Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais nėra tas pats kas nupirkti bilietą į kinus. Čia daugiau nei fizinis darbas, čia nervai, logistika ir tūkstančiai smulkių detalių, kurios gali nulemti sėkmę ar visišką fiasko. Dažnai klientai galvoja, kad tiesiog užsukame, įkeliame dėžes į furgoną ir važiuojam taikiai, bet realybėje reikia planuoti savaitėmis iš anksto, ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus. Jei norite išvengti naktinių nemigų ir sugadintų baldų, geriau pasikliauti tiems, kurie žino ką daro, o ne bandyti sutaupyti ant kaimyno su „Gazelės“. Čia ne tiesiog baldų vežimas, o jūsų verslo perkėlimas į kitą šalį.

Kas reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su visais dokumentais?

Dokumentų dažnai būna daugiau nei manote, ir tai ne tik dėl to, kad biurokratija Vokietijoje yra... tarkime, gana specifinė. (Nors kartais klientai viską padaro už mane, tai ypač malonu ir leidžia greičiau judėti į priekį). Reikia inventorizacijos sąrašo, draudimo polisų ir galbūt muitinės deklaracijų, jei turite brangios technikos ar įrangos, kuri buvo nupirkta ne ES erdvėje. Paprastai tai trunka kelias dienas, jei viską turiu ant rankos, bet jei trūksta duomenų, galiu užstringti savaitę ar dvi. Geriau viską pasiruošti iš anksto, kadangi Vokietijoje muitininkai gali būti labai tikslūs ir reikalaujančios.

Ar tikrai reikia profesionalų, ar galiu padaryti pats?

Galite, tikrai galite, jei turite daug laisvo laiko, stipvių nugarų ir norite prarasti savo nervus. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais pasidaro būtinas tada, kai suprantate, kad viena klaidingai padėta dėžė gali sugadinti brangų serverį ar svarbius dokumentus. Esu matęs daugybę atvejų, kai verslininkai bandydami sutaupyti, galiausiai mokėjo dvigubai – už sugadintus daiktus ir dėl prastovų darbe. Profesionalai turi ne tik furgonus, bet ir įrangą, pakavimo medžiagas, o svarbiausia – patirtį, kaip elgtis su krizėmis kelyje.

Kaip apskaičiuojate biuro perkėlimo į Vokietiją kainą?

Nėra vienos kainos, tai kaip klausinėti „kiek kainuoja automobilis?“. Kaina priklauso nuo tūkstančiai dalykų: ar reikia išmontuoti baldus, kiek aukštai be lifto, kiek atstumo tarp seno ir naujojo biuro, ar reikia dėžių. Paprastai einame į objektą, viską apžiūrime, o tada sakydamas tikslų skaičių. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia specialios technikos sunkiems daiktams pakelti. Negaliu tiesiog iš galvos pasakyti skaičiaus, nes tada būtų neteisinga ir jums, ir man. Kainos svyruoja labai plačiai, todėl verta kreiptis įvertinimui.

Ar reikia mokėti depozitą?

Dažniausiai taip, ypač jei dirbame su didelėmis korporacijomis ar jei reikia išsinuomoti specialią įrangą. Depozitas užtikrina, kad paslauga bus apmokėta, o mes nesame „paršiukai“ ir nevažiuosime veltui. (Kartais, jei klientas labai patikimas, pvz., dirbame jau 10 metų, galiu nuleisti šį reikalavimą). Suma paprastai būna nedidelė, apie 10-20 proc. nuo galutinės sąskaitos, bet viskas aptariama individualiai prieš pasirašant sutartį. Tai standartinė praktika rinkoje, kad apsisaugotume nuo netikėtų nesklandumų.

Kas nutinka jei vairuotojas vėluoja?

Vokietijoje eismas gali būti tikras košmaras, ypač ant autostradų ties Miunchenu arba Frankfurtu, ir dėl to vėlavimai kartais būna neišvengiami. Jei vėluojame dėl mūsų kaltės, pvz., sugedo automobilis (kas, tiesa sakant, nutinka retai, bet nutinka), mes prisiimame atsakomybę. Jei vėlavimas dėl užtūrusių kelionių ar blogo oro, tai čia jau force majeure. Stengiamės visada pranešti iš anksto, kad jūsų komanda neišsižiotų lauktų prie tuščių dėžių. Komunikacija čia yra raktas, be jos nieko neiseis.

