Biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip rasti gerą kainą ir nenuvilti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją visada yra stresas, nevaržant kainos. Dažnai klientai susiduria su situacija, kai pradinė pasiūlymo suma visai neatitinka galutinės sąskaitos, nes pasitaiko neprognozuojamų išlaidų. Reikia ne tik kelti stalus ir kompiuterius, bet ir suprasti, kaip veikia vokiška biurokratija bei logistika. Tiesiog nusipirkau kavą ir pagalvojau, kad būtų naudinga papasakoti, iš tiesų kaip tai vyksta be tų visų reklaminių frazių. Jei ieškote konkurencingos kainos, turite žinoti kur kirsti ir ką stebėti, kad netyčia nepermokėtume už orą.

Pasiruošimas ir planavimas: kas iš tikrųjų reikalinga

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Neišsigaskite, bet kuo anksčiau tuo geriau. Mano patirtis sako, kad mėnesis yra minimumas, nors idealu dvi. Ten yra tiek smulkių dalykų – internetas, telefonai, pašto peradresavimas. Vieną kartą klientas pradėjo planuoti savaitę prieš išvykimą ir beveik liko be biuro, nes vokiečiai užstrigo su leidimais dėl sunkvežimio priežasties. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra kaip kelti sofa į gatvinę. Susiraskite firmą, kuria pasitiki ir suderinkite grafiką. Jei šokinėjate su datomis, brangs, nes vairuotojų grafikai – tai šventas dalykas.

Ar verta rūpintis pakavimu savo jėgomis?

Sakykime tiesiai – taip, tai taupo pinigus, bet tik jei turite laiko. Jei samdote vadybininkus, kad jie lipdytų juostelę, tai prarasite biudžetą. Geriau duokite žmonėms dėžes ir leiskite susirūpinti savo daiktais. Buvo atvejų, kai klientai viską išsirūpino patys, o mes tik atvežėm konteinerius. Bet žiūrėkite, kad dėžės nebūtų per sunkios, nes vokiečiai mums gali padaryti problemų dėl saugumo normų. O ir darbuotojai nenuskaus nugaros, jei keliate knygas iškart į didelius krepšius.

Kaip suskaičiuoti, kiek vietos reikės?

Čia tikrai sunku pasakyti akimu. Dažnai klientai sako, kad tur tik tris stalus, o paskui atsiranda penkių metrų spinta, apie kurią jie nė nepaminėjo. Geriausia padaryti paprastą schemą arba nufotografuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja pigiau, jei viskas telpa į vieną sunkvežimį. Jei reikia skaldyti krovinius, tai kyla papildomi mokesčiai už manipuliavimą sandėlyje. Nežinau, ar žinojote, bet tūris matuojamas ne tik pagal grindis, bet ir pagal aukštį, kai dėžės dedamos ant vienos kitos.

Kas daryti su slaptais dokumentais?

Jų geriau nevežti su bendru kroviniu. Pasirūpinkite jais patys, paimkite į mašiną arba lagaminą. Nors mes ir esame sąžiningi, bet rizika yra per didelė – prarasti sutartis ar buhalterijos dokumentus yra pavojingiau nei prarasti stalą. Vieną kartą teko ieškoti pasirašytos sutartys tarp senų laikraščių (o ne, tai buvo tiesiog suktukai, atsiprašau). Taigi, dokumentus nešikite su savimi. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio konfidencialumui, todėl nepykite, jei vadybininkas klausia apie juos iš karto.

Ar reikia specialių dėžių technikai?

Absoliučiai taip. Negerai dėti monitorių į paprastą dėžę, kurioje buvo obuoliai. Jei neturite originalių pakuočių, reikia užsakyti specialias. Tai gali brangti šiek tiek, bet monitoriaus keitimas Vokietijoje kainos nebus lygus. Technikos perkėlimas yra tas dalykas, kur dažniausiai ir pasitaiko žalos. Užpildykite tuščią vietą putomis arba senais laikraščiais. Negerai, kai dėžė barška pakrautyta į sunkvežimį.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos niuansai

Kokie dokumentai yra būtini pervežimui?

Būtinai reikalingas krovinių manifestas (CMR), sąrašas su verte ir, žinoma, asmens dokumentai vairuotojui. Jei vežate įrangą, gali prireikti serialinių numerių sąrašo, kad muitinėje nebuvo klausimų. Kartais reikia parodyti įmonės registracijos dokumentus, ypač jei daiktai priklauso ne fiziniam asmeniui, o juridiniam. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių popierių gali baigtis tuo, kad sunkvežimis stovės sienoje kelias dienas. O laukas pinigų nebraižo.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Tarkime taip – jei perkeliate biurą, tai paprastai laikoma prekių judėjimu tarp šalių, o ne importu, jei turite PVM mokėtojo kodus abiejose šalyse. Bet čia yra viena "bet". Jei daiktai buvo naudojami mažiau nei 6 mėnesius, Vokietijos muitinė gali tai laikyti nauju importu ir reikalauti mokesčių. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu prieš veždami. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą gali staiga tapti labai brangus, jei pridės 19% PVM ir muito, ką nenumatėte.

