Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų: Neformalus gidas iš vidaus

Sveiki, čia vėl aš, tas pats vadybininkas, kuris pervežė jau nepamenu kiek biurų, sofa ir net vieną didelį akvariumą su žuvytėmis (neparašykite to į sutartį). Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – tobulas biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų yra mitas, kaip laiminga vedyba arba greitas viešasis transportas. Visada kažkas klysta, visada kažkas užtrunka, bet galima padaryti taip, kad jūsų verslas tai beveik nejautų. Esu matęs viską: nuo to, kai vairuotojas užmiršta išjungti gąslelį nakčiai kolivone, iki to, kai vokiečiai drąsiai pareikalauja papildomų dokumentų dėl senų stalų, kuriuos jūs dar laikote brangia vertybe. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, jau šiek tiek pavargusio, pusės.

Kaip viskas prasideda ir baigiasi pasiruošimu

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti tą perkėlimą?

Nepalaukite, kol iškirs statybininkai. Realiausia pradėti ruoštis maždaug prieš mėnesį, o jei perkeliate didelį IT centrą, tai dar anksčiau. Esu matęs situacijų, kai klientai skambina penktadienį ir nori važiuoti šeštadienį, o tada stebisi, kad niekas nepriima. Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų neįvyks per naktį, tai procesas. Reikia suderinti liftus, prieigas ir, svarbiausia, darbuotojus, kur visada bando pavogti geriausias kėdes.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius (inventoriaus sąrašas)?

Vokiškai biurokracija tai ne žaidimas. Jei jums reikia muitinės išleidimo (todėl, jei daiktai naudoti), be sąrašo jūs nepraeisite. Nerašykite tiesiog "stalai", rašykite "mediniai rašomieji stalai, 4 vnt." Kartais tai užtrunka ilgiau nei pažymėjimo dėžes, bet tai sutaupo valandas pas sieną.

Ką daryti su dokumentais, ar juos reikia vežti atskirai?

Būtina. Tiesiog įkiškite į mažas dėžutes ir pasilikite pas save mašinoje arba vežkite su savimi. Mes juos ne krauname į bendrą krovinių maišą, nes pamiršti kur padėjote pasą ar pirmojo pagalbos vaistinę iš karto po iškrovos yra blogiausia pradžia. Be to, dokumentų praradimas Vokietijoje sukelia daugiau galvos skausmo nei sugedęs serveris.

Ar darbuotojai turi patys susirinkti dėžes?

Geriau, kad jų neliestų. Mes atvežame standartines dėžes, kurios telpa ant vienas kitos. Turiu omenyje tas, kurios nenusėdo po pusės dienos. Kai žmonės patys renka dėžes iš parduotuvių, jos dažniausiai nelaisvai, o kai padaro (t.y. sulanko) jas, visa viduje sugriūva. Tarkime taip – pasirūpinkime dėžutėmes mes, o žmonės tegul susiruošia asmeninius daiktus.

Kodėl vienos firmos brangiau, kitos pigiau?

Tai senas klausimas. Pigesnės dažnai neturi savo transporto, tai tik tarpininkai, kurie perduoda užsakymą toliau, ir niekas neatsakingas. Brangesnės – turi vairuotojus, kurie kalba bent lietuviškai ir vokiškai, ir yra apdrausti. Nenusimąstykite dėl kainos jei jums svarbu, kad biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų būtų garantuotas, o ne tik reklaminiuose skelbimuose.

Vokiški niuansai ir biurokratinis čiasas

Ar mums tikrai reikės eiti į muitinę?

Jei daiktai naudoti ir jūsų nuosavybė mažiau nei metus (pervedimas), tai dažniausiai galima apeiti (t.y. atlikti "tikrinimą" nuotoliniu būdu). Bet jei vežate naujas kėdes į naują biurą, tai jau importas su PVM ir visa ta malonione. Nors aš esu tikras apie naudotus daiktus, dėl naujų visada patariu pasitarti su buhalteriu, nes aš ne advokatas.

