Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu: iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu nėra joks lengvas pasivažinėjimas. Dažnai klientai atvažiuoja pas mane, sako: „Čia paprasta, tiesiog pakraukite ir vežkite“, tačiau realybėje viskas yra kur kas sudėtingesnė. Vokietija neleidžia sau nusišnekėti, ten reikia tikslumo, o mūsų darbas yra tas tarpininkas, kuris viską suveda į vieną vėžį. Aš čia noriu papasakoti, kaip tai vyksta be jokių gražių žodžių, tiesiog kaip yra, su visomis toms bėdomis ir džiaugsmais, kuriuos patiriu kasdien. Jei planuojate perkelti savo verslą, geriau sužinokite iš karto, ką reiškia tvarkingas logistikos procesas.

Bendri klausimai ir procesas

Kiek laiko užtrunka viskas organizuoti?

Sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek turite to daiktų. Jei tai tik keletas dėžių su dokumentais, tai biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu gali įvykti per dvi dienas, bet jei reikia perkelti visą biurą su baldais, tai gali užeiti ir savaitę. Reikia suderinti laiką su vairuotojais, surasti vietą krovininiame automobilyje (šiuo metu jų trūksta, tiesiog katastrofa) ir paruošti dokumentus. Aš visada sakau klientams – neleiskite iki paskutinės minutės, nes vėliau kainuos brangiau.

Kas tas „užsakymo valdymas“ iš tikrųjų yra?

Tai yra tas darbas, kurį jūs nematote. Aš ne tik ieškau mašinos, aš dar seku, kad ji nepristigtų, kad vairuotojas neprarastų kelio, kad dokumentai būtų užpildyti teisingai. Vieną kartą vairuotojas paskambino ir sakė, kad yra netoli Miuncheno, bet iš tikrųjų buvo netoli Štutgarto (toks jis buvo „netoli“), ir teko viską perplanuoti. Tą valdymą ir atlieku – aš esu jūsų ausys ir akys tol, kol krovinys neatvyksta į vietą.

Ar galima veži bet kokią dieną?

Teoriškai galima, bet praktiškai ne. Vokietijoje yra griežti taisyklės, kada sunkvežimiai gali važiuoti, o kada turi stovėti. Pavyzdžiui, jei pristatymas yra į miesto centrą, ten dažnai reikia specialių leidimų naktinei vežlai. Aš vieną kartą padariau klaidą ir nustatiau pristatymą sekmadienį, baisiai nusiskundė vokiečių partneris, nuo to laiko tikrinu visus grafikus tris kartus.

Ar reikia įmonės atstovo buvimo vietos?

Būtina ne visada, bet labai rekomenduoju. Yra situacijų, kai vairuotojas nežino, kur įvažiuoti į sandėlį arba kodėl neatsidaro vartai. Jei ten nėra jūsų žmogaus, gali tekti laukti valandas, o laukimas – tai pinigai. Geriau, kad kas nors paduotų tu raktus arba parodytų, kur krauti.

Kokias mašinas naudojate?

Dažniausiai tai 3,5 tonų „Gyvulėliai“ (kai mažiau krovinio) arba dideli 40 pėdų tentai (kai pilnas biuras). Pasirinkimas priklauso nuo tūrio, ne nuo svorio, nes baldai dažnai lengvi, bet dideli. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu reikalauja, kad aš tinkamai parinkčiau mašiną, kitaip tiesiog netilpsime arba per daug sumokėsite už orą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia sąskaitos-faktūros ir pakavimo sąrašo. Be šių dviejų dalykų per sieną nepraeisite. Vokietijos muitinė labai griežta, jei dokumentuose nėra nurodyta, kas yra dėžėje, gali nukreipti visą krovinį atgal. Aš vieną kartą mačiau, kaip dėl vienos klaidos apraše buvo sulaikytas visas sunkvežimis su baldais trims dienoms.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei vežate įmonės turtą į kitą įmonės filialą (taip vadinamas „vidinis perkėlimas“), tai PVM mokėti nereikia, tačiau reikia užpildyti specialų prašymą. Jei parduodate arba perduodate kitai įmonei, tada taip, reikės apskaičiuoti mokesčius. Čia aš dažnai konsultuojousi su buhalteriais, nes pats ne visada žinau visus jūsų vidinius reikalavimus.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis būtinas?

