Biuro perkėlimas į Vokietiją – logistika ir kainos skaidrumas

Sveiki, vėl čia aš. Jau dvidešimt metų vaikštau šioje srityje, o darbas vis tiek sugeba stebinti. Dažnai klientai ateina pas mane sakę: „Biuro perkėlimas į Vokietiją? Tai tiesiog užkrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojame, tiesa?“. Jei būtų taip paprasta, aš jau būčiau pensijoje. Iš tikrųjų, logistika čia sudėtingesnė nei atrodo, o kainos... aš žinau, kad jų niekas nemėgsta, bet be skaidrumo čia susidaro tik chaosas. Noriu jums paaiškinti, kaip tai vyksta iš vidaus, be tų visų marketingo frazių, kurias matote brošiūrose. Čia bus tiesiogiai apie tai, ką laukiate perkeldami verslą į Vakarus.

Kaip viskas prasideda ir parengimas

Ar jums patys reikia surinkti dėžes ar jos ateina su vairuotoju?

Tai vienas dažniausių klausimų. Žinote, mes galime atvežti visas dėžes iš anksto, kad darbuotojai galėtų ramiai susirinkti daiktus. Bet dažniausiai vyrai su sunkvežimiu atvyksta tik tada, kai viskas turi būti pasiruošę. Geriau susitarti dėl to iš anksto, nes jei vairuotojas lauks, kol jūs krapštotės popieriumi, laikrodžiai suksis, o sąskaita auga. Taigi, idealiausia – dėžės atvyksta prieš dieną ar dvi.

Kas su tais serveriais? Jie jautrūs, ar ne?

Serveriai ir jautri technika – tai atskira istorija. Negalima tiesiog mesti jų į dėžę su knygom. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja specialios priežiūros, jei kalbame apie IT infrastruktūrą. Mes dažnai rekomenduojame išjungti viską ir užfiksuoti kabelių išdėstymą, prieš tai nufotografavus. Vienas klientas savaitę negalėjo prijungti interneto, nes visus kabelius sumaišė. Geriau turėti savo IT žmogų, kuris prižiūri tą procesą.

Ar atvažiuojate pažiūrėti prieš perkėlimą ar pasitikite telefonu?

Aš asmeniškai visada rekomenduoju vizitą. Telefonu galima pasakyti, kad turite 10 dėžių, bet realiai tai gali būti 10 didelių dėžių arba 20 mažų su sunkia technika. Biuro perkėlimas į Vokietiją be apžiūros yra kaip lošti rulete. Jei aš pamatau, kad liftas neveikia ar laiptai labai siauri, aš galiu pasiūlyti kitą sprendimą iškart, o ne šauktis vietoje.

Kiek dėžių reikės maždaug 50 kvadratų biului?

Sunku pasakyti tiksliai be matavimų. Paprastai taisyklė yra tokia: vienam darbuotojui reikia 3–5 standartinių dėžių. Bet turiu omenyje, kad jei ten yra daug archyvų, tai skaičius dvigubai. Neapsimoka taupyti dėžių – geriau turėti likutį, nei dėl to stabdyti procesą.

Kas su svarbiaisiais dokumentais? Jūs juos neprarandate?

Dokumentus turi vežti patys vadybininkai arba vadovai su savimi, o ne kroviniu. Nėra nieko blogiau nei prarasti sutartis ar banko dokumentus, kurie reikalingi jau rytoj Vokietijoje. Mes nėra šifruotojai, o paprasti vežėjai, todėl atsakomybę už brangius popierius geriau pasilikti sau.

Ar reikia išmontuoti spintas ar jas vežiate surinktas?

Didelės metalinės spintas beveik neįmanoma įvežti surinktomis pro duris, o be to, jos per daug sveria. Jas reikia išardyti. Tai mūsų darbas, tačiau pasakykite iš anksto, jei turite senų spintų, kurios gali sugriuhti permontavimo metu. Geresnis variantas – palikti senąjį baldą ir pirkti naują Vokietijoje.

Kelionės blogis ir Vokietijos keliai

Kiek laiko keliauja sunkvežimis iki Miuncheno ar Berlyno?

Priklausomai nuo kelio. į Berlyną galima nuskaityti per 10–12 valandų jei vairuotojas neilsisi. į Miuncheną ilgiau, apie 14–16 valandų. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją nėra lenktynės. Svarbiau yra saugumas. Turime atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką, nes Vokietijoje griežtai tikrinami tachografai.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą? Aš nieko nemoku angliškai.

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba rusiškai arba angliškai pažodžiui. Sudėtingesnį dalyką susitarti bus sunku, bet dėl to, kur statyti dėžę, jie sugebės susikalbėti. Jei turite labai specifinių nurodymų, geriau juos parašyti lietuviškai, o mūsų vadybinikas išverš. Vokietijos klientai dažnai kalba puikiai angliškai, tai ten problema mažesnė.

Kas jei tą dieną lietūs? Ar tai problema?