Kas vyksta su Mokestinių sandorių sąskaitomis (VM)?

Jos turi važiuoti su jumis. Krovinių pervežimo įmonė nieko nelemia šitame, tai jūsų ir jūsų buhalterio reikalas. Be VM, jei sustatys mus pareigūnai ir mums nebus ką parodyti, gali būti nemalonus pokalbis apie tai, kas iš tikrųjų priklauso kam. Geriau viską turėti failinių (o ne failų) mape.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl vietos stovėjimui?

Jei manote, kad Lietuvoje stovėjimas ne vietoje brangu, pamatykite Berlyną arba Miuncheną. Mums reikia specifinio leidimo, jei reikia statyti sunkvežimį ant pėsčiųjų takos arba (t.y. užimti vietą) gatvėje. Jei jo nėra, gausite baudą, kurią teks mokėti jums. Mes aiškiname, kur statyti, bet vietos savivaldybės Vokietijoje yra labai griežtos.

Ar vokiečių kalbos žinios svarbios?

Labai padeda, jei vairuotojas moka pašnekėti bent šiek tiek. Esu matęs, kaip lietuviai vairuotojai bando aiškintis rankomis su vokišku statybos vadovu, kuris nori žinoti, kodėl dėžės purvinos. Aiškus susirašinėjimas iš anksto išspręs pusę problemų. Kalba barjeras ne toks jau didelis, bet stresas didesnis, kai niekas nieko nesupranta.

Kas dėl "Arbeitsamt" darbo biržos pranešimų?

Tai svarbu tik jei vežate ne tik biurą, bet ir darbuotojus, kurie ten dirba. Bet jei tiesiog perkelite techniką, tai nepriklauso nuo jų. Nors kartais būna keistų situacijų, kai klausia apie darbuotojų pajamas, bet tai retai pasitaiko paprastame pervežime. Geriau būti pasiruošusiam parodyti vieną dokumentą daugiau.

Technika, IT ir jautrūs daiktai

Ar tikrai reikia išjungti serverius ir viską atjungti?

Be abejo. Niekada nekeliajame įjungtos technikos, ypač jei ji šilta. Vienas klientas bandė išmėgyti, kad serveryje veikia ventiliatoriai, kai mes pakėlėm krovinią – pasakysiu, nebuvo smagu. Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų prasideda nuo to, kad jūsų IT žmogus duoda žalią šviesą išjungti viską saugiai. Kitaip rizikuojate duomenimis.

Kaip tiksliai vežami monitoriai ir kompiuteriai?

Mes turime specialias dėžes su putomis, bet jei jų neturime (kas nutinka retai, bet nutinka), dedam į stiprias dėžes ir užpildom tarpus burbuliukais. Negeriau, kai monitoriai važiuoja be apsaugos vienas ant kito – tada atsirada įbrėžimų. Svarbu, kad jų nepajudintume tarp dėžių, kai mašina sukasi kažkiek (t.y. vairuoja posūkyje).

Ką daryti su tokiomis didelėmis spausdintuvais/fotokopijavimo aparatais?

Tos mašinos yra monstrai sverdžiantys po pusę tonos. Jas reikia išmontuoti arba bent pašalinti kasus, nes kitaip negaliu užtikrinti, kad nesilenks ratas. Vieną kartą bandėme vežti neizmontuotą kantrių – teko šaukti lydinėją prieš pat vartus. Geriau pasirūpinkite servisu, kuris tai padarys iki mums atvykstant.

Ar galima palikti dalykus stalčiuose?

Nerekomenduoju. Stalčiai iššokuoja, bėgikai (t.y. vamzdeliai) lūžta. Užrakinkite juos arba juos užklijuokite scotch juosta. Esu matęs, kaip atidarius sunkvežimį vienas stalčius iškrenta tiesiai ant dugno ir visa viduje išbyra. Tai nėra mūsų kaltė, jei jūs nepasirūpinote, bet vargiai kas nors norės to klausyti.

