Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą: kas laukia iš tiesų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir regiu viską – nuo begalinio chaoso iki idealiai suplanuotų procesų. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą niekada nėra tiesiog "du dėžės ir viskas", nors dažnai klientai tikisi, kad taip bus bus. Vokiškas rinkas yra griežtos, o muitinės ten dirba labai tiksliai, todėl viena neteisinga deklaracija gali atidėlioti visą reikalą savaitėmis. Rašau šitą tam, kad jums būtų aišku, kas laukia iš tiesų, be jokio "marketinginio" purvo, tiesiog kaip pažįstamas kalbėtų su pažįstamu. Jei ruošiatės judinti sav verslį vakarų kryptimi, geriausiai suprasti detales iš anksto, kad nereiktų verkti vėliau prie sienos.

Visiokie klausimai apie kainas ir sudėtingumus

Kiek faktiškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje reikia važiuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki kelių tūkstančių, jei kalbame apie didelį archyvą ar brangią techniką. Paskaičiuojame pagal kubinius metrus, atstumą ir tai, kiek darbuotojų reikės pakrovimui. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios, kaip žinote, dabar šokinėja kaip nori. Geriausia – paskambinti ir parodyti, ką turite, o aš jums pasakysiu tiesą.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne, jei kalbame apie standartinį pasiūlymą, bet viskas derinama individualiai. Jei jums reikia mums supakuoti viską, tada paimame už tai atskirą mokestį už darbo valandas ir kartu už dėžes, burbuliukus, lipdukus. Kai kurios įmonės sako, kad "įskaičiuota", o paskui apmokestina už kiekvieną lipduką. Aš stengiuos būti sąžiningas – jei reikia tik dėžių, jas galite nusipirkti patys, o mes tik atvešime.

Kodėl vieni pervežėjai kainuoja pigiau už kitus?

Kodėl taip yra? Paprastai tie, kurie kainuoja "kažkaip nežinau kaip pigiai", turi nelegalų parką arba jums nieko nepasakys apie draudimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą reikalauja legalių dokumentų, o tai kainuoja. Pigių firmų vairuotojai dažnai nežino vokiškų taisyklių, gali užstrigti prie pat sienos arba pabėgti su jūsų daiktais. Nekantrinkite dėl šimto eurų skirtumo, gali baigtis brangiau.

Ar reikia mokėti už važiavimą tuščiu atgal?

Tai priklauso nuo to, ar mes randam grįžtamąjį krovinį. Jei randam kažką vežti atgal į Lietuvą, tai tikrai neimame jums pinigų už tuščią važiavimą, tačiau Vokietija – didelė šalis, ir ne visada pavyksta susiderėti. Kartais imamas fiksuotas mokestis už dieną, kadangi vairuotojas negali prarasti laiko. Geriausia šitą klausimą aptarti iš karto.

Kas nulemia galutinę kainą?

Apibendrinant, kainą formuoja tūris (kubo metrai), atstumas, prieigos paimti daiktus (ar galima privažiuoti tiesiai ar reikia nešti per 5 aukštus be lifto), ir skubumas. Jei sakingate "reikia vežti rytoj", tai brangiau, tenka ištraukti vairuotoją iš jo poilsio. Taip pat svarbu, ar reikia įrenginio keltuvo, nes tai papildomas technikos nuoma.

Dokumentai ir muitinės siaubai (ir kaip juos išgyventi)

Kokius dokumentu reikia tureti?

Būtinai reikia turėti tikslią inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais, jei tai technika, ir CMR draudimo sąrašą. Be to, jei pervežate daugiau kaip tam tikrą vertę, reikės eksporto deklaracijos. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą be šitų popierių yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima trumpam, bet problema tikrai užkils. Ir dar, pasirūpinkite įgaliojimu, jei įmonę atstovauja ne direktorius.

Kas daryti, jei muitinė sustabdo mašiną?

Nieko nedarykite, tiesiog laukite. Vairuotojas turi visas instrukcijas, kaip elgtis, o jei trūksta dokumentų, mes juos paruošiame nuotoliniu būdu. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jei jų sistemoje kažkas nesuderinta, gali užtrukti valandą ar dvi. Buvo atvejis, kai klientas užmiršo paminėti seną kompiuterį sąraše, ir teko daryti papildomą deklaraciją tiesiog kelio viduryje. Nervuojantis, bet išsprendžiama.

