Biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba: visas procesas ir smulkmenos

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba niekada nevyksta taip, kaip parašyta vadovėliuose. Vieniems tai tiesiog dėžių kelionė, kitiems – tikras nervų išbandymas, kai reikia viską nuvežti per naktį, kad kitą dieną įmonė veiktų Kaune, o kompiuteriai stovėtų Berlyne. Dažnai klientai klausia, kiek tai kainuoja ar kaip greitai įvyks, bet atsakymas dažniausiai priklauso nuo to, ar pavyks išvengti Vokietijos autostradų spūsčių. Pasistenksiu papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio „skraidančio“ verslo kalbos, tiesiog taip, kaip yra.

Kainos, apimtys ir paslėpti mokesčiai

Kiek kainuoja biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba?

Tai klausimas, kurį girdžiu kasdien. Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo tūrio ir nuo to, kiek precisely reikia padėti. Jei tai tik kelios kėdės ir stalas, tai galima ir pigiai, bet jei reikia iškraustyti visą IT skyrių su serveriais, kainos svyruoja. Paprastai darbo valda Vilniuje kainuoja mažiau nei Miunchene, ten vokiečiai tikrai nemaža uždirba. Taigi, biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki kelių tūkstančių, jei reikia dėti specialią įrangą. Visada rekomenduoju kreiptis dėl išsamaus pasiūlymo, kad vėliau nektų keisti savo biudžetą (o dažnai taip ir būna).

Ar kainoje įskaičiuota pakavimo medžiaga?

Daugelis klientų mano, kad dėžės ir juostos ateina nemokamai, tačiau tai nėra tiesa. Kartais įtraukiame į kainą, jei tai didelis projektas, bet mažesnėms siuntoms paprastai paskaičiuojame atskirai. Geras kartonas dabar brangus, o jei reikia stiklo ar taurių pakavimo, tai dar ir burbuliukų plėvelės. Vieni klientai sako, kad perka pats „IKEA“ dėžes, tai taip pat variantas, tik tenka tikrinti, ar jos nesugriuvo. Geriau pasakykite iš karto, kad jums reikia viską supakuoti mums, tada paskaičiuosime pilną komplektą su įrankiais.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės vairavimo poilsio, taigi, jei mūsų vairuotojas užmiega arba įstrigo spūstyje prie Hanoverio, mes jums nedelsdami pranešame. Žinoma, tai nepatogu, kai jau laukia furnitūros surinkėjai, bet saugumas yra pirmiausia. Kartais įvyksta ir netikėtų situacijų, pavyzdžiui, prieš metus mums sugedo sunkvežimis Vokietijos autostradoje, ir teko visą krovinią perkrauti į kitą. Dėl to vėlavome keturias valandas. Tai realus gyvenimas, ne idealus pasaulis, todėl visada verta turėti rezervą laike.

Ar galima užsakyti paslaugą savaitgaliu?

Taip, galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiečiai labai mėgsta savo poilsiui, taigi, jei reikia įvežti biuro inventorių sekmadienį, reikės sumokėti už viršvalandžius mūsų darbuotojams. Be to, ne visi sandėliai Vokietijoje dirba šeštadieniais ar sekmadieniais, todėl reikia tai suderinti iš anksto. Kartais klientai sako, kad „užvesime patys“, bet tada tenka spręsti, kas bus su iškrovimu, jei ten niekas nedirba. Geriau viską suplanuoti darbo dienom, ir ramiau, ir pigiau.

Kaip skaičiuojamas kiekis – kubiniais metrais ar svoriu?

Paprastai biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba seka pagal užimamą vietą sunkvežimyje, t. y. kubiniais metrais. Bet yra ir išimčių, jei turite labai sunkių daiktų, kaip kad seifas ar didelis serverinis spinta. Tada svoris gali lemti tai, kad reikės didesnės technikos arba daugiau žmonių. Vieną kartą neabejojome, kad pora stalų nešiojant per laiptus nepadės, o pasirodė, kad jie yra iš masivo ir sveria kaip mažas automobilis. Tenka būti atidiems.

Ar reikia mokėti už darbuotojų maistą ir apgyvendinimą?

