Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių: kas tikrai laukia kelionėje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o gal net daugiau, laikas skrenda. Per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų, kaip šveicariški laikrodžiai, pervežimų iki tokio chaoso, kad norėtųsi tiesiog užsidaryti namuose ir niekur neiti. Dažniausiai žmonės ieško būdo, kaip atlikti biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos kuo mažiau sukrėtus savo nervų sistemą, ir tai visai suprantama. Vokietija arti, tačiau logistika ten gana griežta, o biuro reikmenys – tai ne tik kėdės ir stalai, tai yra jūsų verslas. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti keletą niuansų, kurių nerasite jokiose brošiūrose, kurias dalija didelės perkėlimo firmos. Aš jums pasakysiu taip, kaip yra iš tiesų, be reklamų ir užmaskuotų paslaugų.

Pradžia: kaip viskas vyksta (ir kodėl visada trūksta laiko)

Ar tikrai reikia profesonalų, ar galima susitvarkyti patys?

Galima susitvarkyti patys, jei turite tik du stalus ir penkias kėdes, bei jei jums niekur nereikia skubėti. Bet kalbant apie pilną biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos, tai savo jėgomis dažnai pasidaro brangu ir pavojingu. Vokiški baldai dažnai yra sunkūs, surinkti kompleksiniais būdais, be to, reikia turėti tinkamą transportą. Nors ir atrodo paprasta, nuvežti krovinią per sieną reikalauja teisingų dokumentų. Jei klupsite ant muitinės, tai gali kainuoti daugiau nei perkėlimo paslauga. Taigi, jei vertinate savo laiką ir nervus, geriau kreiptis pagalbon, nors aš ir pats pirmiausia mėgčiau sutaupyti.

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti tokį renginį?

Idealiai – mažiausiai mėnesį, o geriau šešias savaites. Ypač jei perkėlimas vyksta vasarą, kai visi juda. Reikia užsakyti sunkvežimį, suderinti laiką su pastato administratoriumi Vokietijoje (jie gali būti labai griežti dėl liftų rezervacijos). Jei skubate, rasiems ką nors, bet kaina bus aukštesnė, o rizika – didesnė. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas skambino sekmadienį ir norėjo viską nuvežti antradienį. Mes tai padarėme, bet buvo šventa, tad teko mokėti už vairuotojo viršvalandžius dvigubai. Planuokite anksti, tai išties sutaupo daugiau nei galvojote.

Ką daryti su dėžėmis – kur gauti ir kiek jų reikia?

Dėžių klausimas visada pasidaro bėda. Reikėtų pirkti naujas, stiprias, o ne gaudyti iš parduotuvių kiemų. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad dėžės neišsiplėštų kelyje, nes keliai kartais būna... na, tokie, kad keliauja net tik krovimas, bet ir judėjimas. Paprastai sako: vienam darbuotojui reikia 5-7 dėžių. Bet žinote, kai pradedi ruošti, visada pasirodo daugiau daiktų. Asmeniniai daiktai, archyvai, tie begaliniai spaudiniai. Gaukite dėžių daugiau, liks pernešti į kitą biurą arba namus, o jei trūks – tai stresas. Mes galime tiekti dėžes, apie tai reikia paprašyti iš anksto.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš atvykstant?

Ne visada, bet dažniausiai taip. Dideli konferenciniai stalai, gretos, sekcijos – viską reikia išardyti. Vokiškas baldas dažnai yra labai geros kokybės, bet ir labai sunkus, pernešti jį surinktą per duris beveik neįmanoma, be to, gali lūžti. Jei turite standartinius darbo stalus ant kojelių, galima palikti. Bet vėl gi, priklauso nuo lifto dydžio. Turiu omenyje, kad jei liftas mažas, netgi nedidelį stalą teks išmontuoti. Geriau palikti tai mums, mes su savimi turime įrankius, o vairuotojai moka tai daryti greitai. Jūs tik nurodykite, ką reikia išardyti, o kas palikti surinktą.

Kaip susitvarkyti su asmeniniais daiktais?

