Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo: vadovas iš vidaus

Sveiki, šiame srityje „laikau“ jau beveik dvidešimt trejus metus ir per tą laiktą mačiau viską – nuo dešimt tūkstančių eurų vertės serverinių, kurias buvo apsagoję su... popieriumi, iki biurų, kurie tiesiog nusprendė persikeltį per savaitgalį be jokio pranešimo. Žinoma, visada svajojame apie tai, kad biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo vyktų kaip piešiniuke, bet realybėje visada iškyla kažkokių keliukų. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų biurokratija... o dieve, jų biurokratija gali privelti prie depresijos, jei nepasiruoši. Čia ne tiesiog užkrauti daiktų ir važiuoti, čia reikia žinoti, ką daryti, kai pasienieivas klauso „ką vežate“, o tu neturi angliškai įsidėmėjęs spausdintuvo pavadinimo. Štai kodėl rašau šią „pamoką“ – kad jums būtų lengviau, o mums – mažiau skambinimo su keiksmais.

Dokumentai, VMI ir vokiečių popieriaus darbas

Kokie dokumentai iš viso reikalingi?

Tiesiog pasiimkite pasą ir važiuokite? Ne, taip nebeveikia jau nuo 2004-ųjų. Būtinas tikslius krovinių sąrašas, kurį vadiname „inventoriaus sąrašu“ (tiksliau, packing listas), ir jei vežate techniką, tai gerai, kai yra serijiniai numeriai. Be to, jei įmonė perregistruojama, reikia VMI patvirtinimo, kad krovinių mokesčiai netaikomi. Be šito biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo tampa tik sapnu. Vokietijos muitinė labai mėgsta, kai viskas parašyta aiškiai ir vokiškai, o ne „guglinta“ vertė.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Jei tai būna naudojama įranga, paprastai nereikia, bet turi būti nurodyta, kad tai ne prekybinis krovinys. Viena kartą turėjau klientą, kuris bandė įvežti trisdešimt nešiojamųjų kaip „asmeninius daiktus“, ir... na, pasidarė nepatogu. Geriau turėti sąrašą, kur parašyta „30 vnt. lenovoThinkPad X1, naudojami biuro reikmėms“. Muitininkas turi matyti, kad tai ne „grey import“ prekės parduotuvėl.

Kas daryti su VMI pažyma?

Jei įmonė išsikrausto iš Lietuvos visam laikui (arba atidaro filialą), turite gauti patvirtinimą, kad nebus mokamas PVM ir muito. Tai trunka kelias dienas, o ne minutes. Nereikia laukti paskutinės sekundės. Viskas apdorojama elektroniniu būdu dabar, bet sistemos kartais užstringa, tai verta tai padaryti savaitę iki važiavimo.

Ar vokiečiai priima lietuviškus dokumentus?

Geriau, jei ne. Jei turite galimybę, išverskite bent tuos svarbiausius dokumentus į vokiečių arba anglų kalbą. Muitinės pareigūnas Esene arba Miunchene gali būti malonus, bet jei jis pavargs ir pamatys tik lietuviškus rašmenis, gali paprašyti laukti vertėjo. O laukimas su sunkvežimiu kainuoja pinigus.

Kiek laiko užtrunka muitinės tikrinimas?

Jei viskas tvarkinga – 30 minučių. Jei trūksta kažko dėlės – gali užtrukti ir dieną. Buvo atvejis, kai nepavyko rasti vienos serverio dėžės dokumentų, ir teko skambinti į gamintoją Lietuvoje, kad jie išsiųstų PDF el. paštu. Tai ne džiaugsmas, kai vairuotojas sėdi prie paties ribos.

Fizinis perkėlimas: ką vežti ir kaip

Ar verta vežti senus biuro baldus?

