Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – niekas niekada nesiruošia pakankamai anksti. Visada lydi ta pati isterija: paskutinę minutę pasirodo kur kas daugiau dėžių nei buvo planuota, o kompiuteriai vis dar stovi ant stalų. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai yra įmanomas tik tada, kai žinai, kur gali nuklysti ir kur reikia būti ypač atidžiam. Vokiečiai myli tvarką, o mūsų, lietuvių, požiūris dažnai yra „gi susitvarkysime kelyje“. Šiame straipsnyje neieškokite sausų teisinių nuostatų, čia gausu patirties, kartais net per daug griežtų žodžių, bet visiškai tikrų. Jei norite, kad jūsų verslas nenukristų pervežimo metu, gerai skaitykite toliau, nepadėjusios rankos nerašysiu.

Pasiruošimas ir biuro inventorius

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį kelionę?

Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Žinau, skamba kaip amžinybė, ypač kai reikia biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai, bet pasitikėkite, dokumentų tvarkymas ims daugiau lauko nei patis krovinys įvežimas. Vien tik vietos paieška ar nuomos sutarties sudarymas gali užtrukti, o logistikos reikia derinti su tais terminais. Jei bandysite viską sukęsti per savaitę, tapsite mano istorijų herojais, kuriuos aš pasakau prie alaus kaip pavyzdį, kaip nereikia daryti.

Ar verta investuoti į brangias dėžes ar pasitenkinti su gautomis parduotuvėse?

Nekalbu apie tas juodas „IKEA“ krepšelis, kurios sprogsta, jei įmesite sunkesnę knygą. Biuro technikai ir dokumentams reikėtų gauti specializuotų dėžių, ypač tų su ratukais – tai sutaupo nugarą vairuotojams ir laiką. Kartais klientai sako, kad tai per brangu, bet kai sulūžta serveris per 1000 eurų dėl blogo pakavimo, tada suprantate, kainų skirtumas. Galiu pasakyti, kad geros dėžės – tai pusė sėkmės.

Kaip elgtis su didelėmis spintomis ir seifais?

Tai nuolatinis galvos skausmas. Jei turite sunkų seifą, praneškite apie tai iš karto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi priešais namus Vokietijoje. Kartais reikia specialios technikos, tiesioginės keliamosios su „uodega“. Esu matęs, kaip bandydami išstumti seifą laiptais nulaužė paklūdą – tai kainuoja brangiau nei technikos iškvietimas. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai neįmanomas, jei negalite išsiaiškinti, kaip išnešti savo turtą be griovimo darbų.

Ar reikia išmontuoti visus baldus ar juos galima vežti surinktus?

Viskas priklauso nuo to, ar jie praeis pro duris. Vokiški biurai dažnai turi standartinius, o kartais ir siaurus koridorius. Didelės konferencijų stalas be išmontavimo – tai loterija. Aš visada patariu išsukti viską, kas gali būti išsukta. Taip sutaupote vietos sunkvežimyje ir sumažinate pažeidimų riziką. Vienas kartą vežėme surinktą spintą, ji užstrigo liftuje, teko iškviesti gaisrininkus – tai nebuvo efektyvu.

Ką daryti su dokumentais, jei jų tūkstančiai?

Dokumentų sunaikinimas ar archyvavimas prieš kelionę yra būtinas. Nėra jokio prasmės vežti popierius, kurių niekas nebuvo atidarius per dešimt metų. Jei vis dėlto reikia vežti, rūšiuokite ir žymėkite dėžes. Vokiškoje muitinėje gali susidomėti, ką vežate tiek daug, jei tai atrodo įtartai. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai susilpnėja, jei turite šimtus dėžių su senutėliais ataskaitomis.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo nepraeisite net vidinių patikrų, o jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo neįrodysite, kad tai buvo. Sąrašas turi būti detalus: ne „stalas“, o „medinis rašomo stalas, rudos spalvos, 120x60 cm“. Kadaise turėjau klientą, kuris parašė „baldai“ ir nusteigo, kai pradingo viena kėdė – neįmanoma buvo tai įrodyti draudžiui.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Kompiuterius, monitorius ir serverius reikia pakuoja į originalią arba stipriai paminkštintą pakuotę. Ekrano stiklas labai lengvai įtrūksta nuo smūgio ar spaudimo. Pažymėkite dėžes kaip „Trapu“, „Viršus“, tačiau ne tiklipkite per daug – vairuotojai tada nebepaiso to žodžio. Geriausia, jei IT specialistas padeda išjungti ir pažymėti visus kabelius, kad surinkimas būtų greitesnis.

