Biuro perkėlimas į Vokietiją – nauja vieta be streso

Dirbu šioje srityje jau gerą dešimtį (o gal ir beveik dvi), todėl galiu leisti sau pasakyti tiesą – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nebuvo lengvas, net jei taip atrodo iš šalies. Kiekvienas kartas yra kaip loterija, kuriažiniai dažnai suka apie patį procesą, pinigus ar tų gudrių vokiškų taisyklių, prie kurių sunku pripranti. Aš nesu iš tų konsultantų, kurie mažina stresą su džiaugsmingu veidu, aš tiesiog pasakysiu, kaip tikrai yra, kad jums nereikėtų mokėti už savo nežinojimą vėliau. Čia ne apie tai, kad viskas pražūtų, o apie tai, kad būtų atlikta tinkamai, be nereikalingų nervų.

Pinigai, kainos ir biudžeto planavimas

Ar brangus tas biuro perkėlimas į Vokietiją?

Žiūrėk, kaina yra kaip mėnulis – kartais didelė, kartais maža, bet visada viena. Tai visada priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent Vokietijoje keliaujate. Jei tai tik kelios kėdės ir stalai į Berlyną, tai nesusimokėsite daug, bet jei veržiatės su visais serveriais ir archyvais į Miuncheną, gali paviršti nemažai suma. Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes kiekvienas biuras kitoks, bet ruoškitės, kad kokybiškas biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti už du šimtus eurų, tiesiog neįmanoma.

Kiek laiko užtruks pati procesas?

Tai turbūt klausimas, kurį girdžiu dažniausiai. Jei viskas eina kaip pažadėta, tai pati transportavimo dalis užtrunka vieną ar dvi dienas, priklausomai nuo atstumo. Bet čia tik riedėjimas, o viskas, kas prieš tai – tai dalykas, kuris gali užtrukti savaitę ar dvi. Viskas priklauso nuo to, kiek greitai susitarsime dėl datų ir kiek gerai pasiruošiate. Kartais atrodo, kad reikia tik pakuoti, bet paskui paaiškėja, kad dar reikia išjungti internetą, susitvarkyti dokumentus, ir tada tas laikas pradeda didėti kaip snygis.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Dažniausiai taip, medžiagos nėra nemokamos, nors kai kurios firmos gali įskaičiuoti jas į bendrą kainą, jei sutariate iš karto. Dėžės, lipdukai, burbuliukai – viskas kainuoja, ir tas dalykas dažnai nutylimas, kai kalbame apie pigius pasiūlymus. Aš visada sakau klientams, kad geriau pasirūpinti dėžėmis patys arba aiškiai klausti, ar jos įskaičiuotos, kad pabaigoje nebegautumėte staigmenos sąskaitoje. Kartais nupirkau patys pigių dėžių ir paskui gailėjomės, nes jos suiro nešant.

Ar galite pasakyti tikslią kainą dabar?

Dabar? Ne, negaliu, kadangi dar nematau, ką reikia vežti. Galiu tik numatyti apytikslę sumą, jei duodate daiktų sąrašą arba vaizdo įrašą. Yra būdų, kaip tai padaryti nuotoliniu būdu, bet tikrai tiksli kaina atsiranda tada, kai mes ateiname ir pamatome tą kalną jūsų biure. Vieną kartą klientas sakė, kad daiktų mažai, o paskui mums teko krauti visą dieną, nes "mažai" buvo suprantama kitaip nei mums.

Ar įmanoma sutaupyti biuro perkėlimo į Vokietiją metu?

Sutaupyti įmanoma visada, bet kaina to sutaupymo gali būti per didelė. Galite patys supakuoti visas smulkmenas arba net patiems vežti dalykus, jei turite mažą krovininuką. Tačiau tada jūs prarandate tą garantiją, kad jei kažkas sulūš, ką nors atsakys. Jei biuras didelis, geriau mokėti profesionalams ir dirbti toliau, o ne vežti dėžes savo automobiliu per vokišką autostradą.

Kodėl kaina skiriasi nuo kitų firmų?

Nes niekas nedirba už nemokamą, o mūsų kaštai yra realūs – degalai, vairuotojai, drėgmė, mokesčiai Vokietijoje. Jei kas nors siūlo kainą d kartu mažesnę, tai gali reikšti, kad jie tiesiog neužtikrins draudimo arba važiuos senas, technikos požiūriu nebeatitinkantis sunkvežimiu. Aš stengiuosi aiškinti, kad pigu dažnai būna brangu, ypač kai reikia spręsti problemas sankryžoje Hamburge ar kai kuriam nors pareigūnas nori pamatyti dokumentus.

Logistika, kroviniai ir technika

Ar saugu vežti serverius ir kompiuterius?

Saugu, tik jei juos tikrai supakavote taip, kaip reikia, o ne tik įdėjote į makštį ir numetė ant grindų. Serveriai yra jautrios dėžės, jų negaliau griūti, todėl naudojame specialias klijines juostas ir užpildus. Esu matęs, kaip klientai nešė monitorius kaip bulves iš lauko, o paskui stebėjosi, kodėl juose matyti juodos dėmės. Geriau pasidarykite nuotraukas prieš ir po, kad būtų aišku, kiekvienas gali susidurti su tokia situacija, kai technika sugenda kelionės metu.

