Biuro perkėlimas į Vokietiją – patikimi transporto sprendimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kai kurie projektai praeina pro akis lengviau nei kava ryte, tačiau kartais atsitinka tokios situacijos, kad nori užsidaryti sandėliuje ir niekur neiti. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne vien baldų pakrovimas į sunkvežimį, tai visai kitas lygmenis, kur susiduria logistika, vokiška kultūra ir mūsiškių „iškęsime“ principas. Sakoma, kad Vokietija – tai tvarkos šaly, bet kas nors iš jūsų yra matęs Vokietijoje statybų vietas esantys? Taip pat, chaosas yra visur, o mūsų užduotis – padaryti taip, kad klientas to nepastebėtų. Štai kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (Bendri klausimai)

Kiek laiko užtrunka visa organizacija?

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja vairuotojas, o daug anksčiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja gero planavimo, bent jau mums patinka taip daryti. Įprastai nuo pirmo susitikimo iki išvykimo praeina nuo dviejų iki keturių savaičių, jei viskas eina sklandžiai. Žinoma, buvo atvejų, kai skambindavo štai tokie „deimantai“ ir sakydavo, kad reikia važiuoti rytoj. Tada kyla kaina, nes reikia permokyti kitus vairuotojus ar atšaukti planuotus maršrutus, todėl nedelskite.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Trumpai sakant – taip, turbūt visus. Didžiosios dalies biuro baldų, ypač tie „kubikai“ (workstation), nėra sukurti būti pervežami surinkti. Vokietijos keliai gali būti geros, bet greičio rampos ir vairuotojo stabdymai gali sunaikinti laminatą arba išsukti varžtus, kurie ir taip laikoosi ant vėžio. Mes paprastai siūlome išmontavimo paslaugą, nes jei bandysite tai daryti patys, užtruksite tris kartus ilgiau ir galite sulaužyti koją. (Tikrai, sulaužyti koją – ne metafora, o realus įvykis prieš keletą metų Vilniuje).

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius ir brangų IT šlamštą reikia ne tik supakuoti į dėžes, bet ir fiksuoti, kad jie neiškristų. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susideda iš to, kad vėliau vokiečiai klausia, ar turime atitinkamus sertifikatus dirbti su jautria informacija, todėl viskas turi būti tvarkingai užseguota. Geriausia, jei jūsų IT žmogus seka šį procesą arba mes pasamdome specialistą, kuris žino, kaip tą viską išjungti, kad vėliau nekilktų dūmai.

Ar jūs pats atvykstate į objektą?

Daugeliu atvejų taip, aš arba mano vadybininkas. Negaliu tik iš piešinio pasakyti, kiek reikės mašynų, nes jūsų „200 kvadratinių metrų“ gali reikšti 200 dėžių su popieriumi, o gali reikšti 20 sunkių seifų. Viena kartą Vašingtone (tas pats Vašingtonas prie Vilniaus, ne JAV) klientas sakė, kad daugiausia kėdžių, o pasirodė, jis turėjo pilną metalinę gamyklą, kurią reikėjo gabenti atskirais reisais. Taip, reikia apžiūrėti akimis.

Kiek dėžių reikės man susiruošti?

Nesigilinkite į skaičius per daug. Paprastai sakykime taip: vienam darbuotojui reikia apie 5-10 dėžių, priklausomai nuo to, ar jis yra tos, kurios kaupia viską nuo 1990 metų, ar normalus žmogus. Biuro perkėlimas į Vokietiją apima ir dėžių pristatymą, tai nenusimokykite ir jų nenusipirkite iš parduotuvės, tai brangu. Mes duodame stipresnes, o po to jas atsiimame, jei jos nenusuplyšę (kas nutinka retai).

Kainodara ir biurokratija (Pinigai ir popieriai)

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina niekada nėra fiksuota iš karto. Ji priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo (Berlynas nėra tas pats kaip Miunchenas), ir pats svarbiausias dalykas – prieigos prie objekto sąlygos. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti dvigubai, jei ten nėra lifto arba reikia statyti kraną, kas, btw, Vokietijoje yra baisiai brangu. Taip pat įeina kuras, kuro priedlės (ir jos šiuo metu... nenusimenu kada buvo mažos), vairuotojo atlyginimas ir muitinės, jei reikia.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai į standartinę sutartį įeina CMR draudimas, bet jis yra labai ribotas – kažkiek pagal svorį. Jei gabenate brangų meną ar serverius, reikia papildomo apsidraudimo. Aš visada liepiu savo klientams patikrinti, ar jiems užtenka to, kas parašyta sutartyje, nes vėliau verkti per galvą beprasmiška. Viena kartą buvo taip, kad iškrito dėžė su monitoriais, ir klientas gavo vos 50 eurų atlyginimo, nes nebuvo sudarytas specialus draudimas. Nepasikartokite to.

