Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją: kas tikrai laukia išvykus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją nėra tas pats, kas perkelti sofa pas teta Šiauliuose. Vokietija yra speciali, ten reikalaujama tvarka, bet realybėje dažnai viskas klostosi kaip nors chaotiškai, ypač kai susiduria lietuviškas „mes išeisim“ su vokišku „das ist verboten“. Jei ketinate kelti savo verslą į Berlyną, Miuncheną ar neturėtum pradėti, pasiruoškite nemažam galvos skausmui. Čia ne tik dėžės, tai yra duomenys, IT įranga ir, svarbiausia, laikas, kuris pinigus valgo. Užtruksim, kad suprastumite, kodėl viskas kainuoja brangiau, nei planavote, bet tiesiogiai ir be užuolankų paaiškinsiu, kaip tai veikia iš vidaus.

Bendros problemos ir niekam įdomios smulkmenos

Kaip tikrai veikia tas procesas?

Tai paprasta. Atvyksta vairuotojas, jis piktas, kad anksti, arba piktas, kad vėluojate. Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o prieš mėnesį, kai pradedate piešti savo „puikius“ planus excelio lentelėje. Realiame gyvenime visa tai užtrunka dvigubai ilgiau, nes kas nors pamiršo pasakyti, jog kompiuterių staičius nebetelpa pro lifto duris. Pradedame nuo inventorizacijos, bet visi pažeidžia taisyklę ir užrašo apytiksliai, o tai vėliau sukuria didžiulius nesklandumų taškus.

Ar tikrai reikės aštuonerių savaičių planavimo?

Galima ir greičiau, jeigu norite sumokėti už skubą triskart. Vokiečiai mėgsta, kai viskas numatyta mėnesius iš anksto, o mūsų šiais (Lietuvos) įmonės dažnai veikia principu „šiandien numei, rytoj vežam“. Jei norite normalios kainos ir normalios kokybės, skubėkite lėtai. Ir dar viena dalykas – vokiškos pervežimo įmonės turi savo grafikus, kurie užpildyti kaip degtukinės, ypač sezono metu.

Kodėl vokiečiai taip atkakliai reikalauja detalių sąrašų?

Jie tuo tiesiogiškai kankinasi. Be to, jų vidinė tvarka tokią reikalauja. Jei ant dėžės parašyta „biuro reikmenys“, jiems per mažai – jie nori žinoti, ar tai klijai ar peiliai. Atrodo kvailai, kai tu tiesiog nori, kad dalykai dingtų iš vieno kambario ir atsirastų kitoje, bet jie vėl savo.

Ar galiu keliauti su vairuotoju Sąjungos pervežimu?

Techniškai galima, jei sutinkate su vairuotoju ir brokeris nebijos, kad draudimas nebefiksuos avarijos atveju. Bet dažniausiai nerekomenduoju. Sėdėti 10 valandų „Scaniao“ kabinoje, kai vairuotojas klausosi vokiško techninio repo, nėra patogu. Geriau skristi lėktuvu ar važiuoti traukiniu, o įrangą palikti profesionalams (arba tiems, kas save taip vadiną).

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – nuo ko tikrai pradėti?

Ne nuo dėžių. Pradėkite nuo to, ką išmesti. Esu matęs situacijų, kai įmonės vežimė senus, sugedusius spausdintuvus, kurie Vokietijoje tiesiog tampa atliekomis, o jų išvežimas kainuoja brangiau nei pats spausdintuvas. Nenuleiskite savo šiukšlių ant savęs. Įvertinkite, ar verta vežti tualetinį popierių, ar geriau nusipirkti naują Amazon.de.

Kas daryti, jei įmonės vadovas pakeičia planus paskutinę minutę?

Tas yra mano kasdienybė. Pasakysiu jums tiesiai – bus brangu. Vairuotojai gali statčiau atsisukti, o jei ir sutiks, darbo valandos po 18:00 Vokietijoje yra auksinės. Geriau du kartus pagalvokite prieš skambinant man ir sakydami „mes padėsime dar dvišimt dėžių į tą patį sunkvežimį“. Kai kurie vairuotojai tiesiog išvažiuoja, nes jų grafikas neleidžia velktis.

Pinigai, kainos ir netikėti išlaidos

Kodėl kainos augo tiek stipriai?

