tarnybos padarytų didžiulę problemą mums ir klientui.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Be žymenų mes nebesužinosime, kur dėti ką. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa košmaru, kai atvykstate į tuščią patalpą, o ten stovi 50 vienodų dėžių. Rašykite ant viršaus ir šono (pavyzdžiui, „IT skyrius“, „Buhalterija“, „Vadovo kabinetas“). Tai sutaupo laiką ir pinigus, kadangi mokėsite už mūsų darbo valandas, o ne už spėlionę.

Specifiniai Vokietijos niuansai ir kultūra

Kaip elgtis su namų savininku (Hausmeister)?

Jis yra tas svarbiausias žmogus, kurį turite įtikinti. Vokiški hausmeisteriai dažnai turi daugiau galios nei direktoriai. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti sustabdytas, jei jis pasakys, kad mašina per didelė arba ratai purvina grindinį. Naudokite saldainius (tikrai padeda) ir būkite mandagūs. Mes stengiamės susiplanuoti darbą taip, kad netrukdytume kitiems gyventojams, nes tai dažniausiai pagrindinė hausmeisterio pavydžio priežastis.

Ar dirbate šventadieniais arba naktį?

Pagal vokiškus įstatymus (Arbeitszeitgesetz) naktiniu ir šventadieniniu laiku galima dirbti tik su ypatingais leidimais, o tai labai brangu. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažniausiai vyksta darbo dienomis nuo 8:00 iki 16:00. Jei reikia skubiai, reikės sumokėti papildomai už vokiečių krovėjų viršvalandžius, kurie yra brangiausi pasaulyje. Geriau planuoti savaitgalio atvykimą kaip iškrovą pirmadienio ryte.

Kas dėl „Umweltplakette“ (apkabos) mašinoms?

Visi mūsų sunkvežimiai turi tas žaliasias korteles, leidžiančias važiuoti į ekologines zonas (pvz., Vidurio Miunchene ar Frankfurte). Biuro perkėlimas į Vokietiją neįmanomas be to, nes jei mašina įvažiuos be jos – bauda 80 eurų ir privaloma grįžti atgal. Mes tai tikriname prieš kiekvieną išvykimą, bet jei klientas nuomoja savo mašiną, turi pats pasirūpinti, kitaip nepraeisime pro miesto centrą.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl triukšmo?

Vokiški skyriai (Gewerbeaufsichtsamt) labai griežti dėl triukšmo. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti tylus, ypatingą gyvenamųjų namų zonuose. Negalima mesti dėžių ant grindų, kad jos graidytų – tereikia padėti minkščiai. Nebemačiau toks griežtų reikalavimų kur nors kitur, kaip ten, kur gatvės padengtos akmenimis, o kaimynai iškart išbėga su stendu „Ruhestörung“ (triukšmo pažeidimas).

Kas dėl šiukšlių? Ar galima jas palikti?

Jokiu būdu! Nesu tikras dėl visų šalių, bet Vokietijoje tai tabu. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai išvežame ir įpakuojamą medžiagą (klijų juostas, plėvelę, senas dėžes). Jei paliksite prie konteinerio, Hausmeisteris gali paskambinti policiją, ir jums rašys baudą už nelegalų atliekų išmetimą. Mes tai įtraukiame į sutartį – arba mes išvežiame, arba jūs susitvarkote.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Mums vairuotojams padeda navigatoriai, bet su klientais geriau, jei kas nors supranta kalbą. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstrigti dėl nesusipratimo, pvz., dėl to, kuria laiptine leisti keltis. Tačiau dauguma vokiškų logistikos vadovų kalba angliškai, todėl paprastai išsiperkam. Bet jei tai mažas miestelis ir senas užeiga, tai gali būti sunkiau.

Problemos, rizikos ir nepageidaujami incidentai

Kas nutinka, jei mašina sugsta kelyje?

Tai vienas blogiausių scenarijų. Biuro perkėlimas į Vokietiją sukelia stresą, o jei mašina sustoja ties A9 autobanu, pradedame veikti pagal gedimų planą. Turime pagalbinę automobilių tarnybą, bet jei sugenda sunkvežimis, teks perkrauti krovinį į kitą. Tai gali prailginti procesą dienai-dviem, todėl visada turkime atsargines mašinas artimiausiame radyje.

