Biuro kraustymasis į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir perbraižymų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymasis į Vokietiją niekada nebuvo paprastas pasivažiavimas. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik pakrovės ir atvežės, bet realybėje ten yra muitinė (nors ir ES viduje, bet dokumentai reikalingi), rūsiai be liftų Berlyne ir vokiškas preciziškumas, kurį sunku įveikti be patirties. Reikia ne tik stiprių rankų, bet ir žinojimo, kur ką dėti, kad neprarastum brangios technikos ar dokumentų. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, geriau pasiruošti iš anksto, o ne tikėtis stebuklo, kuris neįvyks be gerų sąrangų.

Bendri klausimai apie organizavimą

Kiek laiko užtrunka biuro kraustymasis į Vokietiją planuoti?

Viskas priklauso nuo to, kiek didelis jūsų biuras ir kaip greitai mokate priimti sprendimus. Mažam biurui užtenka savaitės ar dviejų, o dideliam reikia mėnesio ar daugiau. Verta prisiminti, kad geri ekspeditoriai turi užimtus grafikus, ypač vasarą, tad vėluoti nereikėtų. Be to, patys vokiečiai mėgsta, kai viskas suplanuota iš anksto, todėl nustebti juos paskutinę minutę nėra geriausia idėja.

Ar galima atlikti kraustymąsi savaitgalį?

Taip, dažnai netgi rekomenduojama, kad netrūkštumėte darbo laiko, tačiau tai kainuoja brangiau. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo sekmadieniais, tad šią dieną geriau neplanuoti jokių veiksmų. (Nebent turiu kaimynus, kurie viską praleidžia pro ausis). Šeštadienis dažniausiai tinka puikiai, bet reikia tiksliai suderinti su vokiečių puse, ar pastatas bus atidarytas.

Kiek žmonių reikia komandai?

Nebegalvojau, kad kas klaus toks paprasto dalyko, bet gi svarbu. Standartiškai į biurą siunčiame tris vyrus, vienas vairuoja, kiti du kelia. Jei daug daiktų ar sudėtingi baldai, reikia keturių. Nereikia per daug gaudyti, nes tada tiesiog trukdys vieni kitiems, o darbo vieta maža. Geriau turėti mažiau, bet patikimų žmonių.

Ar jūs pakuojate viską ar mes turime tai daryti patys?

Galime daryti viską, jei užsisakysite pilną paslaugą. Tačiau dažnai klientai nori sutaupyti ir pakuoja smulkius daiktus patys, o mus palieka su spintomis ir seifais. Biuro kraustymasis į Vokietiją tampa kur kas sudėtingesnis, kai dėžės netvirtos, todėl visada patariu nenuleisti rankų. Jei kas nors susilūžs kelyje, dėl kelių šimtų kilometrų nebeužteks pasakyti "atsiprašau".

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir tiksliai pažymėti, kad montuotojai vokiečių pusėje žinotų, kur ką jungti. Mes ne esame IT specialistai, tad už duomenų saugumą atsakinga jūsų žmonės. Prieš met turėjau atvejį, kai klientas padėjo visus kabelius į vieną didelį maišą... pamirškau, kiek laiko juos vėl surišome.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Be abejo, tai būtina. Be sąrašo galime susidurti su problemomis sienoj, o jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo neįmanoma įrodyti, kad tai buvo pakrauta. Biuro kraustymasis į Vokietiją be dokumentų – tai kaip važiuoti automobiliu be vairo. Sąrašas turi būti tikslus, o ne tik "dvi dėžės su popieriais".

Kainos ir biudžetas

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, tūris (kubo metrai), darbo valandų kiekis ir papildomos paslaugos, pvz., liftų nuoma arba speciali technika. Degalai Vokietijoje brangesni negu Lietuvoje, tai irgi įeina į kainą. Negaliu pasakyti tikslios sumos be aktyvaus matavimo, bet galiu suteikti orientacinį skaičių po to, kai parodysite, ką turite.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums įprasta daryti tvarkingai, todėl paslėptų mokesčių nėra, tačiau yra papildomų išlaidų, apie kurias klientai dažnai pamiršta. Pavyzdžiui, jei vokiečių pusėje reikia uždaryti gatvę arba nuomuti liftą, tai viską moka užsakovas. Taip pat, jei reikia laukti ilgiau nei planuota, dėl jūsų vėlavimo, laukimo valandos gali kainuoti.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pasikalbėti, ypač jei tai ne pirmas kartas, kai dirbame. Taip pat nuolaidos taikomos, jei greitai apmokate sąskaitą arba sutinkate su lankstumu dėl datos. Tačiau prašytu pigiau už rinkos kainą neapsimoka, nes tada turime taupyti ant kuro ar darbuotojų, o tai baigiasi blogai.

