Biuro kraustymas į Vokietiją greitai: praktinis vadovas, ką daryti, kai laiko mažai

Biuro kraustymas į Vokietiją niekada nebuvo lengvas procesas, o kai spaudžia terminai, tampa tikru išbandymu nervams. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir matavau viską – nuo idealiai suregistruotų konteinerių iki tokių fiasko, kad klientai norėdami užsidaryti verslą. Greitas biuro kraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik gero transporto, bet ir žinojimo, kur gali užstringti ratas. Vokiškas biurokratijos aparatas nesisileidžia iš juokų, tad reikia žinoti, ką daryti iš anksto, kad vairuotojas neišprotėtų pasienyje arba prie pat Berlyno centro. Čia ne tiesiog apie dėžių nešimą, o apie tai, kaip išvengti tūkstančių eurų baudų ir nereikalingų laukimo valandų.

Pradžia: planavimas ir panika

Ar įmanoma viską suorganizuoti per savaitę?

Sėkmingas biuro kraustymas į Vokietiją per savaitę įmanomas tik tada, jeigu jums pasisekė laimės loterijoje arba turite labai mažai daiktų. Paprastai reikia mažiausiai dviejų savaičių, kad surastume tinkamą sunkvežimį ir išspręstume dokumentus. Vakar pokalbyje su klientu sakiau, kad jei jie nori važiuoti kitą savaitę, gali tekti mokėti už skubos mokestį, nes geriausi ekspeditoriai užimti. Taip pat, nepamirškite, kad Vokietijoje viskas užtruks šiek tiek ilgiau dėl jų griežtų taisyklių, nei numanote.

Kur pradėti, jei nežinome nieko?

Pirmiausia, suskaičiuokite kiek tiksliai turite daiktų, nes „kelios dėžės“ ir „pilnas kambarys“ yra dviejų skirtingų pasaulių dalykai. Biuro kraustymas į Vokietiją prasideda nuo inventoriaus sąrašo, kurį reikia padaryti labai tiksliai, kitaip vėliau gali kilti problemų su draudimu. Tada reikia nuspręsti, ar darbuotojai patys pakels, ar mums reikės siųsti krovėjų iš Lietuvos, kas brangiau. Patartina skambinti bent trims skirtingoms pervežimo firmoms ir klausti kainos, kad nesijustumėte apgauti.

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Sakau tai kaip žmogus, kuris matęs sulaužytus serverius ir suskilusias vitrinas – netaupykite ant pakavimo medžiagų. Geras biuro kraustymas į Vokietiją kainuoja pinigus, bet blogas pakavimas kainuos brangiau, kai reikės pirkti naujus kompiuterius. Naudokite stiprias dėžes, burbulukų plėvelę ir užpildykite tuščias vietas. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris norėjo taupyti ir dėjo monitorius į neįtvirtintas dėžes – nuvažiavome 100 kilometrų ir viskas buvo baigta.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia surinkti į vieną vietą ir nejuodmai nešiųoti kartu su baldais, jeigu jie yra konfidencialūs. Biuro kraustymas į Vokietiją dažnai įtraukia asmens duomenis, tad geriau juos vežti atskirai, netgi vadovo automobiliu. Nustatykite, kurie dokumentai iš karto reikalingi naujame biure, o kurius galite palikti sandėlyje. Nepamirškite padaryti kopijų svarbiausių sutarčių, jeigu pradingtų originalai, tai būtų didelė bėda.

Transportas ir techninės problemos

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Čia visada yra kompromisas tarp vietos kiekio ir galimybės važiuoti miestu. Biuro kraustymas į Vokietiją su 40 pėdų priekaba yra pigiau, bet jūs tikrai neprišvažiuosite prie biuro centre esančio pastato. Dažniausiai renkamės 7.5 arba 10 tonų sunkvežimius, kurie talpiai, bet dar gali važiuoti po miestą (priklausomai nuo zonos). Jeigu turite daug baldų, geriau paimti du mažesnius sunkvežimius nei vieną milžinišką, kuris užstrigs pirmame posūkyje.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Paprastai vairuotojų darbas yra tik vairuoti, ne nešioti dėžių, nebent sutartyje kitaip nurodyta. Biuro kraustymas į Vokietiją su mūsų komanda įtraukia ir krovėjus, bet jeigu samdote „šaltą sunkvežimį“, tikėkitės, kad vairuotojas tik stovės ir žiūrės, kaip jūsų IT specialistas dužina nugarą nešdamas serverį. Visada klauskite, ar kaina įtraukia krovimo darbus, kad nesusidurtumėte su nemaloniais netikėtumais prie pat patalpų (apie tai žemiau).

