Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais: kaip išgyventi tą chaosą

Sėdžiu čia ir galvojau, kad dvidešimt metų šioje srityje pradirbau, o situacijos vis vien keistos. Žmonės visada mano, kad biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais yra kaip pasakymas – pakošėm dėžes ir nuvažiavom. Nieko panašaus. Vokietija – tai specifinė rūšis, ten viskas turi būti tiksliai, o jei ne, gausi baudą, apie kurią net nenujungei. Dirbame su logistika, su vairuotojais, su klientais, kurie dažnai nežino, ką nori perkelti, ir visada trūksta laiko. Štai jums tas gyvenimas, be reklamų ir šlapių rankų, tiesiog kaip yra.

Dokumentai, vokietiškas biurokratas ir customai

Kokių dokumentų reikės paprastam biurui pervažiuoti?

Nustebinsiu, bet nereikia tūrstančio bylos. Pagrindas tai krovinių manifestas, kuris turi sutapti su faktine turine. Taip pat, reikės galiojančio CMR draudimo, kuris dengia tą kelią. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais prasideda ne nuo dėžių, o nuo popierių. Vokai mėgsta, kai viskas parašyta juodai ant baltos, o ne tarp eilučių. Be to, jei keliate techniką, reikės serialų sąrašo, kitaip aiškinėsitės muitinėje.

Ar tikrai reikia vertimo į vokiečių kalbą ar anglų užtenka?

Tiesa sakant, dažniausiai anglų užtenka, jeigu draudžia šaltas vokietis muitininkas. Tačiau jei tenka dirbti su seno tipo "beamteriais" (biurokratais), geriau turėkite verte. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais gali užstringti dėl vieno nevertinto lapo. Aš Matau, kad dažniausiai problemų kyla su inventoriaus sąrašais – jei ten parašyta "staliniai kompiuteriai" be jokių specifikacijų, gali sustabdyti visą eismą tol, kol paaiškinsite kas ten yra.

Kas daro su dėžėmis, kuriose nėra sąrašo?

Tai klasika. Vairuotojas ateina į sandėlį ir kelia dėžes su užrašu "Asmeniniai daiktai". Nėra nieko blogiau. Vokietijos muitinė turi teisę tokias dėžes atidaryti ir peržiūrėti. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais reikalauja, kad kiekviena dėžė turėtų numerį ir numeris atitiktų sąraše. Jei nėra, laukiate. Vieną kartą buvau toks situacijoje, kai teko laukti šešias valias, kol klientas išsiuntė excel lentelę el. paštu. Nustok taip daryti.

Ar reikia specialių leidimų įvežti techniką su duomenimis?

Pats perkėlimas ne, bet duomenų apsauga – tai kitas reikalas. Jei tenka serveriai su jautriais duomenim, reikėtų pasirūpiti sertifikatu, kad transportas yra saugus. Vokai labai griežti dėl GDPR. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais turi apimti ir tai. Nemanau, kad Jūs norite problemų su duomenų nutekėjimu, nors techniškai fizinis pervežimas be leidimų vyksta gerai. Bet geriau užtikrinti, kad vairuotojas nežiūrėtų į tuos serverius.

Dėl kokios informacijos dažniausiai pamirštate klausti?

Dažniausiai klientai užmiršta pasakyti apė įvažiavimo sąlygas naujoje vietoje. Ar yra lifto? Ar kelias iki pat durų? Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais susideda iš tūkstančio mažų detalių. Jeigu ten yra seni namai be lifto antrame aukšte, mums reikės ne tik sunkvežimio, bet ir nešikų. O tai papildomi laikas ir pinigai. Neklauskite apie "efektyvumą", jei nežinote, iš kur reikia nešti stalą.

Kroviniai, baldai ir tai, kas po kojomis

Kaip supakuoti IT įrangą, kad nenukristų?

Gerai, klausimas paprastas, bet atsakymas ne. Nenaudokite tiesiog senų dešrų dėžių. Reikia putų, antistatinių maišelių, o geriausia – originalios pakuotės. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais bevei visada priklauso nuo to, kaip buvo supakuota monitoriai. Vienas smūgis ir jums nereikia monitoriaus. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pažymėti kabelius prieš išjungiant, kitaip vėliau IT žmonės prakeiks visą pasaulį.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar naujus pirkti Vokietijoje?

Žiūrėkite, kainos. Jeigu turiate brangius "Herman Miller" krėslus, vežkite juos, juos parduoti neapsimoka. Jei tai IKEA stalai, kurie sugrūdo? Palikite juos čia. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais kartais reiškia tiesiog išmesti šiukšles. Vokietijoje naudotų baldų rinka nelabai veikia, nebent jiems duodate nemokamai. Taigi, apskaičiuokite kainą – kuras + darbas vs. naujas stalas iš vietinio parduotuvės.

