Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją: Vadovas ir patarimai iš vidaus

Dvidešimt metų šioje srityje praleidau tau nieko nereikės įrodinėti, kad Vokietija yra tas rytas, kuriuo visiems tenka važiuoti, bet ne visi ten sugrįžta ramūs. Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją atrodo paprasta užduotis – pakrauk kėdes, stalus, kelis kompiuterius ir važiuok, tačiau praktikoje viskas atrodo kur kas sudėtingiau. Vokiečiai tai tą tvarką mėgsta labai, o jei tenka įvežti brangią techniką, čia jau nebe tiesiog logistika, o nervų išbandymas. Pastaruoju metu kainos šoktelėjo, o vairuotojų stoka jaučiota net mažuose miestuose, tad viską reikia suplanuoti kaip šachmatuose, kitaip gali tekti mokėti baudas už vėlavimą arba nežinomiems dalykams.

Pagrindiniai dalykai ir organizavimas

Kiek laiko trunka standartinis transportas?

Standartiškai į Vokietiją nuvažiuoji per vieną ar dvi dienas, jei kalbame apie šiaurę ar vidurį, tačiau jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, prie Miuncheno, tai čia jau užtrunka. Priklauso nuo to, kiek laiko praleisi pasienio punktuose, nors Lietuvoje ES, kartais tikrinimai būna intensyvesni, ypač jei vairuotojas pavargęs arba dokumentai netvarkingi. Dar verta prisiminti apie užstatą "Toll Collect", kuris gali sukelti eilę prie mokėjimo terminalų, o to laiko niekas neatsigręš.

Kaip tinkamai supakuoti biuro įrangą?

Nedaug kas tai daro teisingai, dažniausiai viskas surišama senais lakštais, kurių nėra jau geltoni. Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją reikalauja tvarkingos pakuotės, ypač jei tai yra jautri elektronika, kurią vos nekritęs vėjas gali sugadinti. Geriau naudoti specialias dėžes su putomis, o ne tik vėžius, kurie gali suirti kelyje, kaip tai kartą nutiko Suvalkų link kelyje.

Ar būtina daryti inventoriaus sąrašą?

Be abejo, tai būtina dalykas, net jei tu veži tik kelis stalus, nes vokiečių partneriai paprašys bent apytikslės sąmatos. Vieną kartą teko gelbėti situaciją, kai klientas Panevėžyje užmiršo parašyti, kad dėžėje yra du monitoriai, o muitinėje kilo abejonių dėl kiekio. Inventoriaus sąrašas turi būti lipdukas ant kiekvienos dėžės, o ne tik paprastas failas kompiuteryje, kurį niekas neperskaitys.

Kas daryti su ypatingai sunkiais seifais?

Tai tikrai bėda, jei seifas sveria daugiau nei pusę tonos, tuomet reikia特种ną techniką, kuri ne visur įveiks. Turiu abejonių, ar įprastas „Volvo“ su hydro liftu gali pakelti tokį svorį be specialių juostų ir atramų, be to, dauguma senų biuro pastatų Vokietijoje neturi pakankamai platų liftų. Kartais pigiau seifą išardyti vietoj ir surinkti vėl vietoje, nei mokėti už kelių šimtų eurų technikos iškvietimą Berlyno centre.

Ar reikalingas papildomas draudimas technikai?

Žmonės visada galvoja, kad standartinis KASKO apima viską, tačiau tai didelė klaida, ypač kai kalbame apie brangius serverius. Turiu omenyje situaciją netoli Frankfurto, kur vairuotojas staigiai stabdė ir viena „Apple“ technika nuskrido ant grindų, o draudimas nedengė krūvos tūpimo. Tokiu atveju reikia specialios "All Risk" polisos, kuri padengia netgi ir tą, kad vairuotojas užmigdavo už vairo (tai neįsivaizduojama, bet kartais nutinka).

Kainos ir sąnaudos

Kiek kainuoja vienas kubinio metras?

Kainos šiuo metu svyruoja nuo 120 iki 180 eurų už kubą, priklausomai nuo to, ar tai yra dalinis krovinys, ar pilna mašina. Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją tapo brangesnis dėl degalų, o dar ir mokestis už užterštumą "Green Zone" miestuose kaip Hamburge arba Kelne tik didėja. Jei turi nedaug krovinių, gali tekti laužti kainą su kitais klientais, tačiau tada rizikuoji, kad tave iškraus paskutinį ir pakenks daiktams.

Kaip apskaičiuoti kainą už sunkų krovini?

Sunku pasakyti vienareikšmiškai, nes čia ne tik kubai, bet ir svoris, kuris vokiečiams svarbiau už kiekį. Pavyzdžiui, jei veži tankų metalinius seifus, kainuos brangiau nei lengvus baldus, nors tūris toks pats. Dar pridėkite, kad už kiekvieną kilogramą viršijusį standartą gali būti taikomas papildomas mokestis, kurį dažnai pamirštama įsiskaityti į sąmatą iš anksto.

Ar pigiau keliauti pilna mašina (FTL)?

