Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu prisipažinti, dažniausiai žmonės susiduria su tomis pačiomis problemomis, kai bando organizuoti biuro perkėlimą užsieny. Viskas atrodo paprasta: susirandame vežėją, užkrauname dėžes ir važiuojame. Tačiau realybė, ypač kai kalbame apie biuro daiktų saugumo užtikrinimą kraustantis į Vokietiją, yra daug sudėtingesnė nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Vokietija – tai ne Lietuva, ten kiti reikalavimai, kelių kokybė (kuri, tiesą sakant, geresnė, bet ir mokesčiai didesni) ir visiškai kita požiūrio į tvarką kultūra. Dažnai klientai klausta, kodėl kainos tokios skirtingos, ar kodėl reikia tiek daug dokumentų. Čia ne tik fizinis pervežimas, bet ir mentalinis pasiruošimas tam, kad jūsų brangūs serveriai, archyvai ir baldai atvyktų vieninteliai ir sveiki. Šiame straipsnyje pasistengsiu papasakoti, kaip tai vyksta be jokių gražių uždažinėjimų, taip, kaip yra iš tikrųjų.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti iš anksto

Ar tikrai reikia samdyti firmą, ar galiu nuvežti pats?

Žinoma, galite nuvežti patys, jei turite didelį furgoną ir norite praleisti savaitelę gyvenime biudžetiniame viešbutyje prie Kelno. Tačiau biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją patį sau apsirūpinti yra labai rizikuota. Vokietijos keliuose policija tikrina ne tik greitį, bet ir krovinius. Jei neturite tinkamų dokumentų ar krovinis yra neįtvirtintas, jums gali skirti baudą, kuri kainuos daugiau nei patys pervežimai. Be to, jei pas jus sužlugs serveris ar pametŗte dėžę su svarbiaisiais dokumentais, niekas jums to neatkompensuos. Profesionalios firmos turi draudimą, o jūs – tik viltį. Geriau palikite tai specialistams, nors kainos atrodo baugiančios.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Planavimas – tai pusėįs sėkmės. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki išvykimo. Reikia sudaryti inventorinį sąrašą, kuris yra būtinas ne tik jums, bet ir muitinės. Vokietijos muitininkai yra labai išrankūs, jei dokumentuose parašyta "biuro įranga", o viduje randa asmeninius daiktus, gali kilti nemalonumų. Taip pat reikia rezervuoti liftą abiejuose galuose – Lietuvoje ir Vokietijoje. Vieną kartą teko stovėti šešias valandas prie namų Berlyne, nes klientas užmiršo, kad liftas yra remontuojamas. Tuomet tenka nešti rankomis per penkis aukštus, o tai kainuoja brangiai ir laiko. Taigi, nešokitis galva anksčiau.

Ar reikia specialių dėžių, ar tinka paprastos?

Nenaudokite paprastų prekybos centrų dėžių, ypač jei jose yra sunki įranga. Tokios dėžės tiesiog sugriauna apačioje. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją prasideda nuo pakavimo medžiagų. Reikėtų naudoti specialias penkių sluoksnių dėžes, stiprią lipdukų juostą (o ne tą pigią, kuri nelipdi) ir burbuliukų plėvelę. Aš esu matęs, kaip vaizdo plokštės buvo įdėtos į dėžę be užpildo, ir važiuojant per kelio duobę (Lietuvoje jų vis dar pakanka) jos tiesiog susilaužė. Netaupykite ant dėžių, tai pigiausia draudimo forma.

Ką daryti su baldais, jie reikia išmontuoti?

Beveik visada taip. Didelės darbo stotys, konferencijų stalai, seifai – viską reikia išmontuoti. Ne tik kad taip daugiau telpa į mašiną, bet ir mažiau tikimybė, kad kažkas nulūž per važiavimą. Vokietijoje dauguma biurų yra antrame ar trečiame aukšte be keltuvo, o laiptai dažnai yra siauri. Jei paliksite stalą surinktą, gali būti, kad jo neįmesite pro duris arba teks išmontuoti paskubomis lauke lietuje. Geras surinkėjas pažymi kiekvieną detalę, kad vėliau nesuktumiet galvos, kuris varžtas kurioje kojoje eina. Pasirašykite ant detalių piešiniukus arba uždėkite lipdukus.

Dokumentai, draudimas ir Vokietijos niuansai

Ar sudėtinga susitvarkyti su dokumentais?

