Biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be rūpesčių: praktinis vadimas nuo veterano

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laiką suskaičiuoti vėliau. Žodžiu, biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be rūpesčių – tai tikrovė, jeigu žinai, ką darai, bet dažniausiai viskas būna kaip kino filmas. Esu matęs viską: nuo pavėluusių vokiškų muitininkų iki sugadintų serverių, kurie tiesiog nukrito nuo sunkvežimio grindų, nes vairuotojas staigiai stabdė. Čia ne tik apie dėžių nešiojimą, tai tikras logistikos voras, kur viena klaida gali atsieiti brangiai. Tad jei planuojate kelionę į Berlyną, Miuncheną ar net ką nors toliau, geriau pasiruoškite, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų – ne visada.

Pradiniai svarstymai ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų trunka biuro perkėlimas į Vokietiją?

Labai įvairiai, sakyčiau, nieko fiksuoto nėra. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai važiuojate. Jei tai tik mažas kambarys į Frankfurte, tai viena diena į abi puses su kroviniu tikrai užteks. Bet jei pilnas biuras su 50 žmonių, tai tai jau tris dienas truks (gali būti ir keturias, jei kels kliūtys). Paprastai į Vokietiją važiuojame vieną dieną, iškrauname, o grįžtame tuščiu kitą. Nebūkite nustebę, jei reikės laukti savaitgalio, kadangi vokiečiai nedirba sekmadieniais, tai reikia žinoti iš anksto, kad nenumirtumite stresse.

Ar verta rėžti kainas ir kelti patys su nuoma?

Sakyčiau taip – ne, nebent jūsų biuras turi tik du kėdžius ir stalą. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja specialios įrangos, o ne tik jėgų. Vieną kartą matęs, kaip firma norėjo taupyti ir nuomavo "Gazelę", o tai baigėsi tuo, kad jų serveriai nukrito ant asfalto Duisburge. Dar pridėkite kuro, kelių mokesčių Vokietijoje ir vairuotojo (kuris nežino ką veikti) laiko. Profesionalios firmos turi draudimą, o jei something nutinka kelyje, jie atsakingi. Su pačiais nuoma – jei kas nors suges, turite problemų dar daugiau nei pradžioje.

Ką daryti su darbuotojais per keliones dieną?

Geriausia jiems duoti laisvadienį arba leisti dirbti nuotolinai. Niekas nedirbs efektyviai, kai aplinkui supiltos dėžės, ir girdi, kaip vairuotojai keičia ratus lauke. (Galima juos nuleisti padėti pakuoti, bet tai dažnai baigiasi nusiskundimais apie nugarą). Jei reikia, kad darbuotojai būtų vietoje naujame biure, pasirūpinkite jiems kavos ir maisto, nes jie bus nervuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai stresas ne tik jums, bet ir jiems, tad nereikia jų versti laikyti vairuotojui kompanijos, jei jie nori tiesiog pasidaryti savo darbą.

Kaip susitarti su savininku, jei ten esam tik savaitgalį?

Vokiečiai yra griežti dėl taisyklių, o jei ten nėra jų, jie juos sukuria. Reikia rašyti laišką (Anmeldung) arba bent gauti žodinį sutikimą, kad galite statyti sunkvežimį prie pat durų. Kartais būna, kad reikia užstatyti depozitą už galimą grindų pažeidimą lifte arba koridoriuje. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šio sutikimo gali baigtis tuo, kad policija nuveš jūsų daiktus į konfiskavimo sandėlį (yra buvę tokių atvejų Berlyne). Pasidomėkite iš anksto, ar yra galimybė stovėti su "Anwohnerparken" leidimu.

Ar reikia specialių leidimų įveži techniką ir serverius?

Įprastai ne, jei tai jūsų nuosavybė ir naudojama verslui, tačiau reikia turėti inventorizaciją su serijiniais numeriais. Muitinė gali sustabdyti ir klausti, iš kur tie tūkstančiai eurų verti kompiuteriai. (Neseniai girdėjau, kad buvo problema su naujais serveriais, kurių nebuvo sąskaitos, tai laikė kontrabanda). Geriau turėti visas sąskaitas faktūras su savimi. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT įranga visada yra rizikingesnis, nei tik su baldais, todėl reikia būti pasiruošusiam parodyti dokumentus.

