Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir efektyviai suplanuotas: Vadovas be gailesčio

Dirbu būtent šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, todėl galiu pasakyti viena – jokios magijos nėra. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir efektyviai suplanuotas yra tada, kai klientas nesigaudo į mane su klausimais paskutinę dieną. Dažnai atrodo, kad viskas paprasta: pakrauti ir važiuoti, bet yra vienas dalykas – Vokietija yra Vokietija, ten tvarka kita, ir jei kas nors negerai su dokumentais, sustosite prie sienos. Čia ne apie tai, kad aš gudrus, o apie tai, kad reikia tikrai žinoti, ką veži ir kur. Gerai, kad kainos jau nebe toks aukštos kaip prieš 10 metų, bet irgi ne tokios žemos, kad galėtum švaistyti laiką. Geriau viską suplanuoti iš anksto, negu vėliau ieškoti kurioje nors degalinėje prie Kauno kurio nors vairuotojo, kuris paslydo terminuose.

Biuro perkėlimas į Vokietiją: pradžia ir planavimas

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie biuro perkėlimą į Vokietiją?

Neleiskite tai atsitikti prieš pat penktadienį. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo, o dar geriau šešios savaitės. Turite suprasti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ne tik sunkvežimio, bet ir vietos jam užsakymo. Jei skubate, teks mokėti už "skubos mokestį", kuris gali būti dvigubai didesnis, o tai niekam nepatinka. Dirbome su viena firma iš Kauno, kurie pradėjo planuoti tik savaitę prieš, ir vos neprarado sutarties dėl vėlavimo, tiesiog nesuėmė laiko (tai yra, jie galvojo, kad viskas bus kaip pasak).

Ar verta pasamdyti vadybininką ar pasidaryti patys?

Jei turite laiko ir norit nervintis – darykite patys. Bet jei jums reikia dirbti, o ne nešti dėžes, geriau atiduoti profesionalams. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas tuo, kad ten viskas užrakinta, o raktai pasiekia tik tada, kai parašote sutartį. Aš mačiau situacijų, kur vadovai patys bandydami sutaupyti susprogdino serverius, tiesiog numetę juos ant grindų. Net nebijokite klausti dėl vadybininko, jis sutaupys jums nervus.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nereikia?

Išmeskite arba duokite kam nors. Nėra logiška mokėti už šiukšlių vežimą per visą Europą. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti apie tai, kas naujoje vietoje naudinga. Senus sprendimus, susirašinėjimus, kurie nėra svarbūs – paverskite makulatūra čia. Vieną kartą vežėme vienai įmonei senus biuro kėdes, kurios paskui buvo išmestos Miuncheno konteineryje, o klientas gailėjosi pinigų už vežimą.

Ar reikalingas detalus inventorius?

Žinoma, kad taip. Negalima tiesiog sakyti "vežame biurą". Aš turiu žinoti, ar ten 20 stalų, ar 200. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra apie tūrį. Jei manes apginsite, aš atsiunčiu per mažą fiską, ir tada jūsų vadybininkas stovi ant gatvės su dviem dėžėmis, o likusi dalis lieka Vilniuje. Nieko nemaloniau. Rašykite viską, net tų senų žvakių spintelėse, nes vėliau kils klausimų, kodėl viršijome svorį.

Dokumentai ir biurokratija (Vokietija nelengva)

Ar reikia eiti į muitinę, jei keliame iš Lietuvos?

Formaliai ne, jei esate ES viduje, bet vis tiek reikia turėti dokumentus. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sukelti Klausimų, jei vežate techniką be įrašų. Vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei sustingsite prie patikros, jie reikalaus sąskaitų. Geriau turėkite "EX-1" dokumentus arba bent jau vidaus sąskaitas, kad įrodytumė, kad tai ne vagystė. Niekada nežinai, kas liežuvio gale nusiramins.

Ką daryti su PVM sąskaitomis?

Čia tikrai reikėtų pasikalbėti su buhalteriu, bet aš galiu pasakyti savo. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai laikomas ne prekyba, o įmonės turtos perkėlimu, todėl gali būti taikoma 0 proc. PVM tarifas arba vienas išimčių kodų. Bet jei padarysite klaidą sąskaitoje, vokiečių "Finanzamt" jus suras. Tikrai nepykite, jei aš neatsakysiu čia 100 proc. tiksliai, nes kiekvienas atvejis kitoks, o aš vairuotojas, ne teisininkas.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Paprastai ne, jei turite anglišką arba lietuvišką versiją, bet technikos vartotojo vadovus verta turėti vokiškai. Biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta sklandžiau, jei vietiniai darbuotojai supranta, ką jiems duodate. Vieną kartą turėjome problemų su dideliu spausdintuvu, nes niekas negalėjo nuskaityti klaidų pranešimo, kuris buvo lietuviškai. Liko stovėti savaitę laukiant techniko iš Liuksemburgo.

