Biuro kraustymas į Vokietiją su visapusišku logistiniu sprendimu: praktinis vadovas

Sveiki, vėl čia, tas pasisėlinėjęs vairuotojas ir logistikos specialistas, kuris per savo pečių prametęs tūkstančius dėžių. Jei planuojate biuro kraustymas į Vokietiją, tai turbūt jau susirgo galva nuo visų detalių. Paprastai žmonės mano, kad tai tiesiog įkelti stalus ir važiuoti, bet realybėje tai kaip mūšio planavimas – reikia visapusiško logistinio sprendimo, kad verslas nestovėtų. Nerašysiu čia jokių akademinių tekstų, tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, su visomis bėdomis ir smulkmenomis, kurios kainuoja nervus. Pagaliau, jei norite saugios pervežimo patirties, geriau pasiruoškite kavai ir skaitykite toliau, nes čia gausu realios patirties be raštinės cukraus.

Kiek kainuoja ir kaip tai suskaičiuoti?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro kraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, kaip ir su kaina užeigoje, viskas priklauso nuo to, ką valgote. Bet jei kalbame apie vidutinį Lietuvos verslą, tai biuro kraustymas į Vokietiją svyruoja nuo dviejų iki penkių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio metrų kubiniuose atžvilgiu. Vienas kubinis metras su darbu paprastai kainuoja apie 80-120 eurų, jei važiuojate į toliau esančius miestus, pvz., Miuncheną arba Hamburgą. Žinoma, jei turite tik kabinetą ir dvi spintas, bus pigiau, bet dideliems biurums reikės tikslinės vertinimo.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada brangiausiai reiškia geriausiai, bet ir pigiausiai čia tikrai neverta gaudytis. Esu matęs situacijų, kai įmonės norėjo sutaupyti 200 eurų ir pasirinko "vilkikus" be draudimo. Rezultate – sulaužyti serveriai ir teismai. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su aiškia sutartimi nei pigiausią. Aš asmeniškai visada sakau klientams – žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kas įrašyta smulkiausiu šriftu. Už pasitikėjimą reikia sumokėti, tai kaip draudimas.

Kokius išlaidų straipsnius dar reikia numatyti?

Be pačios pervežimo kainos, būtinai užsirašykite galimas muitinės išlaidas, jei keliaujate ne ES viduje (nors Vokietija yra ES, bet jei daiktai ateina iš trečiosios šalies ar buvo laikomi sandėlyje, gali būti niuansų). Taip pat neatsimirkite apie pakavimo medžiagas – dėžės, burbuliukai, lipdukai. Dar viena dalyka – jei Vokietijoje reikės krovinio iškrovimo su keltuva (tai dažnai tenkina), tai tai papildomai 50-100 eurų valanda. Pinigai išbėga greitai, jei neaplanavai.

Ar galima gauti nuolaidą, jei pervežiame ir asmeninius daiktus?

Kartais įmonės siūlo "paketą", kai darbuotojai perkelia savo daiktus kartu su biuro įranga. Taip, daugelis mūsų kolegų tai daro su nuolaida, bet tada reikia labai griežtai atskirti turtą sąrašuose. Vokiškai muitininkai labai nemėgsta sumaišytų krovinių. Gali būti, kad gausite 10-15 proc. nuolaidą, jei viskas keliauja vienu reisu. Verta klausti, bet nedarykite to savavališkai be sutarties.

Ką daryti, jei biuras dar nebaigtas remontuoti Vokietijoje?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja, o ten dar dažoma sienos. Tuomet reikia tarpinio sandėlio, ir tai kainuoja. Vokietijoje sandėliavimas nėra pigus, gali tekti mokėti po 15-20 eurų už kvadratinį metrą per mėnesį, o trumpalaikis – dar brangiau. Geriau sutarkuokite datas su remonto meistrais, kitaip mums teks laukti užeigos aikštelėje, o laikas – pinigai.

Ar į kainą įeina draudimas?

Dauguma profesionalių įmonių siūlo standartinį draudimą, bet jis dažnai dengia tik labai minimalią sumą, pvz., 5 eurų už kilogramą. Jei gabenate brangų serverį ar meno kūrinius, tai nieko nedengia. Būtinai pasitikrinkite ir, jei reikia, papildomai apdrauskite turtą. Aš visada primenu – draudimas yra tas dalykas, kurio tikrai nenori naudoti, bet be jo kaip be rankų.