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai vyksta retai, bet vyksta, ypač su senesniais sunkvežimiais. Biuro kraustymas į Vokietiją yra atsakingas už tai, kad krovinys pasieks vietą laiku, tad mes visada turime draudimą ir techninę pagalbą partnerių. Vieną kartą mums sugedo variklis netoli Magdeburgo, ir teko laukti 6 valandas, kol atvažiavo mechanikas – klientas buko pykęs, bet mes sumokėjame baudą už vėlavimą. Svarbu turėti kontaktinį telefoną, kurį galite paskambinti bet kuria para.

Ar reikia užsakyti liftą iš anksto?

Tai absoliučiai būtina, jeigu jūsų naujas biuras yra ne pirmame aukšte. Biuro kraustymas į Vokietiją be vežančio lifto tampa košmaru, kai reikia nešti 30 kilogramų spintas penkiais aukštais laiptais. Vokiečiai yra labai griežti dėl liftų rezervavimo, ir jeigu neužsakovate laiko, gali būti, kad jį tiesiog neleis naudoti. Patikrinkite, ar liftas talpina didelius baldus, kartais ten netgi netelpa sofa.

Kiek kainuoja degalai Vokietijoje?

Degalų kaina svyruoja, bet ji visada aukštesnė nei Lietuvoje, tai reikėtų įskaičiuoti į biudžetą. Biuro kraustymas į Vokietiją kainuoja daugiau ne tik dėl atstumo, bet ir dėl to, kad ten sunkiau rasti pigias degalines. Vairuotojai mūsų firmoje žino, kur užpilti pigiau, bet jeigu važiuojate patys, žiūrėkite aplikacijose, kad nenukryptumėte į kąsnį ant autostrados.

Vokietijos specifika ir biurokracija

Ar reikia mokėti už važiavimą autostradomis?

Taip, Vokietijoje didžioji dalis greitkelių mokamos (maždaug 12-30 centų už kilometrą, priklausomai nuo sunkvežimio klasės). Biuro kraustymas į Vokietiją be „Toll Collect“ įrenginio yra nelegalus ir gali baigtis didelėmis baudomis. Įsitikinkite, kad transporto kompanija turi šį įrenginį, kitaip jūsų krovinys gali būti sulaikytas. Kartais vairuotojai užmiršta įjungti juostą, ir tada gauname raštą namo po kelių savaičių.

Kas yra „Umweltplakette“?

Tai ekologinė licencija, leidžianti važiuoti į miesto centrus, kur yra zonos, skirtos tik švariems automobiliams. Biuro kraustymas į Vokietiją be šios kortelės prie lango yra beprasmiškas, jeigu jūsų biuras yra Miuncheno arba Berlyno centre (žalia zona). Bauda už važiavimą be jos yra apie 80 eurų, tačiau didesnė problema ta, kad policija gali uždrausti toliau važiuoti. Užsakykite ją iš anksto internetu, kainuoja vos penkis eurus.

Kaip sužinoti, ar reikia leidimo išsidėstyti gatvėje?

Kiekvienas miestas turi savo taisykles, bet dažniausiai reikia kreiptis į vietinę „Ordnungsamt“. Biuro kraustymas į Vokietiją reikalauja, kad iš anksto (paprastai 3-4 dienas prieš) užpildytumėte formą ir gautumėte leidimą užimti vietą gatvėje. Jeigu to nepadarysite, gali būti, kad sunkvežimis turės važiuoti ratu pusę valandos, kol išsiras vieta, o tai laiko (ir pinigų) švaistymas.

Ar vokiečiai draudžia važiuoti sekmadieniais?

Daugumoje federalinių žemių sunkvežimų judėjimas sekmadieniais ir šventinėmis dienomis yra draudžiamas (įskaitant krovininius automobilius virš 7.5 tonų). Biuro kraustymas į Vokietiją, jeigu planuojate sekmadienį, gali būti neįmanomas be specialaus leidimo, kurio gauti labai sunku. Geriau planuokite atvykti penktadienį arba šeštadienį ryte, kad turėtumėte laiko suspėti prieš poilsio dieną.

Ką daryti su šiukšlėmis po kraustymosi?