Ar galite atvykti savaitgalį ar poilsio dienomis?

Galime, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ir taisyklės, kada galima triukšmingai vežti daiktus, ypač gyvenamųjų namų rajonuose. Jei naujasis biuras yra verslo centre, problema mažesnė, bet jei miesto centre ar prie gyvenamųjų namų, gali prireikti specialių leidimų. Savaitgaliai taip pat įmanomi, bet reikia suderinti su vairuotojais, kad jie neatostotų savaitgalio, o tai atsispindi kainoje. Geriausia viską daryti darbo dienom, bet žinau, kartai verslo reikalai nekalba apie poilsį.

Vokietijos specifika ir biuro technika

Kaip su IT įranga, serveriais? Jūs juos supakuosite?

IT įranga yra pati jautriausia dalis. Mes ne tiesiog įmetame monitorius į dėžę, juos supakuome antistatinėmis medžiagomis, užfiksavame kabelius, kad nereiktėtų vėliau valandų spręsti, kur kas prijungta. Serverius reikia išjungti pagal instrukcijas, o tada uždaryti į specialias krepšys. (Kartais klientai pamiršta išjungti ir paskui keikia, kad nebeveikia, nors mes tik perkėlėm). Geriausia, jei jūsų IT specialistas prižiūri išjungimą, o mūsų užduotis – saugiai nugabenti taip, kad niekas nebuvo nukritęs.

Ar reikia specialių leidimų stovėti prie naujojo biuro Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Vokietijos policija ir vietinės savivaldybės yra labai griežtos dėl parkavimo didelių sunkvežimių miestuose. Jei sustojote nelegaliai, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pati pervežimo paslauga, o dar gali būti, kad automobilį nuveš į aikštelę. Mes paprastai padedame susitvarkyti su šiais leidimais („Verkehrszeichen“ ar „Halteverbot“), tai reikalauja laiko, bet be to ten neprisijungsime. Negerai kai tave nuvaro... o dar blogiau kai klientas stovi ir žiūri.

Kas su šiukšlėmis? Ar jas išvežiate?

Tai dažna problema. Kai susirenkame viską iš senojo biuro, ten lieka daug nereikalingų dalykų – seni baldai, suplyšęs kilimas, seni popieriai. Galime tai išvežti, bet tai papildoma paslauga, už ką reikia mokėti atskirai, nes Vokietijoje šiukšlių ivežimo kainos yra... tarkime, įdomios. Negalima tiesiog numesti į pirmąją konteinerį, reikia rasti tinkamą utilizavimo vietą. Geriausia susitvarkyti šiukšles patys prieš mūsų atvykimą, taip sutaupysite nemažai pinigų.

Ar reikia deklaruoti visus kompiuterius muitinei?

Jei esate ES viduje, tai Lietuva ir Vokietija yra abu ES narės, todėl paprastai muitinės procedūros nėra būtinos įprastoms prekėms, jei jos nėra prekybinio pobūdžio (t. y. neperpardavinėjate). Tačiau jei pervežate brangų įrangos kiekį, kuris atrodo įtartinai, arba jei technika yra iš trečiosios šalies (pvz., iš Šveicarijos ar JAV), gali kilti klausimų. Visada rekomenduoju turėti pirkimo dokumentus arba inventoriaus sąrašą su vertinimu, kadangi muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti. Geriau būti per daug atsargiam.

Ar gabenate augalus?

Gabename, bet tai sudėtinga. Žoliniai augalai turi būti tikrinti dėl kenkėjų, ypač jei juos vežate į Vokietiją, kur yra griežtos fitosanitarinės taisyklės. (Neseniai vienam klientui bandėme įvežti didelį fikusą ir beveik buvo sustabdyti sienoje, gaila tik kad lapai nukrito). Reikia turėti augalų pasą arba sertifikatą, jei to reikalauja, o taip pat reikia juos apsaugoti nuo šalto arba per karšto oras furgone. Ne visi augalai išgyvena tokį kelionę.

Kas dėl seifų ar ypatingai sunkių daiktų?

Tai mūsų kasdienybė. Seifus nešame ne su rankomis, o su specialiomis kėdėmis, kurios leidžia pakelti tonas svorio ir nusileisti žingsniu po žingsnio laiptais. (Kartais seifai būna daug sunkesni nei parašyta, o klientai nieko neprisipažįsta). Jeigu seifas yra per didelis į duris, gali reikėti išmontuoti rėmus ar net langus. Tai viską apgalvojame iš anksto, kadangi paskutinė minutė gali būti per vėlu spręsti inžinerinius uždavinius.