Tai yra jūsų atsakomybė. Mes pervežame dėžes, bet mes nežinome, kas jose yra. Aš visada patariu darbuotojams pasiimti brangiausius daiktus (nešiojamus kompiuterius, piniginę, dokumentus) su savimi į automobilį. Ypač jei pervežimas trunka kelias dienas. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos yra saugus, bet visada egzistuoja nedidelė tikimybė, kad dėžė gali paslysti arba dulkėti. Nereikia palikti ant stalo vitaminų arbatos puodelių, nes po kelias šimtus kilometrų visa tai gali būti nebeįmanoma naudoti. Užpakuokite viską į dėžes ir uždarykite juos lipnia juosta.

Kelionė: vokiečių keliai ir vairuotojai

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Dažniausiai taip, bent jau tie pagrindiniai, kurie važinėja maršrutu Vokietija-Lietuva. Bet reikia pripažinti, kad ne visi kalba lyg filologai. Pakanka suprasti instrukcijas, suskalbėti su muitininku arba su pastato sargu. Jei reikia sudėtingesnių derybų, pvz., dėl prasto privažiavimo, dažniausiai išsiverčiame rankų kalba arba aš pats paskambinu iš Lietuvos (jei aš nevažiuoju su juos). Vokietijoje žmonės yra disciplinuoti, bet jei nesuprasite, ką jie liepia dėl automobilio stovėjimo, gali būti nemalonumų. Tačiau su mumis tokie neskundai, vairuotojai jau patirti.

Kiek laiko trunka pati kelionė?

Priklauso nuo to, kur tiksliai Vokietijoje esate. Iš Berlyno ar Miuncheno skirtingi atstumai. Paprastai tai viena diena važiavimo, tačiau reikia prisiminti apie poilsio laikus. Vairuotojas negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Taip pat, „Autobahn“ – tai ne visada lenktyninė trasa, ten dažnai būna dideli spūstys, ypač prie Hamburgo arba statybų zonose. Vieną kartą mes užstrigome statybų juostoje 4 valandas. Taigi, jei skambinate ir klausiate, kur jūsų daiktai, nekeiskite, jei sakau „užstrigome“. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos nėra tik kelias, tai ir laukimas.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Technika yra technika. Jei sugenda, mes kviečiame pagalbą iš artimiausios autoserviso paslaugų. Jei dėl to vėluojame, mes visada skambiname klientui ir pranešame. Negaliu pasakyti, kad tai nutinka kasdien, bet per 20 metų buvo kartų. Tada reikia kantrybės. Svarbiausia, kad krovinys būtų uždraustas. Ir žinokite, vokiška technikos pagalba yra greita, brangi, bet greita. Taigi, tikėkitės vėlavimo, bet ne daugiau kaip parą, nebent kas tikrai baisiai lūžta.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje nakčiai?

Sunkvežimiai turi užraktus, daugeliu atvejų ir GPS sekimo sistemas, tačiau aš niekada negaliu garantuoti 100 proc. saugumo, jei mašina stovi tamsoje kažkur po miestu. Todėl stengiamės važiuoti taip, kad naktį būtų apsistoję saugiose aikštelėse arba pervažiuotume per sieną. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą dažniausiai vyksta be sustojimų pavojingose vietose. Jei krovinys labai vertingas (pvz., serveriai, brangūs meno kūriniai), mes galinome įrengti papildomą apsaugą arba siūlyti lydėjimą, bet tai kainuoja. Klasikinis biuras paprastai keliauja be problemų.

Kas su orais? Žiemos rizikos?

Žiemoje viskas apsiverčia į loteriją. Vokietijoje žiemos gali būti švelnesnės negu čia, bet kalnuose (jei ten važiuojate) gali būti sniego. Svarbiausia – dėžės. Jei dėžė stovi ant grindinės, o ten vėliau lietus arba sniegas jiems ant pečių, tai gali būti blogai. (Nors turime užsklandas, bet vėjas yra vėjas). Taip pat, jei kelyje šlapia, stabdymo atstumas padidėja. Aš visada sakau vairuotojams – geriau vėluoti nei važiuoti per greitai su pilnu biuru gale. Taigi, oras gali daryti įtaką terminui, bet ne saugumui, jei viskas užfiksuota.

Dokumentai ir oficialūs dalykai (nuobodžiausia, bet būtina dalis)

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai ES šalys?