Vokietijoje šiukšlių sistemą yra labai sudėtinga („Gelber Sack“, stiklas, popierius). Biuro kraustymas į Vokietiją dažnai palieka nereikalingas dėžes ir pakuojimą, kurių negalima tiesiog mesti į pirmą pastebimą konteinerį. Susitarkite su namų ūkiu (Hausmeister) iš anksto, kur galite išmesti statybines atliekas, arba mokėkite už specialų konteinerį. Niekada nepalikite dėžių ant gatvės – gausite baudą.

Muitinė ir dokumentai (poreikis)

Ar reikia deklaruoti perkėlimą muitinėje?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES narės, biuro inventorius turi būti užregistruotas kaip įmonės turto perkėlimas. Biuro kraustymas į Vokietiją reikalauja, kad turėtumėte „Intrastat“ deklaraciją (jeigu viršijate ribas) ir pavedimus, kad tai nėra pardavimas. Vokiška muitinė gali sustabdyti sunkvežimį ir klausti dokumentų, jeigu atrodys įtartai, todėl visada turėkite su savo sandėlio kortelę ir sutartis su nauju biuru.

Kas daryti, jeigu trūksta kokių nors dokumentų?

Nesijaudinkite per daug, dažniausiai problema išsprendžiama faksu arba el. paštu, tačiau tai gali prailginti kelionę. Biuro kraustymas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau dėl to, kad vairuotojas laukia geresnio kopijos. Vieną kartą mums trūko vieno parašo ant eksporto kvitų, ir teko siųsti vadybininką į pasienį su dokumentais. Visada patikrinkite ar turite viską: CMR draudimą, sąrašą ir faktūras (jei reikia).

Ar reikia mokėti PVM?

Jei perkeliate biurą tarp savo įmonių padalinių (pavyzdžiui, Lietuvos filialas į Vokietijos filialą), tai laikoma vidine operacija ir PVM mokėti nereikia, tačiau reikia užpildyti atitinkamus apskaitos dokumentus. Biuro kraustymas į Vokietiją tampa sudėtingesnis, jeigu parduodate arba dovanojate turtą – tai jau yra pavojinga zona. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš važiuojant, kad vėliau nešoktų galva.

Ką daryti su labai brangia technika?

Kompiuteriai, serveriai ir projektoriai turi būti aprašyti ypatingai tiksliai su serijiniais numeriais. Biuro kraustymas į Vokietiją įtraukia riziką, kad kažkas gali dingti kelyje, todėl brangiausią techniką geriau vežti asmeniniu transportu arba seifinis sunkvežimyje. Muitinėje gali klausti, ar šie daiktai nėra pavogti, todėl turi būti įrodymai, kad jie priklauso jums (pirkimo sutartys). (Čia tikrai reikia būti atidžiems su numeriais).

Draudimas ir rizikos

Kiek kainuoja draudimas?

Draudimo kaina paprastai svyruoja nuo 0,3 iki 0,5 procento nuo krovinio vertės, priklausomai nuo rizikos. Biuro kraustymas į Vokietiją be draudimo yra siaubingai pavojinga, nes viena avarija gali priversti uždaryti visą firmą. Leiskite sau sumokėti šiek tiek daugiau už „All-risk“ draudimą, kuris dengia ir tiekimo trūkumus. Atsimenu vieną atvejai, kai klientas sutaupė ant draudimo, o vėliau teko bylinėtis metus dėl sulaužytų baldų.

Kas daryti, jei kažkas suyra kelyje?

Pirmiausia, nedarykite nieko, kol nufotografuojate žalą vietoje. Biuro kraustymas į Vokietiją su draudžiama kompanija reiškia, kad turi CMR polisą, kuris padengs žalą. Praneškite vairuotojui ir jis užpildys „Protokolo“ formą. Niekados nepasirašykite, kad viskas tvarkoje, jei taip nėra – vėliau nebegalėsite reikalauti kompensacijos. Vokiečiai čia labai griežti ir mėgsta rašyti viską ant popieriaus.

Ar draudžia vairuotojo klaidas?