Kaip mokėti už paslaugą?

Standartiškai imame avansą 30 proc., kad užtikrintume, kad klientas nepadingtų. Likusią dalį reikia sumokėti iš karto po atvykimo į paskirties vietą arba prieš iškraunant. Vokietijoje vairuotojai negali turėti grynųjų pinigų, tad viskas vyksta pavedimais. Kadaise priimdavome ir grynus, bet dabar tai per daug problemų su apskaita.

Ar draudimas įeina į kainą?

Į kainą įeina pagrindinis CMR draudimas, kuris dengia labai mažą sumą, kažką apie 10-12 EUR už kg. Jei pervežate brangią techniką, būtina papildomai apdrausti visą krovinį. Biuro kraustymasis į Vokietiją be pilno draudimo yra didelė rizika, ypač kai kelyje yra daug lenktynininkų.

Ką daryti, jei kaina per didelė?

Jei kaina atrodo per didelė, pabandykite sumažinti krovinio tūrį. Atsisakykite senų baldų, kurius ir taip ketinote išmesti. Kartais klientai nori pervežti viską, netgi sugadintas kėdes, o vėliau stebisi, kodėl brangu. Taip pat galima pabandyti keisti datas – darbo dienomis dažnai pigiau nei šeštadieniais.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Nors ir judame ES viduje, vis tiek reikia turėti sąrašus, o jei pervežate techniką, kuri buvo nupirkta ne Lietuvoje, gali tekti rodyti PVM sąskaitas. Vokiškai muitininkai yra labai išrankūs, jei matau įtartiną krovinį. Geriau turėti visus dokumentus parengtus iš anksto, nei stovėti pasienyje ir aiškinti, kas yra tas serveris.

Kaip sužinoti, ar gatvėje galima statyti mašiną?

Tai paprasčiausia, bet dažniausiai užmirštamas dalykas. Reikia susisiekti su vietos savivaldybe (Ordnungsamt) arba namų valdyba ir gauti leidimą stovėjimui ("Halteverbot"). Be to, jei gatvė siaura, gali tekti uždaryti eismą, o tai kainuoja pinigų. Praėjusiame metaj turėjau atvejį Miunchene, kur mums gavo baudą už tai, kad pastatėme mašiną su prieštrauka.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, nes kasdien važinėja ten, bet ne visi moka kalbėti kaip gimtieji vokiečiai. Sudėtingesnes situacijas su vietinėmis tarnybomis geriau išspręsti pačiam klientui, jei jis moka kalbą, arba mes padedame telefonu iš Lietuvos. (Bet dažniausiai rankų kalba užtenka).

Ar yra kokių nors apribojimų dėl naktinio važiavimo?

Vokietijoje naktiniais važiuoti didelėmis mašinomis galima tik tam tikrose trasose, o miestuose dažnai draudžiama. Taip pat neleidžiama važiuoti sekmadieniais ir švenčiadieniais. Todėl maršrutą planuojame atsargiai, kad netyčia nevažiuotume per miestą, kai ten draudžiama. Biuro kraustymasis į Vokietiją reikalauja gero logistinio mąstymo.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais?

Visus mokesčius už parkavimą ir leidimus apmoka klientas. Mes padedame užpildyti paraiškas, jei reikia, bet pinigus reikia turėti pasiruošus. Kartais bilietai brangesni nei pati transportavimo paslauga, ypač centriniuose miestuose kaip Hamburgas ar Frankfurtas.

Ar reikia specialių leidimų atliekų išvežimui?

Jei kraustotės ir išmetate senus baldus ar įrangą Vokietijoje, tai gali būti problema. Ten griežtos taisyklės dėl elektronikos ir didelių atliekų (Sperrmüll). Geriau susitvarkyti čia, Lietuvoje, o ten vežti tik tai, kas jums tikrai reikalinga. Nemanau, kad norėtumieti mokėti už vokišką šiukšlių vežimą.

