Biuro perkėlimas į Vokietiją – kaip pasirinkti geriausiai?

Sveiki, turiu prisipažinti, kad ši tema man yra artima, nes per savo dvidešimt metų (ar jau daugiau?) darbo logistikoje mačiau viską. Pradedant nuo tų perkėlimų, kur vyko kaip piešinyje, ir baigiant tokiais, kur norėjosi viską mesti ir eiti dirbti į sodą. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, ne tik dėl to, kad reikia pakrauti kelias dešimtis dėžių su popieriais, bet ir dėl tos Vokietijos specifikos. Ten viskas turi būti tvarkingai, o vokiečiai mėgsta, kai taisyklės laikomos, nors kartais ir mes patys save uždusiname biurokratijoje. Šiame straipsnylyje neparašysiu sausų instrukcijų, o papasakosiu, kaip tai atrodo iš vidau – kartais chaotiškai, kartos juokingai, bet visada tiksliai.

Pradžiamokslis ir pasirinkimas

Ką daryti iš pradžių, kai nusprendžiate keltis?

Na, pirmiausia nebesigąskite. Kai kurie klientai skambina paskutinę minutę ir tikisi stebuklo, o biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja planavimo. Susiraskite firmą ne iš pigiausiųjų lentų, o tą, kuri bent kelis kartus matė Berlyną arba Miuncheną. Reikia suprasti, kiek turite daiktų, ar reikia pakavimo paslaugų, ir svarbiausia – kada norite būti vietoje. Jei turite IT įrangą, tai viskas taps dar sudėtingiau.

Kaip suprasti, ar firma yra gera?

Klausykite, kaip jie kalba. Jei sako, kad „viskas įmanoma“ be klausimų apie kelių aukštų pastatą ar liftą, bėkite. Gera firma iš klausia apie sunkius daiktus, seifus, ar yra vietos sunkvežimiui pakrauti. Vieną kartą mačiau, kaip važiavome į Vokietiją su seifu, kuris svėrė pusę tonos, o klientas pamiršo pasakyti, kad nėra lifto ir durys per ankštos. Ten teko iššifruoti situaciją su kranu.

Ar verta rinktis mažas firmas?

Gali būti rizika, bet kartos jos dirba greičiau. Didelės korporacijos turi standartus, bet kartais praranda individualų požiūrį. Mažos firmos dažnai turi patyrusių vairuotojų, kurie dirba jau dešimtmetį ir žino kiekvieną „Stau“ (spūstį) Vokietijos autostradose. Tačiau patikrinkite, ar turi draudimą, nes jei nukris jūsų brangus serveris, be draudimo liksite su niekuo.

Kiek laiko užtrunka susitarti su ekspeditoriumi?

Tai priklauso nuo jūsų. Jei pateikiate aiškų sąrašą daiktų (inventorių), įvertinimą galite gauti per 1-2 dienas. Bet jei viską temiate ir saksote „o, ten kažkiek baldų, įsivaizduokite patys“, tai truks amžinai. Biuro perkėlimas į Vokietiją mums prasideda ne nuo tos dienos, kai atvažiuoja sunkvežimis, o nuo tada, kai gausime normalius duomenis apie krovinio tūrį.

Ar reikia matuoti baldus prieš skambinant?

Būtina. Niekada nežinokite, ar vokiškas liftas bus tokio pat dydžio kaip jūsų Lietuvoje. Kartais per didelė sofa tiesiog neišlenda, ir turiame ją nešti per langą arba išardyti. Vienas klientas manęs paklausė, ar galime pervesti stalą be išardymo, o kai atvažiavome, paaiškėjo, kad stalas yra 3 metrų ilgio. Teko laukti, kol jis išsirinks kitą stalą Vokietijoje (juokauju, bet mes išardėme).

Ar galima keltis savaitgaliu?

