Biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip neišprotėti nuo dokumentų ir viską išvežti sveiką

Sveiki, gerbiami verslininkai. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją nėra pasivaikšiojimas parke. Vokietija yra tvarkinga, o tai reiškia, kad jei trūksta vieno parašo ar deklaracija neteisingai užpildyta, gali statyti sunkvežimį sienoje prie pat pasienio. Esu matęs viską: nuo prarastų serverių iki to, kai vairuotojai tiesiog pasitraukdavo, nes negalėjo išlaikyti tempą. Čia ne tik apie baldus, tai apie jūsų verslo tęstinumą. Jei planuojate perkelti savo komandą vakarų kryptimi, geriau pasiruoškite gerai, nes vien entuziazmo čia ne užteks. Reikia plano, o ne vilties.

Kodėl taip ilgai ir brangu? (Planavimas ir laikas)

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Nesivaikšioti po kiemą. Paprastam biuro perkėlimui į Vokietiją reikalingi mažiausiai du ar trys savaitės, jei norite, kad tai vyktų be kraujospūdžio kilimo. Turi susiderinti su dvidešimt žmonių, surasti vairuotojus, kurie nori važiuoti ten, ir užpildyti visus tuos lapus. Jei bandote tai padaryti per savaitę, būsite tikrai nervingi. Turime suderinti grafikus, nes vokiečiai nemėgsta kai ką žiūrėti iš paskutiniųjų.

Ar tikrai reikalingas detalus planas?

Beveik visada taip. Turiu omenyje, galit gi tiesiog padėti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet tada riskuojate, kad vokiečių muitinė jus sulaikys dviem dienoms. Detalus planas apima ne tik tai, ką krauname, bet ir tai, kada išvažiuojame, kur įsivažiuojame ir kas daroma, jei sunkvežimis sugenda. Be plano tai tiesiog chaosas, o chaosas kainuoja pinigus.

Kas nutinka, jei atidėliojame sprendimą?

Brangiai. Kuo vėliau skambinate, tuo brangiau kainuoja greitasis režimas. Ir ne tik pinigais – nervais taip pat. Vieną kartą klientas skambino ryte ir norėjo išvežti viską kitą dieną. Teko atsisakyti, kadangi nebuvo laiko gauti leidimų. Geriau skambinti anksti, nei verkti vėliau dėl prastovų.

Ar galima perkelti biurą ne darbo laiku?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Vairuotojai turi poilsio laiko režimus, o jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį, reikia mokėti papildomai. Vokietijoje taip pat griežtai žiūrima į triukšmą sekmadieniais. Taigi, galima, bet pasiruoškite, kad sąskaita bus didesnė.

Ką daryti su darbuotojais per perkėlimą?

Geriau juos paleisti dirbti nuotolinai arba duoti laisvadienį. Jūsų komanda tik trukdys vairuotojams klausinėdama, kur dėti stalų. Matyt buvau tokiuose perkėlimuose – žmonės būna išsigandę ir tiesiog klaidžioja po erdves. Palikite mus mums dirbti, o jūsų žmonės tegul geriau kavos geria namuose.

Pinigai, kainos ir biudžetas (Nepatogios tiesos)

Kiek vidutiniškai kainuoja tokia paslauga?

Sakyčiau, kad nuo kelių tūkstančių eurų, bet viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik keli biurai, pigiau. Jei perkėliote visą įmonę su sandėliu, tai skamba kitaip. Degalai, keliai mokesčiai Vokietijoje (vokiškos "vignettes" brangios), darbo užmokestis. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra pigus malonumas, tačiau jei palyginsite su naujų baldų pirkimu, gali būti, kad išeis pigiau vežti senus.

Ar kaina gali pasikeisti procese?

Deja, taip. Jei prieš tai nenurodėte, kad turite seifą, sveriantį toną, arba pianiną, kuriuo negaliu įlipti į liftą, kainos augs. Taip pat, jei vokiečiai uždaro kelią dėl avarijos (kas ten nutinka dažnai), laikas prailgėja, o laikas – tai pinigai. Stengiamės laikytis kainos, bet klientai dažnai pamiršta pasakyti apie "smulkius" daiktus.

