Biuro perkėlimas į Vokietiją operatyviai ir be rūpesčių: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nesuvienodas, net jei atrodo, kad viskas tvarkingai suplanuota. Vieniems tai tiesiog didelė dėžė, kitiems – košmaras, kuris prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš pusmetį. Vokietija yra disciplina ir tvarka, bet kai ten atvežate visą savo įmonės turinį, gali nutikti viskas – nuo padangų plyšimo iki to, kad vokiečių muitininkas turės blogą dieną. Čia ne tiesiog krauname stalus ir važiuojame; tai sudėtingas procesas, reikalaujantis žinoti, ką dokumentuose rašyti, o ką geriau nežinoti. Tie, kurie bando taupyti ant pasiruošimo, dažnai patiria didžiausią stresą.

Kiek tai laiko ir pinigų (apie tai kas svarbu)

Kiek laiko trunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Visada klausiu, kada jums reikia, kad viskas būtų vietoje, nes atsakymas „rytoj“ čia netinka. Vidutiniškai biuro perkėlimas į Vokietiją nuo pirmo telefono skambučio iki paskutinio kompiuterio pajungimo Miunchene ar Berlyne trunka maždaug dvi savaites. Jei reikia skubiai, stengiamės sutraiškyti iki penkių darbo dienų, bet tada reikia būti tikriems, kad dokumentai tvarkingi. Kelionės trukmė priklauso nuo maršruto – į Vokietijos centrą važiuojame greičiau, o į pietus, ten link Miuncheno, keliaujame ilgiau dėl statybų.

Ar brangu pervežti į Vokietiją?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kvapaligandas dėl degalų, tačiau stengiamės laikytis racionaliai. Paprastai kainą sudaro atstumas, kuro priemoka ir darbo valandos Vokietijoje, nes ten reikia mokėti vokiečių standartus. Biuro perkėlimas į Vokietiją nebus pigus, jei norite, kad viskas atvyktų sveika, bet galiu garantuoti, kad pas mus nėra paslėptų mokesčių. Paskaičiuoti galiu tik tada, kai žinau tūrį ir vietą, tarkime, ar ten reikės naudoti keltuvą ar įlipimas pro langą.

Galite pakelti kainą po to, kai sutarome?

Niekada nedaryčiau to mano klientui, nebent jis pats pridės dešimt didelių seifų, kurių neminėjo pradžioje. Sutartį sudarome fiksuota, todėl, jei aš klystu ir pats neįvertinu krovinio sudėtingumo, tai mano rizika. Turėjau atvejį, kai klientas „užmiršo“ paminėti apie 500 kg stalą, bet mes nukėlėme be papildomo mokesčio, nes žodis – vertybė. Tačiau jei jūs nuspręsite plėsti biurą pervežimo metu, tai jau kitas pasiūlymas.

Kas daryti, jei pritariau greitam terminui, bet vėluoju su daiktais?

Tiesiog sužinokite mums kuo greičiau. Geriau, jei mes pasakysime, kad reikia padėti dieną, nei jei mes atvažiuojame ir laukti trys valandas tuščiai. Laikas – pinigai, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją, kur vairuotojo darbo valandas reikia planuoti griežtai. Jei pranešate iš anksto, mes galime keisti maršrutą arba sugaudyti kitą ekipažą, tai nėra problema.

Ar į kainą įeina dėžės?

Įprastai į kainą įeina tik transportas ir krovimo darbai. Dėžės, juostos, burbuliukai – tai papildomos išlaidos, kurias dažniausiai pervedame atskirai arba apskaičiuojame pagal sunaudotą kiekį. Galite nusipirkti patys, bet tada tikėkitės, kad jei dėžė suirs, mes neatsakome už tuo pažeistus monitorius. Mums patinka patys parūpinti medžiagą, kad žinotume, kad kokybė gerai.

Ką daryti, jei neturiu kuo pakrauti?

Nerūpinkitės, mes turime liftus ir visą įrangą. Viską parvežame. Vienintelis dalykas, jei jūsų pastate labai siauras koridorius arba senas liftas, tai gali trukdyti. Kartais teka nešti per rankas, o tai brangiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją iš senų pastatų visada yra brangesnis dėl šių fizinių apribojimų.

Ar galite duoti tikslų laiką atvykimo?

