Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių: Vadovas iš vidaus

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, per kuriuos mačiau viską – nuo prarastų konteinerų jūrose iki to, kaip vokietis prievaizdas verčia vairuotoją iškrauti krovinį lietaus metu, nes vėluja. Tiesą sakant, biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių yra tas idealus tikslas, apie kurį visi svajoja, tik retaskam pavyksta jį pasiekti 100 procentų. Visada kažkas ne taip, bet aš jums papasakosiu, kaip最小izuoti rizikas. Dažnai klientai kalba, kad tai tik "spintos perkėlimas", bet praktikoje tai susitvarkymas su IT, dokumentais ir labai griežtais vokiečių laikais, kurie nemėgsta, kai ką nors užšokia minutės. Čia nebe Lietuva, kur galima pasakyti "važiuoju ir užšoku", Vokietijoje viskas turi būti suplanuota kaip laikrodis.

Pasiruošimas ir planavimas (o kaip kitaip?)

Kada tiksliai reikia pradėti rinkis pervežėją?

Žinoma, kuo anksčiau, tuo geriau, bet realiai? Nebūtinai reikia daryti tai metus iš anksto. Paprastai pakanka 2–3 mėnesių, jei kalbame apie didesnį biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių. Jei laukiate paskutinę savaitę, bus bėda. Geriausia pradėti žiūrėti aplinkai, kai tik žinote, kad sutartis pasibaigs. Tada turite laiko susirasti firmą, kuri tikrai žino, ką daro, o ne tuos, kurie vos ne su pirštais skaičiuoja.

Ar tikrai reikalingas inventorizacinis sąrašas?

Be abejo, taip. Be jo tas jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių virs nakties maro. Sąrašas padeda ne tik tiems, kurie krauna, bet ir jums, jei kažkas dingsta (nusilenku). Be sąrašo vokiečių muitinė gali labai ilgai „žiūrėti“ į krovinį, o jums to tikrai nereikia. Užsirašykite viską: nuo didžiausių seifų iki mažiausių dėžučių su spalvotais pieštukais, kad nebūtų niuansų vėliau.

Ką daryti su dokumentais, jei juos reikia vežti?

Dokumentus – nešiojamus – visada geriau vežti su savimi mašina, o ne dėžėse sunkvežimiu. Taip yra daug saugniau. Jei tų dokumentų yra sunkvežimių kiekiai, tada reikia specialios dėžės su spynu, bet vis tiek rizikuojate. Aš asmeniškai niekada nerekomenduoju vesti originalų sutarčių per sieną krovininiame transporte, jei galima išvengti. Yra firmos, kurios specializuojasi tik dokumentų gabenime, tai galverta pasidomėti.

Ar verta pasirūpinti draudimu ar užtenka sutarties?

Draudimas yra būtinas. Ką bebūtų parašyta sutartyje, jei sunkvežimis užsidega ar nukrenta nuo kelio (tai reta, bet būna), be draudimo liksite su niekuo. Užtikrinkite, kad polis dengtų ne tik kelią, bet ir pakrovimą/iškrovimą. Dažnai įmonės sako, kad "viskas apdrausta", o paaiškėja, kad tik tada, kai vairuotojas miega (šipuliuoja).

Kiek laiko užtrunka visoks procesas nuo A iki Z?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Mažam biurui – 1-2 dienos (planavimas + vežimas). Dideliam – savaitė ar daugiau. Nepamirškite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių įtraukia ir paruošimą, ne tik vairavimą. Vokietijoje iškrovimas gali užtrukti ilgiau nei įsivaizduojate, dėl griežtų taisyklių, todėl geriau planuoti su atsarga.

Pinigai ir kainos (viskas apie tai)

Nu, tiesiogiai, kiek tai kainuoja?

