Biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip išlikti protu su lankstumu planuojant darbą

Sveiki, vaikinai, čia vėl aš. Dar dvidešimt metų čia besisukantis, o Vokietija vis sugeba iššaukti naujų staigmenų. Jei planuojate biuro perkėlimą į Vokietiją, pasiruoškite ne tik fiziniam krūviui, bet ir nervų išbandymui. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų, lietuvių, požiūris dažnai yra „kažkaip nors suveiks“. Tarp šių pasaulių reikia rasti vidurį, o būtent čia įsiveržia lankstumas. Jums reikės suplanuoti darbą taip, kad verslas nestotų, nors aplinkui vyks chaosas. Ne viskas eina pagal grafikus, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, todėl geriau turėkite planą B, o gal net C. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brochure'ų.

Kaip pradėti ir kada vežti

Kiek užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai tiesiogiai priklauso nuo to, kur tiksliai einate. į Miuncheną ar Berlyną nueisite greičiau negu į kažką gilaus Bavarijos kaimo, bet ten vėl gali būti problemų su dideliu sunkvežimiu. Vidutiniškai planuokite savaitę nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki paskutinės dėžės iškrovimo. Žinoma, jei viskas tvarkingai, telpame ir į 3-4 dienas, bet geriau nedaryti spaudimo vairuotojui, nes Vokietijoje griežtai stebimos poilsio trukmės. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats kas kaimyno perkėlimas, čia reikia laiko rezervo.

Ar galima tai padaryti savaitgaliu?

Galima, jei mokate už tai dvigubai. Vokiečių vairuotojai taip pat turi šeimas ir nori ilsėtis, o darbas savaitgaliais ar šventėmis laikomas ypatingu. Be to, dauguma verslo centų Vokietijoje savaitgaliais uždaryti, tad net jei atvešite daiktus, neįeisite. Tiesa, jei turite savo patalpas su raktais, tai galima derėtis, bet tai kainuoja. Geriau vis dėlto planuoti darbo dienom, nors ir reikia trukdyti darbuotojams.

Kiek laiko reikia planuoti iš anksto?

Mažiausiai mėnesį. Idealu – du. Tuoj po to kai supratote, kad biuro perkėlimas į Vokietiją nebebevengiamas, skambinkite man. Paskutiniu momentu kainuos brangiai, o rasti gerą vairuotojų komandą, kuri neturi darbo savaitgaliu, yra sunku. Be to, reikia susprenžti dokumentus, o su jais Vokietijoje visada būna įkyrių detalių, kurios užtrunka ilgiau negu planavote (pvz., vietinės savivaldybės leidimai stovėjimui).

Ar verta važiuoti savimi su savo vairuotojais?

Jei turite tik du stalus ir kelis kompiuterius, o pats direktorius nori sėdėti prie vairo – kodėl ne. Bet jei kalbame apie pilną biurą, tai neapsimoka. Jūsų vairuotojai nežino Vokietijos taisyklių, nežino, kur užpilti degalų, kad nebrangiai, o jei įvyks avarija – draudimas nedengs visko. Profesionalus biuro perkėlimas į Vokietiją sukomponuotas taip, kad jūsų rizika būtų nulinė. Geriau palikkite vairuoti tiems, kas kasdien važinėja tenka.

Kas dėl darbo proceso? Kada sustabdyti?

Čia tikras galvos skausmas. Jei galite, dirbkite distanciniu būdu dviem-trims dienoms. Jei ne, tai reikia perkelti pirmiausia tai, kas ne trukdo darbo, o likusią dalį po to. Vienas klientas bandė perkelti visą IT skyrių penktadienį pavakare, o pirmadienį ryte jie negalėjo dirbti, nes serveriai nebuvo pajungti (nepasakysiu kodėl, tiesiog kas pamiršo uždėti etiketes). Lankstumas čia būtinas – nenusiminkite, jei dvi valandas neturėsite interneto.

Pinigai ir biudžeto niuansai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Neįsivaizduoju, ką jūs vežiate. Vienam kainuoja tūkstantis, kitam – dešimt tūkstančių. Viskas priklauso nuo kubo metrų, atstumo (nuo Vilniaus iki Berlyno viena pusė, o iki Miuncheno kita) ir to, kiek reikia vyrų iškrovimui. Be to, Vokietijoje yra maut (kelių mokesčiai), kurie su kiekvienais metais brangsta, ir degalai. Nenurodysiu tikslios sumos, nes gausiu pykčio laiškus, bet pasakykime taip – geriau turėti 15-20 % atsargą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Vokietijoje niekas nėra nemokama. Jei reikės statyti sunkvežimį ant šaligatvio Miuncheno centre, gali tekti mokėti už specialų leidimą ar net už uždaromą gatvės dalį. Taip pat, jei jūsų dėžės yra labai sunkios, mūsų vairuotojai gali reikalauti papildomo mokesčio už fizinę sunkią darbą dalį, nes ne visada gali priartėti liftu. Viskas turi būti aptarta pirmadienį, o ne sekmadienį vakare.

