Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų: patirties vartų įžvalgos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, per kuriuos mažiau nebuvo nei kraupių istorijų, nei neišsipildžiusių lūkesčių. Kai klientas susisiekia ir paklausia apie biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir problemų, ajuodamas dažnai nusijuokiau, nes “be streso” tarptautiniuose pervežimuose yra mitas, tačiau “be problemų” – tai tiesiog geras planavimas ir šiek tiek laimės. Viskas prasideda nuo to, kad biuras nėra tik stalai ir kompiuteriai, tai yra žmonių nervai, paslėpti kabeliai ir svarbiausia – verslo continuity, t.y., negalima sustabdyti pajamų srauto vos tik dėžės išvyksta iš Lietuvos. Apie tai ir papasakosiu – taip, kaip yra iš tiesų, be gražių brošiūrų.

Dauguma firmų klysta laikydamos, kad turguje įsigyta paslauga yra važiuojantis robotas, kuris viską padarys už juos, tačiau tikrovėje biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų priklauso nuo to, kiek gerai jūs pačiai susitvarkote dokumentus ir ar sugebate iš anksto įsivaizduoti, kur dėsite spausdintuvą, kai jis atvyks į Berlyną ar Miuncheną. Ten, kur vairuotojams reikia specialių leidimų įvažiuoti į miesto centrą, o muitinės pareigūnai gali būti itin išrankūs. Tad žiūrėkime, kas tikrai verčia susiraukti galvas ir kaip tai išgyventi.

Dokumentų chaosas ir tai, ką noklaija muitinė

Ar tikrai reikia tiek daug popierių vien biurui?

Žiūrėkite, Vokietija ne be reikalo vadinama biurokratijos šalimi, net jei kalbame apie T1 dokumentus. Jei jūsų įmonė perveža įrangą, kuri yra jūsų nuosavybė, dažniausiai reikia EX1 arba T1 eksporto deklaracijos, kad būtų užfiksuotas ILS mokesčio atidėjimas arba jo nėra. Buvau atvejų, kai vadovai sakydavo “ką čia per pievas, mes važiuojam į ES”, tačiau jeigu daiktai keliauja tarp dviejų muitinių teritorijų (nors abi ES), popieriai vis tiek privalo būti tvarkingi, kitaip gali būti laikoma prekyba. Geriausia turėti inventorizacijos sąrašą ne ant pasižymėjimo lapelio, o normalioje Excel lentelėje su serijiniais numeriais. Tik taip biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų gali prasidėti be aiškių nusivylimų prie sienos.

Kas daryti, jeigu trūksta originalių pirkimą dokumentų?

Tai dažna problema, ypač senoms įmonėms, kurios perveža senas kompiuterius ar serverius. Vokietijos muitinė kartais gali pagalvoti, kad tai ne perkėlimas, o prekyba naudotomis detalėmis. Jei originalų faktūr� nerandate, rašykite laisvos formos paaiškinimą, kad tai yra įmonės nuosavybė, naudojama vidinėms reikmėms, ir pridėkite bet kokį įrodymą, pvz., apskaitos išrašus. Vieną kartą mums net teko rodyti senas “Sąskaitų faktūrų” knygas, kurias vairuotojas buvo įsidėjęs po lovos, tačiau tai išgelbėjo situaciją ir įrodė, kad technika nupirkta prieš penkerius metus.

Ar reikia tarpininko muitinės reikalams?