Lietus nebedžiugina nieko, ypač mums. Tačiau kai kurie baldai nekenčia drėgmės, todėl mes visada naudojame uždalous krovežius. Jei lietuja labai stipriai, gali užtrukti įkrovimas, nes reikia dėti ant grindų kilimėlius, kad neprlygtum. Bet taip, važiuojame ir per lietų, ir per sniegą.

Ar galiu užsakyti vietą tame sunkvežimyje savo daiktams? Turiu kelias savo dėžes.

Tai nebūtų biuro perkėlimas į Vokietiją, o dalinis krovinys. Jei einate su mūsų pilnu reisu, vietos tikrai užtenka. Bet jei bandysite „prismegyti“ savo dėžes į svetimą sunkvežimį, gali būti problemų su draudimu. Geriau viską tvarkingai susitarti su viena kompanija.

Ką daryti jei vairuotojas praleis išvykimą? Tokių dalykų būna.

Būna. Stabojimas ant kelio, techninė gedimas arba tiesiog užstrigimas pasienyje. Mes visada stengiamės turėti rezervą, bet jei įvyksta rimtas gedimas, tada skambinamas atsarginis vairuotojas arba kita mašina. Tai retas atvejis, bet būna, ir apie tai reikia žinoti iš anksto, kad išvengtumėte panikos.

Ar reikia mokėti už mokesčius Vokietijos keliuose?

Taip, Vokietijoje yra mokesčiai už sunkiasias transporto priemones (Maut). Tai dažniausiai įskaičiuota į mūsų pasiūlymo kainą, jei kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją. Jei matote kur kas pigesnį pasiūlymą, patikrinkite, ar ten nėra parašyta „mokesčiai neįskaičiuoti“, nes vėliau gali būti nemalonūs netikėtumai.

Muitinė ir popierizas (boring but important)

Muitinė – ar tai ilgas procesas?

Jei vežate tik biuro įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir nebus parduodama Vokietijoje, tai tai nėra importas prekybai. T.y., paprastas perkėlimas. Vokietijos muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nenuvežate prekybai skirtų prekių, jei atrodo įtartinai. Reikia turėti inventoriaus sąrašą.

Ar reikia TIR knygelės ar kažką panašaus?

TIR knygelė būtina, jei važiuojate trečiosioms šalims be muitinės procedūrų, bet čia kalbame apie ES vidinį perkėlimą. Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, todėl TIR nereikalingas. (iš tikrųjų, jei važiuojate per Švediją ar Daniją, tai gali būti kitaip, bet tiesiogiai per Lenkiją – ne). Reikia tik transporto dokumentų.

Kas su draudimu jei biuro technika sulūžta kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR). Tačiau jis padengia žalą tik iki tam tikros sumos, o jei vežate brangius serverius, juos reikia apdrausti papildomai. Niekas nesako, kad sunkvežimis suksis, bet duobės kelyje yra. Pasitikrinkite draudimo ribas prieš pasirašydamas sutartį.

Ar galima vežti alkoholį biuro dėžėse? Turiu keletą butelių.

O čia jau pavojinga vieta. Vienas kartą klientas paslėpė brangų viskį tarp failų, ir muitinė tai rado. Buvo didelė bauda ir problemos. Biuro turtu alkoholis nėra laikomas, todėl jo vežti negalima, arba reikia deklaruoti kaip asmeninį turtą (ir mokėti akcizus). Geriau to nedaroti.

"Gutachten" ar kaip ten vadinami tų daiktų sąrašai?

Vokai mėgsta tvarką. Jums reikės „Packing List“ – išsamus sąrašas, kas yra kurioje dėžėje. Nebe „knygos“, o „3 vnt. knygų, 5 vnt. žiūronų“ ir t.t. Be šio popieriaus biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstringti pasienio punkte arba netgi vykdymo metu, jei kils abejonių.

Pinigai, kainos ir nemalonios staigmenos

Kodėl viena firma kainuoja 2000, o kita 5000? Tai tas pats sunkvežimis.

Klausimas, kurį girdžiu kas dieną. Piguji gali neįskaičiuoti visko: pėsčiųjų krovėjų (ne vairuotojo), dėžių, lifto užsakymo, draudimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti kainojamas kompleksiškai. Jei kaina per žema, aš garantuoju, kad kažką Jums teks papildomai mokėti vietoje.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio? Biudžetas dabar užstringa.

Su reguliariais klientais visada galima kalbėtis. Bet jei ateinate pirmą kartą, reikalauju išankstinio apmokėjimo bent 50 proc. Vokietijoje viskas dirba pagal sutartis, jei mes suvažiuojame ir jūsų sąskaita neapmokėta, mes grįžtame atgal. Nėra jokio „sumokėk vėliau“.

Kas yra "valandinis mokestis" ir kodėl jo bijau?