Dokumentai ir muitinės reikalai Vokietijoje

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti kelionės metu?

Pagrindinis dalykas – tai turtinės apyvatos sąrašas (inventoriaus sąrašas) ant firmos antspaudolu. Be jo neprasversite nei pas Lietuvos, nei pas Vokietijos pareigūnus. Taip pat reikės vairuotojo CMR draudimo, kuris automatiškai susiformuoja, jei naudojate programą. Jei gabenate brangesnių daiktų, reikia vertinimo aktų. Be dokumentų vokiečiai gali tiesiog nusukti atgal ir tuomet prasideda naktinis marazmas.

Kas yra EX1 arba T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Jeigu tiesiog keliate tarp ES šalių (Lietuva-Vokietija), tai EX1 ar T1 jums nereikalingas, nes tai yra išeigančios muitinės procedūros. Bet jei jūsų krovinys atvyko iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos į Lietuvą ir tik turi būti pergabentas per Vokietiją, tai be T1 niekur neisivažiuosite. (Čia turėjau omenyje situaciją, kai krovinys ne iš ES, bet jei tik iš Lietuvos, tai nereikia). Geriau klauskite brokerio, kad nesuklystum su šitais kodais, nes baudos didelės.

Ar mums reikia tarptautinio muitinės brokero?

Esu matęs, kaip firmos bando taupyti ir daryti tai pačios, o paskui stovi sienoje prieš Duisburgą tris dienas. Jei kyla abejonių dėl dokumentų ar prekių kilmės, brokeris būtinas. Jis žino visus tuos vokiškus kodus, kuriuos mes net nesame girdėję. Nors kainuoja apie 100-150 eurų už užsakymą, bet tai sutaupo nervus. Ypač jei biuro kraustymas į Vokietiją įvyksta pirmą kartą.

Kas atsitinka, jei sąraše neįrašiaus kažko brangaus?

Tai pavojinga žaidimas. Vokietijos policija ar muitinė gali sustabdyti ir patikrinti krovinį. Jei randa neįrašytą prekę, ją gali konfiskuoti, o jums parašyti protokolą. Kartais tai būna tiesiog užmirštas kavinės aparatas, o kartais – serveris. Geriau sąraše padaryti eilutę "įvairūs biuro reikmenys" su apytikre verte, kad išvengtum nemalonumų. Tikslumas čia nėra svarbiausias už viską, bet sąrašas turi būti.

Ar mokesčiai skiriasi, jei įmonė registruota Lietuvoje, o biuras atidaromas Vokietijoje?

Jei tai yra paprastas įrangos perkelimas tarp tų pačių juridinių asmenų (pavyzdžiui, filialo atidarymas), tai PVM mokėti nereikia, tai vadinama vidine prekyba. Bet jei parduodate techniką kitai Vokietijos įmonei arba ją dovanojate, tai gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Čia geriau pasitarti su buhalteriu prieš kelionę, nes mokesčių sistema ten griežtesnė nei pas mus.

Ar reikia viską versti į vokiečių kalbą?

Techniškai ne, dokumentai gali būti anglų kalba, bet vokiškai visada geriau. Vokiečiai labai vertina, kai jiems pateikiate dokumentus jų gimtąja kalba. Ypač jei sustabdys techninę apžiūrą. Aš visada patariu klientams bent pagrindinius dalykus, kaip "Kompiuteriai" ar "Stalai", turėti išverstus, kad nereikėtų aiškinti rankomis.

Techniniai dalykai: pakavimas, krovinys ir trukmė

Kaip teisingai supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai tas dalykas, dėl ko dažniausiai skambina pašaliniai. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę su antklodžiu. Jis turi būti įmontuotas į specialią statinę su amortizacija, o diskai – užfiksuoti. Kartais netgi reikia kvieti IT specialistą, kad jis išjungtų systemą teisingai. Jei supakuosite blogai, vibracija kelyje (o vokiški keliai nėra idealūs) sugadins kietuosius diskus. Patirtis rodo, jog čia taupyti negalima.

Ar gabenate sunkius seifus ar pianinus?