Techniškai tai yra prekių judėjimas tarp ES šalių, tačiau jei tai yra komercinis siuntimas (ne asmeninis daiktų pervežimas), tai dažnai reikia pateikti sąskaitas faktūras ir krovinio apyrašus. Muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai tai nėra prekyba be PVM mokėjimo. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos dažnai susiduria su Intrastat reikalavimais arba patikrinimais. Jei viską tvarkingai užpildome (mes tai padarome), jūs net neturėtumėt jaustis skirtumo. Jei bandysite vežti kažką nelegalaus, tada bus problema. Dokumentai turi būti tvarkingi, vokiečiai mėgsta tvarką.

Kas yra CMR sąskaita ir kodėl ji svarbi?

CMR – tai tarptautinis vežimo dokumentas. Jis įrodo, kad perėmėme krovinį, jame nurodyta kiekis, būklė (pavyzdžiui, „be pažeidimų“) ir pristatymo vieta. Be šio dokumento vairuotojas negali važiuoti. Jis yra kaip kelionės bilietas jūsų daiktams. Jei atvyksta ir dėžės sutrupėjusios, šis dokumentas padeda spręsti ginčus. Būtinai patikrinkite, kas ten parašyta, pasirašydami pristatymą. Kartais vairuotojai gali užmiršti užrašyti, kad buvo 20 dėžių, o parašyti 18. Tada prasideda „kur dingo dvi dėžės?“. Taip, buvo atvejų. Tikrinant dokumentus (čia reikia tikslumo) išvengsite nemalonumų.

Ar reikia mokėti PVM arba mokesčius?

Jei pervežate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (tarp tų pačių savininkų), tai paprastai PVM ne taikomas, tai vadinama vidiniu perkėlimu. Tačiau reikia turėti dokumentus, kad įrodytumėte tai muitinės pareigūnams. Jei parduodate biurą kitai įmonei Lietuvoje, tai jau yra prekyba, ir reikės apskaičiuoti PVM. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių reiškia, kad mes pasirūpiname dokumentais, o jūs pasirūpinkite teisiniu pagrindu (pardavimo sutartis arba perdavimo aktas). Mes ne teisininkai, mes logistikai, tačiau su šiais dalykais esame susidūrę daug kartų.

Ar galiu įtraukti asmeninių daiktų į tą patį krovinį?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduoju maišyti. Jei dokumentuose parašyta „biuro baldai“, o viduje randa dviratį arba senus drabužius, muitinė gali sustabdyti visą mašiną apklausai. Be to, jei įvyks įvykis (pvz., gaisras arba sudužimas), draudimas nebus mokėtas už daiktus, kurie nebuvo deklaruoti. Geriau vežti asmeninius daiktus atskirai arba aiškiai juos išskirti dokumentuose. Nors daugelis sako „o tai tik kelios dėžės su knygomis“, bet vokiečiai gali būti griežti. Žinote, taisyklės yra taisyklės.

Kainos ir biudžetas (apie ką visi bijo klausti)

Kiek apytiksliai kainuoja biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti vienu sakiniu. Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo, prieigos prie patalpų (ar reikia nešti per 4 aukštus be lifto) ir paslaugų apimties. Paprastai mažas biuras (1-2 kambariai) gali kainuoti nuo 800-1000 eurų, o didelis atviras biuras (open space) – kelis tūkstančius. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos kainuoja pigiau nei iš Ispanijos, bet brangiau nei iš Lenkijos dėl vairuotojo darbo užmokesčio Vokietijoje. Geriausia atsiųsti inventorizaciją arba nuotraukas, tada paskaičiuosiu tiksliai. Ne, aš negaliu pasakyti „tikslią kainą“ akimirksniu.

Kas dėl papildomų mokesčių? Ar jų yra?

Yra, ir apie juos reikia kalbėti iš anksto. Pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikia statyti „pėsčiųjų zoną“ (pastoliai), kad išnešti stalus pro langą (nes neina per duris), tai kainuoja. Taip pat, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei 2 valandas, nes darbuotojai dar nepakuošė dėžių, tai gali būti mokestis už laukimą. (Nors mūsų vairuotojai kantrūs, bet jų laikas taip pat pinigas). Taip pat, dėžių, pakavimo medžiagų kaina. Jei norite „viskas įskaičiuota“, pasakykite iškart, kad nereikėtų stebėtis paskutinių sąskaitų.

Ar reikia mokėti užsidėti (avansą)?