Valandinis mokestis taikomas tada, kai darbas užtrunka ilgiau nei planuota, dėl jūsų kaltės. Pavyzdžiui, jei nebus paruoštos dėžės arba jei sunkvežimiui reikia laukti prie sandėlio. Taip, tai brangu, todėl stenkiteš turėti viską pasiruošę. Laikas – tai pinigai, ir Vokietijoje valandinės sąnormos yra aukštesnės.

Ar į kainą įeina dėžių išnešimas po to?

Taip, įprastai į kainą įeina ir iškrovimas, ir dėžių atvežimas į pažymėtas vietas. Bet jei reikia išnešti dėžę į penktą aukštą be lifto... tai jau papildomas darbas. Už tokias paslaugas dažnai imamas mokestis už laiptus. Svarbu to nepaisyti.

Kas yra "fuel surcharge" ir kodėl jis kyla?

Degalų kaina keičiasi kaip oras. Kai kaina šokelėja, mums tenka didinti užsakymo kainą. Tai yra standartinė praktika tarptautinėje logistikoje. Nebijokite klausti apie šį priedą, jei jis nėra fiksuotas sutartyje – gali būti, kad mokėsite 10 proc. daugiau nei planavote.

Ar grąžinate pinigus jei atšaukiate? Aš dar neapsisprendžiau.

Jei atšaukiate 2 dienas iš anksto, pinigų negrąžiname, nes mes jau rezervavome mašiną ir vairuotojus. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja planavimo. Jei atšaukiate savaitę iki – grąžinsime išskyrus administracinius nuostolius. Gyvenime nėra nieko nemokamo.

Kiek papildomai kainuoja pianino išnešimas per langą? (Turiu vieną biure).

Pianinas – tai košmaras krovėjams. Jei jis netilpta į liftą, reikės keltis per langą su kranu arba specialiomis juostomis. Tai kainuoja nuo 300 iki 800 eurų priklausomai nuo aukščio. Sunkiai įsivaizduoju biurą be pianino, bet jei jis ten yra, pasakykite apie jį iš karto.

Atvykimas ir iškrovimas Vokietijoje

Kas jei lifte nebetelpa? Tai įvyko vienam mano draugui Berlyne.

Vokietijose seni pastatai dažnai turi labai mažus liftus. Tada tenka kelti laiptais. Čia jau prasideda valandiniai tarifai. Geriau išmatuoti liftą iš anksto (išmatuoti gylį ir plotį) ir mums pasakyti. Mes neburbuliai, kad spėtume nuspėti visus liftų matmenis.

Ar reikia rezervuoti vietą gatvėje? Girdėjau, kad ten griežta.

Taip, Vokietijoje, ypač miestuose, neįmanova tiesiog sustoti su 16 tonų sunkvežimiu. Jums gali tekti užsakyti „Halteverbot“ (stovėjimo uždraudimo ženklą nuėmimą) arba rezervuoti vietą. Tai papildomi kaštai, bet be to gausite baudą, o sunkvežimius gali nuvaryti.

Kas su šiukšlėmis? Ar mums jas vežti atgal? (Tikiuosi ne).

Ne, aš tikrai norėčiau, kad jūsų senos šiukšlės liktų Lietuvoje. Išvežti šiukšles į Vokietiją nelegalu ir brangu. Viską, ką norite atsikratyti, išmeskite čia. Jei ten radote senų dėžių po iškrovimo, mes galime jas paimti su savimi, tik suderinkite.

Ar vairuotojai gali susimontuoti baldus atgal?

Jie gali susirinkti stalus ir paprastas spintas, kurių išmontavo. Bet jei kalbame apie sudėtingus sistemų baldus, tai geriau palikti vietiniams meistrams Vokietijoje. Mūsų vairuotojai stiprūs, bet ne baldų gamintojai. Nenulūžkite to paties rakto.

Ar tikrai visus daiktus surasite? Aš bijau dingstančių dalykų.

Visada nurodome dėžių numerius ant inventoriaus sąrašo. Jei dėžė numeris 45 neatsiranda, žinome, kad kažkur pasilikote. Mes tikrai nešvaistome jūsų daiktų. Bet dažniausiai dingsta smulkmenos, kurios nebuvo sudėtos į dėžes, o paliktos ant stalo. Susirūpinkite smulkmenomis.

Ką daryti su paliekamomis dėžėmis? Ar juos paimate?

Žinoma, paimame. Viską susirenkame ir vežame atgal (išskyrus tą atvejį, jei jūs norite jas pasilikti). Tai įskaičiuota į biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugą. Žinoma, jei dėžės sudaužytos ar nebegera naudoti, mes jas tiesiog išmetame vietiniame konteineryje.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie šį procesą. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkioms detalėms. Nepasikliaukite tik kaina, žiūrėkite į tai, kas įeina į pasiūlymą. Geriausia kryptis – rasti žmones, kurie nebijo prisipažinti, kad nežino kažko, o ne tuos, kurie žada auksus kalnus, o paskui dingsta. Sėkmės susirandant savo logistikos partnerį ir pasigailėkite tų vairuotojų – jie taip pat žmonės.