Ką daryti su paštomatu?

Paštas tai sudėtingas dalykas, nes jis yra įrenginys, kurį negalima tiesiog nuleisti ant grindų. Jis reikalauja specialių kėdžių arba technikos, kuri gali pakelti šimtus kilogramų. Jei jūsų paštas yra didelis ir sunkus, praneškite mums iš anksto, kadangi ne kiekvienas vairuotojas turi tokią įrangą su savimi. Vieną kartą teko išmontuoti paštą per pusvalandį, nes negavome įleisti į liftą dėl jo matmenų.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai mūsų darbas. Atvykstame su veržliarakčiais ir išsukame visus stalus, spintas, jei jos per didelės durims. Tiesiog sakykite iš anksto, kadangi kai kurios vokiškos spintos yra sujungtos taip, kad jas reikia išardyti iš viso. Kartais klientai sako, kad spinta tiesiog "nepaeina", o mes matome, kad jos tiesiog nebuvo išsuktos kojų.

Ką daryti su seifu? Jis labai sunkus.

Seifai yra mūsų košmaras, jei klientas nepasakė, kad jis sveria toną (ar bent jau atrodo taip). Mes turime techniką, kuria galime pakelti net ir sunkiausius metalinius monsters bet kuriame aukšte, tačiau tai reikalauja laiko. Jei seifas yra prirakintas – pabandykite rasti raktus. Kartais įvyksta tokia situacija, kad seifą tenka palikti, jei nėra galimybos jį išgabenti be griovimo darbų, bet stengiamės to išvengti.

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra tam tikrų apribojimų. Vokietija griežtai tikrina, ar augalai nevežami su žeme, ar jie nėra kenksmingi. Geriau, jei augalai būtų tik su nedideliu kiekiu substrato arba be jo. Neseniai girdėjau istoriją, kad kai kurias gėles reikia turėti fitosanitarinius pažymėjimus, nors paprasti kambariniai augalai dažniausiai praeina be problemų, jei nevežate visą sodo ūkį.

Kokį sunkvežimį parinksite man?

Tai priklauso nuo tų tūrio kubinių metrų. Jei tai mažas biuras, užtenka ir 3,5 tonų sunkvežimio su kėbulu (o ne su priekaba), kadangi jis lengviau manevruoja mieste. Jei daugiau – tai jau 7,5 arba net 40 pėdų priekaba. Viskas apskaičiuojame pagal tai, kiek užima tų dėžių ir baldų, kad nereikėtų važiuoti du kartus.

Ar važiuojate per naktį?

Kartais važiuojame, jei to reikalauja terminai, bet naktinis važiavimas Vokietijoje turi savų niuansų. Naktimis gali būti ribojamas važiavimas kai kuriuose miestuose arba automagistralėse. Aš asmeniškai mėgstu važiuoti dieną, nes vairuotojas geriau mato, ką daro, o mažesnis eismo intensyvumas visada nereiškia, kad nėra pavojingų situacijų. Geriau saugiai ir lėčiau.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia rūpintis leidimais Vokietijoje?

Taip, o tai labai svarbu. Jeigu reikės stovėti prie jūsų naujojo biuro, kur yra draudžiama stovėti, reikės gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės arba policijos. Mes dažnai padedame sutvarkyti šiuos dokumentus (arba bent jau patariame, kur kreiptis), bet klientas taip pat turi būti ant zingsnio. Vokiečiai labai mėgsta tvarką, todėl neteisingai pastatytas sunkvežimis gali baigtis dideliu baudos lapu.

Kas su muitinės dokumentais?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, techninės muitinės nėra, bet vis dar reikia turėti teisingus važtaraščius (CMR) ir krovinio sąrašus, kuriuose būtų nurodyta, kad tai ne prekybinis siuntinis, o persikėlimo turtas. Ypač jei vežate techniką, gali tekti parodyti pirkimo kvitus, kad neįtartų, jog tai kontrabanda arba "pilnas" vežimas.

Ką daryti jei pasienyje susto?

Sustojimas pasienyje dabar retas reiškinys tarp ES šalių, bet taip atsitinka, kai pareigūnai turi įtarimų. Jei viskas tvarkingai, jie tik žiūri, kas užverstuose vilkuose, ir leidžia toliau. Jei turite daug brangios technikos, rekomenduoju turėti ne tik sąrašą, bet ir nuotraukas. Esu matęs, kad kai kas mėgina savaime vežti alkoholį ar tabaką tarp biuro dėžių – tai gali baigtis labai blogai.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui dideliame mieste?

Miestuose kaip Berlynas, Frankfurtas ar Hamburgas tai tikras iššūkis. Vokietijos miestai dažnai yra užstatyti siauromis gatvelėmis, kur net 7,5 tonų sunkvežimis negali pasisukti. Mes visada stengiamės iš anksto išsiaiškinti situaciją vietoje, bet jei jūsų biuras yra sename pastate pėsčiųjų zonoje, gali tekti nešti daiktus kelias šimtus metrų pėsčiomis.