Kas daryti, jei dėžė paslydo sunkvežimyje ir visas turinys sugriožo?

Tai blogiausias scenarijus. Turime draudimą, bet... Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais turi draudimą. Bet reikia sužinoti, ar tai buvo mūsų vairuotojo kaltė, ar kelyje įkyrėsi koks lenktynininkas. Kai kurios firmos bando nuslėpti dėmę. Mums buvo atvejis, kai vairuotojas staigiai stabdės dėl voverės (sakykime), ir viena dėžė su serveriais nukrito. Gerai, kad nebuvo rimčiau. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai pranešate.

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Taip, bet yra apribojimų dėl žemės. Negalima vežti augalų su daug lietinės dirvos. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais išskirtų augalų neapima, dažniausiai klientai juos dovanoja kaimynams. Jei labai norite, reikia fitosanitarinės pažymos, kuri kainuoja brangiau nei tų fikusų vertė. Nemanau, kad verta trikšti dėl trijų vazonų, neb tai kažkokis retas orchidėjas, kurį vokietiškai karantinas pasiims su malonumu.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, spalvomis ar chemija?

Nevežkite to paties sunkvežimiu su baldais. Tai nelegalu ir pavojinga. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais reikalauja atskiro transporto arba deklaruojamų krovinių (ADR). Pirkite naujas spalvas ten. Nėra jokio prasmės rizikuoti, kad sprogtų indas su tirpikliu kelias vidury dėl to, kad norite sutaupyti penkiasdešimt eurų. Vokietijos kelyje kontrolė gali būti labai detali.

Vairuotojai, sunkvežimiai ir vokiečių keliai

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Sąžiningai? Ne visi. Dauguma moka "anglišką-rusišką" mišinį arba supranta pagal kontekstą. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais gali būti apsunkintas, jeigu vairuotojas negalės pasikalbėti su apsauga. Todėl mes visada pasirūpiname, kad bent vienas žmogus komandoje arba dispečeris kalbėtų. Bet žinoma, kartais įvyksta situacijų, kai tenka rodyti rankomis ir naudoti vertėją telefone.

Kokie sunkvežimiai naudojami? Tik 40 pėdų ar ir mažesni?

Viskas priklauso nuo vietos. Miest centres, kaip Miunchenas ar Berlynas, su 40 pėdų "tentru" neįvažiuosi pro proskyną. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais reiškia naudoti "7.5 tonų" sunkvežimius ar net "Sprinter" tipo furgonus, jei zonos yra "Umweltzone" (ekologinės zonos). Tikrai nerašiau čia, kad naudojame tik didelius mašinas, nes tai melas. Turime viską, o pasirinkimas priklauso nuo jūsų adreso.

Kas daryti, jei sunkvežimis nebetelpa į gatvę?

Tada mes statome mašyną arčiau ir perkraunome į mažesnę. Žinoma, tai kainuoja. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais numato tokių dalykų tikrinimą iš anksto. Bet kartais Google Maps meluoja, arba gatvė uždaryta dėl remonto. Tada prasideda improvizacija. Vieną kartą teko pernešti biurą per kvartalą, nes policija neleido net pristabdyti sunkvežimio prie pat įmonės vartų.

Ar vairuotojai gali dirbti sekmadieniais ar naktį?

Vokietijoje yra griežti taisyklės. Sekmadieniais krovinių pervežimas yra uždraustas (išskyrus išimtis). Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais turi būti planuotas savo dienomis. Jeigu norite iškrauti sekmadienį, reikalingas specialus leidimas, kuris gaunamas ne visada ir ne visada lengvai. Naktį galima, bet jei kvėpuoja gyventojai, jie iškvies pareigūnus dėl triukšmo. Geriau dirbti normaliu laiku.

Kaip su vokišku "Maut" (mokestis už kelią)?

Viskas mūsų mašinose yra – "Go-Box" ir viskas kitas. Jums nereikia rūpintis. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais įtraukia ir šiuos mokesčius į savo kainą. Nebebuvo laikų, kai reikėjo važiuoti prie automatų su monetomis. Dabar viskas stebima elektroniniu būdu. Vienintelė problema – jei vairuotojas nuklysta į miestą kur nereikia, mokesčių gali sukauptis nemažai.

Laikas, planavimas ir nenumatyti nutikimai

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Standartiškai, jei viskas tvarkinga, nuo planavimo iki iškrovimo Vokietijoje gali užeiti nuo savaitės iki mėnesio. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais negali būti padarytas per dvi dienas, jei kalbame apie didelį biurą. Reikia rezervuoti vairuotojus, surašyti inventorių, gauti datas. Nežiūrėkite į tas firmas, kurios sako "pirmadienį pažadėjome, antradienį atvežėme", jei tai ne tiesa.

