Biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją: Kas tikrai svarbu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tų, kurie bando į krauterį susistatyti visą serverinę, baigiant firmomis, kurios nusiperka pigių dėžių parduotuvėje ir stebisi, kodėl monitoriai atkeliauja sulaužyti. Tiesiog pasakykime tiesą – biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikia palikti paskutinę dieną. Vokietija yra specifiska šalis su savo taisyklėmis, o ten dirbantys vokiečiai mėgsta tvarką. Jei atveši chaosą, gali turėti didelių problemų tiesiog paties sienų. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai padaryti taip, kad nereikėtų vėliau rašyti skundų.

Bendri klausimai ir planavimas

Kaip geriausiai pradėti rengimąsi?

Pradėkite nuo inventoriaus. Tai pats svarbiausias dalykas. Negalima tiesiog tiekti dėžių ir viltis, kad viskas tilps. Reikia tiksliai žinoti, kiek turite kompiuterių, stalų ir, svarbiausia, smulkių daiktų. Be gero inventoriaus, biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją taps košmaru. Paskaičiuokite viską, užsirašykite ir tik tada pradėkite rūpintis dėžėmis.

Ar tikrai reikalingas detalus daiktų sąrašas?

Be abejo. Tiesiog būtina. Turiu omenyje ne tik „5 monitoriai“, o „5 Dell 24 colių monitoriai, serijiniai numeriai...“. Vokietijos klientai arba jų logistika dažnai to reikalauja. Be to, jei kažkas dingliaujamas kelyje (o tai nutinka dažniau negu manote, ypač važiuojant per Lenkiją), turėsite įrodymų. Sąrašas taip pat padeda greičiau išsikraunant naujoje vietoje.

Kiek laiko užtrunka visa procesą?

Nesakykite, kad „dvi dienos“, jei turite 50 darbo vietų. Realiau – savaitė ar dvi, jei darbuotojai tai daro patys po darbo. Jei samdote komandą, tai gali užtrukti trumpiau, bet vis tiek neužsiimsit per valandą. Geriau pradėkite anksčiau, nei manote, kad reikia. Stresas paskutinę minutės tik privers padaryti klaidų.

Medžiagos ir įranga

Kokios dėžės geriausios tinka?

Nenaudokite tiesiog bet kokių parduotuvėse rastų dėžių. Jų siūlės gali nebeišlaikyti sunkios technikos. Mums praversti specialūs dėžės su dvigubomis sienelėmis, o geriausia – plastikinės krepšys dėžės ( crates ), jei planuojate dažnai kraustyti. Jos brangesnės, bet biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją su jomis yra daug saugesnis. Stiprios dėžės sumažina sugadintų monitorių riziką iki minimumo.

Ar galima naudoti senas dėžes iš parduotuvės?

Galima, bet tik jei jos yra labai geros būklės. Jei dėžės drėgnos, deformuotos – išmeskite. Niekada nežinai, kas bus viršuje krovinyje. Mašinoje gali būti penkios tonos kitų daiktų, ir jei tavo dėžė su telefonu sumuš, nepadės jokia vokiška draudimo kompanija. Taupykite ant kito, bet ne ant dėžių.

Ką daryti su užpildu (putplasčiu ir pan.)?

Naudokite burbulinę plėvelę. Daug jos. Ypač tarp monitorių. Taip pat tinka putos, bet jos brangios ir brūkščiasi. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris sumušė visus kompiuterius, nes norėjo sutaupyti ant plėvelės ir užpyldė dėžes senais laikraščiais. Laikraščiai susmulkėjo kelias dienas, o technika susidaužė. Nesigailėkite putplasčio.

Ar reikia specialių lipdukų?

Žinoma. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas viduje ir iš kur jos keliauja. „Pirmas aukštas, kambarys 304“. Taip vairuotojams ir krovėjams bus kur kas lengviau. Ant dėžių taip pat galiau rašyti „Jautri“ ar „Viršutinė“, nors dažnai to niekas neskaity, jei bėga. Bet visgi verta.

Kompiuteriai ir technika

Kaip saugiai supakuoti monitorius?

Tai ypač painu. Monitorius reikia apvynioti burbuline plėvele, geriausiai keletą sluoksnių. Tada įdėti į dėžę, kuri tikrai jam tinka, arba specialų stalčių. Negalima, kad monitorius liautųsi dėžėje viduje. Jei jis juda, jis sugris. Vienintelė išeitis – užpildyti tuščias vietas putomis ar suktais popieriais.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti nuo elektros tinklo. Taip pat reikėtų nuimti visus išorinius diskus ir USB laikmenas. Vienas mano klientas pamiršo išimti serverio diską, kuris buvo tik „pridėtas“ papildomai, ir dėl viršesnių temperatūrų kelyje jis sugedo. Biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją reikalauja tokio dėmesio.