Mano nuomone, taip, nebent jūsų logistikos vadovas yra multimilijonierius, kuriam nemokanti laikyti telefonu su muitininku ties vidurnakčiu. Didelės firmos turi savo agentus, tačiau mažam ir vidutiniam verslui geriau sutarti su ekspeditoriumi, kuris šiuos dalykus įskaičiuoja į kainą. Niekada nežinai, kada užstrigs krovinys Kelne ir reikės skubiai pateisinti kai kurių detalių kilmę. Stengiuosi visada pasakyti klientams, kad šis dalykas – ne vietas taupyti, nes naktinis muitinės agentas kainuoja brangiau nei gerai suplanuotas biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų iš pat pradžių.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Tikriausiai ilgiau, nei manote. Gera taisyklė – pradėkite ruoštis bent mėnesį iki išvykimo, jei norite, kad viskas būtų idealiai. Jei skubate, viskas įmanoma per savaitę, bet tada gausite naktinių skambučių ir raminimosi tablečių poreikį. Vokietijai svarbu, kad visa būtų “Ordnung”, o tai reiškia, kad jie mėgsta, kai deklaracijos pateikiamos dar prieš krovinį atvykstant į siuntimo vietą.

Ar yra kokių nors draudimų, apie kuriuos nežinome?

Žinoma, dažnai žmonės bando vežti kažką nelegaliau, tarkime, alkoholio kiekį viršijant nustatytas normativas, sakydami, kad tai “dovanos verslo partneriams”. Vokietijos muitinė to nemėgsta ir gali konfiskuoti visą krovinį arba baudžia dideliais pinigais. Taip pat saugokitės su dujomis – balionus jei nešate, turi būti specialios žymėjimai, o kitaip gali būti traktuojami kaip pavojingas krovinius, o tuomet viskas sustoja. Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų neįmanomas, jei bandote vogti ar neišsiteisite su specifinėmis medžiagomis.

Kas jeigu mes įregistruosime įmonę Vokietijoje tik po perkėlimo?

Tai dažnas scenarijus – keliaujama pirmiausia, o registracija vyksta vėliau. Čia reikia labai atidžiai sužiūrėti, ar nebus laikoma prekyba, jeigu įranga atvyksta anksčiau nei juridinis asmuo. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu abiejose šalyse. Aš asmeniškai nėra teisininkas (o dėl to ir neduodu patarimų kaip specialistas), bet matydamas, kaip kai kurie klientai vargsta su “Gewerbeanmeldung” ir pristatymo datomis, galiu pasakyti, kad šis sinchronizavimas svarbiausias užduotis.

Fizinis perkėlimas: kai dėžės nebeatitinka turinio

Kaip supakuoti kompiuterius, kad jie nesužlūžtų?

Nenaudokite naminių krepšių su užtrauktukais, aš prašau. Pirkite specialias dėžes su puta arba užpildykite tuščią vietą burbuliukine plėvele. Kartais klientai sako “o mes juos apvyniojome antklėde”, ir po to važiuoju, ir matau, kaip monitoriai kliudo vienas kito. Viskas turi būti fiksuota, o ne kažkaip taip, kitaip vairuotojui staigiai stabdant ties viaduku, tapsite labai liūdnų naujienų herojumi.

Ar verta tartis su įrengimo komanda iš čia?

Jei turite daug sudėtingos technikos (serverių spintų, stambių spausdintuvų), geriau pasiimti savo žmones, kurie tai montuoja, nes jie žina, kas kur eina. Vokietijos meistrai puikiai dirba, bet jie nemėgsta, kai reikia spėti su kabeliais, kurių jie nematė anksčiau. Jums už tai gali tekti papildomai mokėti už viršvalandžius, o mūsų komanda gali padaryti darbą greičiau ir pigiau, tiesiog važiuodami su kroviniu.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Nėra nieko keičiau, nei kai atvykstate į naują biurą Hamburge, o ten stovi šimtas pilkų dėžių, ir niekas nežino, kur yra vadovo telefonas, o kur – virtuvės popierius. Rašykite ant kiekvienos: “Vadovo kambarys”, “Pjūklas”, “IT skyrius”. Be šios paprastos taisyklės jūsų svajoti apie biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir problemų išsims tik po savaitės chaoso ieškojimų.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į duris?