Įprastai ne, jei tai vienos dienos kelionė į vieną pusę. Bet jei tai ilgesnis projektas, pavyzdžiui, keli savaites trunkantis biuro perkėlimas į keletą miestų, tada šie išlaikymo kaštai gali būti įtraukti į sąskaitą. Mes stengiamės, kad mūsų vairuotojai patys pasirūpintų savo reikalais, bet jei reikia pristatyti krovinius tik tam tikru laiku, ir jie turi laukti naktį, tai gali kilti papildomų išlaidų. Geriau apie tai kalbėti planuojant maršrutą.

Ar imate mokestį už degalus?

Degalų kaina įtraukiama į pasiūlymą, jei sutartame fiksuota kaina. Tačiau jei kainodara remiasi pagal valandomis ar atstumu, tada degalai gali būti paskaičiuojami atskirai pagal vidurkį. Vokietijoje degalai šiek tiek brangesni nei Lietuvoje, bet skirtumas nėra toks jau milžiniškas, kad jis labai paveiktų galutinę sumą, nebent tikrai važiuojate ir atgal kelis kartus per savaitę.

Kas dėl priedų – liftų nuoma ir t.t.?

Jei biure nėra lifto arba jis per mažas, tenka nuomauti hidraulinę platformą arba keltuvus. Tai nėra pigu, ypač Vokietijos miestuose centrinėse dalyse. Kartais pasitaiko, kad klientas sako „liftas yra“, o atvažiavęs matome, kad jis telpa tik du žmones, o ne sofos su dėže. Tada tenka greitai ieškoti sprendimo vietos, ir tai kainuoja. Visada patikrinkite lifto matmenis prieš mums skambinant.

Dokumentai, muitinė ir biuro bylinėjimai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Svarbiausias yra sandorio, t. y. važiaraštis (CMR), kuriame turi būti tiksliai surašyti visi daiktai. Be to, jei biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba vyksta į naują biurą, kur jūsų įmonė dar nebuvo užregistruota, gali prireikti pajamų mokesčių pažymos ar įmonės registracijos kopijos. Ne visada tai būtina, bet jei sulaikys muitinė, reikės parodyti, kad tai ne prekyba, o perkėlimas. Geriau turėti viską lagamine.

Ar reikia eiti per muitinę, jei tai ne prekyba?

Net jei jums atrodo, kad tai tik jūsų nuosavi baldai, oficialiai tai yra eksporto ir importo operacija. Taigi, turi užpildyti eksporto deklaraciją Lietuvoje (jei reikia) ir atlikti importo procedūrą Vokietijoje. Dažniausiai mūsų partneriai Vokietijoje tai padaro už jus, naudodami „simplified procedure“, bet jei krovinys vertingas (virš 3000 eurų), gali tekti mokėti PVM Vokietijos muitinėje. Tai dažnai nustebina klientus, kad reikia gauti Vokietijos PVM mokėtojo kodą.

Kas dėl kompiuterių ir technikos – ar tai sudėtinga?

Technika yra jautri krovinys. Ne tik todėl, kad ji gali nulūžti, bet ir todėl, kad tai dažniausiai brangiausia dalis. Mums reikia žinoti, ar turi duomenų atsargines kopijas, nes jei kažkas nutiks kelyje (o tai retai, bet įvyksta), mes neatsakome už jūsų verslo praradimą, tik už technikos vertę. Be to, jei technika sena, gali kilti klausimų dėl šiukšlių (WEEE) mokesčio, bet jei tai naudojama įranga, paprastai viskas tvarkingai.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Mums tai nėra problema, jei tai nedideliai krepšiai, bet jei bandysite vežti visą savo šeimos baldus biuro sunkvežimyje, tai gali sukelti problemų muitinėje. Vokiečiai labai griežti apie tai, kas yra „move of household“ ir kas yra „commercial goods“. Geriau nedaryti savo galvos ir viską pasakyti iš karto. Jei tai tik kelios dėžės su knygomis, tai niekam nešokinės ant akis, bet jei čiužinys – tai jau kito tipo siunta.

Kas dėl draudimo?

Mes visada turime atsakomybės draudimą pagal CMR konvenciją, bet jis yra ribotas (dažniausiai ~8,33 SDR/kg). Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, standartinis draudimas nebus padengęs nuostolių. Tokiu atveju reikia papildomo draudimo. Vieną kartą klientas atsisakė, o vėliau gailėjosi, kai dėžė nukrito nuo rampos. Nuo tokio momento aš visada primenu apie šią riziką.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jeigu krovinys arba sunkvežimis viršija standartinius svorio ar matmenų limitus, reikalingi specialūs leidimai kiekvienai šaliai, per kurią važiuojame. Paprastai biuro perkėlimai tai nekelia problemų, bet jei statote stendą parodai ar vežate ypatingai ilgas lentas, gali tekti gauti leidimus. Vokietijoje tai daroma griežčiau nei Lietuvoje, ten žemei stebėjimui labai atidūs.