Kainos kryptis yra labai įvairi, bet žiūrėkite, maždaug nuo 50 iki 120 eurų už valandą su komanda arba fiksuota suma už visą projektą. Fiksuota suma dažnai yra saugesnė, kadangi niekas nepridės valandų vėliau. Reikia aiškiai paskaičiuoti kubinius metrus (m3). Jei nežinote kiek, bus „maždaug“, o tai vėliau pasijaus piniginėje.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Vokietijoje labai mėgsta įvairius "Gebühren" (mokesčius). Už parkavimą, už liftą (jei reikia rezervuoti), už specialią transporto priemonę. Visą tai reikia aptarti iš anksto. Aš kartą susidūriau situacija, kad klientas nebuvo apmokęs vietinio leidimo stovėti prie pastato, ir mus "apvėžė" vietinė policija, tai buvo nemaloni patirtis (ir brangi).

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Atstumas, svoris, kiek aukštų be lifto, ar reikia išmontuoti baldus. Jei turite didelį serverį, kurį reikia kelti su kranu – tai papildomai. Taip pat, darbo diena ar savaitgalis. Vokietijoje savaitgalis darbas labai brangus, vokiečiai nori gyventi, o ne dirbti sekmadieniais, tai gerai žinokite savo poreikius.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galite, bet ar verta? Jei turi tik kelias dėžutes su popieriais – neškitSave. Jei kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių, tada geriau užduoti tai profesionalams. Savo nugarą taip išsaugosite, o garantijos, kad nieko neislaužsite per laiptus, nebus. Be to, darbo laikas – jums reikia dirbti, o ne nešti spintas.

Ar reikia mokėti iš karto?

Dauguma įmonių prašo avanso (30–50%), o likutį – atlikus darbą. Nesumokėkite viso iš karto, niekas neduoda 100% garantijų, kad jie neatvažiuos ir nepaims pinigų (nors su senukais tai retai, bet su naujokais – būna). Užtikrinkite save sutartyje.

Kaip nustatyti, ar kaina yra per aukšta?

Palyginkite su kitais. Jei vienas klausia 1000, o kitas 5000 – klauskite, kodėl. Gal pirmas neįtraukė kuro ar draudimo? O antras veža "Auksiniu" sunkvežimiu su šampanu? Paaiškinkite, kas įeina į kainą. Kartas nuo karto pasitaiko įmonių, kurios tiesiog pritaria rinkai, o ne realiai vertina darbą.

Vokietijos ypatumai (o jų yra)

Ar tiesa, kad ten labai griežti su laiku?

Taip, vokiečiai yra tikslūs. Jei sakau, kad atvyksiu 8:00, būnu 7:55. Jei vairuotojas pavėluja 20 minučių, vokiečių vadybininkas jau skambina man su klausimais, kur mes esame. Biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių neįmanomas be punktualumo. Planuokite laiką su minute, nes laukyti jie nemėgsta.

Kas dėl parkavimo mieste (pvz., Berlyne ar Miunchene)?

Tai pagrindinė bėda. Reikia iš anksto gauti leidimą "Verkehrsbehinderung" (eismo ribojimas). Be to, gausite baudą, o sunkvežimį nuvezės aikštelėn. Mes įmonėje visada patikriname, ar galima sustoti prie pat įėjimo, jei ne – reikia organizuoti nešėjus per pusę gatvės. Tai laiko ir pinigų reikalas.

Ar sunku susisiekti su vietiniais, jei nemoki vokiškai?

Dauguma kalba angliškai, bet senosios kartos vadybininkai gali ir atsisakyti. Geriausia, jei jūsų atstovas ar vairuotojas moka bent pagrindus. Aš asmeniškai kalbu kaip įprastai (rusiškai/vokiškai/angliškai mišiniu), bet su sąrašais viskas aišku. Kalbos barjeras gali sukelti nesusipratimą dėl adreso ar laiko.

Ar reikia rūpintis muitine?

Nuo 2021-ųjų daugelis formalumų pasikeitė, bet jei vežate naują techniką (nenaudotą), gali tekti mokėti PVM. Naudoti biuro daiktai paprastai einasi be mokesčių, jei tai yra įmonės turto perkėlimas, o ne prekyba. Reikia turėti "Ausfuhrkreditnote" dokumentą. Be jo, gali būti nemažų rūpesčių sienoje.