Vokiečiai yra punktualūs, tačiau kelyje įvyksta stichija (užstrigimas ties Kaunu, eilės prie Lenkijos sienos). Mes duodame laiko intervalą, tarkime, nuo 9 iki 11 valandos ryto, ir pranešame vairuotojo numerį, kad galėtumėte susisiekti. Nebūkite pikti, jei pavėluojame valanda – tai dar ne nelaimė.

Ar priimate kortelę ar tik grynąsias?

Mums lengviau su banko pervedimu, sąskaitą išrašome iš karto. Kai reikia mokėti už Vokietijos krovėjus vietinėje valiutoje, reikia pasirūpinti, kad būtų eurų. Kartais pavyksta apmokėti kortele vienoje ar keliose vietose, bet geriau šitą reikalą aptarti ankščiau.

Ką daryti, jeigu man reikia įtraukti asmeninius daiktus?

Tai dažna problema. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra komercinė veikla, o asmeniniai daiktai – tai privatybė. Jei į dėžę su dokumentais įmesite savo drabužius, gali kilti klausimų su muitine. Geriau viską suskirstyti ir pasakyti, kur yra kas, kad mums nereikėtų laukti patikrinimo sienoj.

Biuro inventorius, technika ir Vokietijos specifika

Ar saugu pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai pati jautriausia dalis. Biuro perkėlimas į Vokietiją be serverių – kaip be rankų. Mes specialiai supakuojame visą IT įrangą, naudojame antistatines dėžes, jei reikia. Vairuotojas žino, kad turi vairuoti švelniau, kai bakas pilnas brangaus metalo. Patirtis rodo, kad 99 proc. atvejų viskas atvyksta sveika, jei nebuvo nieko padaryta klaidingai iš anksto (t.y. jei nebūtų išjungta įranga prieš išmontavimą).

Ar atvežate ir susidedate baldus į vietą?

Jeigu sutariame, tai taip ir darome. Atvykstate į tuščią patalpą, o išvažiuojate iš jau veikiančio biuro. Vokietijoje reikia atsižvelgti į tai, kad darbuotojai ten mokomi gan brangiai, todėl jei galime sutraiškyti laiką, mes tai darome. Viskas susirenkama pagal jūsų schemą, kurią tikimės gauti iš anksto.

Kas daryti, jei netelpa į liftą viena eile?

Tai gi reali situacija. Buvo, kai reikėjo nešti grandininį kėdę pro laiptus penktą aukštą, nes liftas buvo per siauras. Tada mes ieškome sprendimų – arba kelti pro langą (jei įmanoma), arba nešti rankomis už papildomą mokestį. Neprognozuojam dalykų, bet susitvarkome su viskuo.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų gražu, jei taip būtų. Kartą atvažiavome ir teko nešti stalus, kur buvo pilna senų riebalų nuo pietų. Neskundžiame, bet prašome bent išvalyti dulkes. Tai mums svarbu dėl to, kad neapsiteptume kitų daiktų. Vokiečiai yra labai švarūs, todėl purvinas daiktas gali sukelti nemalonumus.

Kaip elgiatės su augalais?

Augalai – tai gyvos būtybės. Į biuro perkėlimą į Vokietiją juos įtraukti sudėtinga, ypač jei kelionė ilga. Žinoma, galime, bet neatsakome, jei jie užšals arba išdžius. Tiesa, Vokietijoje yra griežti karantino reikalavimai augalams, todėl geriau pasitarkite su specialistais dėl leidimų. Aš asmeniškai nerekomenduočiau vežti didelių palmių, nebent jūsų žmona tikrai nori.

Ar pervežiate chemines medžiagas?

Spausdintuvų kasečių, valymo priemonių – taip, bet tik užfiksuotas. Slapta vežti dažų ar aerozolių negalima, tai pavojinga ir nelegalu. Jei turite sandėlį tokių daiktų, praneškite iš anksto, mums reikės specialios dokumentacijos (ADR). Negaliu pažadėti, kad paimsime viską, jei tai prieštarauja saugumo normoms.

O jei reikia atvežti automobilį į Vokietiją kartu?