Ar reikia vokiškų kalbos žinių?

Vairuotojai dažnai šnekasi angliškai arba rusiškai, bet dokumentuose ir su vietine policija geriau kalbėti vokiškai. Jums, kaip klientui, gal ir nereikia, bet jei įvyks incidentas, pavojus ar reikės derėtis dėl leidimų, tai vokiškai kalbantis asmuo padėtų labai greitai. Aš pats šiek tiek suprantu, bet kai reikia sudėtingų dalykų, kviečiu vertėją.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nesivežkite šiukšlių į Vokietiją. Tai ne tik papildomas svoris, bet ir galimas baudos problemų šaltinis. Geriau išmesti viską čia, Lietuvoje, prieš išvykdami. Kai kurie vairuotojai gali atsisakyti paimti dėžes, kurios pilnos senų popierių arba supuvusių kavos puodukų. Vokiška švari aplinka nėra patogus dalykas tiems, kas nešioja purvą.

Rizikos, problemos ir patarimai

Ar draudžiate krovinius?

Taip, ir tai būtina. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris apima turtą kelionės metu, bet yra tam tikrų išimčių – pvz., pinigai, brangmenos be dokumentų, arba dalykai, kuriuos supakote patys negerai. Pasidomėkite draudimo sąlygomis, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją, kadangi kelionės ilgis didina riziką.

Kas atsitinka jei kažkas sulūžta?

Jei mes sulaužėme – mokame. Jei jūs nepakavote šampano butelio tarp drabužių ir jis sprogo – tai ne mūsų kaltė. Reikia aiškiai suprasti tas ribas. Viskas turi būti užfiksuota važtaraštyje (susirūpinkite, kad vairuotojas parašytŗ, jog nėra jokių pastebimų pažeidimų prieš išvežant). Esu matęs, kaip laukiančios dėžės su tyliomis bombomis viduje sukelia siaubą vairuotojui.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aišku iš karto. Negalima pasakyti, kad vežame biuro baldus, o viduje būti trijų darbuotojų asmeniniai daiktai, kurie turi būti deklaruojami kaip asmeninis turtas. Geriau sudaryti papildomą sąrašą ir aiškiai atskirti, kas priklauso įmonei, o kas – žmogui.

Kas daryti jei pavėluojate?

Jei pavėluojate su išvažiavimu, mums reikia žinoti, kadangi vairuotojo darbo laikas yra ribotas. Jis negali važiuoti be poilsio, todėl jei jūs praleidžiate 4 valandas pakuodami, mes galiame nepavykti įvežti visko planuotu laiku. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja disciplinos ir laiko gerbimo, kitaip mes tiesiog neįstengsim atvykti.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Avarijų įvyksta retai, sako Dievas, bet jos atsitinka. Mūsų vairuotojai yra patyrę, tačiau keliuose Vokietijoje yra daug "audringų" vairuotojų, ir to reikia bijoti. Jei įvyksta nesklandumų, mes nedelsdami informuojame ir stengiamės išspręsti situaciją minimaliomis nuostolių. Svarbiausia – neleisti, kad šaltinis būtų neapsauguotas.

Kodėl renkatės jus, o ne pigesnį variantą?

Kadangi aš čia jau 20+ metų, aš žinau, kur gali užstringti ratas. Pigesni variantai dažnai pasirodo esą brangesni, kai jums tenka spręsti problemas vienam gatvės viduryje. Mes stengiamės būti partneriais, o ne tik tie, kurie "numeta ir bėga". Pasitikiu patirtimi, o ne gražiais žodžiais.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą?

Labai rekomenduoju. Nors viską galima padaryti ir nuotoliai, realus apžiūra leidžia išvengti nepykstančių vairuotojų, kurie pamatę, kad reikia nešti 50 dėžių penktu aukštu be lifto. Tada mes galime pasiruošti reikiamas kėdes arba papildomą pagalbą. Viena suchiuota akis vietoje sutaupo penkias valandas skundų vėliau.

Galų gale, ar verta viską daryti patys?

Nėra verta, jei jūsų laikas brangiau nei 10 eurų per valandą. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kuris išjungs jūsų komandą iš darbo bent porai dienų. Geriau mokėti specialistams ir dirbti toliau, generuojant pajamas, nei nešti dėžes ir rizikuoti nugaromis. Pasitikėkite prosu, ir viskas eis geriau.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra pabaiga pasaulyje, tiesiog reikia tam tinkamai paruošti. Pasikliaukite savo jausmais, jei firma atrodo įtartai – ieškokite kitos, nes rūpestis turtu yra natūralus. Naudokitės patirtimi, planuokite iš anksto, ir tada tas "stresas" taps tik darbu, kurį reikia atlikti sėkmingai, o ne košmaru. Sėkmės kelyje ir laukiame jūsų naujuose biuruose.