Biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija: kas vyksta užkulisiuose

Sveiki, ilgiau nei dvidešimt metų varinu sunkvežimius tarp Lietuvos ir Vakarų Europos, o biuro perkėlimai... tai yra atskira daina. Dažnai klientai sako: "o mes tik keletą stalų turim", bet realybėje tai visai ne taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija reikalauja ne tik stiprių rankų, bet ir gerai suderinto dokumentų derinio, kad sienos nešoktų. Čia ne tik apie tai, kaip įkelti kompiuterį, o kaip jį ten nunešti nepaliekant griuvėsių. Nors daugelis galvoja, kad viskas vyksta kaip piešinyje, kartais vairuotojai užstringa ties Kaliningradu arba pasiduoda vokiškas techninės apžiūros niuansai, todėl verta pasirūpinti viskuo iš anksto.

Dokumentai, pinigai ir pradžios painiavos

Kokius dokumentuos reikia tureti is anksto?

Pagrindas yra krovinio sąrašas, kitaip tariant, pakavimo sąrašas (packing list). Be jo nepraeis nei lietuviška, nei vokiška muitinė, ypač jei biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija apima techniką. Be to, reikės CMR sąskaitos – tai tarptautinis vežimo pasas, o ne tiesiog lapas su skaičiais. Dar verta turėi draudimo polisą, jeigu jūsų daiktai verti daugiau nei standartinės sumos. Geriau visus šitos popierius paruošti dviem kopijomis, vieną duoti vairuotojui, kitą pasilikti sau, nes pas mane buvo atvejų, kai pasidarė painiava ir reikėjo siųsti skaneriu vaizdus per viberą.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei perkeliate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas verslui, ir turite PVM mokėtojo kodą, tai dažniausiai tai yra intrakomuninis sandoris. Vokiškai tai vadinasi "Innergemeinschaftlicher Lieferung". Tada jums nereikia mokėti Vokietijos importo PVM, jei pateikite teisingą PVM mokėtojo numerį ir sąskaitą-faktūrą. Bet jeigu perkeliate asmenines daiktas arba įrangą be PVM, gali tekti susidurti su mokesčiais, todėl geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę. Aš neesmu tuo specialistu, tai geriau jo neklausyti, o eiti pas savo.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Tai priklauso nuo sutarties, bet dažniausiai reikalaujama avanso, kadangi mes turiame užtikrinti degalų ir kelių mokesčių padengimą. Likusią dalį dažniausiai sumokėtume pristatę daiktus į vietą. Yra firmų, kurios reikalauja viso sumokėjimo iš karto, bet aš to nerekomenduoju, nes kas nutinka, jei vairuotojas susirgsta arba sugenda sunkvežimis? Tada gausite nervus ir pinigų nebepamatysite. Geriau susitarti dėl 30-50 procentų avanso.

Ar galima pasirašyti sutartį elektroniniu būdu?

Žinoma, šiais laikais viskas vyksta el. paštu arba per "DocuSign". Nereikia važiuoti į ofisą gerti kavos ir spausdinti toną popieriaus. Svarbiausia, kad sutartyje būtų aiškiai įrašyta, kas daryti, jei kas nors sudužo arba pavėluojama. Biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija prasideda būtent toje sutartyje, ne mašinoje. Tik žiūrėkite, kad parašas būtų galiojantis, o ne tik kažkoks piešinys.

Kas dėl draudimo – ar jis privalomas?

Techniškai ne, bet praktiškai – taip. Vokietijoje keliai geresni, bet ir eismo įvykiai įvyksta, ypač ties Miunchenu arba Frankfurte, kur yra intensyvus judėjimas. Jeigu turiu brangų serverių arba dizainerio biuro baldus, be draudimo aš miegoti negaliu. Paprastai draudima apima krovinio vertę, o ne jo pirkimo kainą, tai atkreipkite dėmesį į tą detalę. Kartais klientai sako, kad tai per brangu, bet po to, kai stalas nukrenta nuo sunkvežimo, jie keičia nuomonę.

