Biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir kaskart, kai gaunu užklausą apie biuro ir verslo perkraustymą į Vokietiją greitai ir patikimai, šypsotis nenusimenu. Žmonės įsivaizduoja, kad tai kaip filmuose: užveži, iškrauni, pavalgai kepsnį ir važiuoji atgal. Realybėje tai yra chaosas, su kuriuo kovojame kasdien. Vokietija – tai ne Lietuva, ten viskas kitaip: greitis, kelių kokybė ir, žinoma, biurokratija. Aš ne štai toks „turinio kūrėjas“, kas rašo idealias instrukcijas, aš paprasčiausias vežėjas, kuris mato, kaip krenta dėžės, kai vairuotojas staigiai stabdo prieš Berlyno užtvanką. Čia gausu smulkmenų, kurios gali sugadinti verslą, jei apie jas nesužinojote iš anksto. Kalbėsime tiesiai, be lukštų.

Dokumentų šūsnys ir pasiruošimas

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Tai, aš sakau, tikrai nekelkite galvos, kad viskas įvyks per savaitę. Jei biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai jums labai svarbu, pradėkite galvoti mažiausiai prieš mėnesį. Vokiškos įmonės mėgsta, kai viskas tvarkinga ir iš anksto. Vienintelis kartas, kai dariau per savaitę, buvo tada, kai klientas sumokėjo dvigubą tarifą ir mes turėjome tuščias mašinas Kaune, bet tai išimtis. Paprastai reikia laiko parengti inventorinį sąrašą (inventarizacija), nes vokiečiai mėgsta detalias lentles. Be to, jei perkraustote IT įrangą, reikia numatyti laiko išjungimui ir pakavimui. Nepamirškite, kad Vokietijoje dirbimo laikas kitaip reglamentuotas, tad vairuotojai negali dirbti 24 valandas.

Ar reikalingas įmonės kodas ar kokie nors leidimai?

Galvojau, kad šiuo metu viskas jau su elektronika, bet ne, vistiek reikia popieriaus. Jei keliate prekes (ne asmeninį daiktą), būtina sąrašą. Jei tai tik įranga iš buvusio biuro, dažniausiai užtenka komercinės SF-eksporto, bet vokiečiai gana įkyrūs ribose. Buvo atvejis, kai neleido pravažiuoti, nes vienoje dėžėje nebuvo aprašyto „serijinio numeriaus“ ant serverio. Gaila, bet teko vėl grįžti ir daryti naujus dokumentus. Geriau turėkite viską parengta angliškai arba vokiškai, lietuviškai muitininkai dažnai tiesiog nusprendžia nekaityti.

Kaip elgtis su darbuotojų daiktais?

Čia yra paina vieta. Jei darbuotojai veža savo asmeninius daiktus (pėdsakus, puodukus, nuotraukas), tai gali būti laikoma asmeniniu perkraustymu, o ne komerciniu. O jei įmonė apmoka biuro ir verslo perkraustymą į Vokietiją greitai ir patikimai, tai vokiečių akimis tai gali atrodyti kaip privalomas apmokestinas atlyginimas. Labai rekomenduoju atskirti tą krovinią – arba darbuotojai vežia savo mašinomis, arba mes turime aiškiai pažymėti, kad tai yra komercinis inventorius, o ne asmeninis turtas, kitaip gausite rūpesčių su Mokesčių inspekcija abiejose šalyse.

Ar verta tuo rūpintis patiems ar geriau perduoti brokeriui?

Mano atsakymas paprastas: jei nesate ekspertas, nedirkite su muitine. Esu matęs, kaip verslininkai save dėlioja į spūstis ties Ilzenbergu, prarasdami dienas. Muitinės brokeris kainuoja, bet jis išsprendžia tuos rūpesčius. Ypač jei biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai reiškia jums pinigus (vėluojant prarandate sutartis), tai investicija į brokerį apsimoka. Jie žino tų vokiečių kodus, kurie man atrodo kaip kinų kalba. Sutaupysite nervus ir, tikėtina, baudas.

Ką daryti, jei trūksta originalių dokumentų ant technikos?

