Biuro perkėlimas į Vokietiją: Detalus procesas ir realios patirties patarimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, pasiduodu, mačiau ne vieną ir ne dvi perkėlimo avaras. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats, kai tiesiog užsakote taksi ir važiuojate į oro uostą su lagaminais. Čia visa kita dinamika – tūkstančiai kilometrų, griežti vokiečių įstatymai, kuriuos jie mėgsta laikyti labai dažnai, ir be galo daug smulkmenų, apie kurias jūs net nenujūsite, kol neatsiras ant sienos. Daugelis manoma, kad tai tiesiog krovėjų darbas, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistikos ir planavimo orkestras. Žemiau bandysiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio politkorektiško "marketingo" putlos, tiesiog taip, kaip yra, su visais rūpesčiais ir pavojais.

Pradžia: Planavimas ir dokumentai (kaip nepraryti popieriuose)

Kiek laiko iš tiesų reikia planuoti tokį kelionę?

Sakyčiau taip: jei jūs skambinate man rytoj ir sakote, kad reikia važiuoti pirmadienį, aš jums padarysiu veidą. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra dalykas, kurį galima sugalvoti per savaitę. Reikalingas bent mėnuo, o idealiai – du ar trys. Kodėl? Nes reikia ne tik rasti sunkvežimį, bet ir suderinti visus leidimus, gauti vietą iškrovimui (ten dažnai eilės), ir, žinoma, susitvarkyti su dokumentais. Vokietija mėgsta tvarką, o chaosas mums brangiai kainuoja. Taip pat, nepamirškite apie savo darbuotojus – jiems reikia laiko susirinkti asmeninius daiktus ir susitaikyti su mintimi, kad keisis vieta. Gerai užduotas laikas - tai pusė sėkmės.

Ar išvis reikalingas koks nors specialus inventoriaus sąrašas?

Be abejo, ir tai ne būtų tik paprastas sąrašas "du stalai ir trys kėdės". Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja detalaus inventoriaus, kuris dažnai turi būti išverstas į vokiečių kalbą. Muitinė ten labai griežta, jei sąraše parašyta "biuro technika", o pakuotėje užkliudo neįregistruotas serveris, gali būti didelių problemų. Geriau turėti Excel lentelę su serijiniais numeriais, brangiausios įrangos, nei stovėti prie sienos ir mokėti baudas arba prarasti laiką. Pasitikėkite manimi, aš mačiau, kaip dėl vieno neįrašyto monitoriaus buvo sustabdytas visas konvojus trims valandoms.

Ką daryti su tais visais popieriais, kurių visada per daug?

Čia nuo ko priklauso... (Pasižiūrėkime... taip, reikia muitinės). Jei keliate įrenginius, kurie yra nauji arba naudoti, bet vertingi, gali reikėti EX1 arba T1 dokumentų, jei tai nėra paprastas perkėlimas tarp ES šalių be komercinės vertės pakeitimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją be teisingų dokumentų yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – galima trumpą atkarpą, bet pabaiga bus liūdna. Susisiekite su savo buhalteriu arba brokeriu prieš pradedant. Geriau prašyti dešimt kartų, nei vieną kartą padaryti klaidą.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą ar užtenka anglų?

Angliškai kalba dauguma vairuotojų ir pareigūnų, bet oficiali dokumentacija Vokietijoj (taip, rašau kaip girdžiu) turi būti tvarkinga. Jei atvykstate su lietuvišku ar anglišku inventoriumi į griežtą muitinę, tai gali būti problema. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti "sausus". Vokiški pavadinimai baldams ir technikai nepadės jums greičiau iškrauti, bet padės išvengti nereikalingų klausimų. Nereikia versti kiekvieno pieštuko, bet bendrosios kategorijos turi būti aiškios.

Kainos ir biudžetas (kur pinigai dingsta)

Kiek apytiksliai kainuoja toks dalykas?