Ar imate avansą?

Taip, įprastai imame maždaug 30 proc. avansą. Kodėl? Nes aš ne tėvas Motiejus, kad aš už savo pinigus pirktų degalus ir neturėtų garantijos, kad jūs neatsisakysite paskutinę minute. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai rimtas reikalas, ir kai mes užsakome mašyną, mes ją užsakome. Jei jūs atšaukiate, mes turime sumokėti vairuotojui za tuščias reisą (dead mileage), todėl avansas apsaugo abi puses.

Galima gauti PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes legali įmonė Lietuvoje, dirbame su PVM. Vokiškoms firmoms tai nėra problema, jie tiesiog perduoda savo buhalteriams. Svarbiau nurodyti teisingus mokesčių kodus, kad nebūtų problemų su PVM permoka, nes tais reikalais čia kažkoks baisias chaosas su šiais naujaisiais reglamentais, bet mūsų buhalterį sugeba sutvarkyti.

Kas nutinka, jei pasikeičia kuro kaina?

Jei kaina staigiai šuoliauja kaip šiais laikais, mes turime punktą sutartyje apie kuro priedlės keitimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas maršrutas, ir jei degalai pakyla 20 centų, aš negaliu važiuoti nuostolingai. Tačiau stengiamės tai daryti protingai, ne kasdien keisti kainą, o tik tada, kai pokytis yra reikšmingas.

Ar galima sumokėti vokiškais pinigais?

Geriau mokėti eurų pervedimu į mūsų sąskaitą Lietuvoje. Grynaisiais pinigais vairuotojams mes neleidžiame imti didelių sumų, tai yra saugumo klausimas. Vokiškaisiais pinigais (o dabar jie tie patys euroliai) galima, bet tik susitarus iš anksto, kad vairuotojas turėtų išlaidoms, jei reikia sumokėti už kelių mokesčius arba užstatą už liftą.

Specifika Vokietijoje (Ką tik vokiečiai supranta)

Ar reikia leidimo užimti gatvę?

Aišku. Vokiškas „Verkehrsbehörde“ (transporto valdyba) yra griežta. Jei užimsite gatvę be leidimo Berlyne arba Hamburge, gausite baudą, o mašyna gali būti nuvežta į aikštelę. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių leidimų yra lošimas. Reikia užsakyti „Umzugsschild“ (persikėlimo ženklą) ir uždėti jį ant mašinos bei nurodyti vietą. Tai mes darome, bet reikia laiko – paprastai 3-5 darbo dienos.

Kaip su muitinės procedūromis?

Jei keliaujate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), tai formaliai tai nėra eksportas ar importas, tai yra tarp ES prekių judėjimas. Tačiau reikia turėti CMR sąvartą ir inventoriaus sąrašą, nes vokiškai pareigūnai mėgsta sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate narkotikus ar nelegalų šlamštą. Biuro perkėlimas į Vokietiją be TVF (transporto dokumento) yra rizikuota, nors ir neįprasta.

Ar galima kelti dalykus šeštadienį?

Galima, bet už tai reikia mokėti. Vokiškai taisyklės leidžia triukšmingus darbus (Lärmbelästigung) tam tikromis valandomis, o šeštadieniais ir sekmadieniais – tik su specialiu leidimu ir dažniausiai tik tada, kai gyventojai nedirba. Biuro perkėlimas į Vokietiją šeštadienį kainuos brangiau ne tik dėl vairuotojo viršvalandžių, bet ir dėl galimybių apribotumo.

Ką daryti, jei liftas per mažas?

Tą patį ką ir čia – nešti rankomis arba naudoti keltuvą. Vokietijoje daugelyje senų pastatų liftai yra siauri. Buvo atvejis Miunchene, kai liftas tilpdavo tik dviejems žmonėms be dėžių. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju turi būti planuojamas kaip karių operacija – reikia daugiau vyrų, kurie tiesiog bėgs laiptais žemyn. Taip, tai brangu, bet ką darysi.