Ką daryti, jei naujieji patalpos dar nėra paruoštos?

Tai klasika. Rengiame biuro perkėlimą į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių, o paaiškėja, kad dar nėra grindų. Tada reikia sandėlio. Mes turbūt galime padėti laikinai padėti dėžes į mūsų sandėlį Vokietijoje arba Lietuvoje, bet tai papildomai kainuos. Geriau tikrinti objektą prieš atvykstant.

Ar yra kokių nors draudžiamų daiktų?

Ginklai, narkotikai – aišku. Bet taip pat griežtai reguliuojami chemikalai (pirkinių pavyzdžiai, dažai). Nevežkite degių daiktų, kurie nėra uždrausti, bet reikalauja specialaus leidimo. Iš viso, ką tikrovėje nereikia – nevežkite. Vokietija švari, o atliekų ivežimas brangus.

Techniniai niuansai (kas labiausiai sužlugdo)

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti. Aš ne technikas, todėl negaliu pasakyti, kaip išjungti "Cisco" sistemą, bet žinau, kad reikia tai padaryti. Jei ne, garantijos nebus (o šipuliojimas vėliau brangus). Geriau, kad jūsų IT specialistas būtų ten, kai mes pakrauname, kad neįsijungtų "raudona lemputė" ne ten kur reikia.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai daug komplikuoja. Turi būti fitosanitarinis pasas. Žinoma, keli vazai su kaktusais pro eina, bet jei turite didelę biuro žalią sieną – gali būti problema sienoje. Be to, augalai gali nesugyventi pervežimo metu (užšalti arba išdžiūti).

Ką daryti su labai sunkiais daiktais (seifai, pinigų kasetės)?

Seifus reikia ištuštinti. Jei ne, sunkvežimis gali perbraukti svorį, o vairuotojas gali atsisakyti vežti (teises bus sužlugdytos, jei apsauga ant greitėja matuos viršų). Kasetes – tikslinių pervesimų firmų reikalas, ne mūsų. Mes nevežame brangių daiktų be apsaugos.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Didžiosios stalų viršaus, spintos – viskas išsiskiria. Taip lengviau įstatyti į liftą (jei jis telpa). Kalbant apie liftą – patikrinkite, ar jis tinkamo dydžio! Kartais vadybininkai sako "yra liftas", o ten telpa tik du žmonės ir kėdė. Tada laukia naktinis nešimas per laiptus.

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Gerbiami vairuotojai, kurie dirba mums, dirba jau 10 metų, vagystės neįsivaizduoju. Bet visada įmanoma. Uždarykite dėžes, užriškite juos (lipdukais su numeriais). Stebėkite procesą. Jei kažką paliekate koridorije be priežiūros valandą – gali dingti. Gero gyvenimo taisyklė: nepalikik brangių daiktų neprižiūrėtų.

Ar reikia specialių dėžių?

Taip, specialios dėžės kompiuteriams, trolleriai (su ratais) dokumentams. Tai apsieina pigiau nei neišsitekę stuburai. Dauguma firmų turi savo inventorius. Jei jums siūlo "nešti ant pečių", bėkite toli. (Na, nebent tikrai mažai ką turite).

Kiti svarbūs dalykai (kas nepateko į kitas kategorijas)

Ar reikia valyti senąsias patalpas?

Daugumoje nuomos sutarčių Vokietijoje parašyta, kad paliksite patalpas "surbūtintomis". Tai reiškia, kad reikia susitarti su valymo įmone. Mums kartais tekdavo tai daryti, nes klientai tiesiog išvažiavo. Negerai, už tai gaunate sąskaitas iš šeimininkų vėliau.