Ar galima vežti naudotą techniką be mokesčių?

Taip, jei ji yra naudota ir tai yra jūsų įmonės turto perkėlimas, ne prekyba. Tada yra taikomas TIR arba vidinės prekybos procedūra (kai abiejose šalyse esate registruoti). Bet jei vežite visiškai naujus serverius iš Lietuvos į Vokietiją, gali tekti mokėti PVM ir importo mokesčius, tai jau nebe biuro perkėlimas, o prekyba.

Kodėl inventorius turi būti tikslus?

Nes muitininkas tikrina, kas yra realybei, palyginti su popieriumi. Jei rašote "biuro įranga", tai pernelyg plačiai. Reikia rašyti "2 stalai, 3 kėdės, 1 spausdintuvas HP modelis X". Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą suklia neapibrėžtumus, o tai kelia įtarimų. Geresnis per daug detalus, negu per mažai.

Ar reikia mokėti už muitinės brokerio paslaugas?

Kartais taip, ypač jei jūsų įmonė nėra registruota Vokietijoje ir netituluojate tos procedūros patys. Mes galime pasiūlyti brokerį, arba jūs randate savą. Tai papildomas išlaidas, bet tai sutaupo daug nervų prie sienos, kai vairuotojas verksia, kad jo keičiamos pamainos.

Kas daryti su draudimo polisu?

Draudimas būtinas. CMR draudimas dengia tik ribotą sumą (paprastai apie 10-12 eurų už kg), todėl jei vežate brangų serverį vertą 5000 eurų, o jis sudegs (tai tik teoriškai, bet vis tiek), gausite truputįlį. Reikia papildomo "All risk" draudimo. Geriau pasidomėkite iš anksto, nei paskui ginsite teisme.

Logistika ir laiko planavimas (ar kada mes atvyksime?)

Kiek trunka važiavimas iki Vokietijos?

Į Berlyną ar Miuncheną važiuojame apie 12-14 valandų, priklausomai nuo eismo. Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą neapsiriboja tik važiavimu – reikia laiko pakrovimui, iškrovimui ir taisymams. Geriausia planuoti, kad viskas užtruks 1-2 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Jei yra savaitgalis – užtrunka ilgiau, nes vokiečiai nemėgsta dirbti poilsio dienomis.

Ar atveža į patį biurą?

Stengiamės, tačiau Vokietijos miestuose yra griežti apribojimai sunkvežimiams. Jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje, gali tekti įrengti mažesnę mašiną arba vežti daiktus rankomis keletą šimtų metrų. Tai reikia žinoti iš anksto, kad neišsigąstumėte, kai vairuotojas pasakys "negaliu čia važiuoti, gausu baudą".

Kas su vairuotojo poilsio laiku?

Tai legalus dalykas – vairuotojas negali vairuoti 24 valandas iš eilės. Jei kelias toli, gali tekti sustoti. Nereikia pykti į jį už tai, jis tiesiog laikosi taisyklių, kitaip baudas moka įmonė (ir tai nemažas). Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą visada turi įskaičiuoti šitą fiziologinį vairuotojų reikalą.

Ar galima sustoti viduryje kelio?

Galima, jei derėjatės iš anksto. Kartais klientai sako "užkabinkite mano sofa iš Hanoverio", bet tai turi būti užrašyta sutartyje, kitaip vairuotojas gali atsisakyti, kadangi turi kitą grafiką. Tokios "peteliškės" brangiai kainuoja.

Ar veža ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartais taip, jei tai sutarta, bet legaliai tai yra pilnas chaosas su muitine, nes tai jau nebe biuro turto, bet asmens daiktai. Geriau, jei darbuotojai veža savus daiktus atskirai, o mes vežame tik įmonės stalus ir kompiuterius, kitaip gali būti painiava su deklaracijomis (aš asmeniškai to vengiu, nebent tai labai maži daiktai).

Biuro technika ir jautri įranga (labai svarbu)

Kaip saugiai vežti serverius?