Pakavimas, technika ir biuro chaosas

Kas turi pakuoti daiktus – mes ar klientas?

Idealu yra, kai pakuoja mūsų komanda, nes mes žinome, kaip dėti vieną ant kito, kad neišsiristų. Bet jeigu norite sutaupyti, galite pakuoti patys, tik tada mes neatsakome už tai, kad jūsų "žaliasis" puodelis suskilo, nes jis buvo padėtas be putų. Biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija dažnai sužlunga dėl blogo pakavimo, o ne dėl vairuotojo vairavimo. Geriau pasirūpinkite kokybiškomis dėžėmis.

Kaip reikia elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Tai labai jautri tema. Serverius reikia išjungti tinkamai, užfiksuoti laidus (nufotografuoti), kitaip surinkimas vietoje gali trukti dvi dienas vietoj dviejų valandų. Monitoriai turi būti įpakuoti į specialias putas, o ne į paprastas dėžes su laikraščiais. Vieną kartą teko gauti biudžetą, kadangi klientas neleido mums išjungti serverio "gražiai", o tiesiog ištraukė kištuką – vaizdas buvo įdomus. Geriau leiskite profesionalams tai padaryti.

Ar verta išsirinkti visus failus iš spintos?

Tikrai taip. Nėra nieko blogiau nei nešti šimtus kilogramų seno popieriaus, kurio niekas nebežiūri. Pasakykite savo darbuotojams, kad susitvarkytų prieš perkėlimą, kitaip mums teks nešti viską, o už kiekvieną kilogramą mokate. Vokietijoje atliekų išvežimas labai brangus, tai geriau čia išmesti nereikalingus dokumentus. Asmeniškai aš neščiau jūsų 2000 metų ataskaitų.

Ką daryti su seifais?

Seifai tai yra siaubas. Jeigu jis sveria 200 kilogramų ir tuščias – dar pusiau gerai, jeigu pilnas pinigų – tai reikia specialios technikos. Būtinai pasakykite apie jį iš anksto, nes vairuotojas gali tiesiog atsisakyti jo pakrauti, neturėdamas kėliklio. Kartais netgi reikia iškviesti locksmith'ą (užraktų meistrą), jei raktas dingo. Tai visos papildomos išlaidos, kurias reikia įvertinti pradžioje.

Ar galima vežti cheminius skysčius (valymo priemones)?

Ribotai. Galite vežti nedidelius kiekius buitinės chemijos, jeigu ji yra originalioje pakuotėje ir uždaryta. Bet jeigu turite sandėlį su degalais arba dažais, tai reikia specialios ADR licencijos. Paprastai aš sakau klientams – palikite čia, nusipirkite naujų Vokietijoje, nepamirškite, kad ten yra "Rossmann" ir "dm". Nėra verta rizikuoti dėl to, kad sprogs dėžė su valikliu.

Kelionės niuansai: keliai, laikas ir vokiškas tvarkymas

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus į Vokietiją?

Paprastai tai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur keliaujate – į Berlyną arba į Miuncheną (kuris toliau). Jeigu biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija vyksta dideliu sunkvežimiu, tai reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką. Jis negali vairuoti 10 valandų be perstojo. Taip pat gali būti eismo įvykiai arba statybų juostos, kurios Vokietijoje yra dažnesnės nei čia. Neskubėkite skambinti kiekvieną valandą klausti "kur jūs".

Ar galima važiuoti savaitgaliais?

Taip, galima, bet iškrovimą reikia derinti su gavėju. Vokietijoje nėra draudžiama važiuoti savaitgaliais, bet dauguma biurų nedirba, tad kas pristatys daiktus? Jeigu norite, kad vairuotojas lauktų iki pirmadienio rytas, tai reikės sumokėti už jo laukimą (stovėjimo mokestį). Geriau planuoti atvykimą darbo dieną. Kartais darbuotojai nori dirbti savaitgalį, tai tada geriau.