Kas nutinka su sutartimis ir archyvu?

Jos keliauja su jumis, bet pasirūpinkite, kad dėžės būtų pažymėtos. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paslapties pervežimas, bet archyvas dažnai yra jautrus dalykas. Jei ten yra asmeninių duomenų, užtikrinkite, kad sunkvežimis saugus. Niekada nežinai, kas gali nutikt kelionės metu, pavyzdžiuz, pavogti visą fiską su jūsų klientų duomenimis.

Technika ir jautrūs daiktai (Serveriai, ne kavinės)

Kaip vežti serverius be panikos?

Juos reikia išjungti tinkamai ir užfiksuoti būseną. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT įranga yra rizikingas, jei tiesiog ištrauksite laidą iš lizdo. Viskas turi būti supakuota į specialias dėžes su putomis. Aš mačiau, kaip viena firma prarado visus duomenis dėl to, kad serveris buvo padėtas ant grindų sunkvežimyje ir nukrito ant posūkio. Nenusiminkite, geriau permokėti už pakavimą.

Ar imate atsakomybę už IT įrangą?

Tai priklauso nuo to, ką pasirašome. Paprastai imame atsakomybę tik jei mes supakavome. Biuro perkėlimas į Vokietiją su mumis – tai draudimas yra įskaičiuotas, bet jei jūs patys supakosite monitorių į senus plėvelės maišus, ir jis sulūžta, tai ne mano problema. Būkite sąžiningi su savimi ir su mumis, tada bus aišku. Daugelis firmų čia meluoja, kad sutaupyti, bet vėliau verčia pinigus iš savo kišenės.

Kopijavimo aparatai – kodėl jie tokiu erzinantys?

Jie sunkūs, trapūs ir turi daug judančių dalių. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai sustoja dėl to, kad reikia išmontuoti didelį "Xerox" ar "Canon". Kartais reikia išleisti techniką, kad ji tilptų per duris. Vieną kartą teko išmontuoti liftą, kad galima būtų išnešti aparatą, nes jis neįėjo į koridorių. Planuokite tai iš anksto.

Ar saugu vežti duomenis?

Duomenys saugūs, jei disklai nepajuoda. Biuro perkėlimas į Vokietiją fiziškai nėra pavojingas duomenims, jei nesugalvojate palikti serverio atidarytoje mašinoje pietų metų Karaliaučiuje. (Tikrai buvo toks atvejas, paskui buvo nemaža rūpesčių su policija). Užrakinkite viską ir paimkite raktus su savimi.

Kainos ir pinigai (Tiesiogiai be užuolankų)

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Neklauskite man be matmenų. Kiekvienas biuro perkėlimas į Vokietiją yra skirtingas. Mažam biurui gali tekti nuo 1500 iki 3000 eurų, o dideliam gamyklai tai gali kainuoti dešimtis tūkstančių. Priklauso nuo to, kiek laiko reikia krauti, ar reikia keltuvo, ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojame. Berlyno centras visada brangesnis už kažką toliau nuo miesto.

Kodėl kaina pasikeičia paskutinę minutę?

Todėl, kad klientai dažnai pamiršta papasakoti apie tai, kad jie turi 20 metalinių spintų, kurios sveria po toną. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti įvertintas pagal svorį. Jei aš atvykstu su 3,5 tonos fiska, o jūs man duodate 5 tonas, aš nebegaliu važiuoti legaliai. Teks skambinti dėl didesnės mašinos, o tai laikas ir pinigai.

Ar taip, kad kuo didesnis sunkvežimis, tuo pigiau?

Ne visada. Vokietijoje yra ribojimai miestuose, o didelės mašinos negali važiuoti kai kuriais keliais. Biuro perkėlimas į Vokietiją į senus pastatus dažniausiai reikalauja mažesnių sunkvežimėlų "7.5 ton", kurie brangesni per valandą, bet gali važiuoti įkvėptoje zonoje. Dideli fiskai tiesiog užstrigs prie pirmojo "Verboten" ženklo.

Ar galima mokėti atidėliautai?

Su naujais klientais – ne. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra paslauga, kurios atlikti negalima be avanso ar bent jau galutinio apmokėjimo iš karto po iškrovimo. Per tiek metų matyau viską – nuo pasitraukimo be mokėjimo iki čekių, kurios "užstrigo". Pinigai turi būti sąskaitoje prieš tai, kai atidarome duris.

Kelias ir realybė (Ne tik greitis)

Kiek laiko užtrunka nuvežti į Berlyną?