Nebent jūsų vadybininkas nežino ką daro. Esminis dalykas – TIR knygelė arba eksportinė deklaracija. Jei vekite naujus daiktus, tai gali būti apmokestinama. Jei naudotus – reikia įrodymų, kad jie buvo naudojami bent 6 mėnesius. Kartais klientai bando užsirašyti, kad kompiuteriai yra seni, nors jie nupirkti prieš mėnesį. Muitinės sistemos dabar yra prijungtos prie duomenų bazių, todėl apgauti sunku. Geriau būti sąžiningu ir mokėti PVM (jei taikoma), nei gauti baudą už bandymą įslaptinti prekę. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją taip pat reiškia ir teisinį saugumą.

Koks draudimas yra geriausias?

Standartinis krovinių draudimas (pagal CMR konvenciją) dažnai padengia labai mažai sumą, pvz., vos keletą eurų už kilogramą. Jei vekite brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, bet kainuoja 5000 eurų, ir jis dingsta arba sugriaunamas, gausite tik šiukšles. Būtina sudaryti papildomą draudimo sutartį su tikra verte (All-risk). Atidžiai perskaitykite punktuose apie tai, kas nedraudžiama – dažnai neleidžiama vežti pinigų, brangmenų ar gyvūnų be specialaus leidimo. Užsirašykite visas reikšmingas vertes sąraše, kad vėliau nebūtų ginčų, kiek kainavo tas sulaužytis monitorius.

Ar Vokietijos darbuotojai padeda su krautu?

Tai priklauso nuo sutarties. Jei pasirinksite "kraustymo paslaugas su vairuotoju", tai dažniausiai vairuotojas tik vairuoja. Jis nebus laimingas, jei reikės nešti dėžes į trečią aukštą be liftelio. Vokietijoje darbo jėgos brangios, todėl jei reikia šaltkalvių ar krovėjų, tai tai reikia užsakyti iš anksto. Kartais įmonės siūlo "dviejų vairuotojų" paslaugą, tai gali būti pigesnis variantas nei samdyti vietinius krovėjus Miunchene ar Frankfurte. Bet tikrinkite, ar tie antri vairuotojai tikrai fiziškai gali nešti sunkus dėžes, o ne tik valdyti vairą.

Kaip elgtis, jei kelyje įvyksta avarija?

Pirmiausia – nepanikuoti. Jei turite gerą brokerį, jis viską už jus suorganizuos. Reikia iš karto sužinoti, ar yra žmonių nukentėjusiųjų. Tada – užtikrinti vietą, kad niekas nepavogtų iš sulaužyto mašinos krovinio. Yra buvę atvejų, kai "gąsdintojai" atvažiuoja pasiimti, kas liks prieš policiją atvykstant. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją tokiose situacijose priklauso nuo greito reagavimo. Padarykite nuotraukas, parašykite pranešimą policijai (vokiškai arba angliškai) ir nedelsdami susisiekite su draudiku. Neleiskite vairuotojui niekoardyti.

Pakavimo subtilybės ir techninė įranga

Kaip supakuoti kompiuterius ir elektroniką?

Visada išjunkite ir atjunkite laidus. Jei galite, rinkite originaliąse dėžėse – jos geriausiai pritaikytos. Jei ne, naudokite daug burbuliukų. Stenkite, kad monitoriai nebūtų statomi ant dugno vienas ant kito. Geriau juos padėti ant ribinės (stačiakampės lentos) viršuje. Būtinai pažymėkite dėžes kaip "Jautri elektronika". Vieną kartą gavau dėžę su užrašu "KOMPIUTERIS", kurioje buvo... akvariumas (tuščias). Žmonės rašo viską ką nori, todėl patikrinkite, kas viduje, uždarant mašiną.

Ką daryti su serveriais?

Tai yra svarbiausias ir pačiais brangiausias dalykas. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą iš lizdo), patikrinti, ar standieji diskai yra užfiksuoti. Geriausia juos vežti specialiose serverinėse dėžėse su amortizacija. Jei vekite juos paprastoje furgono atkarpoje, kiekviena kelio duobė gali paversti jų viduje esančias plokštes į metalo šiukšles. Aš asmeniškai visada rekomenduoju klientams daryti atsarginę duomenų kopiją (backup) prieš išvykdami. Net jei biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją yra aukščiausio lygio, duomenų praradimas gali būti fatalus, jei fizinius diskus sunaikina gaisras ar smūgis.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tai sudėtinga. Muitinė labai prižiūri augalus, kad nevežtumėte kenkėjų ar ligų. Reikia fitosanitarinį pasą kiekvienam augalui. Be to, augalai negali būti užšaldyti. Žiemą vežti augalus į Vokietiją be šiltos mašinos yra neišmaniau. Jei tai tik kaktusai, gal ir pavyks, bet jei didelis fikusas biure, jis gali numirti kelionės metu. Dažniausiai patariu juos atiduoti kolegoms arba palikti, nes jų pervežimo kaina dažnai viršija paties augalo vertę.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogsta?