Tai bėda. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į elektroninės atliekų pervežimą (WEEE). Jei vežate senus kompiuterius be dokumentų, gali būti, kad jas tiesiog neleis įvežti arba privers susimokėti didelį mokestį už utilized (utilizavimą). Aš vieną kartą taip nuklydau, vežiau keletą senų serverių į sandėlį Hamburge, ir teko juos dokumentuoti kaip „metal laužą“, nors jie dar veikė. Geriau pasirūpinkite sertifikatais iš anksto, arba, jei technika sena, paverskite ją laužu oficialiai prieš išvykdami.

Logistika: kelyje, vairuotojai ir „štabeliai“

Kokias mašinas naudoti – pilną ar dalyvinę?

Čia viskas priklauso nuo tūrio. Jei turite tik kelias stalus ir kompiuterius, dalyvinė (prikabinta) gali užtekti, bet jos pakraunimo galia mažesnė. Pilna 40 pėdų fura tinka tikrai dideliems biuro ir verslo perkraustymams į Vokietiją greitai ir patikimai, kai perkeliate visą padalinį. Dalyvinės yra lankstesnės miestuose, bet vairuotojas gali būti pavargęs, jei jis vienas ir turi krauti patys. Profesionalus perkraustymas reikalauja krautuvų (paeiliui) vokiškose pusėse, o tai kainuoja. Tačiau jei norite, kad viskas išliktų vientisa, imkite didesnę mašiną su liftu.

Ar vokiečių keliai tikrai tokie geri?

Kaip vairuotojui man, taip ir klientams pasakysiu – keliai puikūs, bet tai irgi problema. Galima važiuoti greitai, bet ką daryti, jei dėžės nepakrautos tvirtai? Vokiečiai važiuoja greitai (net sunkvežimiai limiteriuose), tad stabdymas gali būti staigus. Esu matęs, kaip nukrenta serveriniai spintos, nes buvo padėtos ant paprastų europaletų be pririšimo. Jei norite biuro ir verslo perkraustymą į Vokietiją greitai ir patikimai, pasirūpinkite, kad krovinius „užbarstytų“ juostomis, o ne tik padėtų šalia šono.

Kaip su kalba susitvarko vairuotojai?

Tai realus klausimas. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba lietuviškai, o angliškai – varginančiai. Vokiškai mažai kas moka. Jei atvyksite į sandėlį Miunchene ir ten dirbantis vokietis pradės šauktis, kad mašina per didelė, mūsų vairuotojas gali tiesiog nusišypsoti ir žiūrėti į žemę. Todėl visada geriau, kad būtų kontaktinis asmuo vietoje, kuris kalba vokiškai, arba mums perduokite adreso instrukcijas su išsamiomis nuorodomis (kur yra vartai, kur statyti mašiną). Bendravimas sukuria saugumo jausmą.

Ar įmanoma atlikti perkraustymą per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – sunku ir brangu. Vokietijoje naktinio ramybės laiko ir savaitgalio darbo taisyklės griežtesnės nei Lietuvoje. Jei reikia iškrauti biurą sekmadienį ryte, tam reikalingas specialus leidimas (Ausnahmegenehmigung), arba turi rastis „draugiškas“ sandėlininkas. Dažnai šie biuro ir verslo perkraustymai į Vokietiją greitai ir patikimai vyksta sekmadieniais dėl to, kad pirmadienį jau reikia dirbti, bet kainos štai tada šokiruoja. Geriau derėkitės iš anksto dėl iškrovimo darbo laiko su vietiniais.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

O, buvo ir tokių. Prieš keletą metų mums užgeso variklis ties Magdeburgu. Kas tas? Klientas laukia, o mes stovime. Čia turi įsijungti draudimas. Bet tikrasis rūpestis – ne mašina, o krovinius. Reikia skubiai ieškoti pervežimo pagalbą. Jei pasirinksite patikimą partnerį (kaip mes, tikiuosi), turime sutarčių su pagalbinėmis tarnybomis Vokietijoje. Nepatirkite to, neleiskite mašinai važiuoti su senomis padangomis, tik dėl to, kad būtų pigiau. Taip sutaupote 50 eurų, bet prarandate dieną.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti vietiniams

Ar reikalingas „Anmeldung“ (registracijos) adresas?