Tai klasika. Viskas gražiai brėžta projekte, bet realybėje vokiečių biuruose dažnai būna siauros laiptinės arba seni, istoriniai liftai, kurie netelpa net standartinio biuro stalo. Todėl reikia išmatuoti ne tik kabinetus, bet ir prašyti nuomininko atsiųsti lifto ir durų išmatavimus. Vieną kartą teko išardyti prezidento stalą ant kiemo, nes jis neįėjo į pastatą – klientas buvo labai nustebęs, kad taip gali būti.

Ką daryti su atliekomis?

Neužmirškite susitvarkyti po savęs. Jei turite senias, sugedusias kėdes, kurias nebeplanuojate vežti, nurašykite jas ir atiduodkite šiukšlių vežėjams čia, Lietuvoje. Vokietijoje atliekų tvarkymas brangus ir griežtas – jei paliksite biškį pakuotės ar senų dalių, savininkas gali paskaičiuoti baudą, kuri bus didesnė už pačią perkėlimą kainą.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Gi, įvyksta taip, kad žmogus užsideja savo kuprinę su nešvariais drabžiais į biuro dėžę. Nerekomenduoju. Muitinė gali laikyti, kad tai prekyba drabžiais, be to, jei dings brangus telefonas ar piniginė, atsakingumo ribos neaiškios. Tegul kiekvienas darbuotojas veža savo asmeninius daiktus atskirai, jei nori išvengti skandalų. O štai tuomet viskas vyks sklandžiau.

Vokietijos realijos: keliavimas ir vietovės

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui miesto centre?

Labai sunku. Miunchenas, Frankfertas, Štutgartas – ten miesto centras dažnai yra “Umweltzone” (ekologinė zona), kurioje neįleisiami seni sunkvežimiai, be to, reikia specialių leidimų stovėjimui. Jei jūsų logistikos partneris nebuvo susitaręs iš anksto apie laikiną stovėjimo vietą, sunkvežimis gali važinėti ratu valandomis. Vieną kartą mums teko įvežti biurą centrą, ir vairuotojas užstrigo per dvi valandas, nes negalėjo nuleisti kėbulo – gatvės per siauros. Tad biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų taip pat priklauso nuo to, ar gausite leidimą iš namų savininko (Hausverwaltung) užimti vietą gatvėje.

Kokie yra apribojimai vairuotojams?

Vokietijoje griežtai laikomasi poilsio laiko. Jei reikės dirbti sekmadienį, tai kainos šuolis į aukštį, vairuotojams reikia papildomų leidimų, be to, sunkvežimis negali važiuoti tam tikromis trasomis sekmadieniais (Sonn- und Feiertagsfahrverbot). Nenujaučiate, kiek kartą teko girdėti “bet mes pažadėjome, kad viskas bus įrengta pirmadienio ryte”, kai sunkvežimis negali važiuoti sekmadienį. Suplanuokite atvykimą darbo dieną, ne bandykite peržengti fizikos ir įstatymų ribų.

Ką daryti, jei kelias uždaro?

Statybų Vokietijoje daug, tai faktas. Jei navigacija sako “važiuok”, o ten kasatoriai ir duobės, niekas nepasakys “pabandyk kitaip”. Reikia turėti atsarginį maršrutą arba vairuotoją, kuris moka vokiškai ir gali susikalbėti su statybininkais, kad praleistų. Aš viską rekomenduoju turėti vietinio žinomojo telefoną, kuris gali padėti navigacijos klaidų atveju.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių dėl pakrovimo aikštelės?

Taip, aikštelė turi būti saugi. Vokietijos draudimo kompanijos labai griežtos – jei vairuotojas sužaloja save nusileidęs nuo krovininio, nes buvo slidu, draudimas nebus išmokėtas. Užtikrinkite, kad nėra ledo, sniego ar alyvos ten, kur bus statomas sunkvežimis. Tai smulkmena, bet ji gali sukelti didelių problemų. Nereikia, kad jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų baigtųsi teisme dėl nusileidimo nuo sunkvežimio.

Ar verta rūpintis vietinėmis leidimais (Verkehrsbehörde)?