Kokios yra papildomos paslaugos?

Pakavimas, išpakavimas, baldų surinkimas, išmontavimas. Kartais reikia iškasti duris, jei sofa neįeina (nutiko ne kartą). Tai viskas kainuoja. Negalite tikėtis, kad mes atvyksime, ir viskas patiems užsirangsime. Mes esame vairuotojai ir krovėjai, ne magai.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galima, bet ar verta? Jei jūsų darbuotojai daužo kompiuterius, kas jums padės? Profesionalai turi tinkamą medžiagą – dėžės, burbuliukai, juostos. Jei norite sutaupyti 200 eurų dėžėse, praraskite 2000 eurų technikoje. Aš tokį atveją mačiau Vilniuje – klientas norėjo sutaupyti, galiausiai gavo nulūžusį serverį. Nebūna pigiai ir gerai.

Ar imamas depozitas?

Įprasta praktika. Taip, imame dalį sumos iš anksto. Tai užtikrina, kad klientas "nenuklys" ir mes nevažiuosime tuščiu sunkvežimiu. Vieną kartą neėmiau depozito, ir vėliau klientas neatsiliepė dviem savaitėms. Nuo tada imu visada. Tai verslo apsauga.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai (Popieriaus karalystė)

Kokius dokumentus būtina turėti?

Sąrašas ilgas. Krovinio manifestas, prekių sąrašas (inventoriaus), vertės deklaracija, draudimo polisas. Be to, jei vežate techniką, gali reikėti serialinių numerių sąrašų. Vokiečiai myli popierius. Be jų jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti prie pat pirmojo posto.

Ar reikalingas muitinės brokeris?

Beveik visada taip, jei keliaujate iš ne ES šalies arba jei daiktai yra didelės vertės. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, bet vis tiek yra susitarimai ir procedūros. Brokeris padės užpildyti tuos be galo sudėtingus formų langelius. Man asmeniškai tie formai keliauja galva, todėl geriau pasikrauti specialistą.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda problemos. Gali tekti laukti kelias dienas arba grįžti atgal. Vokiška sistema neleidžia nieko "nuryšti". Geriau turėti visų kopijas ir originalus. Kartais padeda greitas skambutis brokeriui, bet nieko negarantuoju. Būkite tikri dėl savo dokumentų.

Ar turiu deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Taip, ypač jei tai nešiojami. Turi būti nurodytas tipas, amžius ir, svarbiausia, vertė. Jei bandysite slėpti, kad vežate 50 nešiojamųjų, o parašysite 5, gausite didelę baudą. Jie tikrina. Muitinė turi tas skenerius, kurie matyro viską.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Gerbiami, visada. Arba bent anglų. Jei atvyksite su lietuviškais lapais, niekas nesupras. Vokietijoje viskas turi būti tvarkinga ir suprantama. Vertimas kainuoja, bet tai privalumas. Niekas nenori paaiškinti rankų mimikeliu, kas yra "stalas".

Eiga, vairuotojai ir techniniai dalykai (Kaip tai vyksta iš vidaus)

Kaip vyksta patis perkėlimo diena?

Atvykstame anksti. Išmontuojame baldus (jei reikia), dedame į dėžes, keliame į sunkvežimį. Viskas užfiksuoju inventoriaus sąraše. Tada važiuojame. Vairuotojas turi poilsio laiką, taigi neįsivaizduokite, kad jis važiuos 12 valandų be sustojimo. Tai nelegalu ir pavojinga.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai moką angliškai, o vokiškai... turbūt kelis žodžius. "Guten Morgen" ir "Danke". Tačiau tai dažniausiai užtenka pakrauti/iškrauti. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su muitininkais, ten jau brokeris ar aš prisijungiu per telefoną. Vairuotojų darbas – vairuoti, o ne diskutuoti apie orus.

