Biuro perkėlimas į Vokietiją – greita ir sklandi paslauga

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nebus „papasčio“, net jei taip skamba reklamoje. Vokietija – tai tvarka ir disciplina, bet kartu ir begalinė biurokratija, kuri gali sugriauti geriausius planus. Dažnai klientai mano, kad tiesiog išsikrauna dėžes ir važiuoja, tačiau realybėje viskas yra sudėtingiau. Reikia pagalvoti apie draudimą, vairuotojų poilsio laikus, o ir pačių vokiečių reikalavimus dėl tvarkos gatvėse. Štai kodėl verta pasirūpinti visa iš anksto, kad biuro perkėlimas į Vokietiją neišsiplėštų į nervų krizę.

Kaip visa tai prasideda ir kiek laiko užtrunka?

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai važiuojate. Jei į Berlyną ar Miuncheną, tai nuo Vilniaus ar Klaipėdos tai apie 12–14 valandų važiavimo viena kryptimi. Bet nepamirškite, kad pats biuro perkėlimas į Vokietiją ne tik važiavimas. Reikia įkelti, užtikrinti, kad viskas stovi securely (saugiai), o paskui dar iškrauti. Paprastai tai trunka 1–2 dienas, priklausomai nuo krovinio volumeną. Kartais, jei yra didelis kiekis technikos, gali prireikti ir trečiosios komandos rankos.

Ar reikia rezervuoti datą iš anksto?

Būtina. Ypač jei planuojate biuro perkėlimas į Vokietiją pavasario pabaigoje ar rudenį. Tada visi ekspeditoriai užsiimti, o vokiečių sandėliai pilni. Nebent norite, kad jūsų biuro baldai stovėtų kieme savaitę. Geriausia susitarti bent porą savaičių iki kelionės, o jei didelė įmonė – tai ir mėnesį. Taip išvengsite streso ir brangių skubos paslaugų.

Kas vyksta, jei vėluojame dėl techninių problemų?

Tai gyvenimas. Kartais vairuotojas sugenda prie Kauno, kartai – pasienio kontrolė (nors retai, bet nutinka). Jei vėluojame, visuomet skambinama ir informuojama. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi numatytas „buferines“ zonas. Vokietijos klientai yra disciplinuoti, tačiau jei pranešame iš anksto, jie supranta. Blogiausia, kai tyliai ir nieko nesakai.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Teoriškai – taip, praktiškai – sudėtinga. Vokietijoje labai griežtos darbo taisyklės ir naktyje bei savaitgaliais draudžiami triukšmingi darbai. Biuro perkėlimas į Vokietiją savaitgalį gali reikalauti specialių leidimų iš vietinės savivaldybės (Ordnungsamt). Tai kainuoja papildomai, tad dažniau dirbame darbo dienomis. Nors kartą dariau išimtį Hamburge, bet tai kainavo kaip nupirkti mažą automobilį.

Kaip paruošti kompiuterius ir serverius?

Tai ne mūsų darbas, tai jūsų IT specialisto. Mes tik perkeliame fizinę techniką. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad visi serveriai būtų išjungti ir tinkamai supakuoti. Prašome nerašyti ant dėžės tiesiog „Kompiuteriai“, geriau pažymėti, kuris stalis priklauso kuriam vadovui. Viena kartą teko vartyti dešimtis dėžių, kad surastume vadovo nešiojamąjį, kuris buvo paskubom supakuotas į dėžę su kava.

Ar atvykstate apžiūrėti prieš kelionę?

Rekomenduoju. Ypač jei biuras didelis. Telefonu visada pasakysiu „taip, viską pervesime“, tačiau vaizdžiai matau tik tada, kai atvykstu. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti apsunkintas dėl siaurų koridorių ar per mažų liftų. Vieną kartą nevažiavome apžiūrėti, ir teko išmontuoti sofą per langą, nes liftas neįleidė. Nuo to laiko visada raginu apžiūrą.

Dokumentai, muitinė ir vokiečių tvarka

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Sąrašas ilgas. Pagrindinis – krovinio sąrašas (packing list). Be jo neišsiversite. Biuro perkėlimas į Vokietiją be detalaus inventoriaus yra būdas į mucinę. Dar reikia sutartį, CMR sąvaštidę (jei samdoma sunkvežimis), o kartais ir draudimo polisą. Jei perkeliate techniką, reikia serijinių numerių sąrašo, vokiečiai mėgsa tikslumą.