Ar buvote atvejų, kai dingo krovinys?

Su mūsų kompanija tokios didelės nelaimės (deja) nebuvo, bet girdėjau istorijų iš kolegų. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra saugus, jei naudojate patikimas firmas, tačiau rinkoje yra ir „skrajūnų“, kurie pasiima avansą ir dingsta. Ypatingai pavojinga, jei užsisakote pigų pervežimą iš skelbimų portalo be sutarties. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra labai dažnos, bet reikia užrakinti kabiną.

Kas jei pažeidžiamas turtas iškraunant?

Jei tai mūsų kaltė, atlyginame (pasižiūrėjus į draudimą). Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai fizinis darbas, kartais vairuotojas gali nukristi su dėže arba nuplėšti koridoriaus apdailą. Reikia nedelsiant padaryti nuotraukas ir pranešti vadovui. Neseniai vienas klientas pareiškė, kad sugado grindys, tačiau paaiškėjo, kad jos buvo suplėšytos jau anksčiau – todėl būtina vizualinė apžiūra prieš pradedant darbus.

Ar įmanoma užsisakyti tik mašiną be įgulos?

Įmanoma, tai vadinama „savivarčio“ nuoma. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju tampa jūsų problema – jūs turite rasti vairuotoją (kuris turi teises) ir krovėjus. Be to, jei nelabai įsivaizduojate, kaip įtvirtinti krovinį, jis gali nukristi važiuojant. Tegu tai daro tik tie, kurie turi patirties, kitaip rizikuojate nukentėti ne tik finansiškai, bet ir fiziškai.

Ką daryti, jei Vokietijos pusė nepripažįsta krovinio?

Tai retas, tačiau įmanomas atvejas, jei klaidingai užpildyti dokumentai arba yra ginčas dėl turto nuosavybės. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstrigti muitinėje (jei įtariama muitinės nuskriaudimu arba neteisėta prekyba). Tokiu atveju mes padedame spręsti teisinius klausimus su vietiniais brokeriais, bet tai gali užtrukti ir kainuoti.

Ar apsimoka rinktis pačią pigiausią pasiūlymą?

Mano patarimas – nežiūrėkite tik į EUR sumą. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai pasitikėjimas. Jei kas nors siūlo kainą 30 proc. mažesnę nei rinkos lygis, gali būti, kad jis neturi draudimo, nelegaliai dirba arba naudoja senas mašinas. Išsaugoję 200 eurų dabar, galite prarasti tūkstančius vėliau dėl sugadintos technikos. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su garantijomis.

Ką daryti su dujomis arba elektros instaliacija?

Mes ne elektrikai. Biuro perkėlimas į Vokietiją neapima šakų laidų jungimo prie gretimo serverio. Jei reikia išjungti šviesas arba perkelti dujų balionus (laboratorijoms), reikia kviesti licencijuotus specialistus. Mes atsakykime už fizinį perkėlimą, o ne už inžinerinius tinklus.

Ar galima susiderėti dėl atidėjamo mokėjimo?

Paprastai ne. Biuro perkėlimas į Vokietiją užsakomas su 50-100 proc. avansu arba mokama iš karto pasiekus tikslą. Mes negalime rizikuoti vežti turtą be užmokesčio, nes jei klientas atmums mokėti, mums teks vežti atgal kas savaitę tobulėjant (šiaip juokauju, bet praktiškai taip yra). Didelėms korporacijoms galima derėtis dėl sąskaitos mokėjimo termino (pvz., 30 dienų), bet tik turint sutartį.

Išvados

Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, nei bandyti daryti paties su draugais alumi. Nors kaina gali atrodyti didelė, tačiau rami naktis ir saugus turtas yra vertesni. Būtinai planuokite viską iš anksto, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, pasitikėkite savo pervežėju. Jei viskas padaryta tvarkingai, Jūsų verslas Vokietijoje pradės dirbti be ilgos pertraukos, o kas mus labiau nori? Sėkmės kelyje (ir vokiškai pasakykime „Viel Erfolg“).