Įprasta praktika yra ta, kad imame mažą užstatą (pvz., 30 proc.) užsakymui patvirtinti. Tai užtikrina, kad mes tiekiamas mašinas ir vairuotojus, o jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Yra buvę atvejų, kai klientas susirado pigiau ir tiesiog nebeatsiliepė, o mes jau buvome atsiuntę mašiną. Tai neišvengiamas nuostolis. Likusią dalį mokate, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba prieš išvežimą, priklausomai nuo pasitikėjimo lygio. Mums svarbu, kad abiejų pusčių būtų ramu.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia nešti daiktus į aukštą be lifto?

Žinoma. Nešti stalus į 4-ą aukštą laiptais yra fiziškai sunkus darbas. Reikia daugiau žmonių, daugiau laiko, o tai visiškai keičia kainą. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos dažnai susiduria su senais pastatais, kur lifto nėra arba jis per mažas. Mes tada turime samdyti papildomą krovėją vietoj vietinio. Vokiškos darbo jėgos kainos nėra mažos. Todėl, jei galite, iš anksto patikrinkite, ar yra liftas, ir ar jis tinkamas. Kartais pigiau nuomoti liftą laukui nei mokėti už darytojus, bet tai jau techniniai niuansai.

Pristatymas ir galutiniai darbai (kai viskas atvyksta)

Kaip vyksta iškrovimas Lietuvoje?

Atvėrus sunkvežimio duris, mes pradedame iškrauti. Pagrindinis taisyklė: dėžės nešamos į tas patalpas, kurios pažymėtos (pvz., „Apskaitas“, „Vadovas“, „Virtuvė“). Jei ant dėžės nieko neparašyta, mes jas sukrauname koridoriuje, o tada jūs turite patys rasti, kas kur. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos baigiasi tada, kai paskutinė dėžė yra patalpoje. Mes nešiojame daiktus, mes neįrengiame jūsų kompiuterių tinklo. Jei reikia padėti išpakuoti, tai papildoma paslauga, reikia sutarti.

Kas nutinka, jei kažkas susilaužo kelyje?

Tai įvyksta. Nors mes kruopštūs, bet vairuotojas gali staigiai stabdyti, o dėžė nukristi. Arba, nešdami staigų kampą, galima įbrėžti sieną arba lentyną. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Jis dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai apie 10-12 SDR vienam kilogramui, arba kaip susitarta). Jei lūžta brangus serveris, kuris nebuvo tinkamai supakuotas, gali būti problemų su išmokėjimu. Visada rekomenduoju drausti ypatingai brangius daiktus atskirai. Bet įprastų biuro kėdžių laužymas retai kada sukuria didelių nuostolių, pasitikėkite.

Ar padedate surinkti baldus vėl?

Taip, tai mūsų darbas. Vairuotojai arba mūsų komanda Lietuvoje surinks stalus, pastatys lentynas, uždės duris spintoms. Svarbiausia, kad turėtumėte visus varžtus ir detalės. Vieną kartą klientas Vokietijoje išmontavo spintą ir metė visus varžtus į vieną maišelį, o tas maišelis dingo. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos tampa košmaru, kai reikia ieškoti atitinkamų varžtų statybinių prekių parduotuvėse. (Gaila, bet tokių situacijų būna). Jei viskas tvarkingai sudėta į maišelius su užrašais „spinta A“, surinkimas trunka valandą-dvi.

Kas su šiukšlėmis (pakavimo medžiagomis)?

Pakavimo medžiagos – dėžės, putos, folija – tai plastikas ir popierius. Mes galime jas susirinkti ir išvežti, jei sutarte. Kartais klientai nori palikti dėžes sau, jei planuoja judėti dar kartą arba jas naudoti sandėliuose. Jei ne, mes jas išvežiame į perdirbimą. Tai dažnai įeina į kainą, bet jei dėžių yra šimtas ir jos užima pusę sandėlio, gali būti papildomas mokestis už šiukšlių išvežimą. Geriau aptarti iš anksto, kad nebūtų nesutarimų paskutinę dieną.

Ar galite padėti su patalpų ištuštinimu Vokietijoje?