Degus, alkoholis vairuotojams (žinokime, kaip yra), o darbo jėgos trūkumas. Darbuotojų trūkumas yra baisus dalykas. Vokietijoje vairuotojams mokama daugiau, mokesčiai didesni, o kelių mokesčiai už „vignettes“ (tiksliau mokesčiai už sunkiasvorius transporto priemones, tą vokietišką mokesčio dažnai painioja su mūsų vinjetėmis, aišku) yra astronomiški. Taigi kaina susideda ne tik iš mano maržos.

Ar verta rinktis pigų pervežėją iš skelbimo?

Žinoma, jeigu norite, kad jūsų serveriai nukristų ant kelio ruožo Kaunas–Berlynas. Dauguma pigių pasiūlymų yra „brokeriai“, kurie neturi savo mašinų. Jie suks savo maržą, o darbą atliks kas nors trečias, galbūt net licencijos neturintis asmuo. Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją reikalauja patikimumo, o ne „pigiai pervežu“ skelbimų portaluose.

Ar yra kokių nors nematoma mokesčių?

O, kur be jų. Didžiausia nelaime – užkeltuvai (keltliftai). Jeigu Vokietijoje nėra pakrovimo aikštelės arba jeigu reikia įvežti dalykus per antrą aukštą be lifto, keltuvo nuoma Lietuvoje kaino vieną, Vokietijoje tris. Dar pridėkite vietinę parkingo vietą miesto centre, kurią tenka išsinuomoti, kad sunkvežimis neturėtų problemų su policija.

Kiek laiko užtrunka išrašyti sąskaitą faktūrą?

Tai klausimas, kurį klausia visi, kas mums skolingi. Paprastai bandome išrašyti tą pačią dieną arba sekančią rytą, bet kai biuras užgęsta arba vairuotojas pamiršta perdukti krovos lapą, užtrunka. Ir žinokite, vokiškos įmonės mums pinigus moka greičiau, nei mes jums (nors galiu klysti, kartais tai irgi tragedija).

Ar į kainą įeina dėžių surinkimas į vėlą?

Nebėra. Niekada neprisiimkite, kad įeina, jeigu nenurodėme. Tai papildomas darbas, kurį reikia atlikti taip pat, kaip ir išpakavimą. Jei reikia, kad vokiečiai viską surinkelė ir pastatytų ant lentynų, tai darbas kelias dienas, o ne valanda. Paskambinkite ir pasikalbėkite, nes pabaigoje visada pradedamos šliužinėti kalbos, kiek kas turi būti padaryta.

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – ką daryti su biudžeto perskaičiavimu?

Padidinkite jį penkiais procentais bent jau kaip rezervą. Tikrai kils kažkas, ko tikėjotės – pradedant nuo to, kad reikės nupirkti naujų galų dėžėms, baigiant tuo, kad vairuotojui reikės parodyti, kur maistas. Geriau turėti pinigų likučius, nei stovėti pasienio punkte ir ieškoti, iš kur pasiskolinti 50 eurų.

Techninės painiavos, dramos ir buitis

Ar viskas sužudo vokiškame asfalte?

Vokiškas asfaltas, kaip ir Vokietija, tvarkingas, tačiau mūsų įmonių technika... kartais ne. Didžiausia problema yra ne kelias, o orai ir apkrova. Jeigu pakrovėte sunkvežimį taip, kad ratlankiai liečia asfaltą, jums niekas nepades, net ir „Mercedes“ servisas. Vokiškai tai vadinasi „Verboten“, ir mums gali gauti baudą. (Atsiprašau, pataisau – ne mums, o vairuotojui, bet jis mums paskui perduos sąskaitą, o mes jums).

Kas nutinka, jei lifte ilsenė?

Liftenės Vokietijoje yra dažnesnės nei manomerotės. Turime įrankių, bet praleisti valandas laukiant liftininko, tai neestetiška. Kartais tiesiog neisi, ir reikia nuleisti viskas rankomis. Tada biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją tampa tikru fitneso treniruočių planu. O jeigu dar yra apsauginis namų prižiūrėtojas, kuris neleidžia lipti laiptais, nes per daug girdi... o, tada prasideda diskusijos.

