Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso: kaip iš tiesų vyksta užsakymas

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – vienas dalykas yra teorinis "biuro perkėlimas į Vokietiją", o visai kitas – realybys, kai sunkvežimis užkliudo į "Vokietijos automagistralės" ribojimą arba kai klientas pamiršo pasakyti, kad jų serveriai sveria toną. Dažnai žmonės mano, kad tai tiesiog paėmimas ir numetimas, tačiau tarptautiniai pervežimai turi savo niuansų, kuriuos reikia žinoti, kad išvengti nereikalingų nervų. Jei kilsite į šį laivą, reikia turėti planą, nors ir jis visada keičiasi. Štai trumpai apie tai, kas laukia, kai nusprendžiate perkelti savo verslį į Vokietiją ir kaip tai atrodo iš vidinio pusės.

Kiek viskas kainuoja ir kaip susitarti dėl pinigų

Kiek paprastai kainuoja toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo tų kvadratinių metrų ir tai, kiek to daikto turite. Paprastai skaičiuojame pagal kubinius metrus (m³), todėl, jei turite 30 m³ biuro baldų ir inventoriaus, kainos kitoks negu 100 m³ atveju. Taip pat vaidina vaidmenį atstumas – ar važiuojame į Miuncheną, ar į netoliese esantį Berlyną. Beje, Vokietijoje, palyginti su Lietuva, degalai brangesni, tad tai irgi įeina į galutinę sumą, tačiau stengiamės būti konkurencingi.

Kas daro įtaką galutinei biuro perkėlimo į Vokietiją kainai?

O, čia yra daug smulkmenų. Pirmiausia, ar tai ground floor aksesas, ar reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto – tada kainuos brangiau, nes reikia daugiau vyrų ir laiko. Taip pat įtakos turi pakuotos serviso paslaugos – ar jūs pakuosite patys, ar mums reikės tai daryti. Ir dar vienas dalykas – dati (data). Jei norite važiuoti švenčių metu arba paskutiniame rugsėjo savaitgalyje, kai visi grįžta iš atostogų, kainos gali šoktelėti.

Ar galima sutaupyti renkantis biuro perkėlimą į Vokietiją pigiau?

Žinoma, bet tai reikalauja jūsų įsikišimo. Jei surūpinsite dėžes patys ir sudėsite į visas mažas spaudas, mus tik parvešite ir iškrausime – tai bus žymiai pigiau. Tačiau čia būna pavojinga, nes kartais klientai bando dedioti į dėžes per daug sunkių daiktų, ir tada dėžės plyšta. Taigi, sutaupyti galite ant darbo rankų, bet ne ant kokybės, nes jei dužtys kompiuteriai, nuostoliai bus kur kas didesni už sutaupytus eurus.

Ar imate užstatą arba avansą?

Standartinė praktika yra ta, kad imame maždaug 30-50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad tai ne tik pokalbis. Matome, kad žmonės dažnai užsirašo po kelias firmas, o paskui nedingsta. Avansas užtikrina, kad mes rezervuojame automobilį ir darbuotojus jums. Likusią sumą reikia apmokėti pristatymo metu arba iš karto po jo, priklausomai nuo mūsų susitarimo.

Pasiruošimas ir inventorius: be to neišsiversite

Ar jūs duodate dėžes biuro perkėlimui į Vokietiją?

Taip, mes tai darome. Galite tiesiog pasakyti, kiek jums reikia, ir mes atvežame standartinių judriųjų dėžių. Jos tvirtos, turi dangčius, todėl tinkamos dokumentams ir technikai. Kai kurios firmos to nedaro, bet mes stengiamės būti patogūs. Žinoma, tai kelia kainą, bet patogumas to vertas, nes neturite bėgioti po prekybos centrus ieškant dėžių (o jos visada baigiasi, kai jums labiausiai reikia).

Ar darbuotojai turi patys susirinkti daiktus į dėžes?

Įprastai taip, jei nenurodoma kitaip. Mes atvežame tuščias dėžes, jūsų komanda pasirašo savo daiktus, o mes juos už užrakiname. Vieną kartą buvo situacija, kai klientas mania, kad mes atvyksime ir ims dėti pieštukus į dėžę – tai ne taip veikia. Mūsų darbuotojai yra krovėjai ir vairuotojai, ne sekretorių pagalbininkai. Todėl reikia, kad darbuotojai pasirūpintų savo asmeniniais daiktais.

Kas nutinka su dokumentais ir paslaptingomis bylomis?