Sąžiningai? Dažniausiai ne. Vokietijoje biuro baldų kainos gali būti panašios kaip čia, o pervežimo kaina, ypač mažais kiekiais, gali viršyti jų vertę. Jei turiate „brangiai“ įsigytų, o dabar jau apgriuvusių „IKEA“ spintų, palikkite jas. Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo taip pat reiškia ir mažiau šlamšto.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Kiaurai ne. Nenaudokite popieriaus, kuris drebėjimo metu įtrina į korpusą. Naudokite burbuliuką arba putų polistireną. Ir pažymėkite dėžes! Niekas nenori žaisti „loterijos“ vokiškame sandėliuke, spėjodamas, kur dėžutėje yra „pagrindinis“ serveris, o kur – senas spausdintuvas, kurį ir taip reikėjo išmesti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai yra pilnas galvos skausmas. Jei kuris nors iš jų nuspręs vežti šampano butelius ar seną dviratį, ir tai iškris per kratą, mūsų draudimas to nedengs. Geriau pasakykite darbuotojams, kad jie tvarkosi savo daiktus, o mes vežame tik įmonės turtą.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis (toneriais)?

Negalima tiesiog mesti juos į sunkvežimį kaip bulvių maišus. Toneriai yra pavojingos klasės krovinys, jei jų yra daug. Reikia specialių dežių ir žymėjimo. Viena kartą... (aišku, ne aš)... vairuotojas užkrovė tonerius ant viršaus ir jiems viršus atsidarė – visa krovininė bujuota juoda dulkėmis. Nepasitikėkite viltimi, kad „nieko neįvyks“.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, sekcijas, didelius spinteles. Jei bandysite nešti surinktą didelę vitriną pro duris, ji paprasčiausiai laužiasi. O vokiški pastatai dažnai turi siauras liftas arba aukštas slenksčius. Montavimas Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje, tai geriau išmontuoti čia.

Vokietijos specifika: parkavimas ir įmonių registracija

Kaip gauti leidimą stovėti sunkvežimiui mieste?

Tai bene svarbiausia. Jūs negalite tiesiog sustoti „prie kiemo“, jei ten yra ženklas „Anlieger frei“ arba „Einbahnstraße“. Reikia specialaus leidimo (Verkehrszeichen). Be jo, greitai atvažiuos „Ordnungsamt“ (viešosios tvarkos tarnyba) ir užrašys baudą, kuri prasideda nuo 55 eurų, bet gali smogti ir stipriau. Man atrodo, Miunchene ji dabar svyruoja apie 80 eurų... gal net daugiau, geriau nežaiskit.

Kas daryti, jei naujoji patalpa yra antrame aukšte be lifto?

Tada turi susirasti vokiečių krovikų, nes mūsų vairuotojai nebus dirbę fizinį darbą (jie turi savo reglamentus). O vokiečių krovikų tarifai... prasideda nuo 50-60 eurų per valandą. Geriau iš anksto sužinoti, ar yra liftas, arba tiesiog pasiruošti biudžetui.

Ar reikia registruoti įmonę prieš atvykstant?

Ne būtinai prieš, bet labai gerai, jei turite adresą, kur vežti. Jei vežate į „GmbH“ (Vokietijos verslo formą) adresą, viskas aišku. Jei į nuomojamas biuras, reikės nuomininko sutikimo arba sutarties kopijos, kad krovinių gabenimo įmonė galėtų pateisinti savo buvimą ten.

Kaip elgtis su „Hausmeister“ (namų prižiūrėtoju)?

Jis yra jūsų geriausias draugas arba priešas. Jei jo nepagerbinsi, nepasakysi, kad atvyksi, jis gali tiesiog neatidaryti kiemo vartų. Vokiečiai mėgsta tvarką, o „Hausmeister“ yra jos sargas. Nuoširdus „Guten Tag“ ir žinios apie atvykimą iš anksto stebina.

Ar yra ribojimų važiavimui naktį?

Taip, miestuose dažnai negalima važiuoti sunkvežimiais naktį arba savaitgaliais. Jei planuojate biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo vykdyti sekmadienį ryte, patikrinkite, ar toje gatvėje nėra naktinio važiavimo uždraudimo (Nachtfahrverbot). Kitu teks stovėti už miesto ribų.