Ką daryti, jei sunkvežimis netilpta į kiemą?

Tai klasika. Senamiestyje gatvės siauros, o vokiečai mėgsta statyti mažus kiemus. Jeigu matote, kad kiemas mažas, pasakykite iš karto. Mes turime mažesnius sunkvežimus (7.5 tonos) arba net vilkikus su liftu. Jeigu atvyks 40 tonų gigantas ir neįvažiuos, jis stovės gatvėje ir blokuos visą eismą – policija atvyks greičiau nei jūs spėsite pasakyti "labas". Tai kainuos brangiai.

Ar reikia leidimo stovėjimui (Anwohnerparken)?

Gali būti, kad reikės. Jeigu iškrovimas trunka ilgiau nei 30 minučių ir esate zonoje, kur reikia mokėti už stovėjimą, gausite baudą. Geriau paprašyti savo vokiškų partnerių arba gatvės gyventojų, kad užkirstų vietą. Kartais padeda tiesiog padėti "LKW Verladezone" lentelę ant priekinio stiklo, bet ne visada. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jei užblokuojate jų "Einbahnstraße" (vienpusę gatvę), jie bus nepatenkinti.

Kas daro vairuotojas, jei pavėluoja?

Jis praneša. Kartais dėl techninių gedimų (pūsčios padangos) arba dėl didelio sniego Zilertalyje (o ne, tai Austrija, bet panašu). Vairuotojas turi skambinti klientui. Jeigu jis nesiskambina – tai blogas ženklas. Mūsų komandoje įprasta informuoti apie pavėlavimą mažiausiai 4 valandas iki atvykimo. Žinoma, jei sprogsta variklis, tai mes nežinome ir patys.

Kainodara, garantijos ir "pavojingos" zonos

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo krovinio tūrio (kubinių metrų), atstumo ir sunkumo (ar reikia nešti laiptais). Dar pridedami kelių mokesčiai (Vignette) ir kuras. Jeigu biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija reikalauja specialios priežiūros (pvz., tūkstančio litrų akvariumas), kaina didėja. Aš visada siūlau atsiųsti nuotraukas arba vaizdo įrašus, kad aš galėčiau įvertinti realią situaciją, o ne tik "maždaug" duomenis.

Ar garantija tikrai apsaugo nuo visko?

Garantija tai yra susitarimas, kad mes atsakome už padarytą žalą. Bet jeigu jūs pačiai surinkote lentyną ir ji sugriuvo, tai ne mūsų kaltė. Garantija veikia tada, kai mes pakavome, vežėme ir iškrauvome. Svarbu perskaityti punktaus apie "išimtines situacijas" (force majeure). Jei žemės drebėjimas sugriauna mūsų sunkvežimį, tai garantija jų neapima (nors Vokietijoje žemės drebėjimai reti). (Šiaip jei žemės drebėtų, mes visi turėtume bėgti, o ne galvoti apie baldus).

Kodėl kai kurios firmos kainuoja tiek mažai?

Nes jos neturi draudimo, vairuotojai gauna algą "envelopėse" (o ne legaliai), o jų sunkvežimiai yra seni "kapų griovėjai". Jei pasirinksite tokią firmą, jūsų biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija taps lošimu. Gali būti, kad atvyks, gali būti, kad ne. O kai atvyks, gali pareikalauti papildomai pinigų, nes "keliai buvo blogi". Nekreipkite dėmesio į pernelyg žemas kainas, tai yra signalas.

Kas vyksta, jei kažkas susidaužo kelyje?