Dokumentus reikia dėti į atskiras dėžes ir, idealiai, užrakinti. Mes esame atsakingi už fizinę saugą, bet jei dėžė atidaryta ir kažkas dingsta, mes neatsakingi už turinį. Geriausias variantas – pasiimti brangiausius dokumentus su savimi į lengvąjį automobilį, o mus palikti su baldais. Žinau, kad skamba nuobodu, tačiau saugumas svarbiau už patogumą.

Kodėl reikalingas inventoriaus sąrašas tas invetorius?

Tai būtina dėl dviejų priežasčių. Pirma, Vokietijoje muitinė arba policija gali sustabdyti automobilį ir pareikalauti parodyti, ką vežame. Antra, tai apsaugo jus ir mus. Jei atvyksta į naują biurą ir trūksta vieno kompiuterio, turime sąrašą, kur galime pažiūrėti. Be sąrašo, tada prasideda "jūs nevežėte", "ne, vežėte", ir niekas nenusprendžia, kas kaltas.

Ar turiu rašyti kiekvieną smulkmeną?

Nebūtinai kiekvieną pieštuką. Pakanka bendrų grupių, pvz., "5 dėžių su dokumentais", "10 dėžių su biuro reikmenimis", "3 spintelės". Tačiau technika turi būti įvardyta tiksliau, su serialais arba bent jau su aprašymais, kad niekas nesakytų, tai buvo senas monitorius, o ne naujas.

Kelionės niuansai ir techniniai dalykai

Kiek trunkas tas kelias į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur bėgame. Jei į Berlyną ar Hamburgą, tai tai yra apie 12–14 valandų važiavimo viena kryptimi. Jei į Miuncheną, tai skamba net 16 valandų. Tai ne tiesiog šuolis į parduotuvę. Be to, reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laiką – negi nuvažiuos tiek, kad nukristų nuo vairo. Taigi, planuokite, kad gali pritrūkti dienos ar dvejų.

Galima užsakyti ekspress biuro perkėlimą į Vokietiją?

Galima, bet tai kainuoja. Tai reiškia, kad važiuosame be sustojimų, keletą vairuotojų (jei toks tolimas kelias) ir nieko daugiau nevežame. Jei jums labai skubia, pavyzdžiui, serveriai turi būti rytoj ten, tai galim derėtis, bet būkite pasiruošę sumokėti už tokį greitį.

Kas jei reikia pervežti ir keletą automobilių?

Tai įmanoma. Mes galime juos įkrauti į autovežį, jei jų keli, arba, jei vairuotojai gali važiuoti patys, tai tiesiog susirenkame kolona. Tačiau reikia pasirūpinti draudimu ir technine apžiūra prieš kelionę, kad vokietis ant kelio neparašytų baudos už variklo dūmus (juokinga, bet Vokietijoje tai gana griežta).

Ar tikrai man reikia rūpintis muitine keliaujant į Vokietiją?

Kadangi abi šalys yra ES, tai fizinės muitinės kontrolės paprastai nėra (sienos nėra), tačiau tai yra prekių judėjimas. Jei tai yra įmonės turtas, reikia turėti važtaraščius ir dokumentus, kad įrodytumėte, kad tai ne pirkinys iš Vokietijos su PVM, o jūsų turtas, kurį perkėlėte. Aš čia ne teisininkas, bet geriau turėti visus popierius su savimi, jei sustos "Fahnder" (Vokietijos mokesčių inspekcija).

Kas daryti su jautria technika, pvz., serveriais?

Serverius reikia išjungti ir (svarbiausia!) atvėsinti prieš kraunant. Negalima ištraukti iš stovo ir dėti į vėsų sunkvežimį - kondensatas susiformuos ir pabaigs. Taip pat reikia gerai uždėti apsauginę pakuotę, kad jie neišsirinktų kelionės metu. Geriausia juos krauti paskutinius ir iškrauti pirmuosius, kad neišbūtų po krūva dėžių.

Vokietijos realybės: pristatymas ir iškrovimas

Kas jei Vokietijoje niekas nemoka lietuviškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai arba rusiškai, bet su vokiečiais dažnai susitariame rankomis ir kojomis. Ir sakykime, dažniausiai viskas vyksta gerai. Vieną kartą turėjome problemą, kai vokiečių prižiūrėtojas (hausmeister) neleido įvažiuoti kiemo, nes nebuvo leidimo. Tada teko skambinti klientui, kad jis išsiaiškintų. Taigi, užtikrinkite, kad kas nors vietinis yra pasiruošęs susitikti su mūsų vairuotoju.