Užrakinkite mašiną. Naudojame antivandenių ir smūgiams atsparių spynų. Taip pat, jei statote dėžes sandėliuke prieš išvežimą, pasirūpinkite vaizdo kameromis arba žmogumi, kuris prižiūri. Turėjau atvejį, kai klientas dėžes išdėlijo koridoriuje naktį, o ryte jų nebebuvo. Gyvenime patikėkite tik sau ir užrakintoms durims. Pervežimo metu vairuotojas turi būti atsakingas, bet jei jis sustoja pietų metu neapsaugotoje aikštelėje, rizika išauga.

Finansai ir problemas sprendimas

Kodėl kainos svyruoja taip stipriai?

Kuro kaina, užsakymų kiekis, savaitės diena. Vykti penktadienį vakare kainuoja brangiau nei antradienį ryte. Taip pat, jei reikia specialios technikos (keltuvas su kranu) prieš biurą Vokietijoje, tai kainos šuolis. Vokiečiai moka už stovėjimą valandomis. Jei vairuotojas laukia 4 valandas, kol jums surandami raktai, šis laikas bus sąskaitofaktūruojamas. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją turi būti įkainotas realiai, o ne pagal svajones.

Kas daryti, jei įmonė atsisako vežti paskutinę minutę?

Tai baisus scenarijus, bet jis įvyksta. Jei pasirašėte sutartį ir mokėjite avansą, turite teisę reikalauti pinigų grąžinimo (ar bent dalies). Jei ne – ieškokite kitos skubiai. Visada turkite atsarginį variantą – bent jau kontaktą keliose kitose firmose. Kartos firmos perima užsakymus, kai supranta, kad neįvykdo savo, ir parduoda juos brangiau kitems. Būkite budrūs.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Galima, bet... Žiūrėkite, aš esu matęs, kaip žmonės naudoja senus laikraščius vietoj burbuliukų. Rezultatas – atvykus į Vokietiją, viskas subraižyta ir purvina. Tada reikia pirkti naujus baldus. Ką sutaupėte ant popieriaus, prarasiate ant naujų kėdžių. Geriau pasirūpinkite dėžėmis iš anksto, jas dažnai galima gauti nemokamai iš prekybos centrų (tik tikrinti, kad būtų sausos ir stiprios). O lipdukų juostos netaupykite, apvyniokite dėžę aplinkui kelis kartus.

Kaip elgtis su nusiskundimais Vokietijoje?

Jei kažkas sugadinta – darykite nuotraukas iš karto. Nerašykite atsiliepimų internete, kol nebandėte išspręsti problemą su tiesioginiu vadovu. Vokiečiai mėgsta tvarką ir dokumentus. Jei atsiųsite formalų laišką su nuotraukomis ir sąrašu, dažniausiai problemą sprendžia greitai. Jei šauksite tiesioginėje "kas čia per šlykštynės", gali būti, kad jus tiesiog ignoruos. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją reikalauja ir diplomatinio talento.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir vežate savo turtą į savo filialą Vokietijoje, dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas, jei teisingai pateikiate intrakomuninės prekybos dokumentus. Bet jei tiesiog perkraunate biurą ir nėra jokių oficialių ryšių su įmone Vokietijoje (pavyzdžiui, darbuotojas perkelia savo daiktus), tai gali būti traktuojama kaip prekyba arba dovanos. Čia geriausia pasikonsultuoti su buhalteriu, aš asmeniškai neesu ekspertas mokesčiuose (tiesą sakant, tai labai paini sritis), bet žinau, kad klaidos kainuoja brangiai.

Techniniai ir organizaciniai klausimai

Ką daryti su atliekomis?