Ar galima vežti cheminius reagentus ar biuro maisto prekes?

Tai gana pavojinga sritis. Chemija turi būti deklaruota, o jos pervežimas reikalauja specialių leidimų (ADR). Biuro maisto prekes, jei tai neįtaigos, paprastai galima, bet reikiažiūrėti, kad jų negestų kelyje. Vieną kartą mums teko atiduoti pusę sandėlio su maisto prekėmis, nes pasirodė, jų galiojimas baigėsi dar Lietuvoje – vokiečiai su maisto sauga yra labai griežti.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasiklystų spaudžiant?

Skirkite vieną žmogų, kuris prižiūri įkėlimą. Jei vairuotojas lieka vienas, jis gali tiesiog dėti viską kaip gauna – stumti į krūvą. Koordinatorius turi užtikrinti, kad sunkios dėžės nebus ant lengvųjų. Tai paprasta fizika, bet be akies ant galvos, dažnai viskas baigiasi suspaustu popieriumi.

Kainos ir biudžetas

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai – tai atstumas, krovinio tūris (kubometrais) ir svoris, taip pat įkėlimo/iškėlimo sudėtingumas. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai kainos atžvilgiu gali būti brangus, jei reikalingas pakėlimas pro langą ar darbo vakarais. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios, kaip žinome, šokuoja kaip nori. Užsienio reisai visada brangnesni nei vidiniai.

Ar kainuoja brangiau vežti į Miuncheną nei į mažą kaimą?

Miunchenas ar Berlynas dėl „Environmental Zone“ (Umweltzone) apribojimų ir didelių užvažiavimo mokesčių gali būti brangesnis. Tačiau važiuoti į gilumą, kur nėra greitkelių, užtrunka ilgiau, o laikas – tai pinigai. Taip pat, jei reikia nuomoti liftą mažame miestelyje, gali būti, kad jo nėra, tai reikės neįprastos technikos. Tai viską sukelia į biudžetą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žiūrėkite į sutartį dėmesingai. Kartais būna mokesčiai už ilgesnį laukimą prie iškrovos vietos (jei vairuotojas laukia ilgiau nei 1 valandą). Taip pat gali būti priedai už pakavimo medžiagas, jei juos įsigyjate per pervežėją. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai gali tapti brangus pramogas, jei pamiršite apie „Lagerebohrung“ (parkavimo leidimą) gatvėje.

Kaip mokėti: iš karto ar po vežimo?

Dauguma įmonių prašo avanso, kad padengtų degalų ir kitas išlaidas. Likusi dalis paprastai mokama pristačius krovinį. Nemažai blogų patirčių buvo, kai žmonės sumokėdavo 100% iš karto ir tada nebegaudavo atsakymų į telefonus. Aš visada sakyčiau – laikykite rankose kažką įkalčio iki pat galo.

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai yra bazinis draudimas, bet jis padengia labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kg. Jei vežate brangią techniką, reikia papildomo draudimo (All Risk). Neklauskite, kiek tai kainuoja – klauskite, ką jis dengia. Esu matęs, kaip klientai taupo ant draudžio, o paskui verkia, kai vairuotojas užkerta kelią kliūčiai.

Ar taupyti galima pasiruošiant dėžes paties?

Žinoma, jei turite laiko ir norite. Bet įvertinkite savo darbuotojų laiką. Ar jiems geriau dirbti ar klijuoti dėžes? Kartais pasirodo, kad perkant paslaugą „su viskuo“ išeima pigiau, nei sumokėjus algas žmonėms, kurie po to viską nulaužia (nors tikiuosi, kad jūsų darbuotojai štampai). Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai ne visada reiškia „taupyti ant kiekvieno kampo“.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia dirbti savaitgalį?

Taip, vokiečiai moka už viršvalandžius ir savaitgalius labai gerai. Jei norite, kad viskas įvyktų šeštadienį, kad neblaškytumėte darbo laiko, pasiruoškite mokėti papildomai 50-100% ar bent tiek, kiek sutartyje nurodyta. Vokietijoje darbo įstatymai yra šventi, juos laužyti neraštu.