Galima, bet už tai reikės mokėti papildomai. Vokietijoje darbuotojų apsauga labai griežta, ir vairuotojų poilsio laikas yra šventas. Jei norite, kad jie būtų pas jūsų naujuose biuruose šeštadienį, tai bus brangiau. Geriausia derintis su darbo dienomis, tačiau jei verslas negali laukti, mes randame būdų, bet kaina padidėja.

Kainos ir papildomi mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, krovinio svoris ar tūris, ir darbo valandos. Taip pat didelę įtaką turi prieigos galimybės. Jeigu reikia nešti daiktus 500 metrų nuo sunkvežimio, nes negalima privažiuoti prie pat durų, tai kainuos brangiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją taip pat priklauso nuo to, kiek kuro dabar kainuja, o kainos, kaip žinote, šokinėja kaip beprotės.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Tokių neturėtų būti, jei sutartyje viskas parašyta aiškiai. Žiūrėkite į PVM (MwSt Vokietijoje), ar jis įskaičiuotas. Kartos firmos rašo kainą be mokesčių, o pabaigoje gaunate sąskaitą, kuri prilygsta pusės jūsų atlyginimo. Užklauskite apie „auksinį valandą“ priedus, jei darbas truks ilgiau nei numatyta.

Kaip taupyti pinigus?

Geriausias būdas – susidėti mažus daiktus patys. Nereikia mokėti mums už tai, kad mes dedame pieštukus į dėžutes. Taip pat atsikratykite senų spausdintuvų, kuriais niekas nebenaudoja. Pervežti šiukšles per visą Europą nėra protinga. Jei galite susitarti dėl lanksčios datos, gali gauti nuolaidą, kadangi mes tuomet galime sujungti su kitu krovininiu.

Ar paimate kortele ar tik grynaisiais?

Firmos vis dažniau priima pervedimus arba korteles, bet vairuotojams Vokietijoje kartais reikalingi grynaisiai pinigai maitinimuisi arba kelių mokesčiams (vignette). Geriausia susitarti iš anksto, kad mokesčiai būtų apmokėti sąskaita faktūra, o ne iš vairuotojo kišenės.

Ką daryti, jei kainos per aukštos?

Geriausiai palyginkite kelis pasiūlymus. Jei viena firma kainuoja 2000 eurų, o kita 500, tai aišku, kažkas čia negerai. Mažos kainos dažnai reiškia, kad draudimo nėra, arba vairuotojas bus vienas ir liks vienas su šimtų dėžių krūva. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra vieta, kurioje verta taupyti iki paskutinio euro, nes nuostoliai gali būti kur kas didesni.

Ar kainuoja daugiau, jei daugiau darbuotojų?

Taip, kiekvienas vyras arba vairuotojas paskaičiuojamas. Jei reikia greito perkėlimo, gali tekti siųsti d sunkvežimius arba dvi brigadas. Viskas apskaičiuojama pagal valandas. Turėkite omenyje, kad Vokietijoje darbo jėga brangesnė nei Lietuvoje, jei ten samdome papildomą pagalbą.

Vokietijos specifika ir trikčiai

Ar sunku važiuoti į Vokietiją?

Keliai ten puikūs, bet autostradose (Autobahn) važiuojama labai greitai. Mūsų vairuotojai įpratę, bet kartais įvyksta situacijų. Buvo atvejis, kai mūsų sunkvežimis užstrigo šalia Miuncheno dėl techninio gedimo, ir teko laukti pagalbos. Viską sutvarkėme, bet tai pridėjo streso ir laiko.

Ar reikia specialių leidimų miestuose?

Taip, ypač didmiesčiuose kaip Frankfurtas ar Hamburgas. Ten griežtai reguliuojama, kada kurios mašinos gali važiuoti į miesto centrą (Umweltzone – ekologinės zonos). Reikia užtikrinti, kad mūsų mašina atitinka standartus, kitaip gausite baudą, o mums negalėsima važiuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ir šių smulkių, bet svarbių detalių patikrinimo.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Vokiečiai labai griežti dėl atliekų rūšiavimo. Negalima tiesiog viską mesti į vieną konteinerį. Jei perkeldami biurą apleidote spąstų (pakuojuojuos medžiagas), jas reikia susidėti atskirai arba parsivežti atgal (nors dažniau mes juos pasiemame). Kartos už tai reikia pridėti mokestį už atliekų ivežimą.