Ar galima apskaičiuoti tiksliai iškart?

Galiu pateikti tikslą sąmatą, jei aš asmeniškai apžiūrėsiu, ką reikia vežti. Telefono skambučiu nėra įmanoma pasakyti, ar telpa 50 ar 80 dėžių į sunkvežimį, jei jūs nežinote jų dydžio. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti įkainotas remiantis vizitu arba detaliu jūsų pateiktu inventoriaus sąrašu. Kitu atveju, kaina galutiniame sąskaitoje gali padidėti iki 30 %.

Kaip mokėti? Grynaisiais ar pavedimu?

Vokiečiai mėgsta sąskaitas-faktūras ir pavedimus. Grynaisiais mokėti ne tik nepatogu, bet ir pavojinga didžioms sumoms. Įprasta yra padaryti avansą 30-50 %, o likutį sumokėti atlikus darbą. Pasitaiko klientų, kurie bando derėtis po to, kai daiktai jau yra Vokietijoje... nerekomenduoju to daryti, nes sunkvežimis gali nukeliauti į sandėlį laukti mokėjimo, o tai kainuos brangiai laikymą.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina pagrindinis draudimas, bet jis yra ribotas. Jei vežate brangią serverinę įrangą ar meno kūrinius, reikia tai pasakyti iš anksto ir sudaryti papildomą draudimo polisą. Standartinis draudimas nedengia „duomenų praradimo“, tik fizinį įrenginio sugadinimą. Taigi, jei jums krenta diskas su visais duomenimis, pinigų už jį negausite (bent jau ne iš mūsų).

Vokietijos specifika ir taisyklės

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Žinoma, yra vadinamosios „Umweltzone“ – aplinkos apsaugos zonos. Be tam tikros spalvos (dažniausiai žalios) kortelės sunkvežimis negali važiuoti į daugumą miestų centrų. Mūsų mašinos tos turi, bet jei planuojate biuro perkėlimą į Vokietiją su savo mašina, patikrinkite, ar turite šią kortelę. Bausmės didelės, o policija ten yra visur. Jos tikrai nedžiugs.

Kas dėl parkavimo? Ar lengva rasti vietą?

Nėra. Berlyne ar Hamburge rasti vietą 16 metrų sunkvežimiui be išankstinio planavimo yra nerealu. Reikia pranešti savivaldybei (arba mums pranešti, kad mes tai padarysime), kad reikia stovėjimo zonos. Vieną kartą turėjome situaciją, kai vairuotojas ratu važiavo valandą, negalėdamas nusistatyti, o klientas pyko, kodėl vėluojame. Geriau užsisakyti vietą už porą savaičių.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis moka angliškai, kuris Vokietijoje veikia geriau negu mūsų lietuviškas. Bet su keliais žodžiais susitariame visada. Problemos gali kilti su senyvo amžiaus sargais, kurie nemoka nei vieno nei kito, bet tokie atvejai reti. Esminis dalykas yra tai, kad mūsų vairuotojai supranta vietinius įpročius ir nedirba „po lietuviškai“.

Kaip elgtis su muitinės formalumais?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, formalumų mažiau, bet jei vežate naują techniką, kuri dar nebuvo apmokesta PVM, arba asmeninius daiktus viršijant ribas, gali tekti deklaruoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją įprastai laikomas vidinės prekybos operacija, jei tai yra įmonės turtas, tačiau reikia turėti TIR CMR važiaraštį ir inventoriaus sąrašą, kad jei sustabdys patikrai, viskas aišku.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl triukšmo?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl triukšmo poilsio laiku. Negalima bėgioti su dėžėmis ir mesti į sunkvežimį sekmadienį ryte 7 valandą gyvenamajame rajone. Jei planuojate darbą anksti ryte ar vėlai vakare, geriau aptarti tai su kaimynais arba gauti leidimą, kitaip gali būti policija. Vokiečiai labai mėgsta ramybę.

Technika, baldai ir pakavimas

Ar jūsų įmonė pakoja daiktus?

Taip, turime pakavimo medžiagų ir žmonių, kurie tai daro. Rekomenduoju tai pasinaudoti, nes jei patys supakuosite į senas, drėgnas dėžes iš parduotuvės, neatsakome už jų turinį. Ypatingai tai svarbu su serveriais ir vitrinomis. Biuro perkėlimas į Vokietiją be profesionalaus pakavimo yra lošimas rulete (nors ir sužinau, kad kai kurie tai daro sėkmingai).

Kaip su IT įranga? Ar saugu?

Saugu, jei viskas išjungta ir pakavta antipstaticinėje medžiagoje. Mes ne esame IT specialistai, todėl nepadėsime jums išjungti serverių ar susieti kabelių naujoje vietoje. Mes tik fizikių pervežimų specialistai. Prašome, išjunkite viską pats arba pasamdykite IT žmogų, kuris gali lydėti mūsų mašiną, jei ten kažkas sudėtingo.