Taip, tai vadinama „patalpų ištuštinimo“ paslauga. Kai nusipirkote biurą Vokietijoje ir ten liko seni baldai, kurių jums nereikia, mes juos išnešame. Galime nuvežti į šiukšliadėžę (jei tai neperdirbamos medžiagos) arba į labdaros organizaciją, jei dar tinkamos. Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl šiukšlių rūšiavimo. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos dažnai susijęs su senų daiktų atsisakymu, todėl mes turime kontaktus, kur juos nuvežti legaliai. Negeriau būti girtas vairuotojas su nelegaliomis šiukšlėmis.

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir išmontuoti atsargiai. Jei jūsų IT specialistas tai padaro, mes pervežame fiziškai. Jei reikia mūsų pagalbos, mes turime žmonių, kurie supranta, kas yra „rack“ ir kas yra „switch“. Bet aš visada primenu – atsarginės kopijos! Jei serveris nukrenta, duomenų atkūrimas ne mūsų kompetencija. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos apima ir techninę įrangą, bet atsakomybė už duomenis visada lieka ant jūsų IT vadovo. Gera žinia ta, kad mes turime specialias dėžes su amortizacija būtent šiai įrangai.

Ar galima keisti planą paskutinę minutę?

Galima, bet tai brangu. Jei mašina jau važiuoja link Berlyno, o jūs nusprendžiate, kad reikia važiuoti į Miuncheną, tai... na, tai neįmanoma be didelių papildomų išlaidų. Mažesni pakeitimai, pvz., „užmiršau dėžių sandėlyje, reikia užvažiuoti“, įmanomi, jei tai yra maršrute. Bet jei tai reiškia dienos vėlavimą, reikės sumokėti vairuotojui už laiką. Mes stengiamės būti lankstūs, nes žinome, kad verslo pasaulyje viskas keičiasi, tačiau logistika mėgsta planus. Geriau pranešti prieš 3 dienas nei prieš 3 valandas.

Kas dėl augalų? Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet jie keliauja atsakomybe jūsų. Sunkvežimio sandėlis nešildomas (išskyrus specialius autorefrigeratorius, kurie labai brangūs). Žiemą augalai gali užšalti, o vasarą – išdžiūti. Be to, augalai turi dirvožemio, o tai – biologinė medžiaga. Muitinė gali domėtis, ar nėra kenkėjų. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių apima daug dalykų, bet augalai visada yra rizika. Aš patariau juos vežti atskirai, jei keliomis mašinomis, arba palikti Vokietijoje kolegoms dovanai. Nenorėčiau, kad atvyktų diena, kai jūsų mėgstamas fikusas tampa ledu.

Kaip susitarti dėl parkavimo Vokietijoje?

Tai jūsų užduotis. Vokietijos miestuose, pvz., centre Frankfurte, uždrausta stovėti sunkvežimams be leidimo. Jei vairuotojas atvažiuos ir negalės statyti mašinos, jis gali stovėti ratu ir laukti, o tai kainuoja. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės arba susitarti su pastatu dėl vietos. Kartais galima užsidėti „Leergut“ (tuščias krovinys) ženklą ir stovėti trumpam, bet policija yra greita. Mes padedame su technika, bet su vietinėmis taisyklėmis geriausiai išsiverčiate jūs, vietiniai.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų „skelbimą“?

Turiu daug metų patirties. Aš žinau, kur yra geriausi cechai pailsiui kelyje, kaip kalbėti su griežtais vokiškais sargais, ir ką daryti, jei pasidaro problema. Pigūs skelbimai dažnai baigiasi taip: jie paima pinigus, atvyksta su sena „Gazelėmis“, o pusė daiktų sugadinta. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos yra investicija į jūsų verslo stabilumą. Mums svarbus bendravimas ir sklandumas. Nors aš kartais galiu būti užsiėmęs ir neatsiliepti iš karto, aš visada stengiuosi padaryti darbą taip, kad jums nereiktų galvoti apie logistiką.

Išvada

Galiausiai, tai nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Biuro inventoriaus perkėlimas iš Vokietijos gali būti tik paprasta operacija, jei pasitikit su žmonėmis, kurie žino, ką daro. Pagrindinis dalykas – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad viskas vyks automatiškai. Pasirūpinkite dokumentais, dėžėmis ir prieiga, o mes pasirūpinsime, kad ratais sukasi. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, ten bus jaukia. Ir dar vienas dalykas – nepamirškite padėkoti vairuotojams, jie dirba sunkiai.