Biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip išvengti nervų griūties ir išlaikyti protą

Gerai, taigi nusprendėte keltis. Esu šioje srityje virš dvidešimt metų, matau viską – nuo mažų startuolių, kurie verčia viską į „Peugeot“ pilną dėžių, iki didelių korporacijų, kurios pervežia serverius už pusę milijono. Biuro perkėlimas į Vokietiją tai ne tik fizinis procesas, bet ir galvos skausmas, kurį reikia išgyventi su garbe. Vokietija – tai tvarka, bet kartais ji pasidaro tokia griežta, kad nori viską mesti ir likti Lietuvoje. Čia nėra apie tuosIdealus straipsnius iš žurnalų, čia bus apie tai, kaip tikrai vyksta smarkiai, kai padėklai krenta, o vairuotojas kalba tik rusiškai ir vokiškai. Jei planuojate tokį žygį, geriausia pasiruošti, kad viskas neįvyks taip lygiai, kaip Excelio lentelėje.

Kas su kainomis ir planavimu (arba kodėl brangiau nei tikėjotės)

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Čia visada prasideda sunkiausia. Klientai klauso „nuo kiek“, o aš žinau, kad „iki kiek“ gali būti begalybė. Viskas priklauso nuo tūkio – ar tai tik kelios kėdės ir stalai, ar pilnas sandėlys su archyvais. Biuro perkėlimas į Vokietiją paprastai prasideda nuo poros tūkstančių eurų, jei kalbame apie mažą įmonę, bet suaktyvinus darbus, kaina svyruoja kaip laikas. Dar reikia nepamiršti, kad kuro kainos Vokietijoje geresnės, bet mokesčiai už kelią gali nustebinti. Geriausia padaryti išsamų matavimą, o ne spėti per akį, nes tada galvos skausmas bus didesnis nei piniginės tuštėjimas.

Kada pradėti planuoti, kad nebūtų panikos?

Jei manote, kad užtenka savaitės, klystate. Gera taisyklė – mažiau mėnesio, o idealiai – šešios savaitės. Reikia laiko dėžių surinkimui, etikečių klijavimui (o tai, pasidarykite, dažnai užmirštamas dalykas) ir, žinoma, pačiam pervežimui. Vokietijai reikalingi dokumentai, kurie nelenda iš niekur. Jei spėjate, galite netgi sutaupyti pasirinkę lanksčiausią datą, kai mūsų sunkvežimiai tuščiai važiuoja atgal. Paskubos kainuoja dvigubai, tiek pinigais, tiek nervais.

Ar verta taupyti ant dėžių?

Sakysiu tiesiai – ne. Per savo karjerą mačiau, kaip originalių dokumentų krūva iškrito iš senos „Lidl“ dėžės, kuriame sutrūko apačia. Nupirkite tinkamų dėžių. Jos neslysta, sukibusios, atlaiko svorį. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, vibracija užtenka, kad viskas susilygintų. Jei norite išsaugoti savo nugarą ir kompiuterius, investuokite į pakavimą. Tai tas dalykas, kurio apgaudinėjimas save atsiperka pražūtingu būdu.

Kaip įvertinti darbo valandas iš vienos ir kitos pusės?

Čia daug kas suklaidinami. Manote, kad įmonės atvyksta, užkrauna ir važiuoja? Ne, ten yra darbo valandos „iki“ ir „nuo“. Jei Vokietijoje reikia laukti, kol išsikels seni nuomininkai (o tai pasitaiko dažnai, vokiečai su terminais gali būti keisti), skaičiuokite už laukimą. Aš stengiuos įspėti, kad laikas nuo 14:00 iki 16:00 yra „mirtinas“, nes tuomet tuščiaujame, o laikrodis eina. Gerai užduokite klausimą apie tai, kaip skaičiuojamos šios valandas, kad paskui nekiltų klausimų, kodėl paskutinė sąskaita didesnė.

Ar galima numesti daiktus ir juos parsivežti vėliau?

Taip, tai daroma. Bet čia ne tas pats kaip paštu siųsti. Jei palikote pusę stalų Vilniuje, o atvykote į Berlyną, reikės vėl rasti vairuotoją. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažniausiai vyksta vienu ar keliais reisais, o dalinis krovinys (angliškai „part load“) gali šokiruoti kainos. Jei turite tokį pasirinkimą, geriau viską susprogti į vieną reisą, nors ir reikės išsinuomoti laikiną sandėlį ten, kur keliaujate. Dalinimas brangiau.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas tvarkos mąstymas

Kokius dokumentus reikia turėti pasirašytus?