Pinigai ir biudžetas

Kiek kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją (apytiksliai)?

Tai klausimas, kurio visi bijo, ir atsakymas niekai nepatinka. Kainos prasideda nuo maždaug 1500 eurų už mažą biurą, bet gali šokti iki 10 tūkstančių ar daugiau. Viska lemia tūris metrais kubiniuose. Paskaičiuokite, kad vienas kubas kainuoja apie 50-70 eurų, tai bus arti tiesos. Prie to pridėkite kuro priemokas (kurios šiuo metu aukštos), jei vairuotojai turi miegoti viešbutyje. Žodžiu, nepamatuosite tiksliai, kol neparsisiuntysite įrangos. Užtenka žinoti, kad pigiau nebūna, jei norite, kad niekas nesužlūžtų kelyje.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai tarp firmų?

Kai kurios firmos tiesiog nurodo kainą be PVM, kita dalis neįskaičiuoja kuro, o trečios dar ima mokestį už "ilgą nešiojimą" (jei nėra lifto). Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne tik nuvažiuoti ten ir atgal. Brangios firmos moka draudimą, turi gerus vairuotojus (kurie ne geria) ir naujus sunkvežimius. Pigios... na, ten tikėkitis to, kas uždirba. Kartais atsitinka taip, kad pasirodo galutinė sąskaina 40 proc. didesnė, nei buvo kalbėta telefonu, todėl visada prašykite fiksuotos kainos raštu.

Ar mokėti už pakavimo medžiagas atskirai?

Dažniausiai jos įskaičiuotos į kainą, jei pasirenkate "pilną paslaugą". Bet jei norite pakuoti patys, tai gali būti, kad dėžės kainuos brangiau, nei jei nusipirktumite pats statybvietėje. (Nors jei reikia specialių dėžių taurėms ar kompiuteriams, geriau paimti iš pervežėjų). Geriau pasiklausti, ar jie duoda dėžes nemokamai, ar jas grąžinti turi. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai baigiasi tuo, kad žmonės renka dėžes iš parduotuvių, o jos sugenda po keliasdešimt kilogramų krovinio.

Kas vyksta, jei vairuotojas pristato vėlai?

Tai priklauso nuo to, ką turite užrašyta sutartyje. Jei dėl vairuotojo kaltės (užmigo, sugedo mašina), firma turėtų atsiprašyti, bet kompensacijos gali nebūti. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra jautrus laikui, nes ten dažnai būna griežti grafikai dėl lifto rezervavimo. Jei pavėluojate valanda, gali tekti mokėti brangią baudą namų valdybai arba laukti iki kito dienos. Viskas priklauso nuo to, ar sutartyje yra punktų apie atsakomybę už vėlavimą, dažniausiai jų nebūna.

Ar yra paslėptų mokesčių Vokietijos pusėje?

Žinoma, yra. Miesto centruose (pvz., Hamburge ar Miunchene) reikia mokėti už važiavimą į "Umweltzone" (jei mašina neekologiška), nors dauguma dabar turi žalias kortas. Dar gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą, jei nėra specialios vietos. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali nustebinti, kai ateina bauda už neteisingai padėtą raudoną trikampį už mašinos. Patikrinkite iš anksto, ar reikia mokėti "Gebühren" už iškrovimą gatvėje.

Daiktų pakavimas ir saugumas

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Nenaudokite popieriaus, jis braižo ekranus. Reikia burbuliukų plėvelės ir stiprių dėžių. Jei galite, geriau įpakuoti į originalias dėžes, jei dar jas turite (kažkas jų visgi laiko sandėliuose). Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, o vokiečių keliai, nors geri, bet yra bangoti. Kompiuteriai turi būti užfiksuoti, kad jie nešoktų dėžės viduje, kitaip važiuojant per greiči rampos gali atsitrupti. Pažymėkite dėžes "Kruopščiai" ar "Electronics", kad vairuotojas jas padėtų viršuje.

Ar jūsų vairuotojai padeda surinkti baldus?