Ar galima atvežti daiktus į Vokietiją savaitgalį?

Galima, bet tai papildomų rūpesčių. Dauguma biurų Vokietijoje savaitgaliais uždaryta, o jei ten yra apsaugos sistema, reikia kodų. Be to, kai kurie miestai turi apribojimimų sunkvežimiams savaitgaliais (garsumo sumetimais). Geriau derinti laiką darbo dienom, išskyrus atvejus, kai tai būtina ir viskas iš anksto suderinta.

Ką daryti, jei tarpas (liftas) per mažas?

O, tai klasika. Seni pastatai Frankfurte ar Miunchene turi tokus liftus, į kuriuos netelpa normali spintelė. Tada mes turime nešti per laiptus, o tai yra fiziškai sunku ir brangu. Vieną kartą nešėme didžiulį konferencijos stalą penktu aukšte per laiptus, nes liftas buvo 30 cm per siauras. Nepamirškite išmatuoti!

Ar jūs surenka ir išrenkate baldus?

Standartiškai, mes išrenkame tai, kas per didelė (spintelės, stalai), kad tilptų į duris. Vokietijoje surenkame atgal. Tačiau jei turite sudėtingų sistemų, kurios reikalauja meistro, tai mes ne esam baldų surinkėjai. Mes esame pervežėjai. Paprastus stalus surensime be problemos.

Kas daryti su pakuotės medžiagomis po to?

Galiausiai susikrante kalnas iš dėžių, o klientas klauso "kas dabar su šiomis"? Mes galime jas išvežti (už papildomą mokestį) arba palikti jums, jei jūs planuojate dar ką nors daryti. Dažniausiai Vokietijoje labai griežtai tvarkomi šiukšlių (Müll) rūšiavimai, todėl negalima tiesiog mesti dėžių į pirmą pastebėtą konteinerį.

Kas vyksta, jei kažkas sulūžo kelyje?

Tai retas atvejis, nes mes pakuočiam labai tvirtai. Tačiau jei dėl blogų kelių (o Vokietijoje yra ir blogų vietų, ne tik automagistralės) kažkas pasikeičia, mes turime draudimą. Būtina iš karto apžiūrėti būklę pristatymo metu ir užpildyti protokolą. Negalima parašyti "viskas gerai", o paskui po savaitės skambinti, kad buvo įbrėžimas.

Problemų sprendimas ir patarimai

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nors mūsų vairuotojai yra patyrę, kelyje gali būti bet ko. Avarija, vagystė (nors reti atvejai), ar net tiesiog staigus stabdymas. Draudimas apsaugo jūsų turtą. Pasirašant sutartį, pasidomėkite, kokia yra franšizė. Kartais imanoma užsidengti rizikas ir pigiau, bet geriau būti saugiam.

Kas daryti, jei užsakovas vėluoja su pasiruošimu?

Tada mes vėluojame. Ir tada prasideda baudos, jei mes turėjome kitą užsakymą po to. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas pagal minutes. Jei pasakote "bus pasiruošta 8:00", o mes 9:00 dar laukiam, kol dėžiojate paskutinius popierius, tai nervuoja visus. Būkite tikri, ar spėjate.

Ar dažnai pasitaiko nesklandumų su dokumentais Vokietijoje?

Retas, bet įdomus dalykas – jei Vokietijos įmonė perkelia savo filialą, ji turi deklaruoti pervedimą. Jei asmuo perkelia savo "verslo veiklą" (Gewerbe), tai gali būti kita. Aš nebuhalteris, bet girdėjau, kad kai kas privalo registruoti adresą pakeitimą netrukus po atvykimo. Geriau pasikalbėkite su savo stebytoju prieš kelionę (nors šie žodžiai gali šiek tiek skirtis).

Kokios dažniausios klaidos daro klientai?

Didžiausia klaida – nepasakyti apie tai, kad reikia nešti daiktus iš rūsio, kuris yra už 100 metrų nuo pastato, ir nėra lifto. Taip pat, klaida yra palikti vertingus daiktus neapsaugotus. Ir dar viena – neįvertinami laiko tarpsniai. Žmonės galvoja, kad išsirengti biurą trunka valandą, o tai trunka visą dieną.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS stebėjimą. Galime nusiųsti nuorodą, kur galite pamatyti, kur yra jūsų daiktai. Tai suteikia ramybės, ypač kai važiuojate toli ir laukiate tų serverių.