Ar galima pervežti seifą?

Galima, bet tai yra darbas. Seifai yra sunkūs, dažnai pritvirtinti prie grindų. Reikia žinoti tikslų svorį, nes keltuvai turi savo limitus. Jei sako, kad seifas sveria 200 kilogramų, o iš tikrųjų 500, gali būti bėdų. Vienas kartas mus apgavo, teko išmontuoti grindis... (ne, aš šiuo atveju net neprisimenu, kaip mes išsigynėm, bet buvo liūdna).

Ką daryti su baldais, kurie neina per duris?

Išmontuojame. Mūsų komandos turi įrankius, išmontuoja stalus, spinteles, netgi didelius sofų blokus. Vėliau viską surenkame atgal. Svarbu, kad klientas nenukryptų ir pasakytų, kur reikia sukrauti. Su Vokietijos seno tipo pastatais kartais būna įdomių situacijų, kai laiptinės tokios siauros, kad ten netilka ir sofos, tenka kelti pro langą (taip, tai tikrai įvyko).

Ar reikia numesti veidrodžius nuo spintelių?

Privalomai. Vibracija kelyje sukelia tai, kad stiklas tiesiog išlenda arba suskyla. Mes atsiskiriame juos ir užrašome „kairė“, „dešinė“, kad nebūtų painiava surinkimo metu. Jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją gali baigtis nusivylimu, jei atvyksite su suskilusiu veidrodžiu.

Darbas ir lankstumas planuojant procesą

Kaip organizuoti darbą, kad nepristotume?

Geriausia yra padalyti perkėlimą į etapus. Pirmiausia perkelkite archyvus ir daiktus, kurie nereikalingi kasdieniame darbe. Tada, penktadienio popietę, perkelti kompiuterius ir darbo stalus, kad pirmadienį galėtumėt dirbti. Lankstumas čia reiškia tai, kad turite leisti savo žmonėms dirbti nenuilstamai, net jei aplinkui griaunama siena.

Ar galima vežti dalį, o dalį palikti?

Žinoma. Mes turime sandėlius Lietuvoje ir galime laikyti dalį daiktų, kol jums reikės. Tiesa, ilgesniam laikui tai kainuos, bet jei dar nesate suradę naujo biuro Vokietijoje (o tai dažnai būna), tai puikus sprendimas. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti atliekamas dalimis per kelias savaites.

Kas dėl darbuotojų? Ar jie turi važiuoti su mumis?

Tai jūsų pasirinkimas. Kai kurios įmonės organizuoja autobusą savo darbuotojams, kiti leidžia važiuoti savo automobiliais. Jei darbuotojai važiuoja su mumis (ypač jei tai keleivinis mikroautobusas), reikia žinoti, kad mes ne turistinė agentūra. Mes vežame daiktus ir vairuotojas turi poilsio režimą, kurio negalima laužyti.

Ar reikia susitarti dėl lifto naudojimo?

Būtinai. Vokietijose daugeliu atvejų liftu reikia naudotis pagal tvarkaraštį arba gauti leidimą iš namų valdytojo. Jei užimsite liftą visą dieną, kaimynai gali būti nepatenkinti. Geriau iš anksto pasidaryti grafiką, kada keliate ką. Biuro perkėlimas į Vokietiją be lifto planavimo gali tapti košmaru, jei esate 5 aukšte be lifto (tai retai, bet būna).

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Vairuotojai yra žmonės, gali užstringti eismo įvykiuose arba tiesiog sustoti dėl techninių priežiūros patikrinimų. Jei vėluojame valandą ar dvi – būkite kantrūs. Mes visada pranešame. Jei jūs planavote sudėtingą grafiką minutėmis, tai jūsų klaida. Turite turėti lankstumo, nes kelyje viskas neįmanoma numatyti 100 %.

Ar galite padėti su išplanavimu naujoje vietoje?

Galime padėti pastatyti dėžes ten, kur jūs norite, bet neplanuojame biuro ergonomikos. Mes ne architektai. Jei norite, kad stalas būtų ties langu, pasakykite mums, mes pastatysime. Bet jei klausiate, ar geriau spintelę pastatyti kairėje ar dešinėje dėl feng šui... tada turiu pasakyti, kad aš čia ne specialistas (nors ir girdėjau, kad svarbu).

Išvados ir galutiniai patarimai

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mirtis, bet tai tikrai nėra pasivaikšiojimas po parką. Reikia kantrybės, gerų partnerių ir, svarbiausia, lankstumo planuojant darbą. Negalėsite viską valdyti, o bandymas tai daryti tik padidins stresą. Pasitikėkite logistikos specialistais, pasirūpinkite dokumentais ir drąsiai žiūrėkite į priekį. Ir nepamirškite kavos vairuotojams – tai dažnai padarys darbą greičiau. Sėkmės Vokietijoje, ten tvarkinga šalis, jei žinai taisykles.