Kas, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turiu techninę pagalbą. Jei sugesta Vokietijoje, tenkšta vietos servisas (brangiai, bet greitai). Jei Lenkijoje... tai gali ilgiau užtrukti. Visada turiu Planą B. Vieną kartą padėjome ratą tarp Kauno ir Varšuvos -10 laipsnių šaltyje. Buvo malonu.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma sunkvežimių turi GPS, tačiau aš dažniausiai tiesiog skambinu vairuotojui. Signalas gali dingti miškuose arba Vokietijos kalnuose. Taigi, neskubėkite sekti kas minutę. Vairuotojas negali atsakinėti, kai vairuoja. Jums duosiu žinutę, kai atvyksime į paskirties vietą.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai košmaras. Reikia gauti leidimus iš miesto savivaldybės (Straßenverkehrsbehörde). Be to, gatvės siauros. Jei jūsų biuras yra sename centre, gali tekti nešti dėžes per pusę miesto. Reikia tai sužinoti iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis užblokuoja visą gatvę ir suvažiuoja policija.

Itin smulkios detalės ir problemos (Apie ką niekas nesako)

Ar galima vežti augalus?

Asmeniškai nerekomenduoju. Vokiška фитосанитарная kontrolė griežta. Jei augalai su žeme, gali būti problemų. Geriau juos padovanoti kaimynams arba... (ištaisyta) arba parsivežti tik tuos, kurie be žemės, bet tada rizikuojate, kad jie užvys. Nėra verta galvos dėl to.

Kas daryti su atliekomis?

Neišmeskite savo šiukšlių į mūsų sunkvežimį! Vieną kartą radome senus monitorius, kuriuos klientas "užmirė" pasakyti. Mums reikia juos vežti atgal į Lietuvą arba mokėti užutilizavimą Vokietijoje. Tai pinigai. Išmeskite šiukšles patys.

Ar saugu vežti serverius?

Vežame, bet atsakomybę neimame už duomenų praradimą. Fiziškai juos užfiksuoime, užpakuosime į šokso atsparią dėžę. Bet jei jūsų IT žmogus nebuvo protingas ir neatsarginavo kopijų, o serveris nukris... tada tai ne mūsų problema. Pasidarykite backup'ą!

Ar reikia drausti krovinių civilinę atsakomybę?

Būtina. Tai ne jūsų automobilio KASKO, tai krovinių draudimas. Jei užeisite į sunkvežimį su savo "BMW" ir sužalosite krovinius, KASKo tai nedengs. CMR draudimas – tai privalomas dalykas tarptautiniuose pervežimuose. Netaupykite ant to.

Kaip elgtis su liftu?

Jei jame netilps kėdė, mes ją nešime rankomis. O jei liftas sugęs tą dieną? Tai jūsų problema, ne mūsų. Mokame už laiką, kurį praleidžiame laukdami. Patikrinkite techniką iš anksto. Vokietijoje liftų priežiūra griežta, bet gedimai būna.

Ką daryti su vertimais dėl butų nuomos?

Tai ne mūsų sritis. Mes vežame daiktus, o ne sprendžiam gyvenimo problemas. Bet galiu pasakyti – dažnai reikia "Wohnungsgeberbestätigung". Kodėl aš tai žinau? Nes klientai visada klausia, kai manyje sėdi vairuotojas ir laukia, kol jie šaukia savo agentą.

Ar galima vežti maisto produktus?

Je tai tai yra uždarytos dėžės su biuro kava ar arbata, tai gerai. Jei tai atidarytas indas su keptu viščiuku – ne. Muitinė ir sanitarinė kontrolė to neleis. Kava ok, maistas ne. Nėra mums reikalo su supuvusiu maistu rūpintis.

Kas nutinka su baldų surinkimu?

Mes juos išmontuojame čia, o ten surandame. Bet jei baldai seni ir sriegiai sužaloti, gali nepaeiti. Tada mes paliekame detales ant grindų ir jūsų vadybininkas gali žiūrėti, kaip tą sujungti. Ne esame baldų meistrai, esame pervežėjai.

Ar priimate kredito korteles?

Geriau bankinis pavedimas. Vairuotojams negalima duoti kortelės į rankas. Viskas turi būti apmokėta iš anksto arba sutarta, kad mokėsite gavę sąskaitą-faktūrą. Grynaisiais taip pat nebenaudojame – per pavojinga.

Kodėl Vokietija tokia griežta?