Ar dažnai pasitaiko „stau“?

Kiekvieną dieną. Vokietija yra tankiai gyvenama šalis, ypač šiaurės ruože (NRW). Ruhro srityje užstringa viskas. Reikia planuoti rezervą mažiausiai 2-3 valandoms. Jei sakome, kad atvyksime 14:00, tai geriau laukti iki 16:00, nei skambinti ir klausti, kodėl dar ne čia, kai mes stovime eilėje prie Kelno.

Kaip elgtis su parkingu?

Tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje problemų. Naujuose biuruose dažnai nėra vietos sunkvežimiams, tik asmeninėms mašinoms. Vieną kartą teko statyti sunkvežimį gatvėje ir užimti visą eismo juostą, o vokiečių policija greitai atvyko. Gerai, kad turėjome leidimus ir apšvietimą. Visada patikrinkite iš anksto, kur mes statysime mašiną.

Ar sugeba vokiečiai kalbėti angliškai?

Jaunesni kartos taip, bet vyresni vairuotojai ar apsauginiai gali nemokėti. Jeigu reikia susitarti dėl prieigos, gali kilti nesusipratimų. Mes turime vokiškai kalbančius koordinatorius, bet kartais vietiniai tiesiog nebeprisitaria su jokia kita kalka, tik vokiškai. Tai būna smagu, kai abiejų pusiuš kalbama skirtingomis kalbomis, o kažkas visgi aišku (arba ne).

Dokumentai ir draudimas

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis yra sandorio sutartis, krovinio sąrašas (packing list) ir CMR kvitas. Be šių dokumentų per sieną gali nepraleisti, ypač jei tikrinimas yra griežtas. Biuro perkėlimas į Vokietiją techninai priskiriamas prie vidaus rinkos prekių judėjimo (jei ES), bet visada turi turėti įrodymus, kad tai yra jūsų nuosavybė, o ne prekyba.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jei keliate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), tai formaliai nėra muitinės kontrolės, tačiau gali būti fizinės patikros. Jei turi technikos su serijiniais numeriais, būtinai juos užrašykite, nes gali kilti klausimų, ar nepervežiate prekybai skirtos technikos. Kai kuriems klientams tai atrodo keista, bet geriau būti peržiūrėtam negu įtariamam.

Koks draudimas būtinas?

Minimalus yra krovinio civilinis draudimas pagal CMR konvenciją. Jis padengia žalą iki tam tikros sumos (dažniausiai pagal SDR). Bet biuro turtas brangus – kompiuteriai, serveriai, baldai. Rekomenduoju sudaryti papildomą „Viso rizikos“ draudimą (All Risks). Jis apima netgi tą atvejį, jei vairuotojas tiesiog užmigtų su vairu (nors tai neįmanoma su šiuolaikinėmis sistemomis, bet teoriškai).

Kas daryti, jei kažką sulaužo?

Skubiai apie tai praneškite. Nufotografuokite žalą vietoje. Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos į kitą šalį. Parašykite defektų aktą prie pat sunkvežimio. Vienas klientas pastebėjo įbrėžimą ant stalo tik po savaitės, kai stovėjo naujame biure. Tuomet įrodyti, kad tai padarėme mes, buvo beveik neįmanoma.

Ar saugu kelti duomenis?

Tiek fiziškai, tiek elektroniniu požiūriu. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tik ištraukti lizdą. Jei krenta serveris su duomenų baze, draudimas jums neišmokės už prarastus klientus ar duomenis, tik už fizinę įrangą. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi apimti ir duomenų atsarginės kopijos padarymą prieš kelionę.

Kokios problemos kyla su baldų surinkimu?