Kainos, terminai ir pavojus

Kiek tai viskas kainuoja?

Klausimas kaip „kiek kainuoja maistas“. Žiūrime, kiek tūkstančių kubinių (m3), kuriam miestui važiuojame (Berlynas brangesnis nei kažkur kaimo vietovėje Bavarijoje) ir kiek darbo reikia. Mažas biuras (30 m3) gali kainuoti apie 1500–2500 EUR, o didelis – keliaukart daugiau. Bet kainos pas mus įskaitant visus mokesčius.

Ar galima užsisakyti „ekspresinį“ pervežimą?

Galima, bet tai kainuos. Ekspresas reiškia, kad atsiunčiamas atskiras sunkvežimis tik jums, be jokio krovimo kitų klientų krovinių. Jei jums reikia, kad viskas būtų Vokietijoje rytoj, tai įmanoma, bet piniginė tai patirs.

Kas dėl draudimo? Ar jis padengia viską?

Mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR), bet jis nedengia visko. Pavyzdžiui, jei patys supakuotate dužus ir jos viduje sugriūva, draudimo nebus. O jei vairuotojas užvažiuoja į duobę (kas Vokietijoje retai, bet... keliais vietovėse būna), tai taip.

Kas nutinka, jei pasibaigia vienos dienos darbo laikas?

Vokiečiai dirba tiksliai. Jei numatyta, kad išsikrauname iki 16:00 val., po 16:00 vokiečių krovikai paprasčiausiai išeina. Jie nepadirbs viršvalandžių, jei tai nebuvo sudaryta sutartyje mėnesiais iki to. Taip pat, jei vėluojate, gali tekti mokėti už vairuotojo laukimą (Standgeld).

Ar atsiskaitymas galimas grynaisiais?

Ne, nekalbėkime apie grynusies. Viskas per sąskaitas, PVM sąskaitas-faktūras. Vokietijoje pinigų plovimo kontrolė labai griežta, o mums taip pat patogiau turėti visus pavedimus. Tik turiu pasakyti, kad kartais klientai bando įkalbėti vairuotoją grynaisiais už „greitą išsikrovimą“ – nedarykite to, tai įstatymų pažeidimas.

Kokios dažniausios problemos pasitaiko iš tikrųjų?

Daugelis užmiršta uždaryti langus senajame biure arba palinka raktus durims, kurios užsidaro automatiškai. Dar viena dalykas – blogai užsegamos dėžės. Keliasdešimt kilometrų važiavimo vokišku autobanu (kur greitis gali būti 130 km/h) sukelia didelę vibraciją. Jei dėžės atsivers, bus kaip „piesti“.

Galutiniai nustatymai

Kada geriausia viską planuoti?

Geriausia... na, visada vėlai, tačiau idealiu atveju – mėnesį iki. Ypač jei reikia gauti tuos velniškai svarbius leidimus stovėjimui mieste. Vasarą (rugpjūtis–rugsėjis) visi perkeliasi, tai sunkvežimių trūksta.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinote, tą taisyklę „jei atrodo per pigu...“? Čia ji veikia 100%. Yra įmonių, kurios siūlo neįtikėtinas kainas, bet paskui pasirodo, kad jų vairuotojai neatvyksta, arba jie paprašo papildomai mokėti už liftą, už lipdukus, už orą. Pasirinkite patikimą partnerį, o ne „skrajūną“.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis?

Po perkėlimo lieka daug šiukšlių – dėžės, pakuotės. Vokietijoje negalima tiesiog mesti visko į konteinerį kieme. Reikia „Wertstoffhof“ arba specialios paslaugos. Už tai taip pat reikia sumokėti, tai įtraukite į savo biudžetą.

Ar jums padeda su išsikrovimu vietoje?

Taip, mes tai darome. Bet mes ne statybininkai – mes nekeliamame sienų. Mes iškrauname ir padedame pastatyti į numatytas vietas, jei tai suderinta. Jei reikia surinkti sudėtingą sistemą, tai jau technikų darbas.

Kas nutinka su baldais, jei netilpta?