Ar dirbate ir su mažomis įmonėmis, ne tik didelėmis korporacijomis?

Žinoma, mažos įmonės dažnai yra patogesnės, nes ten mažiau biurokratijos. Esu vežęs ir vieno žmogaus „biurą“ iš buto į nuomojamamas patalpas Berlyne, ir didelius bankų skyrius. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais svarbus tiek „Start-up“ komandoms, tiek senoms firmoms. Kiekvienas klientas nori būti išgirdtas ir suprastas, todėl dydis čia neleidžia mums pasielgti atsainiai.

Ar padeda surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Neišvežame jums dėžių su išmontuotais stalais ir paliekame jūsų kovoti su instrukcijomis vokiškai (arba kinietiškai). Mūsų komanda turi savo įrankius, žino, kuris varžtas kuris eina, ir greitai viską surenka. Kartais net patobuliname kažką, jei matome, kad buvo surinkta blogai anksčiau. Naujame biure viskas turi atrodyti tvarkingai ir būti paruošta darbui jau pirmąją dieną.

Problemos ir realus gyvenimas (Būtent tai, kas nusibosta)

Kas daryti, jei sugedo liftas Vokietijoje?

O tai, deja, ne tokia reta situacija. Vokietijoje daug senų pastatų, o technika sensta. Jei liftas neveikia, tenka nešti rankomis, o tai brangina laiką. (Vakar vienas vairuotojas skambino, kad sugedo generatorius ant A9 autostrados, stovi kaip ir... gaila). Jei liftas sugenda prieš atvykstant, stengiamės iš anksto sužinoti, ar galime naudotis kaimyniniu įėjimu arba reikia samdyti kraną. Visada turime atsarginį planą B, bet kartais jis tiesiog neegzistuoja ir tenka dirbti naktį.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktai?

Per 20 metų buvo vienas ar du incidentai, bet tai ne dėl vagystės, o dėl klaidingai pažymėtų dėžių. Kartais dėžė su „kava“ nukeliauja į sandėlį vietoje biuro, o paskui visi ieško. Mes stengiamės užtikrinti, kad visos dėžės būtų numeruojamos ir inventorizuojamos, kad tokios situacijos neįvyktų. Vokietijoje saugumas geras, bet visada reikia būti budriems, ypač jei paliekate daiktus lauke neapsaugotą vietą naktį. Draudimas čia ne prabangia, o būtina.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna painiava. Darbuotojai dažnai palieka asmeninius daiktus ant stalų – nuotraukas šeimos, augalinius ar net maisto produktus. Mes paprastai prašome, kad darbuotojai viską pasiimtų pačių, bet likusius daiktus supakuojame į atskiras dėžes ir pažymime „asmeniniai daiktai“. Negalima juos maišyti su bendru biuro turtu, kadangi paskui bus chaosas ieškant. (Kartą radau gyvą žiurkę stalčiuje... tai buvo netikėta, bet gyvūnus taip pat nevežame, jei tai ne akvariumas su žuvėmis).

Ar draudžiate kelią?

Taip, visada turime CMR draudimą, kuris dengia krovinių atsakomybę pervežimo metu. Tai yra privaloma, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais, kur daiktų vertė gali siekti dešimtis tūkstančių eurų. Draudimas apsaugo ir jus, ir mus nuo neprognozuojamų situacijų, tokių kaip avarija ar gaisras. Be draudimo šioje srityje dirbti yra tiesiog beviltiška ir neprofesionalu.

Ar reikia kad kas nors iš mūsų būtų vairuotoju?

Nereikia, mūsų vairuotojai yra profesionalai su visomis reikiamomis licencijomis, leidžiančiomis vairuoti sunkvežimius ir tarptautiniuose maršrutuose. Jie žina kelius, poilsio režimus ir degalinių pasiskirstymą. Vienas kartas klientas norėjo važiuoti su mūsų vairuotoju, kad „būtų tikra“, bet paskui gailėjosi, kad praleido 10 valandų furgone be kondicionieriaus. Geriau palikti tai mums, o jūsų komanda galės skristi lėktuvu arba važiuoti traukiniu.