Pats važiavimas truktu apie 12-14 valandų, jei nebuvo didelių spūsčių prie Lenkijos. Biuro perkėlimas į Vokietiją taip pat apima pakrovimą ir iškrovimą. Tai nėra "kelionė su lagaminais". Tai yra darbas, kuris gali užtrukti dvi dienas, jei reikia išnešti 4 aukštus. Neskubėkite, geriau, kad vadybininkai pradėtų dirbti antradienį ryte, negu pirmadienį vidurdienį bevaisių būtinybių.

Kas daryl, jei vairuotojas užstrigo?

Vairuotojai žino, ką daryti. Jie turi poilsio laiką, turi teisę sustoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra reglamentuotas taisyklėmis. Jei jūs spaudžiate vairuotoją važiuoti 20 valandų iš eilės, jis gali užsiduoti ir tada viskas sustos visai. Suteikite jiems ramybę, ir jie atvyks. Niekada nesužinojau, kodėl vadovai mano, kad vairuotojas yra robotas.

Ar dažnai stabdo vokiečių pareigūnai?

Dėl dokumentų – retai, dėl techninės būklės – dažnai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su šiuolaikine mašina yra saugu, bet jei vairuotojas užmiršta uždėti saugos diržus arba yra per daug įsitempęs, gali sustoti. Vokiečiai tikri savo taisyklių. Vieną kartą teko mokėt baudą už tai, kad vairuotojas nebuvo užsirašęs darbo laiko.

O jei pervežimui reikia daugiau nei vienos dienos?

Tada planuojame nakvynes. Biuro perkėlimas į Vokietiją nevyksta kaip rally lenktynės. Naktiniai važiavimai yra draudžiami, o be to, pavojingi su įkrautu sunkvežimiu. Geriau, kad mašina stovėtų saugioje aikštelėje, negu šliaužioti tamsiu autostrada. Nervingai yra, kai klientas skambina 3 valandą ryto ir klausia, kur mes esame.

Atvykimas ir iškrovimas (Viskas tik prasideda)

Kas jei naujoje vietoje nėra liftų?

Tai būna košmaras. Biuro perkėlimas į Vokietiją į pastatus be lifto kainuoja dvigubai, nes reikia nešti rankomis arba kelti per langą. Pasižiūrėkite į vietą iš anksto. Aš turiu nuotraukas iš vienos vietos Hamburge, kur reikėjo nešti kompiuterius per 4 aukštus nusileidžiančiais laiptais, nes lifto nebuvo. Klientas buvo nustebęs, kad tai truko taip ilgai.

Ar įsirengiate duobes?

Su juokais, bet kai kurios firmos taip daro. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo. Jei pas jus viskas sutvarkyta, o pas mus ne, tuomet kils problema. Geriau pasirašyti protokolą apie būklę prieš išsikraunant, kad ką nors neįrodytum, kad ne mes sulaužėm stalo koją. Neklauskite, kodėl aš apie tai kalbu – patirtis yra tokia.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijoje?

Reikia leidimo. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės centro Berlyne. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja specialių leidimų užimti eismo juostą. Tai užtrunka kelias dienas gauti iš vietinės savivaldybės. Jei neužsirezervuosite, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta į aikštelę. Tada prasideda tikras chaosas.

Ar padedate surinkti baldus?

Taip, jei tai sutarta. Bet ne tikėkitės, kad vairuotojas montuos sudėtingas sistemas. Biuro perkėlimas į Vokietiją apie tai, kad jie padės stalus ir spintas į statybas. Jei reikia surinkti sudėtingą reguliuojamą kėdę su 20 varžtų, geriau turėkite savo meistrą arba sutarkite dėl montuotojų iš mūsų pusės papildomai.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Pakuotės ir popierius – juos mes išvežame. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra "švarus" paslaugos tipas, paliekame vietą tvarkinga. Bet jei ten yra seni buitiniai atliekos ar statybinės šiukšlės, tai ne mūsų darbas. Vieną kartą teko išvežti pilną sunkvežimį senų kompiuterių, kuriuos klientas nusprendė išmesti pervežimo metu.

Ar tikrai viskas padaryta, kai sunkvežimis išvažiuoja?

Patikrinkite dokumentus. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tada, kai pasirašote perdavimo-įvykdymo aktą. Jei kažko trūksta, parašykite iš karto. Negalima skambinti po savaitės ir sakyti, kad dingo dėžė su svarbiais dokumentais. Tuomet jau per vėlu ieškoti, kas ką padarė.

Išvada

Viskas šitaip atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite veikti. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir efektyviai suplanuotas yra įmanomas dalykas, jei nedarysite klaidų pradžioje. Naudokitės protinga galva, nebijokite klausti nepatogių klausimų ir tikrai pasitikėkite savo logistikos partneriu, o ne pigiausiu pasiūlyimu iskambinimo centre. Sėkmės naujoje vietoje, turbūt ten geriau kava, nei čia.