Serverius reikia išjungti, išmontuoti (jei įmanoma) ir supakuoti į specialias "antistatinės" dėžes su putomis. Negalima jų mesti ant grindų kaip burokų. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą dažnai apima IT įrangą, todėl rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris visą išjungtų ir pasižymėtų kabelius, kad paskui nebeliektų galva sujungti.

Ar reikia išjungti viską prieš vežimą?

Būtinai. Ne tik kompiuterius, bet ir spausdintuvus, kavos aparatus (nuleiskit vandenį!). Buvo atvejis, kai klientas paliko vandens servise, ir jis nutekėjo ant kitų dėžių – baisus vaizdas. Viskas turi būti sausa ir išjungta iš elektros tinklo bent prieš valandą.

Ką daryti su dideliais projektoriais?

Jie labai trapūs. Reikia originalių dėžių arba sukurti specialią medinę konstrukciją. Negalima jų vežti "kaip yra", ant rėmų. Vokietijoje keliai gali būti girgždėti, nors ir gerai išasfaltuoti, vibracija sugadina lęšius.

Ar atsakinga įmonė, jei technika sugenda?

Jei mes ją pakavome – taip, mes atsakome. Jei jūs pakavote patys, o mes tik "nuvežėme", tada atsakomybės mažiau. Svarbu tai užrašyti sutartyje. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą visada turi turėti aiškias atsakomybės ribas, kad paskui nesibartytumėte dėl nulūžusio klaviatūros (o to būna dažnai).

Kaip vežti dokumentus?

Dokumentus rekomenduoju vežti su savimi mašinoje, o ne krovežyje. Jie svarbiausi. Jei juos užduosite į sunkvežimį, o jis sudegs (pavyzdžiui) ar užstrigs sienoje ilgam, jūsų verslas stabtosi. Aš visada įspėju: raktai, sutartys, pinigai – su savimi.

Pakavimas ir organizacinis chaosas

Ar jūs duodate dėžes?

Taip, galime atvežti dėžes prieš kelias dienas. Jos paprastai būna standartinio dydžio, su skyrieliais knygoms ar popieriui. Jei reikia netipiškų dėžių (pvz., vazelėms ar augalams), tai galvos skausmas (ir reikia ieškoti specialios įrangos).

Galime patys supakuoti?

Galite, bet tada nederašyte pretenzijas, kad smilkštai dužo (jei blogai užklijuotumėte). Mes siūlome pakavimo paslaugą, nes mūsų žmonės žino, kaip padėti sunkius daiktus, kad jie nejudėtų. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą su mūsų pakavimu yra ramiau.

Kaip pažymėti dėžes?

Gerai, kad paklausėte. Nerašykite tiesiog "daiktai". Rašykite "Vadyba, 1 stalas", "Finansai, 2 lentynos". Tai greitina iškrovimą Vokietijoje (vokiečiai mėgsta tvarką). Be to, pažymėkite dėžes, kurios turi būti atidarytos pirmiausia (pvz., "KOMPIUTERIAI").

Ar veža augalus?

Vežame, bet tai rizikinga žiemą. Jei šalta, gali užšalti, o jei sulaikyti sienoje, gali išdžiūti. Nėra mūsų atsakomybė, jei gėlė nujus. Geriau juos vežti atskirai arba duoti draugams. Aš asmeniškai augalų į sunkvežimius nebeleidžiu (išskyrus nedidelius kaktusus).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiają dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spinteles nuo lentynų. Jei ne, jie neužims daugiau vietos (užims per daug) ir gali sulūžti. Mūsų komanda su savo įrankiais tai padaro greitai.

Gyvenimas Vokietijoje ir smulkmenos, kurios vargina

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis supranta "kažką". Bet turime telefoną, kur visada yra vokiškai kalbantis dispečeris, jei kiltų problemų su vietine policija arba klientu. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą be bendravimo yra neįmanomas.

Kur leisti vairuotoją?

Jei neturite patogios aikštelės, vairuotojas tiesiog sustoja artimiausioje leidžiamoje vietoje arba stovėjimo aikštelėje. Jis negali užimti dviračio takų. Galbūt reikės apmokėti stovėjimą mieste (ten brangiau nei Lietuvoje). Tai jūsų išlaidos.

Ar dirba savaitgaliais?