Klausimas, į kurį aš negaliu atsakyti vienu sakiniu. Kaina priklauso nuo tūrio, nuo to, ar reikia pakavimo paslaugų, ar reikia krauti liftu. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų už smulkius daiktus iki kelių tūkstančių, jei tenka vežti serverius, seifus arba jei pats biuras yra didelis. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip beprota. Tarkime taip: reikia numatyti biudžete ne tik pervežimą, bet ir galimus nuostolius, jei kas nors suges kelionės metu arba jei reikės laikinos saugyklos.

Ar kaina pasikeičia, jei reikia laikinai saugoti daiktus?

Taip, tikrai. Jei atvykstate į Vokietiją, o biuras dar nebaigtas remontuoti (kas, btw, ten labai dažnai nutinka, nes vokiečiai neleidžia greitai), tai reikės sandėlio. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali įtraukti tarpinę saugojimo paslaugą (Lager), ir tai kainuoja. Pasirūpinkite tuo iš anksto, kad nereikėtų mokėti dvigubos kainos už skubą. Aš mačiau klientus, kurie mokėjo už sandėlį daugiau nei už patį pervežimą, tik todėl, kad nesuderino remonto terminų su savo nuomotoju.

O ką su galimais papildomais mokesčiais už sunkvežimius mieste?

Vokietijoje yra daug vietų, kur sunkvežimiui negalima važiuoti be specialaus leidimo, arba ten yra "Umweltzone" (ekologinės zonos). Biuro perkėlimas į Vokietiją į centrą, pavyzdžiui, į Miuncheną ar Frankfurtą, gali reikalauti įsigyti specialią žaliają kortelę (Green Zone) ar net mokėti už leidimą stovėti "Anwohnerparken" vietose. Tai ne mūsų išgalvojimas, tai jų taisyklės. Šie mokesčiai dažnai būna nedideli, bet jie susideda į bendrą sumą, kurią galiausiai moka klientas.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Galvoju, kad ne. Aš mačiau, kaip bandant taupyti ant dėžių, buvo sugriauti brangiausi serveriai. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, kelyje yra duobės (nors jie ir gerai taiso) ir staigūs stabdymai. Naudokite kokybiškas dėžes, burbuliukų plėvelę ir užpildą. Jei jums reikalings, mes galime tai tiekti, bet negalima tiesiog mesti monitorių į seną sofos dėžę ir tikėtis, kad nenukris. Taupyti ant čia - tai tas pats kas mesti pinigus į vandenį.

Vokietijos specifika (kodėl ten viskas kitaip)

Kas vyksta sekmadieniais? Ar galima važiuoti?

Ne, negalima. Sunkvežimiai virš 7,5 tonos Vokietijoje negali važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuotas taip, kad atvyktumėte arba prieš sekmadienį, arba po jo. Jei jus užklauso, kodėl stovite pakelėje sekmadienį, pareigūnai nesijuoks. Planuokite grafiką labai atidžiai, ypač jei tenka Velykos ar Kalėdos. Ten būna tokios ilgos atostogos, kad gali pritrūkti maisto, o ne tik degalų.

Ar tiesa, kad vokiškas "Ordnung" (tvarka) trukdo?

Kartais taip atrodo. Jie turi griežtas taisykles dėl to, kiek ilgas gali būti sunkvežimis, kur jis gali stovėti, ir kaip turi būti uždarytos kabančios detalės. Biuro perkėlimas į Vokietiją reiškia, kad mūsų vairuotojai turi būti labai disciplinuoti. Vieną kartą teko matyti, kaip mūsų vairuotojas gavo baudą už tai, kad jo pakaba šiek tiek per daug klibojo. Nujaučiu tai, kai matau vokišką policininką su raštinėle rankose. Geriau laikytis taisyklių ir nebandyti diskutuoti.

Ką daryti, jei naujoji patalpa dar nebaigta?