Kartais taip, bet ne visada, nes tuščias važiavimas atgal – tai pinigai vėjui. Jei turi daug biuro įrangos, pvz., perkeliate visą skyrių iš Vilniaus į Duisburgą, tai pilna mašina tikrai apsimoka. Tačiau jei turi tik tris palėpės, geriau ieškoti dalinių krovinių (LTL – dalinė krovinių krovos), nors ten bus daugiau manevrų. Vienintelis dalykas, kurį reikia žinoti – FTL mašinos tikrai greičiau praeina per kontrolę.

Kada geriausia užsakomas transportas?

Būtina tai daryti bent savaitę prieš, kadangi vietų trūksta kaip ant aukso, ypač prieš šventes arba atostogas. Paskutiniai metai parodė, kad jei skambini antradienį ir nori važiuoti penktadienį, gali gauti atsakymą, kad vietų nėra iki kito mėnesio. Geriau turėti rezervą, nei stovėti su dėžėmis kieme ir laukti, kol kažkas atšauks savo užsakymą dėl lėšų trūkumo.

Ar mokesčiai už pristatymą yra dideli?

Priklauso nuo to, ar tai yra "prie durų" pristatymas, ar tik terminalas, pavyzdžiui, netoli Miuncheno. Jei vairuotojas turi važiuoti į miesto centrą, kur reikia specialios leidimų, tai mokesčiai gali šokti net iki 150 eurų vien už pristatymą. Be to, jei reikia nešti daiktus į aukštą be lifto, tai kiekvienas aukštas kainuoja papildomai, o tai retai kada įrašoma į pradinę kainą.

Dokumentai ir muitinė

Kur privaloma būti CMR sąskaita?

CMR (tarptautinės vežimo sutartis) turi būti pas vairuotojo ir pas gavėją, o be jos gali įvykti nemažai komplikacijų kelyje. Kartais vokiečių policija sustabdo mašiną ir reikalauja dokumentų, o jei CMR nėra, gali būti bauda (kaip tai nutiko mums prie Hanoverio). Be to, be šio dokumento negalima padaryti išankstinio mokėjimo, jei toks reikalavimas yra, todėl neskubėk leisti vairuotojo be popieriaus.

Ar reikia T1 dokumento vežiant per Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES viduje, T1 nereikalingas, nebent turi užsakyto trečiąją šalį, pavyzdžiui, iš Švedijos arba Jungtinės Karalystės. Turiu omenyje, kad kai kurie brokeriai bando priversti padaryti eksporto deklaraciją, tačiau vidinės prekybos atveju tai paprastai nebūtina, tik reikia turi teisingą PVM mokėtojo kodą. Nebent tai yra speciali technika, kuri turi savo specifinius apribojimus arba yra pavojinga.

Kas nutinka, jei trūksta pirkėjo PVM kodo?

Tai yra didelė problema, nes vokiečių muitinė gali uždelsti krovinį iki pat paaiškinimo arba netgi nubausti už mokesčių vengimą. Geriau vieną kartą dar kartą patikrinti duomenis, nei vėliau aiškinti, kodėl įrašai nesutampa, o tai trukdo įrangai gabenus. Kartais klientai sako, kad kodas "keliauja", bet be jo niekas neišvažiuos iš terminalo, todėl laiku gauk visus duomenis.

Ar galima vokiškai kalbėti apie dokumentus?

Vokiškai kalbėti nėra būtina, bet visi dokumentai turi būti arba vokiškai, arba angliškai, o lietuviškas tekstas niekam nieko nebus suprantamas. Pavyzdžiui, jei parasysi "biuro stali" lietuviškai, gavėjas gali nesuprasti, kas yra viduje, ir atsisakyti priimti prekę. Vokiškai reikalavimai dėl aprašymų yra griežtesni nei čia, todėl nedaryk klaidų pavadinimuose.

Ar būtina turėti draudimo polisą kopiją?

Viskas labai priklauso nuo krovinio vertės, tačiau brangems daiktams tai būtina, kad turėtum ką parodyti įvykus incidentui. Vieną kartą teko aiškintis su draudiku dėl sudužusio serverio, be poliso kopijos tai būtų neįmanoma. Tai tas dalykas, kuris sutaupo daug nervų, kai kažkas pasidaro blogai, o vokietis sėdi su rankomis užnugaryje.

Specialūs kroviniai ir technika

Ar gabeniate serverius ir duomenų saugyklas?

Taip, tai yra mūsų specializacija, bet reikia labai tvarkingos pakuotės, o dar geriau – specialios dėžės su šoku slopinimo sistema. Serveriai yra jautrūs ne tik smūgiams, bet ir vibracijai, o badų keliais Vokietijoje vibracijos užtenka. Turiu omenyje, kad vienas klientas neteko visų duomenų dėl to, kad serveris buvo uždėtas ant grubios grindų be pagalvės.

Kaip elgtis su jautriais monitoriais ir ekranais?

Jie privalo būti laikomi vertikaliai, o ne gulstyti, nes kitaip įtrūksta arba pasidaro įtrūkimai vaizde. Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją be specialių stovų monitoriams yra tikras lošimas, kurį geriau nezaisti. Vokiški reikalavimai dėl ekranų būna griežti, ir jei atvyksta su skylėta ekrane, niekas neprieks tokio krovinio.