Ar reikia rūpintis parketa?

Jūsų arba savininko. Mes neįsaku, bet stengiamės ne sugadinti. Tačiau kai vežame 2 tonas sunkų spintą per istorinį parketą, gali likti pėdsakų. Vokiški nuomininkai yra labai griežti dėl to. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai reikalauja iš anksto uždėti apsaugines grindims ir rėmus ant kampų, kad nebūtų įbrėžtų sienų, o paskui reikalautų atstatymo, kuris kainuoja kaip mažas butas Lietuvoje.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visi. Mūsų vairuotojai daugiausia kalba lietuviškai, rusiškai, angliškai. Vokiškai kalba tik tie, kurie ten važinėja jau 10 metų. Tačiau suprasti pagrindinius žodžius wieviel (kiek), wo (kur) ir nein (negali) – pakanka, kad susidorotum su logistika, o sudėtingesnius dalykus išspręsime telefonu su klientu.

Problemos ir nesusipratimai (Kas tikrai įvyksta)

Kas vyksta, jei sugenda mašyna?

Tai blogiausias siaubas. Mes tada turime skambinti partneriams vietose. Biuro perkėlimas į Vokietiją su sugedusiu sunkvežimiu reiškia, kad reikia skubiai organizuoti perkrautą į kitą mašyną. Vieną kartą mums užsidegė variklis netoli Magdeburgo, ir teko laukti 12 valandų pagalbos. Klientas buvo nepatenkintas, bet mes padengėme hotelio išlaidas vairuotojui ir atlyginomės dėl vėlavimo.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai, jei dirba profesionalai. Mes daryme inventorizaciją, skaitome kiekvieną dėžę. Problemos atsiranda, kai klientai patys pasislepia kažką į savo mašinas ir po to kalti mus, kad dingsta. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti kontroliuojamas procesas, o ne chaosas. Jei dingo dėžė – mes ieškome, jei neįmanoma rasti – draudimas (jei buvo).

Kas daryti, jei klientas neturi raktų nuo naujo biuro?

Tai nėra mūsų problema, bet tai tampa mūsų problema, nes mes stovime ir laukiu. Buvo atvejis, kai vadybininkas užmiršo raktus ir dėl to teko laukti 4 valandas kol atvyks kitas darbuotojas. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra brangu, kai mašyna stovi su veikiančiu varikliu. Tokiu atveju klientui gali būti paskaičiuota laukimo mokestis.

Ar galima gabenti skysčius?

Geriau ne. Jei turi butelius vandens, gerai, bet jei turi kanistrą su benzina ar dažais – tai draudžiama be specialios dokumentacijos (ADR). Viena kartą kažkas paslėpė aerozolius su dažais, ir ant sienos sugedo dėžė, o tada užejo vairuotojas ir užsimigo nuo kvapų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti saugus, tad tokius dalykus reikia išvežti asmeniniu transportu.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos dirba „pilkuoju“ arba joms visiškai nerūpi jūsų baldai. Aš galiu sakyti, kad pigiau tikrai gali rasti, bet kai pasiekia Hanoverią, jūsų telefono numeris blokuojamas. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja atsakomybės. Mes turime savo parką, o ne tūkstančius „kempinų“, kurie važinėja be draudimo.

Kas nutinka su atliekomis?

Dėžės, popierius, plėvelės – visą tai mes surenka ir išvežiame į perdirbimo punktą Lietuvoje arba Vokietijoje, jei taip sutarta. Negalima tiesiog palikti šiukšlių priešais vokišką biurą, tai yra nepagarba ir bauda. Viskas turi būti tvarkingai išnešta.

Ar galima susimainyti vietomis?

Nežinau kodėl klausiate, bet jei turite ką nors, kas mums įdomių... nežaidžiame mainais. Mes komercinė įmonė, dirbanti už pinigus. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra barterio mainų vieta.

Po perkėlimo (Išvados ir galutiniai žingsniai)

Ar montuojate baldus atgal?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei mes išmontavome. Jei jūs patys išmontavote ir viską parašėte ant rankų, tuomet mes tik sudėsime galus. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tada, kai galite sėsti prie stalo ir įjungti kompiuterį. Mes neiname kol viskas nesumontuota.

Kaip atrobi CMR sąvarta?