Vargu, jei be CMR konos nė eitum. Be to, reikėtų turėti krovinių sąrašą (packing list). Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad viskas būtų aprašyta paprastai, bet tiksliai. Vokiečiams svarbu, kas keliauja. Jie gali sustabdyti ir paaiškinti, kas šiame padėkle yra – ar tai kompiuteris, ar spausdintuvas. Jei aprašyme bus rašyta „biuro įranga“, o viduje bus vynas, bus nemaloni. Tikslumas čia pagrindas.

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne prekės?

Jei perkeliate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (Lietuva-Vokietija), tai yra vidinė operacija, bet formaliai tai yra prekių judėjimas. Reikia pateikti Intrastat deklaraciją, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu. Aš ne esu muietininkas (nors daug ką matau), bet žinau, kad jei dokumentai bus netvarkingi, sulaikymas pasienyje užtrunks ilgiau nei pati kelionė. Vokietijos muitinės tarnautojai nėra šaltibarščiai, jie mėgsta tvarką.

Kas dėl draudimo – ar jis automatinis?

Ne, niekas nėra automatinio šiame pasaulyje, išskyrus mokesčius. Draudimas reikalingas, ypač kai vežama brangi technika. Pasirašydami sutartį, pasidomėkite, ar jis dengia „nuo durų iki durų“, ar tikTransporto metu. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi savo riziką – vairuotojas gali užmigti, o mašina – nuslysti ties Miunchenu. Tikrai nenusiprašykite, kad viskas bus „gerai“, nebūna. Geriausia turėti polisą, kuris dengia viską, net jei dėžė nukris per iškrovimą.

Ar Vokietijoje yra kokių nors specifiniųleidimų sunkvežimiui?

Žinoma, yra. Mieste gali būti draudžiama važiuoti tam tikromis dienomis ar valandomis (Įvažiavimo leidimai). Bet dažniausiai problema yra ne su leidimais, o su „Umweltplakette“ – ekologine kortele. Be jos jūsų mašina su šturmanu gali būti nubausta, vos tik atvažiuojant į „žaliąją zoną“. Reikia tai pasirūpinti iš anksto, kitaip baudos suvalgosi visą uždarbį. Patikrinkite, kuriose miesto dalyse galima važiuoti sunkvežimiu, nes ten kur gatvės siauros, greičiau gausite baudą nei įvežite biurą.

Kaip elgtis, jei dingsta dėžė?

Pirmiausia – nepanikuokite. Antra – skambink man (arba savo vadybininkui). Turime būti atsakingi už tai, ką įkėlėme. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti chaotiškas, o dėžės gali likti kitame mieste arba patekti į kitą sunkvežimį (vyksta ir tokių istorijų). Rašykite pranešimą, pažymėkite trūkstamus daiktus. Draudimas padės, bet emocijų neatgausime. Vieną kartą dingo dėžė su visais mokesčiais, tai buvo rimtas galvos skausmas vadybininkui (čia ne aš, darbuotojas).

Baldai, technika ir turtas: kaip nieko nesugadinti

Ar reikia išmontuoti baldus?

99 procentų atvejų – taip. Dideli stalai, spintelės, lentynos – viskas turi eiti dalimis. Vokietijos biuruose dažnai būna siauri liftai arba pats įėjimas nepakankamai platus. Biuro perkėlimas į Vokietiją be išmontavimo yra kaip lošti rulete. Gal praeis, o gal užkabins durų arką ir viską sudaužysite. Mūsų komanda tuo pasirūpina, bet reikia pasakyti iš anksto, kad turite „nestandartinius“ gaminius, kurie atrodo kaip monolitiniai blokai.

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Tai atskira istorija. Serveriai negali būti purškiami ant grindų. Juos reikia pakuoti į specialias dėžes, vadinamuos „flight cases“. Aš visada sakau – jei technika brangesnė už mano automobilį, geriau pasamdykite IT specialistų komandą, kuri paruošia viską. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tik apie fizinius darbus, čia reikia žinoti, kas yra „shutdown“ ir kaip vėliau paleisti sistemą. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą Berlyne ir sužinoti, kad serveris nebeįsijungia.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Daugelis klauso. Jei darbuotojas turi savo puodelį, augalą ar kelis daiktus staluje, įtraukiame į bendrą sąrašą. Bet jei kalbame apie dviratį, namų apyvokos reikmenis ar asmeninę drabužių krūvą – tai jau ne biuro perkėlimas. Vokietijos muitinė gali painioti biuro krovinius su asmeniniais. Geriausia pasakyti darbuotojams, kad parsivežia savo daiktus savo automobiliais arba atskirai, nes mes ne atsakingi už jų viršų drabužių dingimą.