O tai, deja, labai dažna situacija. Vokietijoj statybos dažnai vėluoja dėl tam tikrų procedūrų ir leidimų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi turėti planą B. Ar tai bus laikina saugykla, arba mes tiesiog paliksime krovinius mašinoje (bet tai kainuoja brangiai už stovėjimą). Nenuleiskite akių, kai statybininkai sako "gerai, jau baigiame". Pasitikrinkite patys arba leiskite mums tai padaryti. Geriau užsidėti šiltus drabužius nebaigtame kambaryje, nei stovėti gatvėje su pilna mašina.

Ar sunku susitarti su vietiniais namų valdytojais?

Gali būti. Jie gali būti labai griežti dėl liftų rezervavimo ir koridorių apsaugojimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai reikalauja, kad užrašytume pažadą, kad neaptrinsime grindų ir neapsimesime purvu. Rekomenduoju nufotografuotas grindis prieš ir po (jei kas nors nutinka). Niekada nežinai, kas gali nutikti, o gerai dokumentuota padėtis padės išvengti ginčų dėl užstatų.

Ką su šiukšlėmis? Ar galima jas palikti ten?

Negalima. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra be galo brangus ir griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog užpildyti sunkvežimio senais baldais ir numesti juos pirmosios gatvės konteineryje. Biuro perkėlimas į Vokietiją susideda ir su to, ką daryti su nereikalingais daiktais. Mes galime juos išvežti į specialias aikšteles, bet tai už papildomą mokestį. Dauguma klientų palieka senus daiktus senose patalpose, jei sutinka savininkas, arba susitinka dėl atskiro išvežimo. Nesižaiskite su šiukšlėmis, baudos didelės.

Technika, pavojingi krovini ir IT (brangiausia dalis)

Ar galima saugiai pervežti serverius?

Galima, bet tai rizikinga. Serveriai yra jautrūs virpimui ir temperatūros pokyčiams. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT įranga reikalauja specialių dėžių su šoku amortizacija (anti-static foam). Nerekomenduoju juos vežti paprastomis krovinių mašinomis, jei tai ne itin trumpas atstumas. Geriau pasamdyti IT pervežimo specialistus arba padengti didele rizika (draudimas ne visada padengia duomenų praradimą, tik fizinę aparatūros vertę). Pasidėkite ant širdies, jei čia duomenų centras.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš pakavimą?

Žinoma. Negalima tiesiog ištraukti lizdo ir mesti į dėžę "įskaitytinai". Pirmiausia reikia išjungti ir atjungti laidus, viską pažymėti, kad vėliau IT specialistas nesisuka galva. Aš mačiau situaciją, kur klientas išsiuntė įjungtus monitorius (jų buvo apie 20) ir jie atėjo su susilaužytais jungtimis ir pažeistais ekranais. Negerai. Pasidėkite etiketes ant laidų, tai sutaupys dienų darbo naujoje vietoje.

Ką daryti su seifu? Jis tūkstančius kilogramų.

Seifai yra sunkūs kaip pragare. (Nesu tikras, ar tiksliai žinau svorį, bet daug). Biuro perkėlimas į Vokietiją su seifu reikalauja ne tik stiprių vairuotojų, bet ir specialios technikos (keltuvų), jei nėra lifto arba jis per mažas. Taip pat reikia ištuštinti seifą prieš kelionę – tai saugumo taisyklė ir fizinės galimybių klausimas. Užpildytas seifas gali perverti mašiną arba sugriauti grindis. Pasirūpinkite technika iš anksto, nes paskutinę minutę ją rasti yra beveik neįmanoma.

Ar drėgnu oru reikia kaip nors ypatingai supakuoti?

Taip, ypač jei keliate per žiemą arba lietingą pavasarį. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali praeiti per Orus kalnus, kur oras keičiasi per kelias minutes. Reikia naudoti stora plastikinę plėvelę (stretch foil) kelis sluoksnius. Ir labai svarbu – padėkite dėžėms ant paletų, kad jos nestovėtų tiesiai ant grindų mašinoje, jei ten kažkas prasisueis. Drėgmė ir elektronika nėra geri draugai, tai tikrai.