Taip, mūsų įranga leidžia kelti iki 2-3 tonų su "hamburger" keltuvu. Bet seifas turi būti tuščias! Ne kartą girdėjau, kad kažkas bandė pergabenti pilną seifą, ir atsirado įtrūkimų grindims arba sunkvežimiui. Pianinai – tai atskira istorija, juos reikia įtvirtinti specialiais diržais, kad nenukristų stabdžiant. Jei turite tokių daiktų, praneškite iš anksto, ne prieš pat įkėlimą.

Ką daryti su biuro augalais? Ar juos galima vežti?

Galima, bet tai problematiška. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali labai griežtai tikrinti augalus dėl kenkėjų. Jei turiate didelę palmę ar daug vazonių, gali tekti turėti specialų sertifikatą (fytosanitarinį pažymėjimą). Asmeniškai aš visada patariu palikti augalus senajame biure arba dovanoti darbuotojams, nes nervų su jais daugiau nei vertės. Jie gali tiesiog nepraeiti sienos.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą (pvz., į Berlyną)?

Čia yra griežtų taisyklių. į daugelį Vokietijos miestų centrų sunkiasvoris transportas įvažiuoti negali arba gali tik naktį. Berlyne arba Miunchene reikia specialių leidimų (Ausnahmegenehmigung). Jei jūsų naujasis biuras yra pėsčiųjų zonoje, teks įsirengti mažesnę transporto priemonę "paskutinę mylią". Tai papildomos išlaidos, kurias reikia numatyti.

Kaip tiksliai apskaičiuoti, kiek vietos imsime daiktai?

Žmonės dažnai klysta ir sako "turime 10 dėžių", o dėžės būna po 50x50x50 ir po 100x100x100. Mes visada matuojame tūrį metrais kubiniais (m3). Paprastas stalas su kėdėmims užima apie 1-1.5 m3. Geriau nufotografuokite erdvę ir atsiųskite mums, mes apskaičiuosime. Aš su akimis pamatau tūrį jau 20 metų, klaidų beveik nedaryu (na, išskyrus tą kartą su didžiuliu archyvu).

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš vežimą?

Labai rekomenduojama. Išmontuotas stalas užima mažiau vietos ir mažiau tikėtina, kad jis sužalosimas. Jei baldas yra prilituotas prie sienos – tai būtina. Mūsų komanda atveža įrankius ir tai daro, bet jei norite sutaupyti laiko, galite pasiruošti patys, tačiau aš nesiūlau – geriau, kad mūsiškiai padarys viską tvarkingai su raktu (pakavimo medžiagomis).

Ką daryti su pakavimo atliekomis po iškrovimo?

Tai dažnas nemalonus klausimas. Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai reglamentuota. Negalima tiesiog palikti dėžių kieme. Mūsų paslaugos dažnai neįtraukia šiukšlių ivežimo, todėl reikia susitarti, ar mes susigraudžiame dėžes atgal (jei jos geros), ar jūs turite vietinių šiukšliavežių kontaktą. Viena kartą teko mums vežti visas tuščias dėžes atgal į Lietuvą, nes klientas nemokėjo už išvežimą vietiniam.

Bėdos ir nesklandumai (realios situacijos)

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai įvyksta retai, bet įvyksta. Prieš metus mus užstrigo "Mercedes" su defektu prie Hanoverio. Tuomet veikia greitoji pagalba, ir mes stengiamės perkelti krovinį į kitą automobilį. Jei turite visapusišką logistinį sprendimą, tai įmonė turi turėti rezervinį transportą arba partnerių tinklą. Jei pasirinksite "vilkiką" be draudimo ir pagalbos, gali praeiti dienos, kol jūsų biuras stovi.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktai?

Sąžiningai? Kartais nutinka smulkmenų – pasimesta viena dėžė su popieriais arba pakabukas. Dėl to labai svarbu žymėti kiekvieną dėžę numeriu. Jei dingo brangus daiktas, tai jau draudimo reikalas, bet turi būti užfiksuota CMR dokumente. Aš asmeniškai stengiuosi sekti, kad nieko neliktų degalinėse, bet vairuotojai taip pat žmonės, gali užmiršti.

Kas jei Vokietijos pareigūnai neleidžia iškrauti?