Ar verčiau išmontuoti biurą prieš išvykdami?

Absoliučiai taip. Ne, rimtai. Nėra nieko blogiau, nei bandyti pritempti stambių baldų pro duris, kurios per 5 cm siauresnės. Aš karts nuo karto matau tokią vaizdą. Baldai gali ir netrukti, bet sienos durų rėmams tikrai nepakenks. Vokiški biurai taip pat turi savo specifiką – ten dažnai viskas yra prifikuota prie grindų, tad neimaškite.

Kas su šiukšlėmis? Ar gali tiesiog palikti?

Negalite. Vokiečių šiukšlių sistema yra kaip jų teisės sistema – sudėtinga. Negalite tiesiog mesti Ąžuolų lapų į plastiko dėžę. Jei paliksite savo senų baldų liekanas gatvėje, gausite baudą, kurią, galūnę sakant, už jus sumokės savininkas. Teikiam informaciją, kur išvežti tai, ko jums nebereikia (esame matę, kaip viena įmonė bandė paslėpti savi šiukšles kaimyninio konteineryje, baigėsi policija).

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – ar saugu su duomenimis?

Duomenys jūsų galvoje (kietajame diske) yra svarbiausi. Patariu visus duomenis išjungti ir pasiimti su savimi (kaip „hand-carry“), o ne tikėtis, kad serverių spinta nenukris. Nors mes ir vadinamės „tikslaisis“, bet fiziniai dėsniai neveikia taip pat kaip digitalus. Pasilikite duomenų atsarginę kopiją debesyje, o ne sunkvežimyje.

Kas daro vokiečių remonto komanda, kai mes atvykstame?

Jie stovi ir stebi. Tikrai. Kai mes atvykstame su „Scania“ pilna dėžių, vokiečių montuotojai paprastai tikrai šaiposi iš mūsų, kad per daug vežiame ar kad padarome dulkių. Ten labai svarbi higiena darbo vietoje. Jei užsuksite dulkes ant jų naujo grindų klojinio, turėsite valyti tai savo pinigais (arba nebedaryti verslo su jais ateityje).

Vidaus „grynas“ ir patirties pasakojimai

Ar reikia vokiškos kalbos vairuotojui?

Būtų naudinga, bet nebūtina. Angliškai suveža 90 proc. laiko, tačiau jeigu reikia diskutuoti su policija arba su „Hausmeister“ (namų prižiūrėtoju), kuris kalba tik Bavarijos tarme, tada turiu problemų. Tada aš turiu skambinti savo vokiškam kontaktui, kuris verčia „mes turime leidimą stovėti čia 20 minučių“ į vokišką „Wir haben eine Erlaubnis“.

Ką daryti, jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai yra siaubas. Kartais nutinka, kad dėžė paslysta į kitą sunkvežimį arba lieka paskutiniam kambaryje. Jei dokumentai yra svarbūs, juos reikia turėti pas save. Bet jei pradingo, pradedimas „paieškos operacija“ (skambinimai visiems vairuotojams, kurie buvo maršrute). Vieną kartą radome dėžę Vilniuje, kai ji turėjo būti Hamburge – tai buvo neaiškios kilmės klaida.

Ar tikrai taip sunku gauti leidimą pastatyi mašiną prie biuro?

Miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas, be galo sunku. Reikia specialių leidimų „Sondererlaubnis“, kuriuos turi išduoti miesto valdžia. Jeigu pastatysi be leidimo, gausi bilietą, kuris gali būti 50-100 eurų už valandą. Todėl biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją turi apimti ir šį aspektą – jeigu nesate pasiruošę, mokėsite baudas.

Ar dažnai pasitaiko situacijų, kai sunkvežimis neprileidžiamas į gatvę?

Labai dažnai. Vokietijos senamiestyje gatvės buvo išklotos arklių ir vežimų, o ne sunkvežimių. Kartais tenka krauti dėžes į mažesnęTransporto priemonės tipo „7,5 tonos sunkvežimis“, kurį valgo kiekvienas vokiškas „Gartenviertel“. Tai žymiai sulėtina procesą, bet ką darysi – tokia yra architektūra.

Kodėl klientai visada pamiršta pasakyti apie trečią aukštą be lifto?