Jūs keliate įrangą, o ne gyventi, tačiau dažnai reikia adreso, kur vežate. Vokiški sandėlininkai gali nepriimti prekių be aiškaus paskirties adreso ir įmonės registracijos numerio. Jei neturite biuro patalpų, reikės laikino adreso. Žinoma, aš ne advokatas, bet iš praktinės pusės – be tinkamo gavėjo duomenų („Empfängerdaten“) mes negalime užpildyti CMR sąskaitos. Tai būtina sąlyga sėkmingam biuro ir verslo perkraustymui į Vokietiją greitai ir patikimai.

Kaip su apsauga ir saugumu biure?

Vokietija saugi, bet vagystės statybų aikštelėse arba prie sandėlių įvyksta. Mes vieną kartą palikome fura atvirame kieme Kelne, o ryte nebebuvo paėmimo įrenginių skyriaus. Nebuvo daug, bet nepatogumo buvo daug. Todėl visada raginu užsisakyti pristatymą su galimybe uždaryti mašiną arba naudotis saugomais sandėliais. Neklausykite „kaimyno patarimo“, kad viskas bus gerai – užrakinkite viską, kas juda.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmenimis?

Tai gana dažnas klausimas – įmonė perkelia biurą, o kartais ir „socialinio stock“ (vynų, alaus) keletą dėžių atiduoda darbuotojams ar partneriams. Legaliai tai yra prekė, reikalaujanti akcizo dokumento (EMCS), jei kiekis didesnis. Jei dėžės pora, dažnai praeina, bet jei muitininkas užklaus, o jūs neturite dokumentų – gausite baudą ir konfiskaciją. Geriau tuos dalykus vežti atskirai, kaip asmeninį krovinį, o ne maišyti su komerciniu biuro ir verslo perkraustymu į Vokietiją greitai ir patikimai.

Ką daryti su baldais, kurie netinka standartinėms durims?

Senieji vokiški biurai turi labai didelių durų, bet kai kurie modernūs – visai atvirkščiai, siauri. Aš klausiu: matėte anksčiau tą biurą? Jei ne, gali būti, kad jūsų didelė konferencijos stalą teks išardyti. Mūsų komanda su tuo išsitiesia, mes turime įrankių, bet tai papildomas laikas. Jei sakykite „greitai“, o vėliau pasirodo, kad reikia išmontuoti sofą – tai nėra greitai. Matuokite duris prieš kraunant!

Ar tų vietų (Vokietijoje) reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Vokiškas tvarkomumas – tai ne mitas. Jei dėžėje parašyta tiesiog „Biuras“, ten gali neįleisti sandėlio vadovo. Jis mato „Büro“ ir klausia: „Kas viduje? Kiek sveria? Kas yra štai čia?“. Geriau turėti sąrašą (Packlist) ant kiekvienos dėžės su numeriu, kuris atitinka bendrą sąrašą. Taip biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai nebus sustabdytas detalių patikrinimo metu. Vokiečiai mylii sąrašus.

Pinigai, sutartys ir rizikos

Kiek tai viskas kainuoja apytiksliai?

Klausiate „kiek“, o aš atsakau – „nuo ko“. Priklauso nuo tūrio, atstumo (ar į Miuncheną, ar į tuos pasienio miestus), ar reikia krautojų. Vidutiniškai kilogramas kainuoja nuo 0,30 iki 0,60 euro, tačiau tai labai apytiksliai. Brangiausia kainuoja skubumas. Jei pasakote „reikia rytoj“ – kaina šuoliais aukštyn. Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios Vokietijoje, deja, aukštesnės nei Lietuvoje (dažniausiai). Geriau prašykite tikslų apskaičiavimą pateikus detaulų sąrašą.

Ar galima pasitikėti firmomis, kurios siūlo neįtikėtinai pigiai?

Žinoma, galima, bet tik jei norite prarasti turą. Rinkoje yra „pavogtų“ krovinių istorijų, kai užsisakyta pigi firma, parvežė daiktus į sandėlį prašyti papildomo mokesčio (kuris vėliau viršija sutartą kainą dvigubai). Tokios firmos dažnai neturi legalių dokumentų arba veikia „pilka zona“. Aš esu matęs, kaip tokie „vežėjai“ dingsta su mobiliaisiais telefonais išjungtais. Sutaupyti 200 eurų neverta to rizikos. Tikrą biuro ir verslo perkraustymą į Vokietiją greitai ir patikimai gali atlikti tik įmonė su draudimu ir istorija.

Kokios draudimo rūšys būtinos?

