Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją: Kaip užsakyti pervežimą be nervų

Sveiki, ilgai laukiau, kol susiruošiau parašyti šitą. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, o biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją visada yra kaip loterija. Vienas lengvas, kitas... na, praverstas. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas, bet čia daugiau apie logistiką ir dokumentus. Čia ne tiesiog baldai, čia kompanijos širdis – serveriai, archyvai, kavinės aparatai. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog taip, kaip yra.

Pradiniai žingsniai ir pasiruošimas

Ką reikia žinoti prieš pradedant biuro kraustymą iš Lietuvos į Vokietiją?

Svarbiausia – neskubėti. Dažnai vadovai mano, kad viską įmanoma padaryti per savaitę, bet tai ne taip. Reikia suskaičiuoti tūrį, išsirinkti datą ir, aišku, pasirūpinti dokumentais. Vokietijos klientai yra labai disciplinuoti, todėl jei vėluosime, tai bus didelė problema. Geriau padaryti vizitą ar vaizdo skambutį, kad pamatytume, ką reikia vežti. Taip pat reikėtų pasitikrinti, ar naujose patalpose yra liftas, nes kartais ten jų nėra, o reikia kelti į ketvirtą aukštą rankomis.

Kaip susiformuoja kaina už biuro perkėlimą į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo. Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent Vokietijoje važiuojame. Į Miuncheną brangiau nei į Berlyną, nes toliau. Taip pat įeina kuro kaina, vairuotojo darbas ir mokestis už tiltus ar tunelius (Vokietijoje jų gana nedaug, bet yra). Jei reikia išmontuoti baldus, tai papildomai mokama. Kartais klientai stebisi, kad kaina kyla, bet kuras nebe tas, kas buvo prieš metus. Aš visada sakau – geriau brangiau, nei vargšai, kurie dingsta su daiktais puskelėje.

Ar jums patikėti serverius ir kompiuterius?

Žinote, aš visada rekomenduoju tai daryti pačiam IT žmogui arba pasamdyti specialistus. Mes esame vairuotojai, ne inžinieriai. Taip, mes galime juos užvežti, bet jei kas nors nukris ar sužlugs, mes nebusime atsakingi už duomenų praradimą. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su IT įranga yra rizikingas dalykas. Geriau juos supakuoti į originalias dėžes ir padėti atskirai. Vieną kartą važiavome su viena firma, kurie serverius įdėjo į paprastas dėžes, ir... na, su jais buvo daug rūpesčių vėliau.

Kiek laiko trunka kelionė iki Vokietijos?

Paprastai tai dvi dienos, jei važiuojame į vakarinę dalį, ir viena, jei į Berlyną ar Hamburgą. Bet čia yra "jeigu". Jei ne užstrigame pasienyje (nors dabar dažniau tik pasitikrinimo tikslais) arba ne užstringa eismo įvykis A9 autostradoje. Vokietijoje eismas intensyvus, ypač rytais. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją reikalauja tikslumo, bet gamta ir kiti vairuotojai ne visada sutinka. Vakare vairuotojui reikia ilsėtis, tai neleidžia važiuoti 24 valandas, nors kai kurie bandytų.

Dokumentai ir Vokietijos reikalavimai

Kokius dokumentus reikia turėti sienai kirsti?

Pagrindinis dalykas yra sandorio sutartis arba invois, kuris patvirtina, kad krovinys priklauso jums. Taip pat reikia CMR sąskaitos, kurią užpildo vairuotojas. Jei vežate ne savo daiktus, o, tarkime, draugui ar kolegai, tai gali kilti problemų – muitinė gali įtarti prekybą. Vokietijos pareigūnai yra rimti. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją be teisingų dokumentų gali baigtis bauda arba krovinio sulaikymu. Geriau viską pasitikrinti iš anksto su logistiku.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Tai jau sudėtingesnis klausimas ir galiu čia šiek tiek suklysti, bet paprastai, jei vežate savo įmonės turtą, t.y. perkėlimą, PVM mokėti nereikia. Tai turi būti nurodyta sąskaitoje-faktūroje kaip "vidinis perkėlimas". Tačiau jei tenka daryti papildomas paslaugas (pvz., montavimą Vokietijoje), tai gali tekti mokėti vietinį PVM, nebent jūsų įmonė turi VAT numerį Vokietijoje. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš tik vežu, o mokesčiai – ne mano sritis.