EX1 (arba dabar jau vadinamas eksporto deklaracija) reikalingas, jei išvykstate iš Lietuvos (ar ES zonos) ir norite įrodyti, kad prekės išvyko. Be jo, gali būti problemų su PVM grąžinimu. Aš dažnai sakau, kad geriau padaryti ir nereikėti, nei reikėti ir neturėti.

Kas daryti, jei prarandu dokumentus kelionės metu?

Tai būna baisus galvos skausmas. Viską reikia restauruoti iš naujo, o tai laiko praradimas. Jei dingsta CMR važiuotėlė (taip, tai toks popierius, kurį duodate vairuotojui), tada reikia rašyti prašymus draudimo kompanijai. Geriau viską daryti elektroniniu būdu, tada visada turite kopiją savo el. pašte.

Ar dažnai patikrina Vokietijos policija?

Vokiškai keliai yra stebimi labai intensyviai. Yra specialios stotys (Autobahnkontrolle), kurioje sustoja sunkvežimiai. Jei vairuotojas per daug pavargęs arba turi techninių trūkumų, gali gauti didelį baudą. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu apima ir tai, kad aš tikrinu vairuotojo darbo laiko kortelę, kad jums nereikėtų rūpintis baudomis už kitų klaidas.

Ar reikia EUR.1 sertifikato?

Jūsų atveju, jei tai tik biuro reikmenys ir baldai, dažniausiai ne, nebent juos perkate iš trečiosios šalies. EUR.1 reikalingas prekėms, kurios turi muitų lengvatą. Bet aš visada patikrinu su tiekėjais, kad būčiau tikras, o ne spėličiau.

Pakavimas ir krovinių saugumas

Ar turite pakuočiate patys ar aš turiu?

Galime pasiūlyti mūsų vyrus, tai kainuoja, bet taip greičiau ir saugiau. Jei norite taupyti, galite pakuočiai patys, bet tada atsakomybė už sugadintus daiktus tenka jums. Aš mačiau, kaip klientai bandė pakrauti monitorius į paprastas dėžes be putų – žinote, kaip baigėsi? Nežinau, ar jie vis dar turi tuos monitorius.

Kiek kainuoja pakavimo medžiagos?

Dėžės, juostos, burbuliukai – viskas kainuoja, kainos šiuo metu šokiruoja. Paskutinį kartą keičiau dėžių tiekėją, nes buvo per brangu. Prieš pradedant darbus, aš paskaičiuju apytikslę kainą ir pranešu, kad nebūtų staigmenų.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Nerekomenduoju. Kelias būna bumpas, dulkių daug, o jei lietus? Tada jūsų svarbūs dokumentai gali būti sugadinti. Visada stengiamės uždengti krovinį, net jei tai tiesiog biuro kėdės.

Kas su seifais ir sunkiais daiktais?

Seifai – tai ypatingas istorija. Reikia žinoti tikslų svorį, nes jei vairuotojas atvyks su rankinės keltuvu, o seifas sveris 500 kg, nieko nepajėgs. Reikia planuoti autokrautuvį. Praėjusį mėnesį vienas klientas pamiršo pasakyti apie didelį serverį spintoje, teik skambinti ieškoti technikos pagalbos.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus ir spintas geriau išmontuoti. Taip sutaupote vietos mašinoje ir mažiau rizikuojate, kad kažkas nulūžta. Mūsų komanda gali tai padaryti, tiesiog apie tai praneškite iš anksto, ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Kaip užtikrinamas saugumas kelyje?

Visi kroviniai yra draudžiami. (Tiksliau, jie turi būti draudžiami, aš visada įtraukiu draudimą į sąskaitą). Be to, vairuotojai turi GPS stebėjimo sistemas, aš matau, kur jis yra realiu laiku. Jei mašina stovi per ilgiau, skambinu ir klausiu, kas vyksta.

Kainos ir apmokėjimas

Kiek maždaug kainuoja biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu?

Kainos svyruoja kaip vėjų gūsiai. Nuo 500 eurų už mažą kiekį iki kelių tūkstančių už didelius biurus. Priklauso nuo degalų kainos (o dabar ji aukšta), nuo atstumo (Berlynas nėra tas pats kas Miunchenas) ir nuo to, kaip greitai reikia vežti. Aš stengiuosi duoti realią kainą be jokių paslėptų mokesčių, bet kartais ir aš klystu (tai retai, bet įvyksta).