Kokia vidutinė kaina už vieną vyrą valandai?

Tai labai varijuojama, bet galima sakyti, kad Vokietijoje tai svyruoja nuo 50 iki 80 eurų. Lietuvoje pigiau, bet jei siunčiate lietuvių komandą dirbti į Vokietiją, jums reikės sumokėti ir kelionės išlaidas, ir dienpinigius. Geriausia pasikalbėti dėl fiksuotos kainos už visą darbą, o ne už valandą.

Vokietijos specifika ir muitinė

Kokie yra pagrindiniai dokumentai muitinei?

Jei tai ne prekybinis krovinys (perkeliate savo biurą), dažniausiai reikalingas TSL (Transporto sąrašas) ir pakavimo sąrašas. Jei įsteigiate naują filialą, gali reikėti įrodymų, kad tai ne pardavimas. Vokiečių muitininkai (Zoll) gali būti labai išrankūs, jei dokumentai neatitiks realybės.

Ar turiu mokėti PVM ar mokesčius už perkėlimą?

Jei esate įmonė, turite PVM mokėtojo kodą, ir tai yra tarpinės prekybos (B2B) ar įrangos perkėlimas savo reikmėms, dažniausiai PVM netenkite (intra-Community supply). Bet čia reikia labai gerai užpildyti sąskaitas. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai gali sustoti, jei buhalteris suklysta sąskaitos priede.

Kaip elgtis, jei sustabdo muitinė?

Nerimaukite, nedarykite staigmenų. Atsakykite tiesiai ir pateikite visus, net tuos mažiausius popierius. Jei neturite vertėraščio ant senų stalų, gali tekti mokėti importo mokestį nuo nustatytos vertės. Geriau turėti senas sąskaitas, net jei jos jau nebeatitinka dabartinių kainų – bent jau kažkas yra.

Ar yra kokių nors draudžiamų daiktų?

Beveik viskas, kas legalu Lietuvoje, legalu ir Vokietijoje, išskyrus ginklus be leidimų, narkotikus (savaime aišku) ir kai kuriuos pavojingus cheminius elementus. Drabužių vabalus (kamus) taip pat neverte vežti – tai ekologinė problema. Knygos ir seni dokumentai dažnai tikrinami dėl plėšriųjų vabzdžių.

Ar reikia pranešti apie atvykimą iš anksto?

Taip, ypač jei atvykstate dideliu sunkvežimiu prie miesto centro ar prie gyvenamojo namo (jei biuras ten). Vokiškuose miestuose reikalingas leidimas „Verkehrsverbund“ arba tiesiog pranešimas vietos savivaldybei. Jei nepranešite, gausite baudą, kuri bus didesnė nei pačios perkėlimo kaina.

Kaip su parkavimu mieste? Ar lengva rasti vietą?

Sunkvežimiui mieste rasti vietą yra košmaras. Dažnai reikia užsisakyti specialią vietą (Anliegerfreiheit). Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai taps neįmanomas, jei vairuotojas praleis pusę dienos ieškodamas legalios vietos ir vengdamas gatvių valymo mašinų, kurios Vokietijoje važiuoja tiksliai pagal grafiką.

Ar vokiečiai yra taip griežti, kaip sakoma?

Taip, ypač kai kalba eina apia taisykles. Jei sutartyje parašyta „iki 8 valandos ryto“, po 8:01 jie gali pradėti verčiate baudas. Bet iš kitos pusės, jei viskas padaryta taip, kaip sutarta, jie yra labai sąžiningi ir mokėjimo laikotis. Jie tiesiog mėgsta struktūrą.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Padėtų, bet ne būtina vairuotojui, jei jis turi sutartį. O jei jūs, kaip klientas, kalbate su nuomotoju ar savininku, angliškai dažnai užtenka. Tačiau, jei bus nesklandumų su technika ar dokumentais, vokiškas žodynas labai praverčia. Nors dabar visi važiuoja su „Google Translate“, bet tai ne visada veikia greitai.

Organizaciniai momentai

Ką daryti su darbuotojais perėjimo metu?

Geriausia leisti jiems dirbti toliau nuotolinai arba suteikti laisvadienį. Stovėti šalia, kaip kraunami jūsų daiktai, nėra produktyvu. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai vyksta tada, kai biure beveik nieko nėra – tik tuščios patalpos, pro kurias lengva praeiti.