Nenaudokite furgono kaip šiukšliadėžės. Jei norite atsikratyti senų baldų Vokietijoje, tai kainuoja pinigus – ten yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Negalima tiesiog palikti spintelės gatvėje. Reikia tartis su specialiomis kompanijomis, kurios išveš juos į perdirbimą. Dažniausiai pigiau juos parduoti arba atiduoti nemokamai "zu verschenke" skelbimuose, nei mokėti už išvežimą.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Jei furgonas stovi užrakintoje aikštelėje su saugumo sistema, tai daugmaž saugu. Bet jei tiesiog gatvėje prie biuro – ne. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Pietų Europoje, bet įvyksta. Ypač jei matote, kad furgone nėra GPS sekimo sistemos. Pasitikėkite savo intuicija – jei vieta atrodi liudni, geriau raskite saugesnę aikštelę, net jei reikės važiuoti šiek tiek toliau.

Kaip susitarti dėl iškrovos laiko?

Vokiečiai yra punktualūs. Jei sutarėte 8:00 ryte, būkite ten 7:55. Jei vėluojate 15 minučių, gali tekti mokėti baudą už vairuotojo laukimą. Prieš išvykstant patikrinkite, ar naujasis biuras yra pasiekiamas dideliu sunkvežimiu. Daugelyje senų miestų centrų (pvz., Heidelbergas senamiestis) sunkvežimiams draudžiama važiuoti. Ten reikia gauti specialų leidimą arba naudoti mažesnes transporto priemones (paskutines mylias). Tai reikia žinoti iš anksto.

Ar reikia vairuotojo vertėjo?

Jeigu jūsų vairuotojas kalba tik lietuviškai ir rusiškai, o Vokietijos pusėje tik vokiškai, tai gali būti problemų. Nors dauguma vokiškai kalba angliškai, bet techniniai dalykai kartais praslysta. Jei tai sudėtingas projektas, verta pagalvoti apie lydinčiąją asmenį, arba pasirinkti firmą, kurios vairuotojai moka angliškai bent minimaliai. Manau, kad šiandien tai jau būtina (bent jau basic level), kitaip gali būti nesusipratimų dėl to, kur statyti dėžes.

Ką daryti, jei dėžė dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Jei mašina buvo užrakinta ir pripildyta, o atvykus trūksta vienos dėžės – paieškokite sandėlyje. Kartais jos nukrenta už kitų dėžių arba iškrenta važiuojant. Jei tikrai dingusi – rašykite pranešimą. Turi būti tikslus inventorius, kiek dėžių išvyko ir kiek atvyko. Be to, žymėkite dėžes numeriais. "Dėžė nr 15" su archyvais yra lengviau rasti nei "ta didelė dėžė su popieriais".

Ar verta investuoti į sekimo sistemas?

Absoliučiai taip. GPS leidžia matyti, kur yra jūsų turtas realiu laiku. Jei mašina stovi vietoje per ilgai, galite sužinoti, kas vyksta. Taip pat tai padeda nustatyti tikslų atvykimo laiką, kad nebūtumėt laukti prie tuščių biuro durų. Dauguma gerų firmų siūlo šią paslaugą standartiškai, bet visada verta paklausti.

Kaip pervežti banko saugyklos dėžutes?

Tai neįmanoma be specialių leidimų. Negalite tiesiog įmesti ir vežti. Tokius daiktus turi pervežti ginkluota apsauga arba specializuotos kompanijos. Nekelkite rizikos bandyti tai padaryti patys, gali susidurti su bauda arba didesnėmis problemomis su policija.

Galutiniai nustatymai ir išvados

Ar galima viską padaryti savaitgaliu?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje naktiniais darbai ir savaitgaliai taip pat apmokestinami aukščiau. Jei jums būtina, kad biuras veiktų pirmadienį ryte, reikės planuoti iškrovą šeštadienį arba sekmadienį. Užtikrinkite, kad prieš tai galėsite patekti į patalpas – dauguma biurų savaitgaliais uždaryta su kodo spynomis.

Kuo skiriasi kraustymas į miestus nuo kaimo vietovių?

Miestuose (Berlynas, Hamburgas) didžiausia problema yra vieta. Reikia gauti leidimą stovėjimui iš gatvės administracijos (Straßenverkehrsamt). Tai gali užtrukti savaitę. Kaimo vietovėse problema gali būti siauri keliai arba žemės gruntas, į kurį sunkvežimys gali įsmigti. Visada reikia nusiųsti nuotraukas vietos vežėjui, kad jis įvertintų, ar toliau važiuoti.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Taip, etiketo reikalavimas. Palikite tvarkingą vietą. Nereikia šluoti lubų, bet šiukšlių neliesti negalima. Vokiečiai labai vertina švarą. Jei paliksite chaosą, gali būti, kad gausite sąskaitą už švaros užsakymą iš savo nuomotojo.