Techninės detalės ir problema

Ką daryti, jei neįsileidžia į pastatą?

Tai pasitaiko, kai nepasirašyta paskirties vietos patvirtinimo. Tada mes turime laukti, o laukimas mokamas. Vokiečai labai griežti dėl taisyklių, jei pranešta, kad atvyksime 8:00, o mes vėluojame 10 minučių, gali nebeįleisti iki kito dienos. Todėla laikas yra auksas.

Ar galima pervežti seifą?

Taip, turime specialias priemonės seifams kelti, bet svarbu žinoti jo svorį. Jei seifas per sunkus ir netelpa į liftą, reikės kelti per langą arba su kranu, o tai jau labai brangu. Prašome nedėti į seifą daugiau pinigų nei reikia, nes tai tik didins svorį.

Kaip saugus yra biuro kraustymasis į Vokietiją?

Saugumas priklauso nuo to, kaip gerai uždaromos dėžės ir mašina. Mes naudojame plombas, o vairuotojai nakvoja saugiose stovėjimo aikštelėse. Tačiau niekas neduoda 100 proc. garantijos, todėl vertybes reikia paslėpti arba vežti su savimi. Žmonės yra žmonės, o vagys yra visur.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet ne rekomenduojama pervežti didelius augalus žiemą, nes gali užšalti mašinoje. Vasarą tai geriau, bet reikia uždengti nuo saulės. Vokiški fitosanitariniai reikalavimai nėra tokie griežti ES viduje, tačiau augalai turi būti sveiki.

Ką daryti, jei kelias užsidaro?

Dėl avarijų ar remonto darbų kelyse dažnai užsidaro keliai. Mes stebime situaciją GPS, bet kartais nėra kito kelio. Tada galiu tik pranešti, kad vėluosime. Biuro kraustymasis į Vokietiją nėra automobilių lenktynės, todėl saugumas yra pirmiau.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas, galiu atsiųsti nuorodą. Tačiau vairuotojui ne visada patogu kalbėti telefonu važiuodamas, todėl geriau rašyti žinutes, jei klausiate.

Pabaigos ir išvados

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Turi nedelsiant pranešti vairuotojui ir užpildyti pažeidimo aktą. Nieko nesleiskite, nes vėliau draudikas neatsiskaitys. Mes stengiamės būti atsakingi, bet kartais nutinka nesusipratimų, todėl dokumentai yra svarbiausi.

Ar grąžinate tuščias dėžes?

Taip, po išpakavimo susirenkame visas dėžes ir gražiname atgal. Tai įeina į kainą, nebent jūs norite jas pasilikti sau. (Kartais klientai jas pasilieka garaže kaip "atkračiomis" tai jų reikalas).

Kodėl pasirinkti būtent jus?

Esu čia ne todėl, kad girdėčiau savo balsą, bet todėl, kad žinau ką darau. Turiu patirties, geras sąrangas ir žinau, kaip išvengti vokiško biurokratijo spąstų. Biuro kraustymasis į Vokietiją yra mano kasdienybė, ne tik vienas projektas.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Nebūtina, bet labai padeda. Paprasta žmogiška pagarba sukuria gerą nuotaiką, o dirbti gerai nusiteikusiais žmonėmis lengviau. Ypač kai oras laukas blogas.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Šiandien. Kuo anksčiau, tuo geriau. Geriau paskambinti per anksti ir gauti gerą datą, nei verkti paskutinę dieną.

Ar galite duoti kontaktą ankstesnio kliento?

Galiu surasti kažką iš praėjusio metų, jei tik jis sutiks. Dažniausiai klientai nori ramybės ir jų netrukdo, bet turiu kelis patikimus, su kuriais galima pasikalbėti.

Viskas tas biuro kraustymasis į Vokietiją atrodo baisiai, kai tuo pagalvoji iš anksto, bet su tinkama komanda viskas įvyksta greičiau nei planavote. Svarbiausia yra neslėpti informacijos apie sunkumus ir nebandyti sutaupyti ant pakuotės. Geriau pasakyti tiesą apiaulesnius terminus, nei pažadėti auksinius kalnus ir neatvykti. Tad jei ruošiatės kelionei, skambinkite, aptarsime, o ačiu parodysiu, kur yra kibiras ir ką su juo daryti.