Biuro perkėlimas į Vokietiją – efektyvios pervežimo paslaugos

Sunku tikėtis, kad biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti lengvas, jeigu žmogus niekada su tuo nedirbo. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir matau viską – nuo idealiai suplanuotų relokacijų iki tokių, kur paprasčiausiai nori padėti viską ir niekada nebegrįžti. Vokietija yra specifinė rinka tenka tiksliai žinoti, ką ir kada daryti, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų – tą pačią tvarką kartais pradedame galvoti tik paties galo. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ne tik sunkvežimių, bet ir kantrybės bei dokumentų supratimo. Čia ne tik apie baldus, tai apie verslo nenutrūkstamumą, kurį reikia užtikrinti, kai vairuotojas stringa pasienyje arba neįvažiuoja į ankštą gatvelę Berlyne. Toliau paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio šlifavimo.

Bendri klausimai ir procesas

Kiek laiko trunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite ir kur būtent važiuojate, bet vidutiniškai planuokite nuo dviejų iki penkių dienų. Jei tai tik mažas kontorinis kambarys, tai galima suspėti per dieną, jei vairuotojai nepavėluoja. Dideliems projektams, kai reikia vežti serverius ar sudėtingus baldus, Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau dėl iškrovos organizavimo mieste. Vienas kartas mes užtrukome tris dienas tik todėl, kad klientas nepasakė apie tai, kad lifte nebesitvarko, tai teka nešti per laiptus, o tai keičia visą grafiką.

Ar brangu?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip nori, todėl vieno dydžio nėra. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių, priklausomai nuo tūrio ir atstumo. Degus yra brangus, o vokiečių keliai mokesčiai (maut) taip pat nedideli, bet susideda. Verta klausti iš karto, ar į kainą įskaičiuota pakavimo medžiaga, ar tai papildomai mokama. Kartais atrodo pigu, o paskui užpakalinis ratas lūžta ir turi mokėti už gelbėjimą.

Ką daryti su kompiuteriais?

IT įranga yra pačios svarbiausia dalis, ją reikia išjungti ir užfiksuoti, kad niekas nesužalotum. Biuro perkėlimas į Vokietiją be serverių pervežimo yra beprasmiškas, todėl dažniausiai rekomenduoju juos pakuoti į specialias dėžes. Vienas klientas buvo palikęs visus kabelius susipainiojusius, po to mūsų vadybininkai praleido pusę dienos juos atjungant. Geriau pasirūpinkite tuo iš anksto, o ne laukite, kol vairuotojas stovės kieme ir laikys.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą?

Labai rekomenduoju, ypač jei turite daug baldų ar specifinės technikos. Be vaizdo įrankio (inventoriaus) Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa loterija. Mes atvažiavome vienkart į firmą, kur jie sakė "turim keletą stalų", o pasirodo, jie turėjo didžiulę atviro plano erdvę su dvidešimt darbo vietų, kurias reikėjo išmontuoti. Be apžiūros tokio darbo neįkainoji, tad paskui kyla nesusipratimų dėl galutinės sumos.

Kaip elgtis su darbuotojais?

Jeigu turi darbuotojus, jiems reikia pasakyti iš anksto, kad nebeveiks internetas ar telefonai. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai stresas ne tik tau, bet ir jiems. Geriau duoti jiems laisvadienį arba leisti dirbti nuotoliniu būdu tą dieną. Matęme situaciją, kai žmonės atėjo į darbą, o jau buvo išnešti jų kompiuteriai – tai buvo baisi vaizdą (ir nemandagu).

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Oficialiai – negalima, nes tai yra komercinis pervežimas, o ne asmeninis. Bet realybėje Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susimaišo su tais dalykais, kai žmogus nori nunešti savo augalą ar mėgiamą krėslą. Jeigu tai nedidelės vertės daiktai, dažniausiai niekas nebesižiūri, bet jei pradėsite vežti buitinę techniką, gali kilti problemų su muitine (nors Lietuvoje ir Vokietijoje tai ES, bet dokumentai turi būti tvarkingi).

Ką daryti su atliekomis?

Vokietijoje labai griežta ekologijos politika, tad negali tiesiog viską išmesti į konteinerį. Jeigu Biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta su senų baldų išmetimu, reikia susitarti dėl specialių konteinerių. Kartais tenka mokėti už šiukšlių ivežimą, tai nėra pigu. Vienas kartas mes nežinojome ir užpylėme statybines atliekas į bendrą kibiro – vokiečiai labai nuliūdo.

Ar saugu?