Kas daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Jei darbuotojai turi asmeninius daiktus (paveikslėlius, puokštes), jie turėtų juos pačiai susipakuoti ir pasiimti. Geriausia pareikalauti, kad visi asmeniniai daiktai būtų pažymėti arba išvežti prieš pagrindinį kraustymą. Taip išvengsite painiavos, kur yra jūsų įmonės turtas, o kur – Janinos suvenyrai iš atostogų.

Kaip aptarnavimas veikia realiai?

Esu matęs viską. Kartos įmonės vežia kaip dievai, kartas nuo karto kažkas sugenda arba vėluoja. Svarbiausia yra komunikacija. Jei įmonė nesilaiko žodžio arba neatsiliepia į skambučius, niekas neapsaugos jūsų daiktų. Biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją ne tik apie fizinę apsaugą, bet ir apie pasitikėjimą. Raskite tokią komandą, su kuria galima normaliai paprašyti ir sužinoti tiesą, o ne girdėti tik "gerai, viskas bus ok".

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, bet šioje srityje pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi blogiausiai. Gali būti, kad tai nauja kompanija be patirties, arba tai "brokeriai", kurie uždirba tik tarpininkaudami. Pasiūlymų skirtumas gali būti ne dėl kuro, o dėl to, ar turi jie draudimą, ar jie naudoja senas techniką. Pasidomėkite atsiliepimais, bet ne tik pačiais naujausiais, kurie gali būti nupirkti.

Ką daryti, jei biuras Vokietijoje dar neįrengtas?

Reikės sandėlio. Tai papildomas kaštas. Užsakykite laikiną sandėliavimą (Short-term storage). Dauguma vežėjų gali pasiūlyti tokias paslaugas Vokietijos didmiesčiuose. Tačiau nepamirškite, kad už kiekvieną krovimo-iškrovimo operaciją iš sandėlio reikės sumokėti. Geriausia suderinti laikus taip, kad mašina atvyktų tiesiai į galutinę vietą.

Ar yra kokių nors slabų vietų, apie kurias niekas nesako?

Taip, tai vairuotojo nuovargis. Jei tai ilga kelionė, vairuotojas gali būti pavargęs ir taip blogiau prižiūri krovinių iškrovimą. Būtinai klauskite, ar laikomasi poilsio režimo. Taip pat, orų sąlygos. Jei Vokietijoje liūtys o furgonas turi nutekėjimą, tai katastrofa. Pasitikrinkite mašinos būklę prieš išvykimą (arba paprašykite to daryti vadybininko).

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pavedimu. Jei reikalauja grynųjų prieš išvykimą – tai raudona vėliava. Gali būti, kad tada ir niekur nebevažiuos. Normalios įmonės dirba pagal sąskaitas-faktūras su atidėjimu arba avansu 10-30%.

Ar reikia rūpintis elektros instaliacija Vokietijoje?

Jūsų IT skyrius turėtų tai padaryti iš anksto. Vokiečiški lizdai skiriasi nuo mūsiškų (tipas F), nors dauguma įkroviklių tinka abiem. Bet jei turite specifinę įrangą, reikės adapterių arba perdirbti kištukus. Neužmirškite to, kitaip nieko neįjungsite prieš atidarydamas biurą.

Kaip susitvarkyti su internetu?

Tai ne mano sritis, bet žinau, kad Vokietijoje interneto paslaugų teikėjai (Telekom, Vodafone) gali užtrukti kelias savaites kol pajungs liniją. Planuokite tai iš anksto arba laikinai naudokite mobilaus interneto路由器 (routerius). Be interneto šiandien biuras nebebiuras.

Galutinis patarimas.

Geriausia ką galiu pasakyti – būkite įsitraukę. Nepaleiskite visko ant vadybininko, jei jums tai svarbu. Patikrinkite dėžes, pasikalbėkite su vairuotoju, užfiksuokite būklę nuotraukose. Tada biuro daiktų saugumo užtikrinimas kraustantis į Vokietiją taps ne kaip košmaras, o kaip tiesiog darbo vieta. Sėkmės kelyje!