Ką daryti su archyvais? Jų tiek daug...

Archyvai tūti daug vietos, bet sveria nedaug. Biuro perkėlimas į Vokietiją su 500 dėžių popierių gali būti neefektyvu, jei juos vežiate atskirai, nes mokate už tūrį. Bet svarbiausia – slaptumas. Užrakinkite dėžes. Jei dingsta dokumentas, tai didesnė bėda nei sugestas stalas. Rekomenduoju susirasti lokalią saugykla Vokietijoje archyvams, kad nekašpinėtumėte naujo biuro erdvės senais popieriais. Vokietijai taip pat svarbu GDPR, tad saugokite asmeninius duomenis.

Vairuotojai ir komanda (kas vairo tavo turtą)

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiečiškai?

Ne visada, labai nuo to priklauso. Tiesą sakant, daugiausia kalbame angliškai arba rusiškai, bet su muitine mes susitvarkome patys. Jei jums reikia, kad vairuotojas kalbėtų su statybos vadovu Vokietijoje dėl liftų, tai tai reikia numatyti iš anksto. Dažniausiai vairuotojai yra tie, kurie tiesiog vairuoja, o ne diplomatai. (Sakyčiau taip... geriau nereikėtų jiems leisti užsiiminėti sudėtingais derybomis). Mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris gali išsiskambinti, jei reikia.

Kas nutinka, jei sugenda mašina kelyje?

Tai reali situacija, kuri, deja, nutinka. Vokietijos keliai geros, bet automobiliai sensta, o varikliai nebegali. Jei vairuotojas praneš apie gedimą, mes iš karto siunčiame pagalbos automobilį arba keičiamą mašiną. Jums nereikės rasti vietinio mechaniko, nes jis nieko nesužinos apie mūsų sunkvežimius. Tai mūsų problemos, ne jūsų. Tiesiog pasiruoškite, kad pristatymas gali pavėluoti porą valandų arba dieną (jei kas rimčiau). Taip yra.

Ar vairuotojai gali padėti su iškrovimu?

Taip, jie turi padėti su "tvirtinais" daiktais (kelti į išvažiavimą). Bet jei reikia išnešti 30 stalų į trečią aukštą be lifto, tai jau nebe vairuotojo darbas, o mokesčių. Biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia vairuotojus, bet sunkų fizinį darbą geriau atiduoti profesionaliems krovejams, kad vairuotojus neatvežtumėte ligoninės po pirmųjų penkių dėžių. Sutaupyti ant krovejų – vėl tas pats kaip taupyti ant drabužių žiemą.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį, jei vėluojame?

Nebūtina. Vokietijoje yra gaujųs (taip, tokios yra), kurios specializuojasi grobiant krovinius (LKW-Klau), ypač užsienio mašinas. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas naktį neleistų mašinos vienišai be apsaugos, arba kad mašina stovėtų saugiojoje aikštelėje. Jei privalote sustoti dėl vairuotojo poilsio (taisyklės yra griežtos), mes pasirūpinsime apsauga, bet tai papildomos išlaidos ir nervai. Negalima rizikuoti brangia technika.

Pabaigos gairės (kaip sužinoti, kad baigta)

Kaip elgtis, jei trūksta daiktų iškrovus?

Kartais nutinka, kad sąraše buvo 50 dėžių, o atėjo 49. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti chaotiškas paskutinis etapas. Pirmiausia, patikrinkite, ar nėra neiškrauta dėžės vairuotojo kabinoje (jos jos ten dažnai padėtos "saugiai"). Tada susisiekite su mūsų dispečeriu. Dažniausiai dėžė papuolė į kitą mašiną arba liko senoje vietoje po sofa. Nereikia panikuoti, daiktas paprastai randamas, bet reikia greitai pranešti.

Ar reikia patikrinti būklę iš karto po iškrovimo?