Turi būti ne tik transporto draudimas (techninė priemonė), bet ir krovinių civilinė atsakomybė. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 8,33 SDR (Special Drawing Rights) už kilogramą, tai labai mažai (apie 10 eurų). Jei vežate brangų serverį arba meninius kūrinius į biurą, būtinai reikia papildomo (All Risk) draudimo. Vienas klientas nebesusigražino 10 tūkst. vertės spaudos, nes pasitikėjo standartiniu draudimu. Nepadaręs klaidos (tiksliau, jis padarė, nepapildęs draudimo).

Ar imamas užstatas (avansas)?

Dažniausiai taip, ypač jei dirbame pirmą kartą. Ne todėl, kad nepasitikiu jumis, o todėl, kad aš turiu užmokėti vairuotojui, kurį, beje, reikia maitinti ir apgyvendinti. Pinigų grįžimo garantija be sutarties yra menka. Jei įmonė neprašo užstato, tai gali būti signalas, kad joms labai reikia pinigų dabar, arba (blogiau atveju) kad jiems nesvarbu, ar grąžinsite, nes nieko neveš.

Kaip elgtis, jei įvyko žala kelyje?

Pirmiausia – nerašykite nieko savo kaltės pripažinimo. Jei dėžės įdrėsktos, užfiksuokite tai nuotraukomis vietoje. CMR protokolas turi būti parašytas tuo pačiu metu, kai iškraunama. Jei pasirašote, kad „viskas gerai“, ir važiuojate atgal, o rytdieną skambinate, kad stalo koja sulūžo – nieko nebegalėsite padaryti. Mano patirtis rodo, kad vokiečiai šiuo klausimu labai principingi, be dokumento jis net nepažiūrės į skundą. Būkite atidūs.

Ar moka PVM?

Tarp ES šalių, jei abiejų įmonių yra PVM mokėtojų kodai, prekių pervežimas (transporto paslauga) paprastai apmokestinamas atidėliai arba nėra (pirkėjas moka savo šalyje, jei taip sutarta). Čia gali būti sudėtinga, jei viena pusė ne PVM mokėtojas. Aš nebuchalteris, todėl visada patariu pasikalbėti su savo apskaitininku dėl „Reverse Charge“ mechanizmo. Svarbiausia, kad sąskaitoje būtų nurodytos teisingos PVM kodų formacijos (PVZ numeriai). (Čia tikėtina rašyta klaida, turėtų būt PVM, bet suprasit).

Techninės ir IT smulkmenos

Kaip vežti serverius be jų išjungimo?

Negalima. Griežtai draudžiama. Ne tik kad pavojinga duomenims, bet ir technikai. Vokiečių pareigūnai gali uždaryti mašiną, jei pamatys švytuojančius indikatorius, jei įtars, kad tai nelegali transliacija ar kas nors panašaus (keista, bet buvo). Išjunkite viską, ištraukite laidus, užfiksuokite, kur kas buvo prijungta. Žinoma, aš ne IT specialistas, tačiau per tą laiką išmokau, kad kabelių maišai sukuria daugiausia problemų galiniame taške. Pažymėkite viską.

Ar reikia specialių dėžių monitoriams ir IT įrangai?

Be abejo. Nekraukite monitorių į paprastas kartonines dėžes be putų. Vokietijos keliai – tai ne krovinių testavimo poligonas, bet vibracija vis tiek yra. Putų (pūsto polistirolo) dėžės – privalomas dalykas. Jei neturite originalių dėžių, reikės išsinuomoti arba nusipirkti specializuotų įrangos dėžių (Crates). Tai užtikrina, kad biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai baigsis ne su sulūžusiu ekranu, o su įjungtu kompiuteriu.

Kaip su duomenų saugumu?

Duomenys – tai brangiausias turtas šiandien. Aš negarantuodu, kad mano vairuotojas nebus peržiūrėtas (nors jieems neįdomūs jūsų Excel lentelės), bet rizika egzistuoja. Jei turite labai slaptų duomenų, geriau juos užšifruoti arba vežti atskirai, ne su bendra krovinių mašina. Taip pat, įsitikinkite, kad išjungėte visus „Remote Access“ kanalus, kad niekas negalėtų prieiti prie sistemos, kol ji stovi furoje.

Ar reikalinga priežiūra prieš iškraunant?