Absoliučiai taip. Jūsų ekspeditorius arba vietininkas Vokietijoje turi kreiptis į vietos administraciją dėl leidimo stovėti. Jei padėsite dėžę ant šaligatvio be leidimo, greitai atvažiuos policija ir paskirs baudą, o uždelstimas kainuos daugiau nei tas leidimas. Nenusileiskite nuo šio reikalavimo.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tai blogiausias scenarijus. Atvyksta dėžės, o ten dar dažoma grindys. Būtinai patikrinkite, ar galima laikinai padėti dėžes sandėliuke arba kaimynystėje. Negalima tikėtis, kad vairuotojas lauks keletą dienų, kol dailidės baigs darbus. Jis turi kitus užsakymus, o laukimas – tai pinigai. Derėkitės su remonto komanda, kad jie atiduotų bent dalį patalpų jums.

Kainos ir neapykantos pinigams

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkėlimas?

Klausimas, į kurį negaliu atsakyti “nuo 500 eurų”. Kainą lemia tūris, atstumas, įkėlimo ir iškėlimo sąlygos (ar yra liftas), ar reikia įrenginio. Vidutinis biuras su 10-15 darbo vietų gali kainuoti nuo 2 tūkst. iki 5 tūkst. eurų, o jei einate su visa technika ir baldais iš didelio pastato, skaičius gali viršyti 10 tūkst. Neapsisukite nuo pigiausių pasiūlymų – jie dažnai neturi draudimo arba naudoja senus, sugedusius sunkvežimius.

Kodėl kaina padidėja paskutinę minutę?

Papildomai darbai, kurių nepagalvojote. Pavyzdžiui, “ne, mes negalime nuleisti tos spintelės per langą, reikia keltiną”. Keltino nuoma Vokietijoje – tai aukštas klasių prabanga. Taip pat, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau, nei nurodėte sąraše, vairuotojai gali reikalauti papildomo mokesčio už laiką. Stenkites būti sąžiningi apie kiekį iš pat pradžių.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galima, bet ar verta? Galite pakrauti dėžes patys, tačiau tuomet jums nebus taikomas draudimas, jei dėžėje kažkas sužlūžta dėl blogo pakavimo. Taip pat, atsimenu vieną verslininką, kuris norėjo sutaupyti ir nuvežė dalį dalykų savo nuosavu “Vivaro”. Vokietijoje jam sustojo techninė apžiūra (TÜV) dėl padangų, ir jis praleido dieną stovėdamas prie kelio, prarandamas sutartą laiką. Kartais biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų kainuoja brangiau tik todėl, kad užtikrinamas profesionalumas.

Kas dėl mokesčių už sunkvežimių išmetamųjų dujų (LKW-Maut)?

Tai įskaičiuojama į ekspeditoriaus kainą, tačiau jei dirbate su atsitiktiniais vežėjais iskraidinėjimais, gali būti, kad jie paprašys papildomai. Vokietijoje šie mokesčiai brangūs, todėl neįtikėtina, kad kas nors veža be jų įskaitymo. Pasidomėkite, ar kaina yra “fixed” arba bus papildomų sąskaitų vėliau.

Ar reikia mokėti už valiutos kursų skirtumus?

Jei darbą atlieka Lietuvos firma, tai viskas vyksta EUR, tačiau jei pasamdote vietinę Vokietijos įmonę kėlimui, gali būti nukrypimų, bet jie paprastai nedideli. Svarbiau susitarti dėl mokėjimo sąlygų – dalis liko iš anksto, dalis po pristatymo. Vokiškos įmonės mėgsta, kai viskas aišku ir laiku.

Ar verta imti visišką draudimą?

Visada, šimto procentų. Nors vokiški keliai geri, nelaimės įvyksta – nuo staigaus stabdymo iki užkliuvimo viršutinėje dalyje. Draudimas turi dengti ne tik transportą, bet ir atsakingumą už gabenimą (Haftpflichtversicherung). Už šiuos 50-100 eurų extra nenusivilsite, jei po kelio atsiras sulūžęs serveris už 10 tūkst.