Ar dažnai sustoja pasienio kontrolėje?

Nėra taip dažnai kaip anksčiau, nes esame ES erdvėje. Bet kartais pasienio pareigūnai nori pasitikrinti, ar nevežate tabaką ar alkoholį be mokesčių. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją dažniausiai praeina lygiai, tačiau jei sunkvežimis atrovo įtartai (pvz., senas, purvinas), gali sustabdyti. Tada reikia iškrauti viską. Patirkau tai prieš 10 metų – buvo šventa šventė. Geriau, kad sunkvežimis atrodytų tvarkingai.

Pakavimas ir techninė pusė

Ar reikia patiems supakuoti viską į dėžes?

Galite supakuoti patys, tai pigiau. Bet tada turite pasirūpinti, kad dėžės būtų stiprios. Jei pas mus užsakote pilną paslaugą, mes atvežame dėžes, popieriaus ir viską padarome. Tiesa, mažos dėžės nenaudojame – per daug smulkaus darbo. Mums patinka didelės, krepšys tipo dėžės, į kurias telpa daug. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją be gerų dėžių yra kaip be rankų – daiktai susidaužo. Ypač kai vairuotojas staigiai stabdo.

Ar išmontuojate ir sumontuojate biuro baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas, bet... (čia reikia pasakyti, kad ne visada). Jei baldai labai seni ir sriegiai sužaloti, gali nutrūkti, mes tuomet neatsakingi. Standartinės "IKEA" tipo spintos nėra problema. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją dažnai reikalauja išmontuoti didelius konferencinius stalus. Kartais tai būna labai sudėtinga, reikia specialių įrankių. Geriau nufotografuoti, kaip buvo surinkta, nors mūsų vaikinai ir taip žino savo darbą.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais?

Juos reikia išjungti ir išleisti tonerį, kitaip visa vidus bus purvina. Jei spausdintuvas didelis, reikia specialinės technikos (keliamųjų) arba keleto vyrų. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su sunkia technika reikalauja geresnio planavimo. Vieną kartą teko nešti žemyn rūsį laiptais, nes liftas neveikė. Tai buvo siaubas. Pasakykite mums apie sunkią įrangą iš karto, kai užsakote.

Ar pervežiate seifus?

Jeigu seifas tuščias – taip. Jei pilnas pinigų ar dokumentų – ne. Tai per didelė rizika. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su seifu yra sudėtingas dėl jo svorio. Reikia žinoti grindų keliamąją galą. Vieną kartą beveik pralaužėme grindų plytelės vienoje Hamburko firmoje. Geriau iš anksto pasakyti apie seifo svorį, kad atvežtume tinkamą kėbulą.

Patirtis, problemos ir jų sprendimai

Ar buvo keisčiausių situacijų kelyje?

O, ką... buvo. Vieną kartą vežome vienos firmos archyvą į Miunsterį. Vairuotojas pamiršo uždaryti galinę duris (nors jis tikrai sako, kad jas uždarė, bet aš abejoju), ir vėjas išpūtė pusę dokumentų ant autostrados. Tai buvo katastrofa. Kitą kartą klientas užsakė biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją, bet pamiršo pasakyti, kad jų biure yra akvariumas su žuvytėmis. Mums teko važiuoti iki parduotuvės pirkti deguonies. Tokių dalykų niekas nesupranta iš anksto.

Kas daryti, jei naujame biure neįsileidžia?