Kokios dažniausios problemos su klientais?

Dažniausiai problema yra ta, kad klientai pervertina savo galimybes ir nuvertina laiką. Skamba sakydami „turime tik tris stalus“, o atvyksta ir matajame tris stalus, dešimt spintų, du serverius ir tris šimtus dėžių su popieriais. (Kartais jie patys nežino kiek turi daiktų, tai juokinga). Toks neatitikimas sukelia vėlavimus ir nervus. Kita problema – mokėjimų delsimas, kai paslauga jau atlikta, o pinigų nėra. Reikia aiškių sutarčių.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik grynais?

Priimame ir pavedimus, ir kortelės (kai turime terminalą), bet didelės sumos geriau apmokėti banko pavedimu iš anksto. Vokietijoje grynaisiais pinigais mokėti neįprasta, o didelias sumas nešioti pavojinga. (Kartais klientai bando mokėti „juodai“, su tokiu mes nedirbame, per daug rizikuojame). Mums svarbu, kad mokėjimas būtų skaidrus ir laiku, kadangi mes irgi turime mokėti degalines ir algas vairuotojams.

Ar galiu būti tikras, kad mano konfidencialūs dokumentai nebus pavogti?

Dokumentų saugumas yra mūsų prioritetas. Mes užrakiname furgonus, o tarp miestų jie niekada nepaliekami be priežiūros be reikalo. Be to, mes dirbame su ilgalaikiais klientais, kuriems pasitikėjimas yra svarbiau nei vienkartinis pelnas. Jei turite ypatingai slaptų dokumentų, galime susitarti dėl specialaus transporto arba palydos. Tačiau paprastai standartiniai užraktai ir mūsų reputacija užtikrina, kad viskas pasieks paskirties vietą.

Kas jei orai blogas, sniego ar lietaus?

Oras ne sustabdo mūsų, jei tik keliai yra praeinami. Vokietijoje žiema kartais būna sunki, ypač pietinėse vietovėse, tad reikia numatyti papildomą laiką. (Prisimenu vieną atveją, kai teko stovėti 4 valandas užstrigus eisme dėl sniego, o klientas skambino kas 10 minučių). Drąsiai vaziuojame ir lietumi, bet dėžės yra padengtos plevele, kad jos neįmirktų. Svarbiausia yra saugumas, o ne greitis, tad jei reikės sustoti, sustosime.

Ar pervežate ir pavojingus krovinius, jei biure tokių yra?

Tai priklauso nuo to, kas tai yra. Chemikalius ar degias medžiagas mes nevežame, nes mums reikia specialių leidimų (ADR), o įprastas biuras neturėtų tokių dalykų turėti. Jei tai yra dažai ar valymo priemonės, tai įmanoma, bet reikia tai žinoti iš anksto, kad tinkamai supakuotume. Neslėpkite nieko, kas gali užsiliepti ar sprogti, nes tai pavojingu ne tik mums, bet ir visiems kelyje.

Ar reikia iš anksto apmokėti visą paslaugą?

Įprasta praktika yra apmokėti avansą (depozitą), o likusią dalį – pasiekus paskirties vietą arba iš karto po paslaugos atlikimo. Taip pat galima padalinti mokėjimą, jei kalbame apie ilgalaikius projektus. Bet niekada neimu visų pinigų iš karto, nes tai neatrodo tinkamai. (Kartais, jei klientas naujas ir reikalauja labai sudėtingo darbo, galiu paprašyti daugiau avanso, kad apsisaugočiau nuo atsisakymo).

Kas daryti jei reikia atidėti perkėlimą paskutinę minutę?

Tai galima, bet tai kainuoja. Jei mes jau paruošėme komandą, furgoną ir paskyrėme laiką, o jūs atšaukiate paskutinę dieną, turime sumokėti už tai vairuotojams. Geriausia apie pokyčius pranešti bent kelias dienas iš anksto. Esu suprantantis, versle viskas gali pasikeisti viena diena, bet aš taip pat turiu verslą, kurį reikia išlaikyti. Todėl sutartyse visada yra punktai apie atšaukimą.

Kodėl pas jus brangiau nei pas kitus?