Paskutiniai nustebimai ir pabaigos

Ką daryti, jei kažkas dingsta?

Pirmiausia – nešiokite prie vairuotojo. Dažniausiai dalykas nukrypo po kita dėže arba liko senajame biure. Patikrinkite inventorių su vairuotoju, kol jis dar yra vietoje. Jei dingsta tikrai – rašykite pranešimą (Protokoll), kurį pasirašo abiejų pusių atstovai. Be to, nepamirškite, kad dingę daiktai – tai dažnai ne vagystė, o tiesiog klaidingai pažymėta dėžė.

Kas jei pasitaiko techninė bėda su sunkvežimiu?

Tai įvyksta. Vieną kartą mums sugedo hidraulika tarp Frankfurto ir Niurnbergo. Ką tuomet daryti? Geras ekspeditorius turi turėti pagalbinį sunkvežimį (abschleppen) arba galimybę greitai perskrauti. Jei pasirinkote pigią firmą be galimybių, jūsų dėžės gali stovėti pusę dienos šiltumoje. Užtikrinkite, kad turi ryšio liniją su dispečeriu 24/7.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Retai. Dažniausiai tai arba vokiečiai, arba rytų europiečiai kalbantys rusiškai ar angliškai. Jei jūsų vadybininkas nemoka kalbėti su vairuotoju, gali kilti nesusipratimų dėl adreso ar patekimo į biurą. Aš visada stengiuosi, kad mano klientas turėtų telefono numerį, kuriuo galima susisiekti tiesiogiai su žmogumi vairu.

Kaip elgtis su vietinėmis „Hausmeister“ (namų prievaizdytojais)?

Jie turi daug galių Vokietijoje. Jei jiems nepatinka, kaip užimta vieta, jie gali iškviesti tarnybas arba neleisti įrenginio į kiemą. Naudokitės diplomatiškumu, padovanokite kavos arba tiesiog pasisveikinkite. Geri santykiai su „Hausmeister“ gali padaryti biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir problemų kur kas lengvesniu. Juos nusivili sunkiau nei savininkus.

Ar yra kažkas, ko visiškai tikėtis negalima?

Tikėkis visko. Buvo atvejų, kada dėl blogo oro atidėtas lėktuvas su vadybininkais, o įranga jau buvo atvykusi. Arba kai atidarytų durų kodas neveikė, kadangi perėjo prie naujos sistenos, o niekas nepasakė. Pasiruoškite elastingumo ir bent vienos nakties viešbutyje, jei viskas nueis ne taip, kaip planavote.

Pabaigoje – ką daryti pirmiausiai atvykus?

Nepulkite dėžių neatidarinėti. Pirmiausia užtikrinkite, kad sausumoje, kad nėra vandens nuotėkų, o paskui įrengkite didžiausius ir svarbiausius daiktus (serverius, spintas). Tada susitikite su komanda ir pasidalykite kabinais. Kai viskas stovi vietose, tik tada pradėkite ieškoti savo mėgstamo puodelio.

Ar viskas tikrai gali būti be streso?

Galime sakyti taip – be streso yra tada, kai viskas baigiasi laiku ir niekas nesužaloja. Ypač tada, kai turite gerą partnerį. Sėkmės kelionėje, o aš visada pasakysiu – geriau iš anksto klausti per daug, nei vėliau gailėtis. Nors ko aš čia mokinu, jūs ir taip žinot, kad verslas reikalauja kantrybės.

Išvada

Galiausiai, norint pasiekti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir problemų taptų realybe, reikia ne tiek daug pinigų, kiek kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nėra paslapčių, tiesiog reikia suprasti, kad kiekviena dėžė turi savo istoriją, o kiekvienas kilometras gali paslėpti netikėtumų. Jei parengsite dokumentus, pasirūpinsite leidimais ir susiderinsite su žmonėmis, viskas vyks sklandžiai. O jei kils klūpų – nebijokite klausti, nes šioje srityje patirtis vertina daugiau nei bet kokia instrukcija.