Tai blogiausias scenarijus. Vieną kartą buvo taip, kad raktų nebuvo, o vadovas neatsiliepė į telefoną. Mes teko laukti gatvėje 4 valandas. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją turi būti suderintas su pastato administratoriumi. Jei neįleis, teks rasti sandėlį arba važiuoti atgal (kas brangu). Visada turkite atsarginę kontaktinio asmeno, kuris turi raktus, telefoną.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Aš nekenčiu žodžio "paslėpti", bet yra "neplanuotų". Pavyzdžiui, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat įėjimo ir reikia nešti 50 metrų, tai papildomai. Arba jei reikia laukti, kol raktus atneš pastatų administratorius, laukimo mokestis taikomas po valandos. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją turi savo standartus, bet kiekvienas objektas yra kitoks. Aš visada stengiuosi įspėti iš anksto, bet kartais pats sužinoju tik vietoje.

Ar būtina drausti krovinius?

Būtina ne, bet... na, aš labai rekomenduoju. Yra privalomasis draudimas, kuris yra minimalus, o yra pilnavertis. Jei vairuotojas užvažiuoja į duobę (o Vokietijoje kelių būklė vietomis prasta) ir sudaužo serverį, be draudimo gausite nedaug. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją – tai ilgas kelias. Niekas neduoda garantijų, kad niekas neįvyks. Už porą dešimčių eurų daugiau galite miegoti ramiau.

Vairuotojai, atsiskaitymas ir specifika

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, o vokiškai tik pagrindinius žodžius. Jei jums reikia daryti išsamius nurodymus vietoje, geriau būtų, kad kas nors iš jūsų komandos kalbėtų angliškai. Arba galite man parašyti, aš išversiu. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją dažniau keliau kalbos barjerą nei fizinę. Bet vairuotojai yra patyrę, jie supranta gestus. Vienas dalykas – jie mėgsta pavėluoti pietų pertraukai, tai nesusirūpinkite, jei neatsiliepia iš karto.

Kaip ir kada reikia sumokėti?

Standartiškai imame avansą (30-50 proc.) užsakymui patvirtinti, o likutį – atvykus į vietą arba iškraunant. Kai kurie nori mokėti sąskaitą-faktūrą per 30 dienų, bet tada reikia sutikti iš anksto. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra paslauga, kurios negrąžinsi, jei kas nors negerai. Mums reikia pinigų degalui. Jei klientas neatsiskaitys vietoje, vairuotojas neiškraus daiktų (tokių atvejų buvo).

Ar galite laikinai sandėliuoti daiktus Vokietijoje?

Galime, tai ne problema. Turime partnerių Berlyne, Frankfurte ir keliuose kituose miestuose. Jei dar negalite įsikraustyti į naują biurą, viskas nueina į sandėlį. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją kartais būna "dvigubas" – pirmiausia į sandėlį, paskui į biurą. Tai kainuoja brangiau, bet leidžia jums ne skubėti. Svarbu tik tiksliai žinoti, kiek laiko ten laikysite, kad nesistotų dideli mokesčiai.

Ar yra "piko" sezonas?

Žinoma, tai yra vasara ir rugsėjo pradžia. Visi nori kraustytis atostogų metu arba prieš mokslo metus (nors tai labiau susiję su studentais). Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją tada brangsta, sunkiau užsakyti datą. Jei galite, rinkites pavasarį arba vėlyvą rudenį. Žiemą taip pat yra ramiau, tik reikia atsižvelgti į orą – sniegas gali uždelsti vairuotoją.

Ar darbuotojai gali susivežti savo daiktų?

Tai klausimas įmonės vadovui. Mes galime tai užvežti, bet tada tai tampa ne komercinis krovinys, o asmeninis, o tai kai kuriais atvejais gali keisti dokumentus. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją dažnai susilieja su asmeniniu kraustymu. Jei darbuotojas nori suvežti savo dviratį arba kelias dėžes su knygomis, paprašykite juos tai pažymėti. Mes už tai neimame papildomai, jei telpa į bendrą tūrį.