Kas dėl kompiuterių – ar juos reikia išjungti?

Būtinai. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Važiuojant banguotu keliu ties A6 magistrale, monitorius gali nukristi, jei nebus prifikuotas. O jei kompiuteris įjungtas, kietasis diskas gali „nusėsti“. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai vibracija. Pasirašykite ant dėžės „NEKREČIANT“, kas nors tikrai nepastebės (juokauju, bet prirašykite). Geriausia visą techniką suskaičiuoti ir uždėti numerius ant dėžių, kad paskui nereikėtų spėlioti, kurioje dėžėje yra direktoriaus nešiojamasis kompiuteris.

Ar reikia rūpintis ištrūkusiomis sienomis?

Ne mūsų problema, tai jūsų (arba nuomininko) problemos atsakomybė. Aš stengiuos įspėti vairuotojus, kad būtų atsargūs, bet jei koridoriaus siena yra iš gipso kartono o vairuotojas užsuka ne ten... tai gali įvykti. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai vyksta senose pastatuose, kur įėjimai yra siauri. Užsirašykite savo nuomininką, ką daryti, jei kas nors sulūžo, nors aš visaip stengiuosi to išvengti. Vieną kartą teko mokėti už kriauklę virtuvėje, nepaneigiu.

Kas vyksta realybėje: vairuotojai, kalbos barjeras ir kava

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Tikrai ne visi. Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, rusiškai, angliškai, su angliškai kažkaip šnekasi su vokiečiais. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti keistas, kai reikia susitarti dėl iškrovos vietos su „Hausmeister“ (namų ūkvedžiu), kuris nekalba nei angliškai, nei rusiškai. Tada tenka gestais rodyti, kur reikia statyti padėklus. Dažnai pasitaiko situacijų, kai vairuotojas tiesiog paskambina man ir sako „neduoda įvažiuoti“, o aš turiu kažkaip išsiaiškinti, kas ne taip.

Kas daroma, jei sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Vyksta dažnai. Vokiški kiemai dažnai projektuoti tik „VW Golf“ dydžio automobiliams. Mūsų „Scania“ su priekaba ten netilps. Tada reikia statyti „savaeigę“ (su keliu ir bokštu). Biuro perkėlimas į Vokietiją turi tokį momentą – jei pastatas centre, gali tekti nešti daiktus šimtus metrų pėsčiomis. Planuokite tai iš anksto, kitaip darbuotojai bus nustebę, kodėl jų stalai stovi ant gatvės. Paprastai informuojame apie rizikas, bet klientai dažnai mano, kad „viskas įsisuks“.

Kiek laiko užtrunka paties iškrovimas?

Jei viskas suplanuota, galime iškrauti nedidelį biurą per pusę dienos. Jei darbuotojai pradeda trukdyti, klausti „kur mano dėžė?“, arba jei nėra liftų (o tai, deja, Vokietijoje senumuose dažnas dalykas), tai gali užtrukti iki vakaro. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra kaip puzzle – vienas trūkstantis elementas (pvz., raktas nuo lifto) sustabdo visą procesą. Būkite ant vietoje arba paskirkite atsakingą žmogų, kuris gali spresti problemas operatyviai, o ne rašyti į el. paštą ir laukti atsakymo valandas.

Ar vairuotojai gali atlikti surinkimą?

Taip, dauguma mūsų komandos gali surinkti stalus ir spinteles. Mes nešiojame su savimi šratus ir įrankius. Bet nereikėtų tikėtis, kad jie surinks sudėtingas sistemas, kurios reikalauja inžinieriaus. Biuro perkėlimas į Vokietiją apima ir „montavimą“, bet ribotai. Jei turite itin sudėtingų baldų (pvz., „Herman Miller“ sistemų), geriau pasamdykite vietinį meistrą, kuris turi instrukcijas. Mūsų vairuotojams dažnai užtenka „žiūrėk į nuotrauką ir kelk taip“, kas paprastai veikia.

Kas dėl pietų pertraukos?

Vokiečiai mėgsta valgyti savo laiku. O mūsų vairuotojai... taip pat. Bet jei turime spaudžiantį grafiką, mes dirbame. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti greitas, jei viskas vyksta sklandžiai. Jei užstrigame priešais gatvę, laukiam valandą, tai pietų pertrauka gali pasiptelti ne tuo metu. Nebijokite duoti vairuotojams kavos ar vandens – tai labai pagerina jų nuotaiką ir darbo greitį. Žmogus, kuris yra alkanas, dirba geriau (čia patikrinta).

Problemos, iššūkiai ir kaip iš jų išsiveržti

Kas daryti, jei sugedo technika pervežimo metu?