Vokietijos specifika: miestai, keliai ir klientai

Ar sunku važiuoti po Vokietijos miestus?

Vokietijos miestuose, ypač senosiuose centruose, gatvės siauros, o dažnai dar ir statybų zonos. Prieš metus turėjome atveji Frankfurte, kur sunkvežimis neįvažiavo į gatvę dėl statybų konvejerio, teko statyti viską per 100 metrų rankomis. Tai ne tik laiko, bet ir pinigų švaistymas. Todėl reikia iš anksto tikrinti, ar ten tikrai gali privaziuoti 7,5 ar 12 tonų sunkvežimis.

Kas dėl parkavimo Vokietijoje?

Parkavimas centruose yra košmara. Jei užsuksite į „veikimo zoną“ be leidimo, gausite baudą, o mums tai atiteks sąskaitoje. Kartais pavyksta susitarti su vietine ginkluotųjų pajėgų (Ordnungsamt) tarnyba ir gauti leidimą valandai ar dviem, bet už tai taip pat reikia sumokėti. Nepasitikėkite, kad „tik užvesiu ir greitai išvažiuosiu“ – Vokietijoje greitai užtenka 5 minučių, kad atvyktų antspauduotojas su fotoraparatu.

Kur dažniausiai vežate biuro krovinius?

Populiariausios vietos yra Berlynas, Miunchenas, Hamburgas, bet vis dažniau važiuojame ir į mažesnius miestus, tokius kaip Leipcigas ar Štutgartas, ten daug įsikuria technologijų įmonių. Kiekvienas regionas turi savo ypatumų, pavyzdžiui, Bavarijoje žmonės yra labai griežti dėl tvarkos, o Šiaurės Vokietijoje – šiek tiek laisvesni. Bet visur viena tas pats – laikas yra pinigai.

Ar vokiečiai reikalauja specialių batų viduje?

Kartais taip, ypač jei tai naujas, švarus biuras su grindimis iš akmens ar brangios medžiagos. Mūsų komanda visada turi su savim kepuraites ir švarius batus, bet jei klientas reikalauja tik vienkartinio apdaro, tai reikia pasirūpinti iš anksto. Geriau paklauskite, kad mūsų vaikinai nešliotų purvo per jūsų naująjį ofisą, tai labai svarbu įvaizdžio požiūriu.

Kaip elgiamės su surinkimu?

Mes galime surinkti baldus, jei nurodysite. Tačiau reikia prisiminti, kad mes ne baldų meistrai, o logistika. Sudėtingi sistemos blokai gali reikalauti daugiau laiko nei numatyta. Vieną kartą teko surinkti gigantišką konferencijos stalą, kurio instrukcijos nebuvo, tai truko tris valandas vietoj valandos. Jei turite instrukcijų arba žinote, kas kaip eina, pasakykite mūsų vadovui, tai greitins procesą.

Ar atliekate šiukšlių išvežimą?

Jei turi senų biuro kėdžių, spintų, kurias norite išmesti, tai galime padaryti, bet tai papildoma paslauga. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Entsorgung) yra labai griežtai reguliuojamas ir brangus. Negali tiesiog numesti į pirmąją konteinerį gatvėje. Reikia vežti į specialią stotį. Todėl jei galite, atsikratykite šiukšlių Lietuvoje, bus pigiau.

Praktiniai patarimai ir galimos bėdos

Ką daryti, jei daiktas sugenda iškraunant?

Pirmiausia – nekelkite panikos. Susirašome pažeidimo aktą (protokolą) vietoje, su nuotraukomis. Jei tai mūsų kaltė, prisiimame atsakomybę ir išduodate kompensaciją pagal draudimo sąlygas. Jei tai dėl to, kad dėžė buvo blogai supakuota, tai problema krinta ant jūsų pečių. Svarbiausia tai užfiksuoti iš karto, o ne tada, kai mes jau važiuojame atgal į Lietuvą.

Ar galima važiuoti kartu su kroviniu?

Įprastai ne, dėl draudimo ir saugumo taisyklių, nebent tai tam tikra išimtis ir sutarta iš anksto. Sunkvežimio kabina yra darbo vieta vairuotojui, o ne keleiviams. Yra čia ir toks dalykas, kad jei įvyks avarija, o jūs būsite neįregistruotas keleivis, draudimas neveiks. Geriau susitikti vietoje arba vykti savo automobiliu.