Mes surinkti mokame, o tada jūs sako, kad kažkas nebeatitinka. Ogi atėjo į galvą, kad norite stalo kitoje pusėje. Vokiškų baldų surinkimas gali skirtis nuo mūsiškių, ten daugiau detalių ir specifinių varžtų. Kartos pasitaiko, kad trūksta varžto, ir turi važiuoti į statybinių prekių parduotuvę vidury nakties (arba ryte).

Ar reikia nešti spintoje rastus pinigus?

Nebūtina, jei tai nėra didžiulės sumos. Tačiau jei turi seifą su grynaisiais, tai turi būti deklaruota ir papildomai apdrausta. Vienas klientas pamiršo pasakyti apie 5000 eurų seno seifo dugne, ir mes vos neišmesė to seifo kaip metalo laužo. Laimė, kad vairuotojas buvo sąžiningas.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepamesčia?

Surašykite viskas. Kiekvienai dėžutei duokite numerį. Kai atvykstate į Vokietiją, tikrinkite pagal sąrašą. Jei trūksta dėžės su „Svarbiais dokumentais“, tai bus didžiausia bėda, kurią galima įsivaizduoti. Mes stengiamės nieko nepamesti, bet kartais dėžės užkrenta po kėdėmis.

Ar galima kelti augalus?

Taip, bet juos reikia pakruoti labai atsargiai. Žiema važiuojant per Vokietiją gali būti šalta, jei sunkvežimis stovi ilgam. Tropiniai augalai gali užšalti. Nėra jokių specialių ribojimų (jei tai saugomos rūšys), bet tiesiog turėkite omenyje, kad jie ne mėsa, jie gali numirti kelionės metu.

Kas daryti, jei atvyksta vėlai?

Skambinkite mums. Mes tikriname GPS. Jei vairuotojas užmiego (nors jam to nedraudžiame), mes sužinome. Bet dažniausia vėlavimo priežastys būna techninės arba eismo įvykiai. Būkite kantrūs, Vokietijoje taip pat yra eismo įvykių, kaip ir pas mus.

Ar galima pasitikėti pažadais?

Pažadų daug, o tikrovė kita. Mes sakome „atvyksime“ ir atvykstame, bet yra firmų, kurios pasakoja pasakų. Patikrinkite atsiliepimus internete, nors ir ten gali būti melagingų (pirktų). Geriausia klausti pažįstamų, jau perkėlusius savo biuro perkėlimą į Vokietiją.

Kaip elgtis su vokiškais klientais jei mes ten įsikursime?

Nėra mūsų reikalas, bet galiu pasakyti – jie mėgsta punktualumą. Jeigu pasakykite, kad biuras atidarytas 9:00, būkite ten. Ir jei mūsų vairuotojai atvyksta 8:55, jie jau gali būti nervinuosi, kad negali pradėti. Taip jie sukonstruoti.

Ar reikia valyti po perkėlimo?

Lietuvoje dažnai paliekame šiukšles sename biure, nes sakote „ir taip visiškai nuimame“. Vokietijoje (arba jei keliate į ofisą, kurį nuomojate vokiškai firmai) gali būti reikalavimas, kad patalpos būtų paliktos „šluotos“ (besuke) valymo būklėje. Geriau tai susitarti iš anksto, kad nesugaustumėte už valymą.

Ar verta keltis su IT komanda arba atskirai?

Geriau vienu metu, jei įmanoma. IT specialistai gali prižiūrėti, kaip pakraunami serveriai. Jei mes juos pakrausime kaip bulves, o paskui jie nebus veikiantys, kaltės mums nebus iškeltos, bet jūs neturėsite interneto. Koordinacija yra raktas į sėkmę.

Kas darbo liko pabaigti?

Išvadas rašyti nėra ką, tik tiek, kad pasirinkti tinkamą partnerį yra pusė sėkmės. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikia daryti „iš peties“ (kaip kai kurie mūsų klientai mėgsta). Pasidomėkite kainomis, dokumentais ir, svarbiausia, nebijokite klausti kvailų klausimų. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą nusivilti. Sėkmės kelionėje ir laukiančiuose sandėriuose!