Pirmiausia patikrinkite, ar nebuvo pažeistas per transportą. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada turi riziką. Jei pastebėjama įdrėkimo žymės ar smūgis dėžėje, rašykite defektų aktą (protokolą) tuoj pat, dar vairuotojui esant vietoje. Neleiskite jam išvažiuoti, kol neįsitikinote. Vėliau bus per vėlu gundyti. Draudimo bendrovės mėgsta detalius aprašymus. Aš kart neteisingai parašiau „stalo koja laužta“, nors ji tiesiog nenusisuko (čia mano klaida, teko taisyti), todėl būkite tikslūs.

Ar buvote atvejų, kai dings visa mašina?

Tokių laimingai dar nebuvo, bet dingsimų dėžių – daug. Kartais jas palieka kitame punkte, kartais jos užkrenta po kita krūva. Biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta dideliais maršrutais, todėl klaidų tikimybė yra. Jei jums trūksta ko nors svarbaus, skambite iškart. Mes turime ryšius su vairuotojais. Kartais reikia palaukti dieną-dvi, kol ką nors parsiveža grįžtantį sunkvežimis. Nervina, bet įmanoma išspręsti.

Kaip elgtis su blogais keliais Vokietijoje?

Vokietija turi puikius autostradas, bet miestuose, ypač senosiuose rajonuose (pvz., Hamburgo centre), gatvės gali būti akligatviais. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja vietinio žinojimo. Mes stengiamės tikrinti maršrutus „Google Maps“, bet ten visada ne viskas tiesa. Kartais teka važiuoti per taksi juostą (legaliai su leidimu) arba užsidaryti gatvę. Jei matote, kad vietovė labai nepraeinama, pasakykite mums iš anksto, nes sunkvežimiui atsukti gali būti neįmanoma.

Ar dažnai keičiasi planai paskutinę minutę?

Labai dažnai. Klientas sako „mes pasiruošę“, o atvykę matome, kad darbuotojai dar sėdi prie kompiuterių. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad biuras būtų tuščias, kai atvažiuoja sunkvežimis. Jei pradėsime laužyti dėžes ir krauti, kol jūs dirbate, prarasime pusę dienos. Būkite disciplinuoti. Jei planas pasikeičia, praneškite bent para iš anksto, o ne tada, kai jau stovime prie durų.

Kas dėl šiukšlių – ar juos išvežiate?

Įprastai ne. Mes pervežame biurą, o ne išvežiame senus daiktus. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti „švarus“. Jei turite senių spintų, kurias norite išmesti, susitarkite su vietine atliekų tvarkymo kompanija. Vokietijoje tai griežta – negali tiesiog užmesti į konteinerį, jei tai yra „Sperrmüll“ (didelės atliekos). Už tai gausite milžiniškas baudas. Mums dažnai tenka atsisakyti tokių užsakymų, nes klientai nori, kad mes užvežtume naujus stalus ir išvežtume senus į mišką, kas nelegalu.

Ar verta rūpintis vietine lietuviška bendruomene?

Gali padėti, jei reikia pagalbos paskirstyti dėžes, bet ne pervežimui. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti atliekamas profesionaliomis komandomis, kurios žino, ką daro. Draugai gali padėti pasigerti alaus po darbo (kas nėra blogai), bet ne nešti 100 kilogramų seifą. Pasikliaukite logistikos kompanija, o ne kaimynu iš kito gatvės krašto, kuris nėra dirbęs su krovimais.

Kokios dažniausios klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė klaida – nepakanka dėžių. Žmonės pradeda krauti viską į maišus, krepšius, kas yra nepatogu nešti. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra matematika – viena dėžė = vienas nešėjas. Jei turite 100 maišų, tai bus chaosas. Kita klaida – nepažymėti dėžių. Tada paskui ieškome vadovo spausdintuvo dešimtų dėžių krūvoje. Ir trečia – nepasirūpinti parkavimo vieta. Jei sunkvežimis užsidaro už automobilių eilės, mes mokame baudas, o jas paskutinėje eilėje moka jūs.

Išvada

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslo sritis, bet tai tikrai reikalauja kantrybės ir gero planavimo. Nenukrypti nuo plano pavyks retkam, bet jei pasiruošiate blogiausiam scenarijui, viskas turėtų gerai baigtis. Geriausia patirtis – ta, kai įsijungiate naujus kompiuterius ir galite gerti kavą, o ne rinkti dėžių. Sėkmės kelyje ir tiek, jei kas – skambinkite, pažiūrėsim, ką galima padaryti (tik ne sekmadieniais, tada aš ilsėjuosi).