Nes jie patys ten laiku neužlipa. Tai klasika. Skambina, sako: „viskas paprasta“. Atvyksta, mašina stovi gatvėje, o viršuje penki aukštai be lifto, o laiptai spiralės. Tokia situacija apverčia visas kainas aukštyn kojomis. Tad nepamirškite pasakyti apie savo biuro „ypatingumus“.

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – ar reikia drausti įrangą?

Be abejo. Vokietijoje įstatymai griežtesni nei pas mus, o draudimo atvejai dažnesni. Pasirašome sandėrį (CMR), bet tik jeigu sąrašai tikslūs. Jeigu sąraše parašėte 10 dėžių, o atvežėte 12, dvi nebus padengtos jokiais draudimais. Būkite sąžiningi su savimi, patys sau pakenksite.

Kas atsitinka, jei vairuotojas užmiega kelyje?

Tada mes keičiame vairuotoją (jeigu tai įmanoma) arba laukia, kol jis pils kavos. Tačiau rimčiau – dabar dauguma turi tachografus, kurie riboja vairavimo laiką. Negalima tiesiog spaisti dulkių. Jeigu pasiektas darbo laikas, jis turi sustoti. Jūsų skubėjimas jo nedomina, jis nepraras licencijos dėl jūsų.

Galutiniai klausymai ir išvados

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite keletą vyrų, norančių dieną atsiduoti be alkoholio, gal. Tačiau tada susidursite su techninėmis problemomis – kur gauti mašinas? Kaip užregistruoti krovą? Vokietija neleidžia tiesiog taip vežti. Verta pasamdžius specialistus, nors ir brangu.

Ar būna, kad viskas nuo pirmo karto būna idealiai?

Kartais, tai kaip laimėti loterijoje. Esu matęs vieną kartą per dvidešimt metų, kai visos dėžės buvo tinkamo dydžio, liftei neilsenėjote, o vairuotojas kalbėjo trimačiais kalbėjimais. Dažniausiai kažkas trūksta.

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – kas svarbiausia iš viso?

Suprasti, kad tai ne tiesiog perkėlimas, tai proceso suvokimas. Jūs nekeliate dalykus, jūs keliate savo verslą ir galvas. Pasistenkite būti kantrus, o mums pasakykite tiesą apie savo apyvartą.

Kur dažniausiai prasideda problemos su klientais?

Tada, kai jie mano, kad mes esame kalviai. Mes nevedame duonų, mes nevedame šaldytuvų (o gal vediame, bet tai kita tema), mes nevedame statybinių medžiagų. Mes vedame biurą. Jeigu reikia prikaldinti lentą prie sienos, mums reikia žinoti iš anksto, nes reikia pasiimti įrankius iš Lietuvos.

Ar kada nors taip, kad tiesiog išvykstate ir nenuvykstate? (Klausimas beformis).

Taip. Kartais sulaiko muitinė, kartais sulaiko technikos gedimas, kartais sulaiko klijentai, kurie neduoda pinigų išanksto. Vokietijos muitinė (nors ES viduje) yra griežta dėl cigaretės ir alkoholio kiekio vairuotojui. Jeigu jis užkliūna, jis sustoja, o su juo ir jūsų siunta.

Kuo skiriasi persikraustymas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Rytuose keliai šiek tiek blogesni, o žmonės šiek tiek labiau nusiminta dėl to, kas vyksta. Bet techninės priežiūros kaina ten mažesnė. Vakaruose visas brangiau – nuo kuro iki kavos automato stotelės. Skirtumas būna 10-15 proc.

Biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją – ar reikia atostogų po to?

Tikrai. Mano, jums, ir jūsų komandoms. Tai didelis stresas. Po tokio projekto aš noriu tiesiog sėdėti gaidyte, o ne kalbėti apie dėžių numerius.

Trumpai tariant, biuro logistikos planavimas vykdant persikraustymą į Vokietiją reikalauja kantrybės ir detalių. Nereikia tikėtis stebuklų, jeigu nepasiruošėte. Geriausia kaina visada paslėpta to, kiek tiksliai sakote savo planas. Sėkmės su biudžetu, ir tikrai patikrinkite dar kartą, ar uždaryjote langus prieš išvykdami – kartais taip nutinka, kad grįžti nebėra kada. Sėkmės!