Labai rekomenduoju. Negalima pasirašyti dokumentų "ačiū, viskas gerai", jei tiksliai nepatikrinote. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tuo momentu, kai pasirašote perdavimo aktą. Po to būti bandyti įrodyti, kad monitorius buvo sulaužytas kelionės metu, bus beveik neįmanoma. Nufotografuokite visas pažeistas vietas iš karto. Geriau būti šiek tiek erzinaus, bet su tvirta baze, nei mandagus ir be kompensacijos.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet brangu. Jei nuspręsite, kad vietoje Miuncheno reikia važiuoti į Hamburgą, tai vairuotojui reikės nupirkti naują degalų kvitą (su kuria yra bėdų), pakeisti maršrutą, o jei jau numatytas laikas iškrovimui – baudos. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti užbaigtas planavimo stadijoje. Pokyčiai kelyje – tai nebe planavimas, o problemų sprendinys, už kurį mokate jūs.

Ką daryti su augalais? Ar juos verta vežti?

Augalai yra gyva medžiaga. Pervežti juos per sieną galima (ES viduje), bet turi būti patikrinta, kad nėra kenkėjų. Žioma juos galima užšaldyti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su dideliu zumiu? Tegu žiūri, ką veža. Aš asmeniškai nekalbėčiau apie tai kaip apie prioritetą, jei tai tūkstančio eurų vertės zumba. Geriau nupirkti naujus vietinėje gėlyne, tai pigniau ir saugiau. Augalai stresoja mašinoje daugiau nei žmonės.

Kas daryti, jei klientas nėra vietoje iškrovimo metu?

Tai didelė problema. Negalima iškrauti įrenginų į kiemą be atsakomybės. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad atstovas būtų pasiruošęs priimti krovinius. Jei jūsų nėra, mums teks laukti (ir mokėti už laukimą) arba vežti daiktus į saugykla. Būkite vietą laiku arba užtikrinkite, kad kažkas kitas, ką pasitikite, gali pasirašyti dokumentus. Nereikia kurti situacijų, kur viskas sustoja.

Ar užtenka vienos mašinos dideliam biurui?

Kartais ne. Jei turite 50 kvadratų biurą, tai viena. Jei 500, tai gali tekti dvi ar trys. Biuro perkėlimas į Vokietiją neapsiriboja vienu reisu. Taip pat svarbu erdvės išskirstymas – jei ten daug mažų dėžių, jie užima daugiau vietos negu manote (vadinasi "kubilavimas"). Geriau padaryti vizualizaciją (pakraunamumo planą), nei vėliau ieškoti antros mašinos paskutinę minutę. Geriau permokėti už didesnę mašiną ir važiuoti ramiai.

Kaip sužinoti, kad viskas vyko gerai?

Kai paskutinis dėžė įeina į naują biurą ir niekas nesužeista, o kompiuteriai įsijungia. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sėkmingas, kai ryte darbuotojai gali atsėsti prie savo stalų ir dirbti. Nėra jokios magijos, tik geras planavimas ir drąsa klausti klausimų. Jei ką nors nematote aiškiai, klauskite, geriau kvailai klausti nei tingiai klaidžiaut ir vėliau gailėtis.

Išvada

Na, tiek apie teoriją iš praktiko, kuris yra matęs virtę kava ant brangiausio serverio. Biuro perkėlimas į Vokietiją tikrai atrodo kaip didelis kalnas, bet jei susiskirstote žingsniaus ir nebandysite daryti viso patys, jis tampa įveikiamas. Svarbiausia – neikite į aklą, pasitikėkite logistika, bet ir patys stebėkite procesą, kaip erelis. Vokietija mėgsta, kai viskas aišku, tvarkingai ir laiku, tad jūsų tikslumas bus tikrai įvertintas. Sėkmės naujoje vietoje, tikrai nenusivilsite, kai viskas bus įrengta ir veiks kaip laikrodis.