Ar reikia eiti į muitinę, jei važiuojame į ES?

Nereikia, jei viska yra ES prekės. Bet jei biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta iš Šveicarijos ar Norvegijos, tai kita istorija. Tuomet reikia deklaracijos. Dažnai klientai pamiršta, kad jų serverius ar biuro baldus pirko iš Kinijos (ne ES), todėl turi pateikti PVM dokumentus. Aš pats ne visada žinau visus naujus kodeksus (jie keičiasi kasmet), todėl geriau pasikonsultuoti su brokeriu.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai košmara. Be CMR negali įvažiuoti į sandėlį. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti sienoje. Visada darykite kopijas. Skenuokite sutartis ir siųskite sau į el. paštą. Viena kartą klientas paliko dokumentus kitoje mašinoje... teko laukti iki ryto, kol jie atvyko iš Varšuvos. Naudokitės elektroninėmis sistemomis.

Ar galiu įsileisti savo vadybininką prie vairuotojo?

Įprastai ne. Draudimas neleidžia vežti „keleivių“ (neoficialių) krovininėse mašinose. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne ekskursija. Jei reikia lydinčiojo, tai jis turi važiuoti atskiru automobiliu. Policija Vokietijoje to neaplenkia ir baudos didelės. Geriau susitarti dėl konstantinio ryšio telefonu.

Kaip Vokietijos pareigūnai tikrina krovinius?

Jie gali sustabdyti bet kur. Tikrina, ar tai ne šiukšlės, ar legalus krovinys. Biuro perkėlimas į Vokietiją su „pilku“ kroviniu – tai labai pavojinga. Visada turi būti aišku, kas dėžėje. Vokietijos custom officer'ai yra labai atidūs ir nemėgsta, kai kažkas slepiama ar nurodoma klaidingai. Geriau būti sąžiningas.

Ar reikia specialių leidimų sunkvežimiui mieste?

Taip, daugeliu atvejų taip. Berlyno, Miuncheno centruose reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Anliefergenehmigung). Biuro perkėlimas į Vokietiją be to baigsis bauda, kuri gali būti didesnė nei pati pervežimo kaina. Mes galime padėti tai susitvarkyti, bet reikia laiko. Užpildome formą, siunčiame savivaldybei ir laukiame.

Kainos ir pinigai: kiek kaino nerimas?

Kaip susiformuoja kaina?

Standartiškai: km + valandos + kiekis. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją turi ir specifinių mokesčių – ekologinis mokestis už važiavimą po Vokietijos keliais (vienas brangiausių Europoje), mokesčiai už užterštumą (pvz., žalia zona Miunchene). Taip pat įeina darbo rankos. Kainą paskaičiuojame tik išmatavus arba turėdami tikslius dėžių matmenis.

Ar galima gauti nuolaidą?

Pabandykite. Jei perkeliate ne tik biurą, bet ir darbuotojų daiktus, galima derėtis. Taip pat, jei sutartis ilgalaukė. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją „už du obuolius“ neįmanomas – kuras nebe tas, kas buvo prieš penkerius metus. Kaina turi dengti mūsų riziką ir vairuotojo atlyginimą.

Kokia ypatinga kaina už laiptus?

Jeigu nėra lifto arba jis per mažas, kainos šuoliai aukštyn. 4 aukštų nešimas nugaromis – tai sunkus darbas. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susiduria su senais pastatais, kur liftas telpa tik 2 žmones. Tada dirba specialios komandos su juostomis. Tai papildoma 100–200 eurų (arba daugiau) priklausomai nuo aukšto.

Ar į kainą įeina dėžės ir pakavimo medžiagos?

Paprastai įeina naudojamos (ne naujos) dėžės. Jei reikia visiškai naujų, tai papildomai. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja gerų dėžių, nes kelias ilgas. Rekomenduoju pasiimti mūsų pasiūlytą komplektą. Kartais klientai sako „mes patys surinksime“, o galiausiai atvažiuojame ir matome, kad viskas supakuota į senus „Rimi“ maišus, kuriai plyšta.

Kaip mokėti?

Paprastai 30 % avansas, likutis – atvykus į vietą arba iškraunant. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai pasitikėjimo reikalas. Mes pasitikime jumis, jūs mumis. Galima mokėti banku, bet pinigai turi būti pervesti prieš išvykstant mašinai, kitaip ji neišvažiuos. Vokietijoje kasos aparatų retai kas naudoja sėdint mašinoje.

Ar kainuoja brangiau nei Lietuvoje?