Aš galiu pasakyti taip – saugu, jeigu pasirinki ne pigiausią variantą be draudimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti apdraustas, nes niekas neapsaugo nuo avarijos arba nuo to, kad vairuotojas užkliūns. Žinoma, dauguma daiktų pasiekia saugiai, bet kodėl rizikuoti? Už draudimą reikia papildomai sumokėti, bet tai sutaupo nervus, jeigu kas nors nutiks tų 1000 km kelionėje.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Tai dažniausiai nutinka dėl to, kad klientas nepateikė tikslaus inventoriaus arba pasirodė, kad reikia naudoti keltuvą. Biuro perkėlimas į Vokietiją negali būti įkainojamas "akių". Jeigu aš turiu nuomoti liftą Miunchene, kainos šokteli dvigubai. Todėl visada klauskite, ar galutinė kaina yra fiksuota, ar ji gali keistis.

Ar įskaičiuota pakavimo medžiaga?

Daugelis firmų rašo "viskas įskaičiuota", bet tai melas. Kartais Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja mažiau, bet paskui tu moki už kiekvieną dėžę po 5 eurus. Geriau nusipirkti medžiagas paties arba susitarti, kad tai įeina. Aš asmeniškai visada saku klientams – geriau turėti per daug dėžių, nei neįtraukti brangaus monitoriaus į popierių.

Kas yra "valandinis mokestis" vairuotojui?

Jei Biuro perkėlimas į Vokietiją užtrunka ilgiau nei planuota, dauguma pervežėjų ima mokestį už laukimą. Pavyzdžiui, jeigu vokiečių pareigūnai sustabdo sunkvežimį ir tikrina dokumentus valandą, tu kaip klientas tai moki. Tai yra standartinė praktika, nors ir nepatogi. Skaitykite sutartį dėmesingai.

Ar galima sumokėti po atvykimo?

Labai retai kas dabar sutinka dirbti be avanso. Biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja mums degalus ir algas, todėl mes paprastai prašome 30-50 proc. apmokėjimo iš anksto. Jeigu kas atsisako, bent jau nebešokti į tuščią vandens telkinį (t.y. neprarasti pinigų). Tai verslas, ne labdara.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Neskubėkite pasakyti "ne". Pasiūlykite pašalinti some paslaugas, pavyzdžiui, išpakavimą arba pakavimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti pigesnis, jeigu pačios padėsite supakuoti smulkius daiktus. Bet turėkite omenyje, kad jei sulūžinate kažką pats, nebus kam kaltinti.

Ar yra sezoniniai nuolaidos?

Žinoma, vasarą ir pabaigoje mėnesio viskas brangiau. Jeigu galite, planuokite Biuro perkėlimas į Vokietiją viduryje savaitės arba ne vasaros sezono metu. Tada galima derėtis dėl kainos daug lengviau, nes vairuotojų mažiau reikalų. Žiema yra ramesnė, bet tenka rūpintis šalčiu ir sniegu.

Ar pinigai grąžinami, jei atšaukiu?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko liko iki kelionės. Jeigu atšaukiate Biuro perkėlimas į Vokietiją dieną prieš išvykimą, avanso tikriausiai negrąžinsime, nes mes jau esame pasiruošę ir atsisakę kitų darbų. Sutartyje tai visada būna parašyta raštu, tad neskubėkite spresti.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia krovininio manifesto (CMR) ir sąskaitos-faktūros. Be šių dokumentų Biuro perkėlimas į Vokietiją gali baigtis pasienio punkte arba dideliu baudų sąrašu. Vokiečiai mėgsta popierius, todėl turėkite visą sandėlį su savimi. Dar svarbu turėi galiojantį vairuotojo pažymėjimą ir technines apžiūras.

Ar reikia speciali leidimas mieste?

Dideliuose miestuose kaip Berlynas arba Frankfurtas reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (parking permit). Be to Biuro perkėlimas į Vokietiją gali tapti košmaru, jeigu sunkvežimis užstoja gatvę ir policija atvyksta. Geriau, kad logistikos vadybininkas tai suorganizuoti iš anksto, o ne vairuotojas gatvėje ieškoti vietos.

Kaip su muitine?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, vis tiek gali būti patikrinimų, ypač jeigu keliauja brangūs kompiuteriai ar serveriai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su nauja technika gali kelti klausimų apie PVM. Geriau turėti techninės įrangos sąrašus su serijiniais numeriais, kad parodytum, kad tai ne prekyba, o perkėlimas.

Ar reikia "Anmeldung" dokumento?

Tai ne mūsų reikalas, tai jūsų (kliento) reikalas, bet Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susijęs su tuo. Kai atvykstate į naują biurą, jums reikia užsiregistruoti mieste. Kartai mūsų sutartyje nurodomas adresas naudojamas kaip įrodymas, kad jūsų firma tikrai čia veiks. Tiesiog žinokite apie tai.

Kas daryti, jei dingsta daiktas?

Tai blogiausia situacija, bet ji nutinka. Turiu parašyti pretenziją per tam tikrą laiką (paprastai 7 dienas). Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti užfiksuotas nuotraukomis prieš ir po. Jeigu nėra nuotraukų, bus sunku įrodyti, kad tą daiktą mes iš vis paėmėme. Vienas kartas klientas skundėsi dėl dingusio projektoriaus, o jis buvo paliktas senose patalpose.