Kas daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Darbuotojai dažnai palieka savo puodelius, vaikus nuotraukas ant stalo. Jei tai biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių, tuomet kiekvienas turi susirūpinti savo daiktais pačiam, arba mes juos supakuosime į atskiras dėžutes. Geriau paraginti juos susivalyti prieš mūsų atvykimą.

Kaip sužinoti, ar firma yra patikima?

Gerkite gandus. Užsukite į forumus (nors ten daug šlamšto), pažiūrėkite, kiek jie egzistuoja rinkoje. Jei įmonė atsirado prieš mėnesį ir siūlo "pigiausiai" – tai tikėtina afera. Patyręs žmogus visada pasakys, kad kaina negali būti per žema, degalai nebe tie kokie buvo 2000 metais.

Ar įmanoma viską suorganizuoti per savaitę?

Teoriškai – taip, jei turite biudžetį ir nieko nedarysite patys. Bet realiai tai bus chaosas. Jei klausiate, ar biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių įmanomas per 7 dienas? Ne, streso bus krūva. Geriau duokite sau tris savaites.

Kas nutinka, jei lūžta ką nors kelyne?

Jei dėl mūsų kaltės – atlyginame. Jei dėl jūsų blogai supakuotos dėžės – ne. Svarbu tai užfiksuoti protokole pačiame užkrovimo ar iškrovimo metu. Negalite atvykti į Vokietiją, parodyti sulaužytą vazą ir sakyti "čia jūs tai numetote". Be nuotraukų ir parašų – neįrodymas.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai padeda. Vokiškas maistas yra... skanus, bet kartais per sunkus (kepsnys su kumpiu). Jei duodate sriubos arbatos, vairuotojai dirba greičiau ir su šypsena. Tai smulkmena, bet daro savo vaidmenį (ypač jei tenka laukti kelias valandas).

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiagomis)?

Mes pasiimame savo dėžes atgal. Bet jei jūs nusipirkote naujų ir nenorite gražinti – jas reikia išmesti. Vokietijoje atliekų surinkimas labai griežtas. Negalima tiesiog mesti "prie konteinerio", jei tai ne per daug. Gali būti bauda.

Ar reikia persiųsti paštą į naują adresą?

Tai ne mūsų darbas, bet primenu, kad būtina. Nusiųskite pranešimą "Nachsendeauftrag" vokiečių pašto tarnybai. Kitu atveju visos sąskaitos ir svarbi susirašinėjimas liks tuščiuose biuruose Lietuvoje.

Galima padaryti viską be tarpininkų?

Galima, taisykės nėra. Bet tada būsite atsakingi už sunkvežimio, draudimą, vairuotoją, muitinę. Ar turite laiko ir žinių? Jei ne, tada mūsų paslaugos sumokėtos už tai, kad jums nereikia galvoti apie technines detales.

Ar yra skirtumas tarp Šiaurės Vokietijos ir Bavarijos?

Techniškai ne, bet keliuose Bavarijoje daugiau kalnų, kuro sunaudojimas gali šiek tiek pakilti. O kultūriškai? Pietuose griežčiau, bet tai neįtakoja perksėlimo tiek, kip taisyklės. Viskas standartiška.

Paskutinis patarimas, ką būtų geriausia padaryti?

Pasidarykite kavos. Rimtai. Niekas nevyksta be kofeino, o biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių prasideda nuo to, kad visi yra atsipalaidavę ir susitarę. Jei stresuojate – visi aplinkui stresuoja. Pasitikėkite savimi ir pasirinkite žmones, ne kainą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją be streso ir papildomų rūpesčių nėra mitas, jis tik reikalauja kantrybės ir gerų partnerių. Niekada nebus viskas idealiai, kaip mokslo knygose, bet pasiruožę ir sužinoję daugiau apie procesą, išvengsite didžiausių spąstų. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad viskas vyks "savaime". Vokietija mėgsta tvarką, tad duokite jai ją, o patys gurkšnokite tą kavą ir stebėkite, kaip jūsų verslas keliauja toliau. Sėkmės kelyje!