Tai siaubinga situacija, buvo tokių atvejų su neteisingais dokumentais. Tuomet reikia skambinti brokeriui ir mokėti baudas arba garantinius įnašus, kad galiau iškrauti. Vieną kartą teko laukti iki pirmadienio ryto, nes pareigūnai nebeleido nieko daryti penktadienį vakare. Biuro darbas stovėjo, ir klientas bu labai nusivylęs. Todėl dokumentai yra svarbiausi už viską.

Ar galima pasitikėti "pigia" pervežėjais iš skelbimų?

Nerekomenduoju. Ten dažnai važinėja vairuotojai be jokios įmonės, su savo senais "Scania", kurie gali sugesti pusiaukelėje. Jie neturi nei CMR, nei draudimo. Jei jums pasiūlo kainą, kuri dvigubai mažesnė nei rinkos, vadinasi, kažką jie taupo. Ar tai degalus, ar draudimą. Geriau mokėti už ramybę.

Kas daryti, jei atvykstant paaiškėja, kad nebetelpa į liftą?

Tai klasika, kai vokiški biurai statyti prieš 50 metų. Liftas mažas, o sofa didelė. Tuomet reikia kelti per langą su kranu arba išmontuoti sofas iki paskutinio sraigo. Tai užtrunka valandas ir kainuoja. Geriau išmatuoti liftą iš anksto, aš visada prašau tai padaryti, bet klientai kartais užmiršta.

Kaip elgtis, jei vairuotojas nemoka kalbos?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai bent truputį arba turi "Google Translate". Tačiau būna, kalbant tik rusiškai. Tuomet reikia, kad Vokietijos pusėje būtų kažkas, kuris suprastų. Gerai, kai biure yra kažkas, kuris kalba slaviškai, arba mes susitariame dėl ryšio per telefoną su dispečeriu. Nepriklausomai nuo kalbos, rankos ir ašys visada padeda.

O dėl to, kad vokiečai yra griežti dėl tvarkos?

Taip, jie tikrai mėgsta tvarką. Negalima palikti pakuotės ant gatvės net penkioms minutėms, jei tai ne numatyta vieta. Gali atvažiuoti vietinė policija arba kaimynai skambins. Mes visada pasiruošę valyti po savęs, bet jei klientas pasako "palikite čia, mes išmesime", tai rizikuojate gauti baudą. Geriau viską susitvarkyti iš karto.

Ar įmanoma atvežti daiktus penktadienį ir iškrauti šeštadienį?

Teoriškai taip, bet Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ir poilsio dienų taisyklės vairuotojams. Be to, dauguma biurų centrų uždaryta šeštadieniais, ir negausite prieigos prie rampų ar liftų. Jei planuojate biuro kraustymas į Vokietiją, geriau rinktis darbo dieną. Naktinis iškrovimas taip pat kainuoja brangiau dėl papildomų mokesčių vairuotojui.

Kas nutinka su drabužiais, jei tenka persirengti darbe?

Tai dažna situacija, kai vežamos spintos su darbuotojų daiktais. Jos turi būti užrakintos arba uždarytos, kad niekas nebeišsineštų pervežimo metu. Mes neatsakingi už drabužius viduje, jei spinta nebuvo uždaryta. Patariu visus asmeninius daiktus išimti arba susidėti į dėžes su lipdukais "Asmeniniai daiktai".

Galiausiai, kodėl verta rinktis jus o ne kitus?

Nes aš čia parašiau tiesą, o ne reklamą. Turime 20 metų patirties, žinome, kur yra geriausios kavinės prie Kelno, ir kaip išvengti eismo spūsčių. Mūsų paslaugos yra brangesnės, bet mes atsakome už kiekvieną skruzdėlę. Pas mus nėra mechaninių atsakymų, viskas sprendžiama individualiai, kaip šiandien kalbame.

Išvada

Na, štai ir viskas ką reikia žinoti apie šitą sudėtingą procesą. Biuro kraustymas į Vokietiją nėra pasivaikšiojimas parką, bet su geru planavimu ir patikima komanda viskas įmanoma be didelių sukrėtimų. Svarbiausia – neskubėkite su dokumentais ir nesilikite ant pigių pasiūlymų, nes vėliau gali tekti mokėti dvigubai. Sėkmės verslo plėtrai Vokietijoje, ir tikimės, kad susitiksime ne tik tarp sunkvežimių, bet ir prie kavos puodelio po sėkmingo išsikrovimo.