Kas jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus Vokietijoje?

Mes turime partnerių, kurie gali priimti daiktus į sandėlį, jei dar negalite įsikelti į naują biurą. Tai kainuoja, bet yra gyvenimo gelbėjimo ratas. Vieną kartą klientas neturėjo raktų, o nuomotojas buvo atostogose... Visą savaitę daiktai stovėjo sandėlyje.

Galite padėti su išmetamųjų medžiagų utilizavimu?

Taip, galime padėti surūšiuoti ir išvežti į netoliese esantį utilized punkto (Recyclinghof). Vokietijoje tai labai svarbu – negalima tiesiog išmesti baldų į gatvę. Būsit nubausti.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimo leidimais mieste?

Tai jūsų, kaip užsakovo, reikalas. Mes ne gaudome leidimus stovėti prie "Rathaus" (rotušės) centre. Jūs turite pasirūpinti, kad mūsų sunkvežimis galėtų statyti legaliai, arba nupirkti specialų leidimą (parken erlaubnis). Kitaip nuvaryta greičiau nei spėsite išlipti iš automobilio.

Ar reikia mokėti už vairuotojų nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei įmanoma nuvažiuoti vieną dieną (pagal įstatymus), tai taip, reikia sumokėti už nakvynes viešbutyje arba maitinimą. Tai nėra įtraukta į pagrindinę kainą, jei kitaip nesutarėme.

Ką daryti, jei biure yra augalai?

Augalus galima vežti, tačiau reikia apsaugoti nuo šalčio (žiemoje) ar karščio. Negalima juos palikti užrakintame sunkvežimyje ilgam (žiema). Mes paprastai juos krauname paskutinius, kad jie nebūtų po kitų dėžių svoriu.

Ar pervežiate seifus ir pinigines seifus?

Taip, bet seifai turi būti tuščiai. Mes ne prisiimame atsakomybės už pinigus ar brangenybes viduje. Seifai sveria daug, todėl reikia specialios technikos (neštuvas), o ne tik žmogaus jėgų.

Kaip aptarnaujate labai jautrius klientus, pvz., advokatų kontoras?

Ten reikia ypčio diskretiškumo. Mes dirbame tyliai, su uniforma, be šiukšlių pokalbių. Žinome, kad ten gali būti slapti dokumentai. Įsivaizduokite, ką reiškia, jei prarandate bylą bylą... Todėl ten dėmesys didžiausias.

Ar yra kokių nors apribojimų dėl pavojingų medžiagų?

Žinoma, negalima veži benzininių generatorių pilnų degalų, aerozolių ar cheminių medžiagų be specialaus leidimo. Tai ne tik mūsų, bet ir Vokietijos gaisrų saugos reikalavimai. Geriau tai palikti čia arba vežti atskirai.

Kaip sumokėti, jei norite gauti PVM sąskaitą faktūrą?

Mes išrašome sąskaitas faktūras be PVM (jei vyksta tarptautinė prekyba į kita ES šalį ir turite PVM mokėtojo kodą), bet tą reikia nurodyti sutartyje. Jei užsakovas yra fizinis asmuo, tai PVM taikomas pagal Lietuvos normas (arba Vokietijos, jei ten registruota). Čia reikia pagalvoti apie mokesčius iš anksto.

Ar verta tikėtis, kad viskas nueis lygiai pagal planą?

Tikrai ne. Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso yra mitas. Streso bus, bet galima jį sumažinti. Bus nesklandumų, bus vėlavimų, bet jei turite patikimą partnerį, išgyvensime. Svarbiausia – iš anksto pasikalbėkime ir nenuokslinkite savo poreikių.

Paskutiniai patarimai iš mano patirties.

Būkite dėmesingi. Neleiskite savo darbuotojams dėti kavos puodų į dėžes be dangtelių (buvo, dėžės skysčiu). Pasirūpinkite, kad Vokietijoje kas nors laukia mūsų su raktų pakaba. Ir bent jau pabandykite pasijuokti, kai kažkas ne taip eina – nervai sukelia daugiau problemų nei blogas oras.

Trumpai tariant, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra rocket science (raketų mokslas), bet reikalauja kantrybės ir organizacijos. Nuo kainų sudėties iki to, kaip vokiečiai reaguoja į užsienietis sunkvežimius – viską reikia numatyti. Jei viską suplanuosite gerai, galėsite mėgautis savo nauju biuru be didelių nuostolių. O jei ne – skambinkite man, išmesime iš bėdų.