Nepavyksta stumti. Jei stalas netilpėjo į liftą arba pro duris, jis lieka koridoriuje. Ir tada prasideda problemos su namų valdyba. Todėl išmatavimai prieš važiavimą yra būtini, o ne pageidaujami.

Galite padėti su technikos prijungimu?

Mūsų vairuotojai yra protingi žmonės, bet jie ne IT specialistai. Jie gali padėti nustatyti monitorių ant stalo, bet neįjungs jūsų serverio ar sukonfigūruos tinklo šakotuvą. Už tai pasirašykite sutartį su lokaliais IT servais Vokietijoje.

Ar saugu vežti vertingus dokumentus?

Jie turi būti pas jūsų. Nevežkite jų sunkvežimių sandėliuose. Jei dingsta kėdė – tai problema, jei dingsta originalūs sutartys ar banko garantijos – tai katastrofa. Pasilikite juos su savimi.

Kaip elgtis, jei vokiškai nemokuosi?

Nieko tokio, daugelis kalba angliškai, bet su senąja karta arba biurokratais gali būti sunkiau. Geriau turėti vertėją arba pasirūpinti, kad kas nors iš jūsų komandos, kuris kalba vokiškai, būtų toje vietoje.

Kas dėl PVM grąžinimo?

Jei vežate turtą į kitą ES šalį ir turite PVM mokėtojo kodą, PVM neturėtų būti taikomas (intra-community supply). Bet viskas turi būti tvarkingai užregistruota sistemoje VMI, o vokiečių pirkėjas (ar jūsų filialas) turi pateikti ataskaitą. Neleiskite buhalteriui užmigti.

Ar reikia dezinfekuoti baldus?

Nebereikia (kaip buvo COVID metu), bet jei baldai labai užteršti arba su vabzdžiais, vokiečiai gali neleisti juos įvežti. Taip, taip, buvo atvejų, kada su kėdėmis atvažiuodavo ir kandys. Tai nėra „biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo“, tai biudžetų naikinimas.

Ką daryti, jei sunkvežimis sužeidžia kiemo dangą?

Tai civilinis ginčas. Mūsų draudimas tai padengia, bet reikia tiksliai užfiksuoti žalą. Nufotografuokite, paskambinkite mums. Nesileiskite tuoj pat pasirašinėti dokumentų, kurių nesuprantate.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galite sužinoti, kur jis yra, bet nereikia skambinti vairuotojui kas 20 minučių klausti „kur jūs“. Jis vairuoja, o ne dirba operatoriumi.

Kas dėl mažų daiktų (smulkių)?

Juos geriau sudėti į dėžes, o ne mesti ant viršaus. Vairuotojas gali tiesiog uždaryti grotas ir važiuoti toliau, o tada tu smulkmenas rasi sulaužytas.

Kiek iš tikrųjų užtrunka visas procesas?

Nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės išsikrovimo – nuo savaitės iki mėnesio. Greičiausiai vyksta smulkūs perkėlimai, dideliems reikia daugiau planavimo. Ne tikk dėl logistikos, bet ir dėl tų visų popierių.

Ar jums patinka savo darbas?

Kartais. Kai viskas nueina sklandžiai ir klientas nusimano, ką daro – tai super. Kai reikia ištraukti stalą iš lifto šachto, tu pradedi abejoti savo gyvenimo pasirinkimu. Bet po 20 metų jau įprantai prie visko.

Išvados

Galiausiai, turiu pripažinti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be vargo yra įmanomas tik tuo atveju, jei viską tiksliai suplanuojate ir nepasikliausite tik viltimi. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mes mokome jums ją užtikrinti, jei jūs savo ruožtu sąžiningai parašote, ką vežiate. Nerašykite, kad vežate „baldus“, kai vežiate visą gamyklą. Būkite atviri, pasirūpinkite dokumentais ir vairuotojų poilsiu, o tada viskas nueis kaip pažadėta. Ir atminkite – pigiausias variantas paprastai tampa brangiausiu, kai kažkas sulūžta arba dingsta. Sekmės!