Kaip apskaičiuoti laiką?

Kelionė į Vokietiją, tarkime į Berlyną, trunka apie 12-14 valandų važiavimo (atsižvelgiant į poilsį). Jei reikia iškraustyti, tai dar bent pusė dienos. Taigi, jei norite, kad viskas būtų pasiruošta pirmadienio rytui, dažniausiai tenka išvykti jau šeštadienį ar sekmadienį. Nežiūrėkite į žemėlapį, kad tik 800 km, realiai tai su apkrovomis trunka daugiau.

Ar reikia įplaukų už tiltus ir tunelius?

Vokietijoje daugiau mokesčių nėra (kaip mūsų „vinietės“), sunkvežimiai moka pagal vairo imtuvų (MAUT) sistemą, kurią mūsų įmonė apmoka. Tačiau jei važiuojate per didelius miestus, kur yra zonos, kaip „Umweltzone“, reikia, kad sunkvežimis atitiktų ekologinę klasę. Mūsų technika dažniausiai nauja, todėl tenka nedaug problemų, bet senesniems sunkvežimiams gali būti draudžiama važiuoti į miesto centrą.

Ką daryti, jei paskutinei sekundei reikia atšaukti?

Jei atšaukiate prieš kelias dienas, paprastai tai nieko nekainuoja arba yra nedidelis mokestis. Jei skambinate tada, kai vairuotojas jau stovi prie jūsų durų, turėsite sumokėti už važiavimą tuščiais (dead mileage). Tai suprantama, nes mes jau sugrojome degalus ir laiką. Vienas klientas taip padarė prieš metus, tiesiog pamiršo, ir gavo sąskaitą už 400 eurų. Nustebino, bet tokios taisyklės.

Ar priimate kriptovaliutą ar grynusius pinigus?

Oficialiai veikiame su sąskaitomis ir PVM, todėl mums reikia įmonės sąskaitos faktūros ir banko pavedimo. Grynieji pinigai taip pat galimi, bet tik pagal sutartį ir su kvitais. Kriptovaliutos ne, mes nekeičiame bitkoinų į degalus bent kol kas. Viskas turi būti tvarkingai, kad muitinė nekiltų įtarimų dėl pinigų plovimo ar dar ko nors panašaus.

Kaip pasiruošti dienai išvykimo?

Galiausiai, tiesiog būkite ten. Vienas didžiausių nusivylimų šaltinių yra tada, kai atvažiuojame o ne kas atidaryti durų. Pasirūpinkite, kad keltuvas veiktų, kad lifte nebūtų daiktų (kaip tai buvo viename Vilniaus biure), o tarpas būtų paruoštas. Biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba gali būti sklandus, jei abi pusės pasirūpina smulkmenomis.

Ar galite padėti su IT įranga išjungimu?

Mes galime atjungti laidus, bet neįsijungti jų vėliau tinklu. Jei reikia išmontuoti serverius, geriau pakvieskite savo IT specialistą, mes tiesiog juos atidžiai perkelsime ir pastatysmes į vieną vietą. Nenoriu, kad kas nors mano, kad aš sužinosiu, kaip sukonfigūruoti jūsų routerį, aš tiesiog žinau, kaip jį nenešti.

Kokias garantijas duodate?

Garantija yra tai, kad mes atvyksime ir padarysime savo darbą. Jei kas nors nepavyks, mes spręsime problemą. Esu šioje srityje ilgiau nei 20 metų, jei būtčiau gudrus apgavikas, seniau būčiau užsidaręs. Mano pavardė čia ne be reikalo. Pasitikekite patirtimi, o ne gražiais svetainės paveikslėliais.

Išvada

Galutinai noriu pasakyti, kad biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su darbuotojų pagalba ne tokia baisi dalis, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra komunikacija – pasakykite mums viską, ką žinote, ir mes pasakysime, kaip tai padaryti geriausia. Nerašykite mums vėlai naktį, kad reikia viską nuvežti rytoj, jei galvojote apie tai mėnesį. Planuokite, klauskite ir būkite drąsūs, o mes padėsims jums susitvarkyti su visais tais biuro chaosais. Visada malonu išvykti į Vokietiją, ten puikūs keliai (išskyrus remontus) ir geros kavinės pakelyje.