Taip, dažniausiai jie moka tai padaryti, bet ne visada tai įeina į standartinę kainą. (Kartais būna, kad vairuotojas sako: "aš esu vairuotojas, ne meistras", tai tuokie dalykai nutinka). Geriau iš anksto pasakyti, kiek baldų reikia surinkti, nes tai gali užtrukti papildomai valandą ar dvi. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai apima didelius konferencijos stalus, kuriuos sunku surinkti vienam žmogui. Jei turite sudėtingas sistemas, geriau pasamdyti vietinį meistrą Vokietijoje.

Ką daryti su svarbiais dokumentais (juos nešioti su savimi)?

Tai svarbiausia. Dokumentus geriau nešiotis su savimi rankinėje lagamine, o ne duoti vairuotojams į sunkvežimio gilumą. Nemanau, kad verti juos duoti, jei jie jums reikalingi kitą dieną darbe. Yra buvę atvejų, kai sunkvežimiai užstringa muitinėje ar kažkur su techniniais gedimais, o dokumentai reikia dabar. Geriau jų net nepakuoti į dėžes, o padėti į saugią rankinę. (Nors jei ten yra tonų popieriaus archyvai, tai teks krauti į mašiną, bet tai jau kitas pasakojimas). Saugiau taip.

Ar gabenate saugus ar seifus?

Taip, gabename, bet tai papildomas galvos skausmas. Jei seifas tuščias, jis nėra toks sunkus, bet jei pilnas pinigų ar dokumentų – tai kita. (Nemanau, kad kas nors veža pinigus, bet kas žino). Biuro perkėlimas į Vokietiją su seifu reikalauja specialių keltuvų, nes jie sveria toną. Prieš tai reikia ištuštinti seifą, kitaip jis gali atitrūkti nuo sienos (jei jis pritaisytas). Nepamirškite paimti raktų, kitaip ten teks skambinti kalviui.

Kas dėl paletės krovimo – kas tai yra?

Paletės naudojamos, kai turite daug mažų dėžių, kurias nešioti viena po kitos būtų per ilgai. Mes sukrauname viskas ant medinės paletės ir užrišame juostomis. Tai greičiau ir saugiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai vyksta būtent taip, nes sandėliuose dažniau vežama ant paletės. Tačiau jei neturite lifto arba kelias į naują biurą yra siauras, paletė gali netilpti. Tada tenka viską nuimti ir nešioti rankomis, o tai brangina darbą.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, su angliškai yra įvairiai, o su vokiškai – dažniausiai "ja, nein". (Nors turiu vieną vairuotoją, kuris moka vokiškai, nes važinėjo ten 10 metų). Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti keistas, jei reikia kalbėtis su policija arba su namų savininku, kuris nemoka anglų. Geriau pasirūpinkite vertėju arba žmogumi vietoje, kuris galėtų padėti komunikacijoje, arba pasirinkite firmą, kurios dispečeriai kalba vokiškai.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kažkur Lenkijoje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes kviečiame pagalbą iš artimiausios serviso stoties. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užtrukti diena ilgiau. Jei turite draudimą (CMR), tai jis turėtų padengti nuostolius, bet laiko jis negrąžina. Kartais reikia perkrauti krovinius į kitą sunkvežimį, o tai brangu. Būkite kantrūs, technika yra technika, ji sugenda tada, kai to mažiausiai tikiesi, pavyzdžiui, Vroclavo aplinkkelio vidury.

Ar galima važiuoti per naktį, kad būtų greičiau?

Teoriškai galima, tačiau Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsio (tachografas). Negalima tiesiog važiuoti 24 valandas be sustojimo. Be to, naktį negalima iškrauti miestuose dėl triukšmo. (Vieną kartą bandėme atvykti į Miuncheną naktį, ir mus iškėlė vietiniai gyventojai). Biuro perkėlimas į Vokietiją geriau planuoti taip, kad iškrovimas būtų ryte arba dieną. Taip sutaupysite nervų ir baudų.

Ar reikia lydėti krovinią?

Nebūtina, bet padeda, ypač jei reikia rodyti, ką kur dėti. Jei pasitikite įmone, galite tiesiog atiduoti raktus ir laukti naujame biure. Biuro perkėlimas į Vokietiją be jūsų buvimą yra įmanomas, bet tada turite būti tikrai tikri dėl savo dalykų. Galbūt reikėtų nufotografuoti viską prieš pakrovimą, kad nebūtų ginčų dėl sugedimų. Vairuotojai stengiasi dirbti greitai, bet jie nežino, kur jūs norite statyti konkrečią spintelę.