Kaip elgtis su kabeliais?

Niekada nekelkite technikos su kabeliais prikabintais. Pirmiausia, tai lengvai nutrūksta lizduose. Antra, tai tiesiog nešvaru. Visus kabelius reikia įrašyti į maišelius arba sukcepti rulonuotą ir pririšti prie konkretaus kompiuterio ar monitoriaus. Pasirašykite ant juostelės, kuris kabelis kuriam priklauso, jeigu nebūsite tikri.

Ar galima vežti spausdintuvus su toneriais?

Geriau ne. Toneriai gali išsilieti, o tai bus katastrofa – visa įranga bus juoda. Jei spausdintuvas brangus, pašalinkite tonerius. Jei pigus – rizikuokite, jeigu norite (bet nerekomenduoju). Yra specialios juostos, kurios laiko tonerius viduje, tačiau 100% garantijos nėra. Geriau išimti ir supakuoti atskirai plastikiniuose maišeliuose.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar Vokietija turi specifinių reikalavimų elektronikai?

Vokiečiai gana griežti dėl pakuočių atliekų, bet tai daugiau rūpina importuotojams. Tau kaip pervežėjui ar klientui svarbiau, kad viskas būtų tvarkingai supakuota, nes jei vyksta muitinės patikra, ir ji mato chaosą, gali pradėti kruopštiau tikrinti kiekvieną dėžę. Tvarkos trūkumas kelia įtarimų.

Kas daryti su GSMU deklaracijomis?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Nors dažnai biuro įrangos pervežimas į Vokietiją (iš ES šalims) yra vidinis rinkas judėjimas, vis dėlto, jei vertė didelė ar tai yra nauja įranga, gali reikėti dokumentų. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš kelionę. Nebūkite toks, kuris sako: „ Gerai, važiuojam, o dokumentus suksime vėliau“. Tai gali baigtis baudomis.

Kaip reikia derėtis su vokiškai muitininkais?

Jokių derčių nėra. Būkite sąžiningi. Jei turi naujų daiktų – sakyk. Jei naudotų – pateikite jų vertę. Vokiškai pareigūnai nemėgsta, kai juos mėginama „apžioti“. Tiesiog turėkite visus dokumentus paruoštas iš anksto. Tiesiog, buvau atveju, kur klientas bandė įvežti naujus serverius sakydamas, kad tai asmeniniai daiktai. Nenuėjo taip lengvai.

Ar reikės vokiškų etikečių ant dėžių?

Ne būtinai vokiškų, bet jei ant dėžės parašysite lietuviškai „Svarbu“, vokiškas krovėjas gali nesuprasti. Geriau naudoti standartines piktogramas (stiklas, rodyklės į viršų) arba anglų kalbą. „Fragile“ supranta visi. Tai padeda išvengti nereikalingų susidūrimų.

Baldai ir didelės įranga

Ar išmontuoti stalus prieš vežant?

Taip, beveik visada. Dideli stalgiai turi būti išmontuoti. Sumontuotas stalas gali neužtilpti į liftą ar duris vokiškame pastate, kur dažnai yra siauresni koridoriai. Be to, išmontuotas stalas mažiau tikėtina, kad patirs mechaninius pažeidimus. Pakraukite visas detalės (sriegius, poveržles) į pažymėtus maišelius, kad niekas dingtų.

Ką daryti su vitrinomis ir stiklinėmis dalimis?

Stiklas yra pavojingiausias dalykas. Jį reikia apklijuoti specialia lipnia juosta (krištoline), kad jei sudūžtų, nebyrėtų po visą mašiną. Tada supakuoti į storą medienos rėmą arba dėžę su storomis sienelėmis. Niekada neneškite vitrinos be apsaugos, net ir trumpą atstumą.

Ar reikia išimti kėdžių ratus?

Kai kuriose kėdėse ratai lengvai išsuka, kitose – ne. Jei galima, išimkite. Jei ne – pririškite juos prie kėdės kojų, kad jie nešoktų ir nebraižytų grindų bei kitos įrangos. Patyresiu sakau – ratai mėgsta atsisišokti, kai kėdė nukrenta nuo sunkaus aukščio.

Dokumentai ir duomenų saugumas

Kaip pervežti slaptus dokumentus?

Geriausia juos vežti su savimi, o ne su kroviniu. Jei turi tūkstančius popierių, supakuok į užrakstomas dėžes su antspaudais. Pasirašykite, kas kurioje dėžėje yra. Pasitikėjimas vairuotoju yra geras dalykas, bet duomenų saugumas – prioritas. Niekada nepalik dokumentų ant stalo, kai artėja krovėjai.

Ar saugu duomenys serveryje?