Kadangi mes dirbame jau 20 metų, mūsų kaina apima ne tik fizinį darbą, bet ir draudimą, patirtį, tinkamą įrangą ir garantiją, kad niekas nesugs. Pigiausi variantai dažnai pasirodo būti brangiausi, kai sugenda baldai ar dingsta dėžės. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais negali būti pigus kaip duonos kepalas, čia daug investicijų į žmones ir techniką. Mokate už ramybę ir saugumą.

Ar padedate su vizais ar darbo leidimais?

Ne, mes esame pervežimo kompanija, ne teisininkai. Su vizais ir leidimais reikia kreiptis į advokatus ar konsultantas. (Kartais galiu pasakyti, kurioje gatvėje yra migracijos departamentas Miunchene, bet tai mano žinių riba). Mūsų užduotis – nugabenti daiktus taip, kad jums liktų daugiau laiko spręsti šias biurokratines problemas. Nesimaišykite į tai kas nėra mūsų kompetencija, geriau pasiklauskyti specialistų.

Ar galite padėti surasti naują biurą Vokietijoje?

Ne tiesiogiai, mes ne nekilnojamojo turto agentai. Tačiau per metus matome daugybę biurų ir galime pasakyti, kurie rajonai geresni logistikos požiūriu, o kurie blogesni dėl sunkvežimių prieigos. (Pavyzdžiui, senasis miestas Kelne yra siauras ir blogai pasiekiamas dideliems furgonams). Galime patarti ką ieškoti, bet paiešką turite atlikti patys su brokeriais.

Kaip elgiate su skundais?

Jei kas nors negerai – skambinkite iš karto. Mes nesame dievai ir kartais padarome klaidų. Jei sulaužėme koją – pakeisime (arba atsimokame). Jei dingo daiktas – ieškosime arba atlyginsime draudimo. Geriau iškelti problemą nedelsiant, nei verkti paskui apžvalgose. Esu pavargęs nuo tų, kurie tyčiojasi paskui, nors nebuvo pasakę nieko iš karto. Drąsiai kalbėkite, mes sutarsime.

Ar turite apžvalgų internete?

Turime, bet tiesa sakant, retai kada prašome klientų jų rašyti. Seni klientai žino, kad mes dirbam gerai, o nauji dažnai ateina pagal rekomendacijas. (Yra viena bloga apžvalga nuo to, kuris norėjo, kad jam neščiau dėžes po sniegui be batų... tai buvo keista). Geriausia klauskite kaimynų ar partnerių, jų nuomonė vertingesnė nei anoniminiai komentarai internete.

Kas daryti jei reikia laikino sandėlio Vokietijoje?

Tai dažnas atvejis, kai naujas biuras dar nėra paruoštas. Mes turime partnerių, kurie teikia sandėliavimo paslaugas Vokietijoje. Galime padėti iškrauti į sandėlį, laikyti ten mėnesį ar du, o paskui vežti į galutinę vietą. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus, kai negalite įsikrauti į naujas patalpas darbo dieną. Sandėliai yra saugūs ir su saugumo sistemomis.

Ar pervežiate į visą Vokietiją ar tik miestus?

Į visą Vokietiją, net į mažiausius kaimelius. Vokietija nėra tokia didelė, kad ten nevažiuotume. (Buvome net kažkur prie sienos su Lenkija, ten kur vieną lentyną vežėm 5 valandas). Bet kuo toliau į gilumą, tuo brangiau, nes grįžtušias važiuoja tuščias. Jei esate Berlyne ar Hamburge, tai viena kaina, jei Alpėse – kita. Visada galime susitarti dėl maršruto optimizavimo.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nes ačiu dievui, ačiu... o ne, šipku. Verta rinktis, nes mes nešam atsakomybę. Esu matęs daug firmų, kurie uždirba greitai ir dingsta. Mes čia jau ilgai, žinome ką darome, ir jei ką sugadinsim – nebegyvensime (šipku, bet tiesia). Mums svarbus ilgalaikis ryšys, o ne vienkartinis pelnas. O dar mūsų vairuotojai yra normalūs žmonės, su kuriais galima pakalbėti lietuviškai, tai taip pat svarbu.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir patikimai profesionalais yra investicija į jūsų verslo stabilumą. Nereikia bijoti klausti klausimų, reikia būti atviru, o mes pasirūpinsime likusiu. Gerai suplanuotas perkėlimas leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje be nerealizuotų nuostolių. Sėkmės versle Vokietijoje, ten darbos yra daug, svarbiau viską nuvežti saugiai.