Ar reikia sutvarkyti seną biurą Lietuvoje?

Žinoma, dažniausiai nuomos sutartyje yra punktų apie tai, kad paliekate patalpas „sweeping clean“ (išvalytas). Jei paliksite šiukšles, savininkas už tai užskaičiuos pinigus iš užstato. Geriau pasamdyti valymo komandą iš karto po išvežimo.

Kaip organizuoti ryšį tarp Lietuvos ir Vokietijos komandų?

Pasirinkite vieną atsakingą asmenį abiejose pusėse. Jei kas nors susidurs su problema, pvz., durys neužsidaro, jis turi žinoti, kam skambinti. Nedarykite taip, kad kiekvienas darbuotojas būtų skambinęs vairuotojui su savo mažais klausimais – tai sukelia chaosą.

Ar verta rūpintis internetu naujame biure iš anksto?

Būtina. Vokietijoje interneto prijungimas gali užtrukti savaitęmis (pavyzdžiui, „Deutsche Telekom“ gali būti labai lėtas). Nėra nieko blogesnio nei atvykti į naują biurą ir neturėti jokio ryšio. Užsakykite tai bent mėnesį iki atvykimo.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Susisiekite su logistiku iš karto. Jei vairuotojas jau važiuoja, jo sustabdymas ar keitimo maršruto kainuos. Bet geriau pranešti ir mokėti, nei leisti jam važiuoti į tuščią adresą. Vokietijoje stovėjimas be reikalo irgi kažką kainuoja (Gebühren).

Ar reikia rūpintis kava ir pienu vairuotojams?

Tai ne privalomas, bet labai gerai veikia. Pavargęs vairuotojas, kuriam duota karšta kava, dirba greičiau ir geriau. Tai nedidelis investicijos, kurios grąžina per geresnį požiūrį. Žmogiškasis faktas čia svarbiau nei bet kokia instrukcija.

Kaip užtikrinti duomenų saugumą?

Neišduokite serverių bet kam. Geriausia, jei IT specialistas išjungia ir užrakiną juos, o pats pervežimas vyksta stebint atsakingam asmeniui. Duomenų nutekimas ar sugadinimas gali kainuoti verslą daugiau nei bet kokia baldų žala.

Ar galima derinti biuro perkėlimą su asmeninių daiktų pervežimu?

Techniškai taip, bet gali kilti problemų su draudimu ir apskaita. Geriausia tai daryti atskirai arba aiškiai atskirti dėžėse. Jei į biuro dėžę įmesite savo žmonos drabužius, ir dėžė dings, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją, nes tai ne buvo įmonės turtas.

Kas nutinka, jei vėluojame su iškrovos vienu paruošimu?

Vairuotojas laukia (paprastai pirmą valandą nemokamai, po to – mokamai). Jei vėluojate daugiau nei dieną, gali tekti iškrauti viską į sandėlį, o tai yra papildomi pinigai. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai reikalauja, kad naujasis biuras būtų paruoštas tiksliai tada, kai sunkvežimis atvažiuoja.

Ar reikia apžiūrėti naują vietą prieš tai?

Būtina. Matėme atvejų, kai sunkvežimiui neįleido po portinė, nes buvo per žemas, arba liftas per mažas. Tokios staigmenos kainuoja tūkstančius. Nuotolinės peržiūros (Google Street View) nepadeda išmatuoti aukščio.

Ką daryti su šiukšlėmis po išpakavimo?

Susitarkite su išvežimo komanda dėl šiukšlių išvežimo. Jos negali būti tiesiog paliktos gatvėje. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra beveik religija, todėl reikia žinoti, kur dėti plastiką, o kur popierių. Jei pamaišysite, gausite baudą.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą tiesą – geras planas nugali chaosą. Biuro perkėlimas į Vokietiją itin efektyviai ir greitai nėra stebuklas, tai tiesiog kruopštus darbas ir protinis pasiruošimas. Nerašiau čia jokių paslapties, tiesiog papasakojau, kaip tai atrodo iš mano, pilnos dulkių kabinos, pusės. Jei pasirūpinsite dokumentais, pakavimu ir gerai susikalbėsite su vykdytojais, viskas praės sklandžiai. O jei nebus – na, visada galite paskambinti man, paaiškinsiu, kur padarėte klaidą (nors tikriausiai jau bus vėlu).