Taip, jeigu vairuotojas suklysta (užsuka į medį arba staigiai stabdo), draudimas turi padengti žalą. Biuro kraustymas į Vokietiją priklauso nuo to, koks vairuotojas – ar jis girtas, ar mieguistas, ar tiesiog nepatyręs. Mes stengiamės dirbti tik su patikimais vairuotojais, kurie važinėja šiuo maršrutu jau dešimtmetį. Jeigu jūs samdote pigų „vienkartinį“ vairuotoją iskviesti i� svetainės, rizikuojate labai daug.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai retas atvejis, bet vyksta, ypač jeigu paliekate daiktus neapsaugotame aikštelėje nakčiai. Biuro kraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas taip, kad sunkvežimis nebūtų paliekamas be priežiūros pavojingose vietose. Jeigu dėžė dingsta, reikia nedelsiant paskambinti į draudimo kompaniją ir policiją. Bet tikrai tikėkitės, kad gausite tik dalį vertės, jeigu neįrodysite, kas buvo viduje (todėl svarbus inventorius).

Finalinės minutės ir išvados

Ką daryti, jeigu vėluojame?

Jeigu matote, kad nepavyks atvykti laiku, praneškite Vokietijos pusės kontaktiniam asmeniui iš karto. Biuro kraustymas į Vokietiją yra procesas, kuriame komunikacija yra pusė sėkmės. Vokiečiai nemėgsta staigmenų, bet jeigu įspėjate, jie gali susiderėti dėl vėlesnio išsidėstymo. Niekada neleiskite vairuotojui tiesiog atvykti vėlai ir sakyti „nepavyko“ – tai sužlugys visą jūsų reputaciją.

Ar verta palikti mažus daiktus paskutinę dieną?

Ne, palikite mažiau galvos skausmo ir viską supakuokite iš anksto. Biuro kraustymas į Vokietiją dažnai baigiasi tuo, kad paskutinę valandą visi pradeda nešioti po rankinę su asmeniniais daiktais, kurie dingsta. Susitarkite, kad paskutinė diena skirta tik patikrinimui, ar nieko nepalikote po stalais ir spintose.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dauguma kompanijų reikalauja išankstinio mokėjimo bent 50 proc., o likutį – pristatymo metu. Biuro kraustymas į Vokietiją gali būti apmokėtas banko pavedimu, bet reikia įsitikinti, kad pinigai „nusėda“ prieš atvykstant. Kartais vairuotojai negali priimti grynųjų dideliomis sumomis dėl saugumo taisyklių.

Ar galima vežti maistą?

Gali, bet tik uždarytose pakuotėse, kitaip muitinė arba sanitarinės tarnybos gali konfiskuoti. Biuro kraustymas į Vokietiją kartais įtraukia ir maisto atsargas (kava, arbata, cukrus) darbuotojams. Neneškite mėsos ar pieno produktų, nebent tikrai tikrai žinote ką darote – nėra verta rizikuoti dėl to dėl vieno dešros.

Ką daryti su augalais?

Augalų vežimas per sienas ribojamas, ypač jeigu jie yra dideli arba retos rūšys. Biuro kraustymas į Vokietiją gali apimti biuro žaliąją zoną, bet reikia turėti fitosanitarinius pažymėjimus, jeigu augalai yra dideli. Mažus puokštes dažniausiai nebekartoja, bet geriau klausti iš anksto, kad vairuotojas nenuviltų, kai jam sulygs visas gėlių sodas.

Kas nutinka po to, kai viskas atvežta?

Galiausiai reikia pasirašyti perdavimo aktą (Lieferschein) ir patikrinti, ar visos dėžės atvyko. Biuro kraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai vairuotojas išvažiuoja, o jūsų komanda pradeda dirbti naujame biure. Nustatykite, kur dės kiekvieną dėžę, kad vėliau neieškotumėte svarbių dokumentų šiukšliadėžėje (kaip tai buvo vienoje mano kliento firmoje Vilniuje – atrodo, jie vis tiek nieko neįsisavo).

Ar verta pasamdyti koordinatorių?

Jei biuras didelis (virš 50 žmonių), tai tikrai verta. Biuro kraustymas į Vokietiją be koordinatoriaus turi kaosą, kuris kainuoja daugiau nei jo atlyginimas. Koordinatorius sprendžia konfliktus, rūpinasi liftais ir vadovauja vairuotojams. Leiskite sau ramybę ir pasamdykite profesionalą, jeigu turite tokią galimybę.

Trumpai tariant, sėkmingas biuro kraustymas į Vokietiją priklauso ne nuo to, kiek turite pinigų, o nuo to, kiek gerai suplanavote detalas. Naudokite patikimus partnerius, neleiskite vairuotojams gerti ir viską užrašykite ant popieriaus. Geros sėkmės kelyje – jums reikės jos.