Jie tiesiog mėgsta tvarką. Jiems nėra svarbu, kad jums skubėti. Jiems svarbu, kad viskas būtų pagal taisykles. Ir sakyčiau, tai net gerai – žinai, ką tikėtis. Nėra jokio "gal kažkaip praeis". Turi būti taip.

Ką daryti, jei pasibaigia diena, o neįvežėme visko?

Tai dažna problema. Vokietijoje darbuotojai dirba iki 16:00 ar 17:00. Jei mes vėlavome, gali tekti palikti sunkvežimį saugomoje aikštelėje ir grįžti ryte. Tai papildomi kaštai. Planuokite atvykti ankstyvą ryta.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Jeigu tai kelionės lagaminai, tai gerai. Jei tai jūsų seniai mėgstamas dviratis ar senelio sofa, tai gali būti įtarinėjama kaip prekyba. Geriau deklaruoti kaip asmeninius daiktus, bet jų negali būti per daug.

Kaip pasiruošti IT infrastruktūrai?

Išjunkite viską, ištraukite kabelius. Palikite nuotraukas, kaip viskas buvo sujungta. Vokiečių IT specialistai (jei juos samdote) nebus laimingi, jei rasite mazgą laidų. Tvarka – tai raktas.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Sąžiningai? Taip. Niekas nenori vežti dulkių. Ir Vokietijoje naujieji savininkai gali reikalauti, kad būtų švaru. Palikite tvarkingą vietą, tai paprasta mandagumas.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais?

Jūsų darbas. Mes neįsimegliame į tuos aparatus. Jei gausite baudą už tai, kad mūsų sunkvežimis stovėjo ne ten, jums teks ją mokėti. Mes stengiamės statyti ten, kur leidžiama, bet miestuose sunku.

Kas daryti, jei dėžė paslydo ir sugedo?

Turi draudimą. Užpildykite pretenziją pažymėjime (CMR). Jei nepažymėsite, kad dėžė buvo daužyta gavęs, vėliau niekas nepatikės. Būkite atidūs patikrinimo metu.

Ar priimate užsakymus trumpu notice'u?

Jei tai tik viena dėžė su dokumentais, galbūt. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją – ne. Man reikia laiko pasiruošti. Skambinkite bent savaitę prieš, o geriau dvi.

Kodėl verta rinktis jus, o ne "kaimyno sūnų su furgonu"?

Nes aš turiu draudimą, patirtį ir žinau, ką daryti, kai sustoja variklis Vokietijos autobane. Kaimyno sūnus gali nulipti ir nueiti pėsčias. O aš išspręsiu problemą. Už tai mokate.

Ar turite atsiliepimų?

Turiu, bet kas juos skaito? Geriau paklauskite savo draugų, kurie jau buvo perkėlę. Žinoma, yra buvę ir nepykantys klientai, bet kas nors visada nepyksta, jei jo sofa nukrito.

Ką daryti su raktais?

Jūsų atsakomybė. Mes juos nešame tik tada, jei sutinkame. Bet geriau, kad jūsų vadybininkas juos turėtų. Prarastas raktas Vokietijoje – tai brangus malonumas.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Degalus, aerozolius? Ne, be specialių leidimų. Mes ne esame chemikai. Tokius daiktus reikia vežti specialia transporto priemone. Netaisykite mums į dėžę dažų balų.

Pabaigai – kokia pagrindinė taisyklė?

Būkite tikri dėl savo sąrašo. Jei sąraše parašote "10 dėžių", o yra 12, gali būti problemų. Tikslumas – tai tai, kas Vokietijoje vertinama labiausiai.

Išvada

Na, tiek apie mus. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra būtinai košmaras, jei viską padarote protingai. Svarbiausia – nedarykite visko paskutinę minutę, pasirūpinkite dokumentais ir būkite sąžiningi su pervežėjais apie tai, ką vežate. Aš matęs daugybę sėkmingų perkėlimų, ir visi jie buvo gerai suplanuoti. O tie, kurie baigėsi teisme arba sugriuvusiais serveriais? Tai buvo tie, kurie galvojo, kad "kažkaip įsivažiuosime". Geriau pasiklauskite patirties, nei mokėkite už savo klaidas. Sėkmės kelyje (ir vokiškoje biurokratijoje)!