Kas yra "Einlagerung" ir kodėl apie tai kalba vokiečiai?

Tai paprastai laikino saugojimo paslauga sandėlyje. Kartais atsitinka taip, kad biuras dar nebaigtas remontuoti, kai atvyksta sunkvežimis. Tada reikia kur nors padėti dėžes. Vokiški sandėliai yra labai tvarkingi, bet ir brangūs. Jei žinote iš anksto, kad turėsite dėl to laukti, derėkitės dėl kainos su lietuviška firma, galės laikyti pas mus arba tiesiog palikti sunkvežimį prie pat sienos kelias dienas (taip, tai įmanoma, bet už papildomą mokestį).

Ar reikia vokiško adreso iš anksto?

Be abejo. Negalite tiesiog atvažiuoti į Berlyną ir sakyti "va čia". Reikia tikslaus adreso, pašto indekso ir kontakto asmenio, kuris priims krovinių. Be to, reikia patikrinti, ar ten gali važiuoti didelis sunkvežimis (40 tonų), ar tik mažas "autiukas". Vokiški miestai dažnai turi uždaras zonas, kur reikia specialių leidimų. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užstrigti tiesiog todėl, kad vairuotojas neturi leidimo įvažiuoti į "Umweltzone".

Kas nutinka, jei trūksta kurio nors nors blanko?

Tai yra baisiausia košmarė. Vieniems trūksta EX1 formos, kitiems pareiškimo. Pradedame skambinti, rašyti el. laiškus, kol muitininkas leis eiti toliau. Kartais padeda "draugiškas pokalbis", bet kartais ne. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą neapsimoka, jei dėl trijų stambiųjų rašomųjų mašinų stovėjimo turite mokėti baudas. Geriau viską patikrinti du kartus.

Transportas ir techninė perkėlimo pusė

Kokį automobilį rinktis?

Jei turite tik kelis stalus, užtenka ir 3.5 tonų sunkvežimio (tiesiog "gazelės"). Bet jei judinate visą biurą su serveriais ir archyvais, reikės pilnaverčio 20 pėdų arba 40 pėdų tentinuko. Neapsimoka taupyti ant kelionių skaičiaus – geriau užpildyti vieną didelę mašiną, nei važiuoti tris kartus maža. Biuro perkėlimas į Vokietiją brangsta dėl degalų, o ne dėl vairuotojo darbo. Taigi, viena kelionė visada pigiau.

Kiek trunka kelionė į Miuncheną ar Hamburgą?

Paprastai tai yra apie 12-14 valandų važiavimo vieną kryptį, priklausomai nuo eismo. Vokietijoje autobanus dažnai daro remontai, tad stovėjimai yra normalus dalykas. Jei reikalaujate, kad krovimas būtų padaryta ryte, o iškrovimas vakare tame pačiame dienoje – tai tikrai įmanoma, tik reikia, kad vairuotojas būtų poilsę išsimiegavęs. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra lenktynės, greitis čia nėra svarbiausias.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Taip, bet jis ne staklininkas. Vairuotojas užkraus ir iškraus dėžes, bet jei reikia išmontuoti stalą arba pakelti 200 kilogramų seifą, reikės specialių krautuvių arba papildomų rankų. Neužmirškite, kad vairuotojui mokama už vairavimą, o ne už sunkų fizinį darbą, jei tai nėra sutartyje. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą įtraukia standartinį darbą, bet ne ekstremalius sportus.

Kas daryti, jei liftas naujame biure neveikia?

Tai yra klasika. Atvažiuojame, o ten - reparatu. Tada reikia nešti rankomis aukštyn-žemyn. O jei aukštas 4-ias? Tai laikas ir pinigai. Todėl visada klausime apie liftus. Buvo atvejis, kai teko nešti kompiuterius per laiptus 5 aukštų, nes klientas nepaminėjo, kad liftas bus išjungtas. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa košmaru, jei nepasirūpinate prieš tai. Už tokį nešimą papildomai mokama pagal valandas.

Ar saugu vežti brangų serverį?

Serveriai yra jautrūs dalykai. Juos reikia išjungti tinkamai, supakuoti ir užfiksuoti padėtį. Geriausia juos vežti atskirame, mažesniame automobilyje arba specialioje dėžėje ant amortizatorių. Negalima juos mesti ant grindų kaip buitinę techniką. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi apimti ir duomenų saugumą. Jei serveris suges, jums ne tik nebus ką dirbti, bet ir duomenys gali dingti.

Kainos, biudžetas ir pinigai

Kodėl kainos taip skiriasi tarp firmų?