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje, jei ten nebus kas pasitikti?

Tai būna chaosas. Vairuotojas gali palikti dėžes prie pat durų, o ne viduje, jei neturi raktų arba nėra, kas parodytų vietą. Biuro perkėlimas į Vokietiją be koordinatoriaus vietoje yra blogas idėja. (Yra buvę, kad palikdavo dėžes lietuje, nes nieko nebuvo pasakyta). Užtikrinkite, kad bent vienas žmogus bus ten prieš valandą iki atvykimo. Vokiečiai neleidžia laukti ilgam gatvėje su įjungtu varikliu.

Vokietijos specifika ir niuansai

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl vietos stovėjimui?

Jie tiesiog mėgsta tvarką, o jei kas nors padaro neteisingai, jie skambina policiją arba "Ordnungsamt". Vokiečiai nemėgsta, kai užimta jų vieta. Biuro perkėlimas į Vokietiją be leidimo gali baigtis tuo, kad sunkvežimį nuveša. Be to, ten yra daug apribojimų dėl svorio, todėl ne visada sunkvežimis gali važiuoti į senamiestį. Tenka krauti į mažesnį sunkvežimį (nešiką), o tai kainuoja papildomai.

Ar sunku pravažiuoti miesto centru su sunkvežimiu (pvz., Hamburge)?

Labai sunku. Hamburge yra daug tiltų ir ženklų, draudžiančių važiuoti sunkesnėms mašinoms. Biuro perkėlimas į Vokietiją į tokio tipo miestus reikalauja išankstinio maršruto planavimo kartu su GPS, kuris žino svorius. (Man kart teko važiuoti tokia gatve, kur atrodė, kad praeis, bet galiausiai teko atsukti atgal už 5 kilometrų). Geriau pasamdyti vietinį "Kleintransporter" paskutiniai myliai.

Kas su šiukšlėmis – ar jas išvežiate?

Taip, galime išvežti, bet tai papildomai mokama. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangus ir reglamentuojamas. Negalima tiesiog mes padėti prie konteinerio. (Vieną kartą mus baigė vietinis vokietis, kai bandėme numesti kelias pakuotės). Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susiduria su šia problema – ką daryti su senais baldais, kuriuos nebeinate reikti. Geriau susitarti iš anksto dėl "Sperrmüll" išvežimo.

Ar reikia deklaruoti elektroniką muitinėje?

Jei tai naudojama technika (ne nauja, parduodama), tai dažniausiai ne. Tačiau jei vežate naujus kompiuterius, dar neatidarytų dėžių, tai gali būti įtraukta į importą. (Muitininkai turi akčių, jei matau "Apple" dėžes už 5000 eurų). Biuro perkėlimas į Vokietiją su įranga yra saugesnis, jei turite "Intra-Community Supply" dokumentus arba įrodymus, kad tai perkelta įmonės viduje. Be to, serijiniai numeriai privalo sutapti su sąskaitomis.

Ar reikia keisti numerius ant automobilių?

Jei vežate įmonės automobilius, tai jums reikės jų registruoti Vokietijoje tam tikrą laiką (arba iš karto, jei persikeliate galutinai). Lietuvos numerius galima važiuoti tam tikrą laiką (6 mėnesius), jei esate laikinai. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai įtraukia ir automobilių pervežimą ant platformų. Pasitikrinkite dėl draudimo – lietuviškas draudimas gali nebegalioti, jei ilgiau ten gyvenate.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją greitai ir be rūpesčių yra įmanomas tik tada, kai viską iš anksto suplanavote ir nepasitikite kaimyno "Gazelės". Naudokitės patirtimi, pasitarkite su profesionalais ir nebijokite klausti baisiausių klausimų apie kainas ir terminus. Geriau praleisti valandą telefonu dabar, nei susidurti su problemomis prieš Hamburto vartus. Sėkmės susirinkti dėžių ir laukiu jūsų skambučio, jei reikės pagalbos (tikrai neblogai uždirbu iš to).