Ar galima suvežti biuro kates ar šunis?

O, tai jau kitas pyragas. Oficialiai mes nepervežame gyvūnų, nes reikia veterinarinių pažymų ir specialių sąlygų. Bet jei katė sėdi rankose... na, kas ten. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su gyvūnais yra atsakomybė. Vokietijoje labai griežti gyvūnų apsaugos įstatymai. Geriau pasamdyti specialų pervežėją arba vežti savo automobiliu. Nenorėčiau, kad mūsų vairuotoją sulaikytų pasienyje dėl bežodžio šuniuko.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelyje?

Duodame vairuotojo numerį, kai jis išvyksta. Tačiau jis vairuoja, todėl negali visada kalbėti. Geriau rašyti žinutes. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją trunka ilgai, todėl signalas gali būti silpnas (ypač vokiškame kaimiškame rajone). Kantrybė. Jei jis neatsiliepia 20 minučių, nebijokite skambinti man, aš susisieksiu su dispčeriu. Kartais jie tiesiog užmiega poilsio aikštelėje.

Kuo Vokietijos biurai skiriasi nuo Lietuvos?

Jie dažniau turi virtuvę ir poilsio kambarius, o ne tik darbo vietas. Taip pat daugiau augalų. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją dažnai reiškia, kad reikia pervežti daug vazonų. Ir jie yra sunki! Be to, vokiečiai labai mėgsta tvarką, todėl dėžės turi būti pažymėtos aiškiai. Jei ant dėžės parašysite "daiktai", niekas nebus laimingas. Reikia "Knygos", "IT", "Virtuvė".

O kaip su kava? Ar vairuotojui reikia?

Tai malonus papildymas. Jei pasiūlysite kavos ar sriubos, vairuotojas bus dešimt kartų maloniau ir greičiau dirbs. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra fizinis darbas. Vokietijoje darbuotojai dažnai pasiduoda "Kaffee und Kuchen" tradicijai. Nesu tikras, ar tai įtakoja greitį, bet tikrai įtakoja nuotaiką. Niekas nenori dirbti su alkanu ir piktą vairuotoju.

Kaip elgiatės su pakuotės atliekomis?

Mes paprastai paimame dėžes atgal, jei jos dar tinkamos naudoti. Jei ne, iškrauname jas vietoje. Vokietijoje labai griežta šiukšlių rūšiavimo sistema. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją baigiasi tuo, kad nešame visus popierius į mėlyną konteinerį. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Jei padarysite šiukšles, gausite baudą iš miesto valdybos, o mes to nenorime ant savo sąskaitos.

Ką daryti paskutinę dieną?

Patikrinti, ar nieko nepalikote po stalais ir spintelėse. Vieną kartą palikome svarbius sutartis ant stalų, teko važiuoti atgal (o tai beveik 1000 km). Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją baigiasi tada, kai vairuotojas pasirašo dokumentus, kad viską perdavė. Pasirašykite ir jūs. Ir paskambinkite darbuotojams, ar jie viską surinko savo vietose.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuoja dvigubai ar trigubai. Tada reikia skirti atskirą vairuotoją, kuris važiuoja be sustojimų (tik su poilsiu). Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją ekspresiniu režimu naudojamas, jei sugedo serveriai ir reikia skubiai vežti atsargines dalis, arba jei vadovas turi svarbų susirinkimą rytoj. Bet dažniausiai visiems užtenka standartinio 2-3 dienų varianto.

Išvada

Na, tiek apie tai. Biuro kraustymas iš Lietuvos į Vokietiją nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio. Nepasitikėkite pigiausiais pasiūlymais – jie dažniausiai baigiasi blogai. Pasirūpinkite dokumentais ir pakavimu, o likusią dalį palikite mums. Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, mums nereikės jų vežti atgal (juokauju, bet kartais taip nutinka).