Kai kurios firmos tikrai dirba be PVM, be draudimo, su "kairiais" vairuotojais. Tai yra kodėl jie gali pasiūlyti kainą 300 eurų mažesnę. Bet kas nutiks, jei paslydęs vairuotojs užmuša jūsų brangų vitriną? Joks atsiprašymas negrąžins pinigų. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą turi būti pagrįstas ne tik skaičiais, bet ir saugumu. Geriausia pasirašyti sutartį su įmone, kuriai pasitikite.

Kas įeina į valandinį įkainį?

Įprastai tai yra darbuotojo darbas, keltuvų naudojimas (jei jie yra), ir kelionės išlaidos, jei tai vietinis pervežimas. Tarptautiniuose reisuose valandinis įkainis dažniausiai netaikomas, ten yra fiksuota kaina už maršrutą arba kubą. Užsidėkite akies, ar įkainyje įskaičiuotos degalų priemonės, nes dabar jų kainos šokinėja.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima bandyti derėtis. Jei perkeliate daug daiktų arba sutartinate ilgalaikę bendradarbiavę, kaina gali kristi. Bet nereikėtų spausti per daug, nes tuomet gali pradėti taupyti ant kokybės – paimti blogesnes dėžes arba mažiau žmonių. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai kompromisas tarp kainos ir kokybės. Aš asmeniškai visada stengiuosi padaryti gerą klientui, jei jis mandagus.

Kiek kainuoja vienas kvadratinis metras pervežimo?

Čia nėra tokios kaip "kainoraštis" parduotuvėje. Viskas priklauso nuo tūrio. Tarkime, jei turite 10 kubinių metrų biuro įrangos, tai gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų priklausomai nuo to, kur Vokietijoje važiuojate. Miunchenas arba Frankfurtas brangesni nei kaimo vietovė Rytuose. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą apskaičiuojamas individualiai.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Deja, kartais yra. Pavyzdžiui, už "ilgą nešimą" (jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų), už laukimą (jei jūs vėlate), už dėžių išmetimą. Visada klauskite, ar galutinė kaina yra fiksuota. Jei įmonė vengia rašyti "all inclusive", būkite budrūs. Aš visada stengiuos pasakyti apie galimas problemas iš karto.

Problemos, rizikos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei daiktai sugenda kelyje?

Turi draudimą. Jei įmonė gerai dirba, ji turėtų turėti "CMR draudimą", kuris padengia žalą kelyje. Jei lūžo stalas dėl to, kad blogai užsegėme juostas, tai mūsų kaltė. Jei dėl blogo kelio – tai draudikas. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada turi riziką, tad niekada nenaudokite firmų be draudimo. Vieną kartą teko mokėti už kliento brangų paveikslą, kurį užpylė vandenys iš sprogęs butelio (nepasakykite niekam, bet vairuotojas paslėpė tą butelį).

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Daugeliu atvejų taip, jei samdate Lietuvos firmą. Bet kartais teikiamos ir vietinės Vokietijos firmos, ir tada susikalbėjimas gali būti sudėtingas. Angliškai kalba daugelis, bet su vokiškais terminais būna įdomiai. Biuro perkėlimas į Vokietiją lengviau, kai galite paaiškinti vairuotojui, kur stovi kavinė, kad jis nenukryptų.

Ką daryti, jei vokiečiai pareikalauja papildomų dokumentų riboje?

Nepanikuokite. Paprastai užtenka parodykite CMR ir sąrašą. Jei reikalauja kažko specialaus, skambinkite savo logistikos vadybininkui – jis turi žinoti, ką daryti. Negalima leisti vairuotojui spręsti pats, jei jis nepažįsta tų taisyklių. Vokiška muitinė gali būti griežta, jei matai, kad kažkas čia ne taip.

Ar tikrai verta taupyti ant pakavimo?

Mano nuomone, ne. Geros dėžės ir putos kainą, bet tai yra investicija į jūsų ramybę. Jei supaksite viską į senas, drėgnas dėžes iš parduotuvės, gali būti, kad atvyksus į Vokietiją rasite tik drėgnus knygas. Biuro perkėlimas į Vokietiją paslaugos už konkurencingą kainą gali tapti brangus, jei turėsite pirkti naujus baldus.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis nieko neklausia apie krovinių rūšį, tik klausia kur važiuoti ir kada mokėti. Jis siūlo kainą be sutarties, tik per žinutę arba telefonu. Jis neturi svetainės arba ji atrodo keista. Gerbiama firma visada patikrins, ką veža, ir pateiks dokumentus. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai rimtas verslas, ne hobis.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikia daryti akimis užmerkus. Nors aš ir dirbu šioje srityje jau ilgai, visada pasitaiko kažko naujo ir netikėto. Raskite patikimą partnerį, ne taupykite ant draudimo ir visada turite atsarginį planą (pvz., kur dėti dėžes, jei durys per siauros). Sėkmės susirandant tu pačius geriausius pasiūlymus, ir tikimės, kad jūsų keliai bus lygūs.