Taip, būtina. IT įrangą reikia ne tik iškrauti, bet ir prijungti tinkamai. Vokiečių techninė pagalba brangi (o, tikrai brangi), todėl verta nuvežti savo IT vadybininką su kroviniu, arba pasirūpinti, kad vietinis partneris turėtų techniką. Nėra nieko blogiau, nei atvesti viską, o vėliau dieną ieškoti, kur dingo maitinimo laidas.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet yra apribojimai. Jei augalai lauke buvo, turi būti be žemės ant šaknų arba sterilizuota žemė, kad neperneštų kenkėjų. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta. Geriau patikrinkite, ar tą augalą galite nusipirkti Berlyne lengviau, nei jį vežti iš Vilniaus. Kartais biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai sukelia problemų dėl begėdžių vabzdžių, kuriuos gali rasti dėžėse.

Finaliniai patarimai ir išvados

Ką daryti, jei viskas prasideda vėluoti?

Būkite ramūs. Skambinkite man (savo vežėjui), ne verkite į telefoną. Jei žinome ankstyviau, galime pakeisti maršrutą arba surasti pagalbą vietos. Vėlavimas yra dalis mūsų verslo, todėl turime planus B. Žinoma, jei vėluojame dėl to, kad klientas nebuvo pasiruošęs (nesuteikė dokumentų), tai jau ne mūsų kaltė. Nedarykite spaudimo vairuotojui, kai jis vairuoja – tai pavojinga.

Ar verta rūpintis dėžėmis (pakavimu) pats?

Taip, jei norite sutaupyti. Mes galime atvežti tuščias dėžes iš Vokietijos atgal (jei ten tų dėžių reikia), bet dažniausia pigiau nusipirkti lietuviškų. Tik svarbu, kad dėžės būtų tvirtos. Kartais klientai bando taupyti ir ima senas mažmeninės prekybos dėžes – jos sugrūsta po svorio. Nenaudokite to.

Kod�l verta rinktis mus, o ne „Amazon Freight“?

Kodėl? Pas mus galite paskambinti ir sužinoti, kur yra jūsų dėžės realiu laiku, kalbėti su žmogumi, o ne su botu. Mes žinome savo klientus. Taip, didelės firmos pigesnės, bet jos nežino, kas yra biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai tuo ramiu, žmogišku būdu, kai reikia padėti nešti dėžę iki antro aukšto be lifto. Mes dirbame su problemas, o ne tik su blankais.

Kaip atrodo idealus klientas?

Idealus klientas yra tas, kuris duoda sąrašą, pasako tiesą apie sunkumą (nepasako „vien spintą“, kai yra dešimt) ir laukia. Jis nedaro spaudimo, kai vairuotojas turi pilną poilsio laiką. Su tokiu klientu mes nuveikiame stebuklus. Būkite toks klientas.

Ar turite ką nors pridėti pabaigai?

tiesiog tepasirūpinkite kava vairuotojui kai jis atvyks iškrauti. Tai nedidelis dalykas, tačiau vokiškas „Kaffee“ su keksnu padaro stebuklus. O jei rimčiau – patikrinkite, ar sandėlyje, į kurį vežate, yra ventiliavimas. Vasarą fura gali tapti orkaitė, o tai g Sugadinti elektroniką. Smulkmenos lemia sėkmę.

Ar verta viską daryti patys?

Gal, jei turite laisvą laiką, nerimus ir norit išmėginti jėgas. Bet jei jums svarbus verslas ir norite, kad viskas veiktų nuo pirmo sykio – patikėkite profesionalams. Biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai neįmanomas be žinių ir patirties. Nekelkite sau rūpesčių, neverta to.

Išvada

Na, štai ir viskas ką norėjau pasakyti. Nesitikėkite, kad bus lengva, bet su gerais pasiruošimais ir sąmoningu požiūriu viskas įmanoma. Aš matęs daug pervežimų, kai viena dėžė sukuria daugiau problemų nei 10 tonų krovinių. Rinkdami partnerį, žiūrėkite ne į kainą, o į akis. Jei jie sako, kad biuro ir verslo perkraustymas į Vokietiją greitai ir patikimai bus „be problemų“ – būkite abejingi. Problemų visada būna, svarbiau žinoti, kaip jas išspręsti.