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina transportas, darbas (jei užsakote), kuras ir mokesčiai keliuose. Vokietijoje mokesčiai už kelius (Maut) yra labai dideli, tai didelė išlaidų dalis. Taip pat įskaičiuju savo koordinavimo mokestį, už kurį, kaip žinote, aš ir kovu su tais vairuotojais.

Ar galima atsiskaityti gavus prekes?

Standartiškai ne, dirbame su išankstinu apmokėjimu arba daline išankistine įmoka. Per daug kartų buvau apgautas – krovinys atvyksta, o klientas „užmiršta“ sumokėti arba pradeda ginčytis dėl smulkmenų. Dabar taisyklė paprasta: pinigai – tada važiuoja.

Ar taikoma bauda, jei vėluoju su pasiruošimu?

Jei aš atvykstu, o jūs dar nesupakavote, tai taip, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriau pradėkti ruoštis savaitę iki to. Kartais klientai mano, kad mes esame stebukladariai ir viską susirinksime per valandą, bet tai ne taip veikia.

Ar pabrangsta vasarą?

Taip, sezonas nuo gegužės iki rugsėjo yra karštas. Visi vežia, mašinų trūksta, todėl kainos šoka aukštyn. Jei galite, perkelti biurą rudenį arba pavasarį būtų pigiau (nors aš suprantu, verslo ne visada galima planuoti pagal orus).

Ar galima gauti nuolaidą dideliems siuntiniams?

Visada galima susitarti. Jei turite daug daiktų arba planuojate reguliarius pervežimus, aš galiu pasiūlyti geresnę kainą. tiesiog būkite nuoširdžiai ir sakykite, koks yra jūsų biudžetas, bandysime kažką išgalvoti.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei vairuotojas sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Tada reikia skubiai ieškoti kitos mašinos, perkrauti krovinį. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis ties Hanoveriu, teik išsiųsti pagalbinę komandą. Tai užtruko dvi dienas, bet aš viską padengiau draudimu. Tokios situacijos retos, bet įvyksta.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne, mes dirbame su patikimais partneriais. Bet girdėjau istorijų apie firmas, kurios pasiima pigiau ir paskui iškrauna viską kažkur sandėlyje ir reikalauja išpirkos. Nenoręs būti toje situacijoje, tikrinkite, su kuo dirbate.

Kas jei pateks į avariją?

Vėl gi, draudimas. Mes turime atsakomybės draudimą 120 000 EUR (standartinė suma). Reikia tik sudaryti defektuos aktą vietos. Aš visai neseniai turėjau atvejį, kai vairuotojas privėrė sparną vartuose – buvo nemalonu, bet spinta buvo pakeista nauja.

Ar vokiečiai dažnai skundžia dėl triukšmo?

Taip, ypač keliuose su namais. Jei reikia iškrauti prieš miegamąjį namą, gali būti problemų. Vieną kartą policija atvyko, nes vairuotojas per garsiai metė dėžes. Dabar visada įspėju vairuotojus būti tyliais.

Kaip elgtis, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų. Gavėjas pasakė, kad neprenumeravo, nors buvo užsakymas. Teko vežti atgal į Lietuvą arba ieškoti sandėlio Vokietijoje laikinai. Tai kainuoja daug pinigų, todėl viskart patikrinu du kartus, ar tikrai laukia.

Ar jums patinka savo darbas?

Kartais taip, kartais nori viską mesti ir eiti piemeniu. (Galbūt ne piemeniu, bet kažką ramiau daryti). Bet kai viskas susideda ir klientas laimingas, tada jaučiuosi gerai. O kai vairuotojas dingsta be žinios, tada nori šaukti.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su užsakymo valdymu yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, o ne bandyti daryti patys „iš peties“. Aš mačiau daugybę nesėkmių, kai žmonės taupydami ant koordinatorio, galiausiai prarado daugiau laiko ir pinigų. Rinkitės patikimus partnerius, tikrinite dokumentus ir būkite kantrūs, nes logistika – tai ne tik mašinos, bet ir žmonės. Tikiuosi, šis straipsnis padės jums suprasti, ką tikrai reiškia perkelti verslą per sienas.