Ar leidžiama vežti naudotus tuščius tonerius?

Techniškai tai yra pavojingos atliekos, todėl negalima tiesiog mesti juos į bendrą krovą be specialių maišelių ar konteinerių. Turiu patirties, kai viena dėžė su tuščiu toneriu užsiliejo ant kitų dėžių, ir vėliau reikėjo valyti visą mašiną, o tai kainoja daugiau nei pašarai. Geriau juos išmesti čia, nei rizikuoti, kad vokiečiai susirins problemų dėl teršalų.

Kas daryti su smulkiomis detalėmis ir kabeliais?

Viskas turi būti surišta ir pažymėta, kitaip tiesiog dingsta, nes pakraunami ir iškraunami daug kartų. Vieną kartą teko ieškoti laidų rankinėje, kuri buvo pamesta Krokuvoje, nors kelias buvo tik iki Vokietijos. Dedame visus kabelius į maišelius su užrašais, o ne tiesiog į minkštą dėžę, kaip daro dažni pradedantieji.

Ar reikia specialios pakuotės vitrinoms?

Tikrai taip, vitrinos ypač lengvai sulūžta, net ir mažiausio smūgio, todėl reikia faneros rėmų ir putų. Paskubėjimas šiuo atveju gali kainuoti tūkstančius eurų, jei vitrina atkeliaus sužalota. Kiekvienas vitrinos kampas turi būti apsaugotas, o tai reikalauja laiko, kurio retas kas nori skirti.

Pristatymas vokiečių teritorijoje

Ar galima pristatyti tiesiai į parduotuvę ar sandėlį?

Taip, bet tik jei yra galimybė priartėti mašina prie įėjimo, nes kelyje į sandėlius dažnai būna didelės eilės. Pavyzdžiui, Vokietijoje, prie Hamburto, ten eilės gali būti kelias valandas, o vairuotojas negali laukti amžinai. Geriau iš anksto susitarti dėl konkretaus laiko, kad nereikėtų stovėti gatvėje už blokuotų ratų.

Kas darosi, jei sunkvežimis negali įvažiuoti į miesto centrą?

Tai pasitaiko dažnai, ypač seniuose miestuose, kur yra apribota aukščio arba svorio leidžiamoji vertė. Tuomet reikia užsisakyti mažesnę mašiną, kuri galėtų pristatyti krovinius iš didelės mašinos, o tai kainuoja papildomai. Vieniems klientams tai atrodo per brangu, bet kitiems tai vienintelis išėjimas, jei nori gauti prekę tą pačią dieną.

Ar reikia rūpintis pakuotės atliekomis (palėpėmis)?

Paprastai vairuotojas pasiima tuščias dėžes, jei nėra nurodyta kitaip, tačiau kartais tai neįmanoma dėl vietos trūkumo. Vokiški sandėliai dažnai turi griežtas taisykles dėl šiukšlių, todėl geriau iš anksto susitarti, ar reikia išvežti atliekas atgal. Nenorim, kad mus įrašytų į "juodąjį sąrašą" dėl paliktų dėžių Kielyje.

Ar būtina apmokėti pristatymą iš karto?

Dauguma vokiškų įmonių dirba su sąskaitomis, kurias apmoka per 14 ar 30 dienų, tačiau mažesnėms firmoms gali reikėti grynų pinigų. Tai yra nepatogu, ypač jei vairuotojas neturi mažų pinigų grąžai, o suma yra nelygi. Kai kurie brokeriai reikalauja išankstinio mokėjimo prieš išvykstant iš Lietuvos, kad išvengtų nemokamų važiavimų.

Ką daryti, jei pirkėjas nemoka vokiškai?

Tai tikrai problema, bet dažniausiai vairuotojai arba logistikos vadovai gali padėti susitarti angliškai. Vieną kartą teko versti telefonu, nes vokiečiai nenorėjo priimti krovinio be patvirtinimo, o lietuviai nemokėjo kalbėti. Geriau turėti kontaktinį asmenį, kuris kalba bent angliškai, arba rašyti ant dėžės visus duomenis aiškiai.

Kur geriausia susitikti su vairuotoju netoli Berlyno?

Geriausia ne miesto centre, o prie aplinkkelio arba dideliame prekybos centre, kur yra daug vietos parkavimui. Paskubėjimas šiuo atveju gali sukelti eismą, kurį vėliau teks spręsti policijai. Vokiški planuotojai nėra linkę į kompromisus, jei tu užsidari kelią, todėl pasirink saugią vietą.

Išvada

Visas šis procesas gali atrodyti sudėtingas, tačiau su tinkamu planavimu ir patikimu partneriu biuro įrangos gabenimas į Vokietiją tampa valdomu uždaviniu. Svarbiausia yra ne taip kaina, kaip tikslumas ir dokumentų tvarka, be kurių net geriausia mašina nepadeės. Naudokitės patirtimi ir nedarykite prielaidų, ypač kalbant apie vokišką precizą, o tada viskas nuvaziuos sklandžiai.