Ar jūsų komanda padeda montuoti stalus atgal?

Žinome, kaip atsukti, bet prieš sakydamas "taip", turiu pamatyti tuos stalus. Kai kurie dizaineriaus baldai yra prakeiktai sudėtingi. Mes surandame vinius ir varžtus, bet jei reikia instrukcijos, kad suprastume kur kas eina, tai gali užtrukti. Paprasti lentynų stalai – problemų nėra, sudėsime per valandą.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kiek tai orientaciškai kainuoja pervežti biurą į Vokietiją?

Klausimas iš serijos "kiek kainuoja mašina". Viskas priklauso nuo tūrio, svorio, vietos Vokietijoje (ar reikia leidimo) ir to, ar reikia keltis penktą aukštą be lifto. Mažam biurui (3-4 kabinetai) tai gali būti nuo 1-2 tūkst. eurų su viskas įskaičiuota. Dideliems projektams – skaičiuojame individualiai pagal valandas arba kubinius metrus.

Ar kainuoja laiptai, jei lifte netelpa?

Taip, kiekvienas laiptas yra papildomas darbas. Jei manote, kad jūsų sofa įeis į liftą, tai dažniausiai įeina, bet neįeina anga į patį liftą. Tada vaizdas toks: du vyrai kelia sofa per 4 aukštus. Tai kainuoja, nes tai fizinis nuovargis ir rizika. Pasimatuokite angas iš anksto.

Kas įeina į tą kainą: dėžės, juosta, darbas?

Į standartinę kainą įeina darbas, kuras ir kelių mokesčiai. Dėžės, pakavimo medžiagos (putos, burbuliukai) ir montavimas paprastai mokami atskirai arba įtraukiami į kompleksinę sąmatą. Geriau klausti "ką aš gausiu už šią sumą", o ne "kiek kainuoja". Nesvarbu, kas įeina, svarbu kas neįeita.

Ar imamas depozitas arba avansas?

Įprasta imti 30-50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad klientas nepadingtų. Matęs esu, kai mes paruošiame vairuotoją, o klientas sako: "aišku, važiuokit!". Avansas – tai jūsų ir mūsų garantija. Likutį mokate, kai viskas įvežta ir sudėta naujoje vietoje.

Kas vyksta, jei aš atšaukiu pervežimą paskutinę minutę?

Jei atšaukiate prieš savaitę, grąžiname avansą minus kelių dienų nuostoliai. Jei atšaukiate, kai vairuotojas jau stovi prie jūsų durų – mokėsite visą sumą. Vairuotojo laikas ir kuras niekur nedings. Suprantu, verslo situacijos keičiasi, bet mes taip pat planuojame savo resursus.

Eilinės bėdos ir realus gyvenimas

Kas, jei vokiškas liftas per mažas arba sugedęs?

Tai klasika. Seni pastatai Frankfurte ar Hamburgas turi liftus, į kuriuos netelpa normali dėžė. Tada teks vežti per laiptus arba (ką darėme vieną kartą) iškelti pro langą su kranu. Kranas brangiau, bet kartais tai vienintelis būdas. Čia reikia lankstumo ir mūsų, ir jūsų.

Ar saugu palikti dalykus vakare kelyje?

Mes stengiamės taip nedaryti, jei nėra saugomos aikštelės. Palikti pilną sunkvežimį su biuru užpilstytame Vokietijos kvartale yra kvietimas plėšikams. Jei keliaujame toli, sustojame apsaugotose aikštelėse, nors tai brangiau. Geriau sumokėti 20 eurų už stovėjimą nei prarasti 5000 eurų vertės įrangą.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurios lieka po išpakavimo?