Ar turi būti vokiškai kalbantis vairuotojas?

Ne būtinai, bet labai padeda. Jeigu Biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta ir reikia kalbėti su apsauga arba sandėlininku, anglų kalba ne visada užtenka. Vokiečiai gali būti griežti ir nenori kalbėti kitomis kalbomis. Geriau, jeigu mūsų dispečerius gali paskambinti ir išsiaiškinti reikalą.

Kas yra "Gefahrgut"?

Tai pavojingos medžiagos. Jeigu jūsų biure yra daug spausdintuvų su toneriais ar chemikalų, Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuojamas kaip pavojingas krovinys. Negalima tiesiog mesti visko į sunkvežimį, jeigu ten yra degiosios medžiagos. Reikia specialių ženklų ir deklaracijų.

Techniniai niuansai ir įranga

Ar išmontuojate baldus?

Taip, tai įeina į standartines paslaugas, bet ne visada. Biuro perkėlimas į Vokietiją be išmontavimo būtų neįmanomas, jeigu tūris didelis. Mūsų komanda atveža įrankius ir viską išsukia, tačiau turi būti aišku, kas su tais baldais toliau – ar montuojame vėl, ar paliekame dėžėse. Kartais klientai nori pasimontuoti patys, kad sutaupyti.

Kaip pervežti serverius?

Serveriai yra jautrūs į krūvį, todėl juos reikia tvirtai užfiksuoti ant rėmų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT įranga reikalauja specialių ratukų ir amortizacinių dėžių. Nerekomenduoju juos kelti kaip paprastus spausdintuvus, nes diskai gali nukristi. Tai brangus dalykas, geriau pasiduoti specialistams.

Ar galima vežti seifą?

Seifai yra sunkūs kaip pragare (tikiuosi, neprasote kelti seifą be keltuvo). Biuro perkėlimas į Vokietiją su seifu reikalauja sunkiosios technikos arba daug žmonių. Jeigu seifas pritvirtintas prie sienos, reikia ir statybininkų. Tai visada papildoma kaina ir reikia apie tai pranešti iš anksto.

Ką daryti su vitrinomis?

Vitrinos yra trapios, jas reikia apkloti stiklo vata arba specialia plėvele. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai baigiasi nulūžusiais stalais, jei neišmanoma, kaip juos laikyti. Aš visada sakau – geriau per daug apsaugos, nei po to rinkti stiklo gabaliukus iš kilimėlio.

Ar vežiate augalus?

Galima, bet vairuotojai to nemėgsta, nes augalus reikia laikyti šiltai (žiemos metu) ir jiems reikia vandens. Biuro perkėlimas į Vokietiją trunka kelias dienas, todėl augalai gali nukentėti. Geriau juos vežti atskirai asmeniniu automobiliu, jei įmanoma. Arba pasakykite mums, kad juos reikia padėti priešais langą, o ne giliai sunkvežimyje.

Kiek dėžių reikės?

Paprasčiausia taisyklė – daugiau, nei manote. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada sukuria daugiau šiukšlių (pakavimo) negu tikėjotės. Smulkiems daiktams, popieriams, asmeninėms dovanelėms reikia mažų dėžių, o knygoms – didelių. Negalima viskokrauti į milžiniškas dėžes, nes jos taps nekeliamos.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykimą?

Vokietijoje dažnai reikalauja, kad paliktum patalpas "sweeping clean" (iššluotas). Biuro perkėlimas į Vokietiją neįtraukia galutinio valymo, tai jūsų reikalas. Bet jei susitarsime, galime padėti išnešti likusias šiukšles į konteinerį. Negerai palikti savininkui visą šlamštą.

Kas daryti, jei nebeina į liftą?

Tai dažna problema senume miestuose. Jeigu liftas per mažas arba sugedęs, Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa fizinio darbo maratonu. Reikia numatyti papildomus vyrus, kurie neš laiptais. Tai brangina darbą, bet kitaip neišeis. Nereikia meluoti apie liftą iš anksto.

Ar pakuodate archyvus?

Archyvai yra sunkūs ir pilna popieriaus. Juos reikia dėti į stiprias dėžes, kad neišlūžtų dugnas. Biuro perkėlimas į Vokietiją su dokumentais reikalauja pasitikėjimo, nes tai konfidenciali informacija. Mes duodame galimybę užplombuoti dėžes, kad niekas neatsidarytų kelionės metu.

Išvada

Taigi, Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra kaip nusipirkti duonos parduotuvėje – tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo ir tikrų specialistų. Jeigu pasiruošę ir žinote, ko tikėtis, viskas vyks gerai, nors ir su nedideliais nukrypimais. Svarbiausia yra komunikuoti su pervežėju ir neslėpti informacijos apie savo turtą. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti didžiausių klaidų ir jūsų verslas Vokietijoje prasidės sklandžiai, be per didelio streso (ir sulaužytų kojų).