Už papildomą mokestį – taip. Bet dauguma sandėlių Vokietijoje dirba iki 14:00 šeštadienį ir nedirba sekmadieniais. Jei norite atvežti sekmadienį, reikia iš anksto suderinti su gavėju, kad kas atidarytų duris. Kitaip vairuotojui teks laukti iki pirmadienio ryto.

Ką daryti su atliekomis (pakuotėmis)?

Geriau susiderėti, kad mes paimame dėžes atgal į Lietuvą, nes Vokietijoje atliekų surinkimas ir utilizavimas yra griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog mesti dėžių prie gatvės, gausit didelę baudą.

Baisiausi scenarijai (ir kaip jų išvengti)

Kas nutinka, jei užsakovas nepasirodo?

Tai naktmaris. Mes skambinome, rašėme, niekas neatsiliepia. Mašina stovi ir laukia. Jei po 2-3 valandų niekas neatsako, turime teisę važiuoti toliau arba grįžti, o sąskaitą paskaičiuojame už praleidžiamą laiką ir "tuščią važiavimą". Būkite pasiekiami!

Ar pasirašome sutartį?

Žinoma. Be sutarties nedirbame, ypač kai eina kalba apie tūkstančius eurų vertės krovinius. Sutartyje turi būti aprašytas biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą: kas, kur, kada ir už kiek. Tai apsaugo abejas puses. Nekantrinkite pasirašyti, tai jūsų saugumas.

Kas, jei dėžės pavogia?

Tai retas atvejis, nes vairuotojas yra atsakingas už krovinį nuo momento, kai jį paėmė, iki atidavimo. Mašina yra užrakinta, o vairuotojas miega kabinoje. Bet jei jūs palikote dėžes koridoriuje prieš pat mūsų atvykimą, tai tai jau ne mūsų problema (čia labai svarbu suprasti tą ribą).

Kas daryti, jei kelias uždarytas?

Stipriai sningiant ar avarijų metu keliai Vokietijoje gali būti uždaryti. Tada mes informuojame ir keičiame maršrutą. Gali užtrukti ilgiau. Tokiomis dienomis reikia kantrybės, mes nėra stebukladariai, tik vairuotojai.

Individualus užsakymas - ką tai reiškia iš tikrųjų?

Kas tas individualus maršrutas?

Tai reiškia, kad važiuojame tiesiai iš jūsų biuro į jūsų naująją vietą, nebeveždami kitų klientų dėžių po kelių miestų. Biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą yra greitesnis ir saugesnis, nei "dalinto" krovinio variantas. Jūsų daiktai neišsipurvina ir nepamaišo su kitų.

Galima sustoti viduryje Kelio valgyti?

Taip, vairuotojai turi poilsio laikus, kada jie valgo. Tai neįskaičiuojama į jūsų laiką. Jei norite, kad jie nevalgytų, tai neįmanoma (žmogus turi valgyti). Bet jie stengiasi tai daryti greitai.

Ar vežate į mažus kaimelius?

Taip, važiuojame visur, kur gali privažiuoti sunkvežimis. Jei kaimelyje yra labai siauros gatvelės, gali tekti įrengti mažesnę transporto priemonę (pervarį), bet tai derinama atskirai.

Kodėl verta rinktis jus?

Nes aš turiu patirties ir nebijau prisipažinti, jei kažkas nepavyks. Esu tiesus, nedaugžiūju. Mano tikslas – kad jūsų biuras atvyktų saugiai, o ne kad aš gaučiau pinigus ir išnykčiau. (Be to, mūsų vairuotojai yra geri vaikinai).

Ar galima keisti planą paskutinę minutę?

Galima, bet tai brangu. Jei jau mašina važiuoja ir jūs sakingate "stabdyk, reikia paimti dar vieną dėžę iš Kauno", tai reikės grįžti. Geriau viską suplanuoti iš anksto, taip bus pigiau ir ramiau.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją pagal individualų užsakymą yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis, jei viską suplanuojate su šaltą galva. Nereikia tikėtis, kad viskas įvyks stebuklingai be jokių rūpesčių, bet su geru partneriu galima išvengti didžiausios dalies problemų. Svarbiausia – nebijokite klausti ir derėtis, o aš pasistengsiu padėti kuo geriau, remiantis savo dvidešimtmete patirtimi. Sėkmės susirinkant dėžes!