Mes ne šiukšliavežiai. Galime padėti surinkti dėžes ir susuktės juostas, bet juos reikia išmesti jums arba pasamdyti vietinę tarnybą. Kartais klientai mano, kad mes paimsime viską, kas neliko, bet mūsų licencija neleidžia veži šiukšlių tarp šalių (tiek mūsų, tiek jūsų). Tai ilgas ir papildomas procesas.

Ar reikia vokiškų draudimų?

Mes turime tarptautinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris veikia visoje Europoje. Jis padengia žalą, jei mes sudaužome daiktą. Tačiau jis nedengia duomenų praradimo ar to, kad jūsų serveris nustojo veikti dėl to, kad jis buvo supracuotas. Už techniką atsakingi tie, kas ją montuoja, mes esam tik tie, kas vežia dėžes.

Ar dirbate savaitgaliais arba švenčių dienomis?

Galime, bet tai papildomai kainuoja. Vokietijoje ramybės dienos (Ruhetag) yra šventos. Jei bandysite gabenti biurą sekmadienį Miunchene, gautumėte baudą vos pradėję vežti daiktus. Geriau planuoti šeštadienį išvažiavimą, o pirmadienį pradžią, arba derinti su darbo laiku vietos savivaldybėse.

Kas dėl to, jei aš nežinau tikslaus adreso Vokietijoje dar?

Tada sustojsim. Negalima važiuoti į "kažkur Berlyne". Reikalingas tikslus adresas ir kontaktinis telefonas žmogui, kuris bus vietoje. Kartais būna, kad pastato numerio nėra matyti, o vokiškas gatvės ženklas pasislėpęs už medžio – tada prasideda telefonų žaidimas. Duokite mums tikslų koordinatę jei esate abejojantis.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro reikmenimis?

Formaliai ne. Muitinė gali uždėt mums baudą už mišrų krovinyne. Asmenines daiktus (paltus, maistą) reikia skirtingai pažymėti arba vežti atskirai. Aš tikrai nenoriu aiškintis pareigūnui, kodėl tarp seifų guli pusė šaldytuvo kiaulienos. Tai neleidžia užtikrinti biuro perkėlimo į Vokietiją be streso ir prastovų, nes sustoja visas procesas.

Kaip elgiatės su parketa arba grindimis?

Mes dėl jų žiūrime. Uždedame apsauginės kilimėlius, jei reikia. Bet jei grindys senos ir silpnos, jos gali įlūžti po sunkvežimio ratų – tu tai jūsų rizika. Mes pranešame, jei matome pavojų, bet neįmanoma užtikrinti, kad 15 tonų mašina nepaliks pėdsako ant minkšto parketo, jei nėra apsaugos.

Ką daryti, jei pasikeičia planai kelionės metu?

Skambinkite iš karto. Negalime tiesiog sukti ratu Vokietijoje be priežasties. Jei pakeičiate iškrovos vietą, gali keistis kaina (pavyzdžiui, jei nauja vieta yra toliau arba miesto centre, kur reikia leidimo). Lankstumas yra geras, bet jis turi savo kainą.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus, o ne "vieną žmogų su tentu"?

Jei jums svarbi jūsų technika ir duomenys – taip. "Vienas vairuotojas" gali nebepalykti, gali suspėti, gali neturėti draudimo. Po 20 metų darbo esu girdėjęs istorijų, kai daiktai dingo pusiaukelėje. Mums reputacija svarbiau nei viena kelionė, todėl stengiamės vežti saugiai ir laiku.

Pabaigai: ką dar būtų galima pasakyti?

Niekada nebus taip, kad viskas vyksta kaip pagal laikrodį, bet su gera komanda ir planavimu, biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir prastovų tampa visai įgyvendinamas uždavinys. Svarbiausia – nedarykite sprendimų paskutinę minutę, niekur neskubėkite ir klauskite, kai nesuprantate ko nors (nors man viskas aišku, jums gali ne). Sėkmės susirinkant dėžęs, o mes susisieksime dėl vairuotojo numerio.