Galima įtraukti į sunkvežimį, jei telpa į aukštį arba, jei turime vilkiką su priekaba. Tačiau tada reikia užpildyti papildomus dokumentus. Vieną kartą klientas norėjo vežti dviratį, bet pamiršo nuplėšti apsaugas, tai visas krovinys apsipurvino aliejumi. Būkite atsargūs su technika.

Ar galite padėti su išmetamųjų išvežimu Vokietijoje?

Vokiški išmetamųjų utilizavimo centrai yra griežti. Jei norite atsikratyti senų baldų ten, reikia užpildyti daug popierių. Mums įprasta tai padaryti, bet tai užtrunka. Geriau sužinoti vietinę tvarką, ar tiesiog galima juos palikti prie konteinerių (paprastai negalima, baudos didelės).

Kas nutinka, jei daikto nėra išpakavus vagoną?

Mes įrašome viską į krovinių sąrašą (packing list). Jei kažko trūksta, pradedame ieškoti. Kartais tiesiog nukrito po kita spinta arba liko ankstesniame sandėlyje. Dar niekas nepasakė, kad kažką pavogėme, pasitikėjimas čia pagrindas. Vis dėlto, jei dingo brangus dalykas, turiom draudimą, tai padeda išvengti didelių nuostolių.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidus. Buvo atvejis, kai klientas paliko viską įjungta, kad „užsiruoš“ greičiau, o kiek vėliau mums teko aiškintis, kodėl nebeįsijungia serveris. Eletra ir vibracija kelyje – ne geriausi draugai. Biuro perkėlimas į Vokietiją prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo jūsų IT specialisto išjungiant viską.

Ar dėžių numeriuojate?

Žinoma. Kiekviena dėžė turi numerį ir aprašymą (pvz., „Buhalterija, 1 lentyna“). Tai palengvina surinkimą kitame gale. Be šio sistemos chaosas užtikrintas. Vokietijoje, kur dažnai vienas žmogus priima daiktus, be numerių būtų nepavykus diena.

Kas jei perkeliamas biuras yra pirmame aukšte be laiptinės?

Puiku, tai mums laimė. Tačiau jei reikia naudoti keltuvą, o važiuojama gatve yra siaura, tai gali būti problema. Anksčiau reikia apžiūrėti vietą arba siųsti nuotraukas. Geriau nuklysti planuojant nei kelyje stovėti ir galvoti, kur pastatyti techniką.

Ar turite savo sandėlius Vokietijoje, jei negalime iš karto įleisti?

Neturime savo, bet turime partnerių. Galime laikinai palikti daiktus sandėlyje, pvz., Frankfurte arba Hamburge. Tai kainuoja, bet kartais būna, kad patalpos dar nėra paruoštos arba buvo nesusipratimas su raktų perdavimu. Taip užtikriname, kad vairuotojas nešvaistų laiko laukdamas.

Kelias, dokumentai ir ko negerai gali nutikti

Kokie dokumentai reikalingi beje?

Pagrindinis yra CMR krovinio sąranga. Be to, jei daiktai ne nauji, gali reikėti eksporto deklaracijos iš Lietuvos, nors Lietuva ES ir Vokietija ES, formalumų vis tiek būna. Jei vežate brangią įrangą, reikia sąskaitų faktūrų kopijų. Muitinė jei sustabdys, turime parodyti, kad tai ne vogta prekė.

Ar dažnai stabdo muitinė?

Mažiau kaip anksčiau, bet vis tiek nutinka. Vieniems pervežėjams labai dažnai, mums – retai. Viskas priklauso nuo to, kaip atrodo vairuotojas ir krovinys. Jei viskas užrašyta tvarkingai, neišlaiko ilgiau nei valandą. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti „skaidrus“, kad nebuvo pagrindo įtarimų.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes skambinam partneriams, kurie važiuoja tame pačiame maršrute, arba samdome pagalbinį transportą. Vieną kartą, prieš daug metų, mums sunkvežimis užgijo prie Kauno ir teko perkrauti viską į kitą naktį. Buvo šventė, bet teko dirbti. Tokiu atveju mes padengiame nuostolius pagal sutartį.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis nekalba. Kalbame angliškai arba rusiškai. Bet šiandien jau visi turi telefonus su vertėjais arba mūsų dispečeriai gali susisiekti. Kalbos barjeras nebuvo problema jau kurį laiką, svarbiau, kad vairuotojas būtų sąžiningas.