Fiziškai serveryje gali būti saugu, jei jis gerai supakuotas. Bet duomenų kopiją (backup) visada pasidarykite prieš išvykdami. Žinau, tai yra banalu, o aš sakau tai kaip įrašas, bet kas antras klientas tą pamiršta. Jei serveris nukris kelyje (o aš mačiau, kaip vairuotojas įvažiavo į duobę), be kopijos būsite prakeikti.

Kaip elgtis su smulkiomis bylomis?

Visas bylas surašykite į dėžes. Nenaudokite plastikinių krepšių, jie plyšta. Geriau naudoti standartines popierines dėžes, kurios uždaromos. Užrašykite „Archyvas“ ir metus. Tai išvengsite chaoso išsikraunant – biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją taip pat apima ir senų dokumentų tvarkymą, kurį dažnai pamirštame.

Praktiniai patarimai ir klaidos

Kokia dažniausia klaida?

Nepakankamas užpildas tarp daiktų. Žmonės įmeta daiktą į didelę dėžę ir tiki, kad jis ten laiksis. Važiuojant per kelias šalis, dėžės sukaštojasi, o viduje esantis monitorius susidaužo. Užpildykite kiekvieną tarpą, net tą mažiausią. Įtampos juostos taip pat padeda išvengti judėjimo.

Kas daryti su skysčiais (kava, irklai)?

Geriausia išgerti ar išmesti (nepervežti) arba vežti atskirai. Negalima supakuoti skysčių į tą pačią dėžę, kur yra elektronika. Vieną kartą buvo situacija, kai kavos pakelis prošovo ant serverio – skonis pasirodė rūgštus, o įranga nebeatgijo. (čia tik juokuoju, bet skambėjo taip).

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Asmeniniai augali galima, bet biurui – tai sudėtinga dėl fitosanitarinių kontrolės. Geriau juos palikti arba perduoti kolegoms. Muitinė gali sustabdyti visą mašiną dėl vieno palmodės. Vokietijai rūpi jų gamta, o įsivežti ligas ar vabzdžius iš kitų šalių griežtai draudžiama.

Atvykimas ir iškrovimas

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Paprastai taip pat kaip ir įkrovimas, tik atvirkščiai. Bet tarkime aš tiesiog, kad vokiški pastatai dažnai turi siaurus lifus arba įkėlimo zonas tik iš gatvės. Reikia geresnio planavimo. Jei savaitgalį atvykstate į sostinę, gali būti problema su parkavimu leidimais (Anwohnerparken).

Kas daryti, jei kažkas sugado?

Parašykite defektų aktą (protokolą) tiesiog vietoje. Neišvažiuokite, kol nepasirašėte, kad viskas tvarkoje. Vokietijoje be to sunkiau gauti kompensaciją. Jei pameni, kaip buvo su kroviniu iš Klaipėdos, kur vėliau gynėsi, kad tai jau buvo sulaužyta? Būk protingesnis.

Kiek laiko užtrunka iškrauti?

Tai priklauso nuo to, kaip gerai buvo supakuota. Jei visos dėžės pažymėtos, tai vaikščiojimas gali būti greitas. Jei ne, tau teks kiekvieną dėžę atidaryti ir klausti „Kur šis eina?“. Geras biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją taupo laiką abiem pusėms. Geriau investuoti laiką pradžioje.

Ar reikia plovimo paslaugų iš karto?

Dauguma firmų liepia iškart nuvalyti grindis, nes po pervežimo jose būna pilna dulkių. Užsirašyk šią paslaugą iš anksto. Vokiškos valymo kompanijos yra brangios, tačiau kokybiškos. Žinok, kad tavo įmonės tarnautojai po kelionės nebus linkę valyti.

Ar reikia vokiečių kalbos žinojimo?

Padeda, bet ne būtina, jei turi gerą sąsają su vairuotoju ar logistika. Tačiau su vietiniu pastatu administratoriumi (Hausmeister) gali tekti bendrauti pašnekėdamasis. Jis gali būti griežtas dėl taisyklių. Žinok keletą frazių, bent jau „Guten Tag“ ir „Es tut mir leid“.

Ką daryti su išpakavimo atliekomis?

Susitark dėl išvežimo. Vokietijoje atliekų surinkimas yra labai tvarkingas, ir negali tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Prieš tai atsiklausk, kur reikia mesti popierių, o kur – plastiką. Nenorėtum gauti baudos už neteisingai išrūšiuotas dėžes.

Išvada

Viskas susikerta į vieną paprastą tiesą – biuro įrangos pakavimas ir paruošimas pervežimui į Vokietiją turi būti planingas ir kruopštus. Nerašiau čia jokių idealų, tiesiog pasakojau, kaip tai vyksta realiame gyvenime. Jei gaila laiko ar pinigų dėžėms, vėliau sumokėsi dvigubai už sugadintus kompiuterius. Pasitikėk savo jausmais, o jei abejoji – better ask. Sėkmės kelyje, Vokietija laukia, bet tik su tvarka.