Ar tikrai reikia atvykti į vietą prieš išvežant ką nors?

Labai rekomenduoju. Bent vienas atstovas turi būti. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais virsta chaosu, jei mūsų vairuotojai atvyksta į tuščią patalpą ir nežino, kur stovėti ar kur raktas. Buvo atvejis, kai klientas atsiuntė mums tik "Adreso" kodą, o namas užrakintas. Mes žiūrime pro langą... laukome valandas. Neteisingas planavimas suvalgo visas taupomas valandas.

Kas dėl draudimo dėl vėlavimo? Ar toks egzistuoja?

Standartinis draudimas nedengia vėlavimo, nebent Jūsų sutartyje tai ypatingai pažymėta. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais neapsaugo nuo to, kad Vokietijoje užstrigs eismas dėl avarijos. Mes galime atlyginti tik tą, kas sugadinta arba dingusi. Laiko negalima įsigyti. Taigi, jeigu Jūsų verslas pristabdo darbą dienai, tai jūsų nuostolis, ne mūsų. Gaila, bet tiesą sakant.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Susisiekite su mumis kuo greičiau. Jei mašyna jau važiuoja, sustabdymas kainuoja, nes vairuotojas gauna algą. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais yra lankstus, bet ne iki begalybės. Jei pasakysite "nebekelkime" tada, kai mes jau esame 100 km nuo jūsų, teks mokėti už tuos nuvažiuotus kilometrus ir grįžimą tuščia. Paprasta kaip duona.

Ar galima planuoti perkėlimą žiemos metu?

Galima, bet rizikinga. Vokietijoje žiema gali būti šaltoka, sniegas, ledas. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais tampa pavojingu, jeigu vairuotojas nėra pripratęs. Ir dar dažniau būna avarijų. Geriau rinktis pavasarį ar rudens pradžią, kai oras yra stabilesnis. Žinoma, jeigu verslas nebeklauso, laukti negalima, bet būkite pasiruošę, kad gali pavėluoti.

Pinigai, kainos ir biudžetai

Iš ko susidalo galutinė kaina?

Kiekvienas atvejis individualus, bet pagrindai – tai nuvykimo atstumas, kiek valandų užtrunka krovimas, kiek reikia vyrų. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais kainuoja nuo tūkstančio iki dešimčių tūkstančių (priklausomai nuo apimties). Taip pat įeina draudimas, kuro mokesčiai, greitkelių mokesčiai Vokietijoje ir galbūt nešikai, jei reikia. Negaliu pasakyti tiesiog "kainuoja 500 eurų", tai klaidinga informacija.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliamas mažas biuras?

Galima, bet tai nedaro didelės įtakos, nes išlaidos tas pačios – mašina, vairuotojas, degalai. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais mažoms firmoms dažnai būna brangiau vienam kvadratiniam metrui, nei didelėms. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet negalime važiuoti į nuostolį. Tačiau jei sutinka derinti datas su kitais krovimiais, gali pavykti sutaupyti.

Kokios mokesčių rūšys gali pasitaikyti Vokietijoje?

Muitinės mokestis (jei prekės ne NVO statuso), apskaitos mokestis (Einheitswert) jei perkeliate turtą į savo nuosavybę Vokietijoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais nėra mokesčių laisvas. Aš nebuvou accountantas, taigi tikslaus skaičiau negaliu pasakyti, bet žinau, kad jei įvežate daug technikos, muitinė gali susidomėti, ar tai ne prekyba. Geriau pasitarti su buhalteriu prieš kelionę.

Ar galima apmokėti po atvykimo ar iš karto?

Standartinė praktika – 50% avansas, likę 50% po pasirašyto akto. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais neleidžia mums rizikuoti, nes jeigu atvykstame į Vokietiją, o klientas nėra pinigų, mes esame priversti važiuoti atgal tuščia. Tai mums labai brangu. Taigi, mums reikia garantijų. Didelės korporacijos gali mokėti pervedimu per 30 dienų, bet mažos – ne.

Kiek kainuoja neįvykęs išvykimas (storno mokestis)?

Jei atšaukiate 3 dienas iki – tik papildomi išlaidos. Jei vairuotojas jau važiuoja – mokate visą kelią. Biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais turi būti apmokėtas už darbą, ne už rezultatą, jeigu klientas pasikeitė nuomonę. Mes gerbime klientus, bet taip pat ir savo laiką. Vieną kartą klientas tiesiog "nepamiršo" pasakyti, kad susitarė su kita firma. Mums teko eiti į teismą dėl pinigų.

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Vokietiją efektyviais sprendimais nėra paprastas dalykas, tačiau su geru planavimu ir realiais lūkesčiais viskas įmanoma. Nereikia tikėti stebuklais, reikia tikėti logistika. Sėkmės susirinkant dėžes!