Ką daryti, jei pasiekėme vietą, bet nieko nėra namų?

Buvo, kai raktai pasliko kitoje miesto dalyje. Tada mes laukome. Jei laukimas trunka ilgiau nei 2 valandas, imamas mokestis už laukimą. Vairuotojas negali važiuoti atgal tuščias be pinigų, todėl susitariame dėl kompensacijos. Geriau turėti kontaktinį asmenį, kuris turi raktus.

Ar drąsu važiuoti žiemą?

Žinoma, važiuojame visada. Vokietijoje žiemos dažnai būna švelnesnės, o jei pasnigs, ten greitai valo kelią. Mūsų vairuotojai turi žiemos padangas ir patirtį. Vienintelis dalykas – gana vėluoti gali dėl rūkų arba avarijų autostradoje (A9 arba A1).

Ar galime sekti kur yra mūsų krovinys?

Taip, duodame nuorodą prie GPS stebėjimo. Galite pamatyti, kur vairuotojas sustojo pietauti. Tai ramina nervus, kai žinote, kur yra jūsų turtas. Be to, mūsų dispečeriai stebi 24/7.

Kas daryti, jei pažeidžiamas kaimyno turtas?

Įvyksta. Jei mes laužome kaimyno tvorą arba bręžame sieną koridoriuje, mes atsilyginame. Mes turime atsakomybės draudimą. Tiesa, reikia įrodymų, bet stengiamės išvengti tokių situacijų budėdami.

Ar verta draustis?

Be abejo. Nors retai ką nudaužome, bet biuro įranga verta tūkstančius. Draudimas kainuoja nedaug, bet suteikia ramybės. Ypač svarbu, kai biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta per užsienio kompaniją. Geriau būti saugiam negu gailintis.

Ar padedate su įmonės registracija Vokietijoje?

Mes esame pervežėjai, ne teisininkai. Galiu pasakyti, kad reikia susisiekti su „Handelsregister“, bet taisykles keičiasi (ar dar ne? turbūt taip). Geriau kreipkitės į buhalterį šiuo klausimu. Mūsų darbas – nugabenti daiktus, o ne registruoti įmonę.

O jei mums reikia palikti dėžes sandėlyje Lietuvoje?

Galime. Mūsų bazėje galima laikyti dėžes porą dienų nemokamai (arba už mažą mokestį, priklauso nuo dydžio). Tada, kai jūs jau pasiruošiate Vokietijoje, mes juos išsiunčiame. Tai labai patogu, jei nuomos datos nesutampa.

Kaip sumokėti už Vokietijos darbuotojus, jei jie reikalingi?

Mes apmokame juos už jus ir įtraukiame į sąskaitą. Tai paprasčiau, kad jums nektų gaišti laiko su mokesčiais už darbą vietinėms firmoms. Mes turime patikimų partnerių ten.

Kas nutinka su tuščiomis dėžėmis po to?

Galiu jas atvežti atgal, jei jums dar reikės, arba paimti juos į perdirbimą. Dažnai klientai nori, kad jas paimtume ir išneštume, kad netrukdytų naujame biure. Tai nėra problema, tiesiog praneškite.

Ar būna, kad vairuotojai tiesiog dingsta?

Su mūsų firma – ne. Mes žinome, kur yra mūsų žmonės. Yra girdėjęs istorijų apie kitas firmas, bet pas mus ryšys nuolatinis. Jei vairuotojas neatsiliepia 30 min, mes jau skambinam policijai arba pačiam.

Ar reikia nupirkti gėrimų vairuotojui?

Nebūtina, bet dėkinga. Tarkime, butelis vandens ar kavos puodas padeda sukurti gerą nuotaiką. Vokiečiai mėgsta kava. Tai smulkmena, bet padeda procesui eiti sklandžiau.

Apibendrinant: kodėl verta pasitikėti patirtimi

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kaip vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją. Nėra idealios formulės, bet yra patirtis, kuri padeda išvengti didelių klaidų. Svarbiausia – nešykstykitės klausinėti ir pasakykite mums visus savo baimes iš anksto. Gerai suplanuotas kelias yra pusė sėkmės. O jei kas negerai – mes sugebėsime išspręsti, tuo neabejojite, per tiek metų matėme viską.