Tai jūsų pagrindinis dokumentas, jei kas nutiko kelyje. Jis turi būti pasirašytas vairuotojo ir gavėjo (jūsų). Vokietijoje jie yra labai griežti dėl to, kad sąvartoje būtų nurodyta „BE PRIEŠRAŠŪJU“, jei viskas tvarkoje. Jei pastebite įbrėžimą – rašykite į sąvartą, kitaip nebus ką reikalauti.

Ar atiduodate garantiją ant baldų?

Mes neduodame garantijos ant jūsų baldų, mes nedėmėjome juos. Mes duodame garantiją už tai, kad juos saugiai pervežėme. Jei spinta buvo sena ir išsiskyrė sujungimai, tai ne mūsų kaltė. Biuro perkėlimas į Vokietiją neatsinaujina jūsų inventoriaus, nors kai kurie klientais tikisi to.

Ar galite laikinai sandėliuoti dalykus Vokietijoje?

Taip, mes turime partnerių sandėlius Berlyne, Frankfurte ir kituose miestuose. Jei jūsų biuras dar nebaigtas remontuoti, mes galime padėti dėžes į saugojimą mėnesiui ar dviem. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kad nebūtų streso.

Ar galima išvežti senus baldus iškart į šiukšlių konteinerį?

Tai priklauso nuo tų baldų būklės. Jei tai tik metalinės kojos – į metalo laužą. Jei tai medinės spintos su plokštėmis – tai turi būti vežama į statybinių atliekų poligoną, kur taip pat moka už išvežimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją apima ir „išvalymą“, bet tai nėra nemokama.

Kas nutinka, jei pasigailiškite ir norite daugiau dalykų vežti?

Jei dar telpa į mašyną – ne problemas, pridėsime prie sąskaitos faktūros pagal tūrį. Jei netelpa – reikės organizuoti papildomą transportą. Geriau apie tai pasakyti iš anksto, ne tada kai mašyna jau pilna ir stovi prie durų.

Kaip padaryti pretenziją, jei kažkas sugedo?

Rašykite mums el. paštu su nuotraukomis ir aprašymu per 3 dienas. Mes perduodame draudimo kompanijai. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra apdraudžiamas procesas, todėl visos sugedimo bylos sprendžiamos pagal draudimo taisykles. Neišsigaskite, mes padėsime suformuoti dokumentus.

Kaip patikrinti ar vairuotojas ne vartoja alkoholio?

Mes turime alkotesterius, bet vokiškai policija taip pat mėgsta tikrinti. Mūsų vairuotojai žino, kad gerti darbe – tai iškart atleidimas nuo darbo. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra atsaktingas darbas, ir mes nedirbame su tokiais, kurie mėgsta „papiaginti“.

Kodėl kainos skiriasi nuo interneto skaičiuoklės?

Interneto skaičiuoklės yra apytikslės. Jos nezino, ar jums reikia nešti 5 aukštus be lifto. Reali kaina susiformuoja tik apžiūrėjus objektą. Biuro perkėlimas į Vokietiją per skaičiuoklę – tai kaip spėlioti loterijoje, gali pavykti, o gali ir labai nukristi.

Ar galima sekti mašyną GPS taip?

Taip, mes suteikiame nuorodą, kurioje galite matyti, kur yra jūsų krovinių. Tai ramina nervus, kai vairuotojui užtenka 2 valandų atvykti, o jis važiuoja jau 4 valandas (galbūt stovėjo eilėje pasienyje arba prie vienos iš tų daugybės statybų Vokietijoje).

Ar jums patinka dirbti su vokiečiais?

Vokiškai klientai yra labai reiklūs, bet sąžiningi. Jei sutarta 8:00 valanda, jie laukia 7:55. Lietuvių firmoms Vokietijoje dirbti yra garbė, tai rodo kokybę. Biuro perkėlimas į Vokietiją mums leidžia rodyti, kad mes ne prastesni už vietinius, o kartais ir greitesni.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tada, kai vairuotojas pasirašo paskutinius dokumentus ir išvažiuoja tuščia mašyna atgal. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti siaubingai stresingu patirtimi, jei bandote tai daryti patys arba pasitikite abejotinais „pervežėjais“ iš skelbimų. Gerai, kai turi partnerį, kuris žino ne tik kelią, bet ir žino, ką daryti, kai pasibaigia degalai arba dingsta raktai. Pasirūpinkite savo verslu laiku, o techninę pusę palikite mums. Geriau vieną kartą padaryti tvarkingai nei dešimt kartų taisyti klaidas.