Žinoma. Vokietija yra brangesnė šalis. Darbo jėga brangesnė, kuras brangesnis. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti 20–30 % daugiau nei toks pat atstumas Lietuvoje. Neverta stebėtis, kai matau sąskaitą. Už kokybę ir laiką reikia sumokėti.

Praktiniai niuansai ir „gyvenimas“

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima maišyti įmonės turt su darbuotojo drabužiais. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti muitinės problema, jei rasi asmeninį drabužį tarp serverių. Geriau sudaryti atskirą sąrašą arba dėžę „Asmeniniai daiktai: Jonas Petraitis“.

Kas daryti su baldų išmontavimu?

Mes tai darome. Komplektuojame ir išmontuojame. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šios paslaugos būtų chaosas. Vieną kartą klientas norėjo pats išmontuoti, bet pamiršo pažymėti varžtus. Galiausiai gaunamas „Lego“ be instrukcijų. Mūsų meistrai žino, ką daro, ir viską užrašo (sriegis A į skylę B).

Ar saugu vežti brangią techniką?

Jei supakuota gerai – taip. Mes turime draudimą (CMR draudimas), bet jis dengia tik tikrąją vertę. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi riziką – duobėlė kelyje, staigus stabdymas. Rekomenduoju papildomai apdrausti brangiausius serverius. Vieną kartą buvo situacija, kai vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nukrito... (gerai, kad ne buvo įjungtas).

Kaip elgtis su atliekomis Vokietijoje?

Joks šiukšlių mėtymas! Vokietija yra labai griežta. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tuo, kad mes paimame visas dėžes ir pakuojimo medžiagas atgal į Lietuvą. Ten negalita tiesiog padėti prie konteinerio. Jei paliksite, gausite baudą, o mums – nemalonumų. Tai įeina į paslaugą (grąžinimas).

Ar susidūrėte su blogais įmonėmis Vokietijoje?

Žinoma, ne visi angelai. Yra firmų, kurios pasiima avansą ir dingia, arba atveža visą sulaužytą. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja patikimo partnerio. Aš turiu kontaktus, kuriuos tikinu jau 10 metų. Žinau, kad jei pasakysiu „atvežk į šią vietą“, jie nebus girti ir nebus pavogti.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS. Bet nevisada tikslus. Biuro perkėlimas į Vokietiją kelyje gali užstrigti be signalo (Miuncheno apylinkėse, kalnuose). Geriau tiesiog skambinti vairuotojui. Jis yra geriausias šaltinis. Aplikacijos kartais meluoja dėl greičio.

Kas nutinka, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai dažnas scenarijus. Mes įvežame į sandėlį laikinai. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti padalintas į dvi dalis – pirma į sandėlį, paskui į biurą. Tai kainuoja dvigubai (krovimas-iškrovimas), bet nėra ką daryti. Reikia suderinti sandėlį iš anksto.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Mums ne, mūsų vairuotojai kalba angliškai ar rusiškai (dažnai abiems), pakanka susitarti su vokiečiu logistiku. Bet klientui, kuris atvyksta į naują biurą, būtų naudinga. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti sunkesnis, jei vietinis sargas nemoka nei žodžio angliškai (kažkada taip buvo prie vieno gamyklos vartų Stutgarte).

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Jau minėjau, bet pakartuosiu – sunku. Reikia ženklų „Likvidavimas“. Biuro perkėlimas į Vokietiją centre reiškia, kad mašina gali stovėti tik vienoje vietoje. Mes turime konusus ir šviesas, bet policija vis tiek užlenda. Geriausia, jei jūsų vadybininkas laukia gatvėje ir „žiūri“.

Ar galiu patys važiuoti su savo daiktais?

Galite, jei turite teises (95 kodas). Bet biuro perkėlimas į Vokietiją su „pavogta“ mašina (nuomota be leidimo vežti) yra nelegalu. Vokietijos policija tikrina, ar vairuotojas turi licenciją komerciniam pervežimui. Jei ne – konfiskuoja mašiną ir krovinių. Negerai.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje – ar tai dėl techninių problemų, ar dėl vokiečių biurokratijos. Svarbiausia – rasti patikimus žmones, kurie nebe pirmą kartą važiuoja tenąs. Jei viską padarysite teisingai, jūsų įmonė pradės darbą Vokietijoje be nemažų nuostolių. O aš visada turiu atsarginį planą B, jei kas nors nepasiseks. Sėkmės kelionėje!