Jeigu tai mūsų kaltė, mes kompensuojame remonto kainą arba naujo daikto vertę (pagal draudimo sąlygas). Reikia tuoj pat padaryti nuotraukas vietos ir įrašyti pastabas į CMR dokumentą. Jei vairuotojas pasirašo, kad viskas tvarkoje, o vėliau pamatote sulaužytą koją, tai bus sunku įrodyti. Būkite budrūs iškrovimo metu. Vienas klientas nenuėjo į patikriną, o vėliau skundėsi, kad trūksta du stalai.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, ir tai dažniausiai naudingiau abiems pusėms. Mes apžiūrime, paskaičiuojame ir sakame: 1500 eurų viskas įskaičiuota. Tada jei vairuotojui užtrunka ilgiau dėl eismo, jums nereikia mokėti daugiau. Bet jei jūs papildomai užsakovite nešti dar 50 dėžių, kurias nepaminėjote, kaina keičiasi. Tai natūralu. Fiksuota kaina užtikrina ramybę.

Pabaiga: iškrovimas, šiukšlės ir paskutiniai nustebimai

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Iškrovimas vyksta pagal jūsų nurodymus. Vairuotojas arba mūsų komanda neša dėžes į reikiamus kabinetus. Svarbu, kad vietoje būtų atsakingas asmuo, kuris gali parodyti, kur stovės direktoriaus stalas, o kur – spinta. Jeigu nėra ko klausti, dėžės bus padėtos viena ant kitos koridoriuje, o tada jūsų darbuotojai nupiktys. Pasirūpinkite vadovu iškrovimo metu.

Ar išvežiate pakavimo medžiagas?

Tai papildoma paslauga. Galime išvežti, galime palikti. Vokietijoje šiukšlių išvežimas brangus, tai jeigu turite daug putų ir dėžių, geriau susitarti dėl išvežimo iš karto. Kartais klientai sako, kad jiems reikia dėžių tolesniam naudojimui (jei jie tikrai daro tai), bet dažniausiai tai tiesiog būna šiukšlės. Mes galime padėti viską susirinkti ir išvežti į reciklavimo centrą.

Kas daryti, jei vokiški partneriai nesiryžta priimti krovinio?

Tai retas atvejis, jeigu viskas suderinta. Bet jeigu atvykstate per anksti arba vėlai, gali būti problemų. Vokiečai mėgsta planus (Planung). Jeigu biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija numato atvykimą 8:00 ryte, o vairuotojas atvyksta 9:30, vokiečiai gali būti nepatenkinti. Geriau pranešti apie vėlavimą iš anksto. Komunikacija čia raktas.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galite pamatyti, kur jis yra realiu laiku. Aš asmeniškai siunčiu nuorodą "Google Maps" klientams, kai pradedu važiuoti. Tai padeda išvengti streso. Žinoma, jeigu vairuotojas užsuka pietų, jis gali "dingti" iš žemėlapio valandą, bet nieko baisaus.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet verta. Jeigu vairuotojas padėjo labai daug, nešė sunkias dėžes laiptais be nusiskundimų, 10-20 eurų arba "kava" (kaip mes sakome) labai pagerina nuotaiką. Tai nėra kyšis, o padėka už gerą darbą. Vokiškoje kultūroje tai taip pat priimtina, jeigu paslauga buvo išskirtinė.

Kas dėl montavimo – ar surinkiate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų kompetenciją. Turime įrankius ir žinių, kaip surinkti "IKEA" spintas arba sudėtingus direktorius stalus. Svarbiausia turėti brėžinius arba nuotraukas prieš išardymą. Jeigu praradote varžtus – tai problema, bet mes turime atsarginių. Geriau pasakykite iš anksto, ką reikia surinkti, kad paimtume reikiamus įrankius (pvz., gręžtuvą su spec. antgaliais).

Kas nutinka su likusia šiukšlių dėže?

Ji pasilieka pas jums, nebent susitarkeme dėl išvežimo. Patarkite darbuotojus, kad šiukšles nemestų į dėžes su baldais, nes paskui tenka rūšiuoti. Vieną kartą teko rūšiuoti kavos puodelius su skysčiu viduje... buvo ne malonu. Tvarka prasideda nuo jūsų.

Ar galima keisti maršrutą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuos. Jeigu jūs staiga nusprendžiate, kad reikia užeiti į Hanoverį paimti dar vieną dėžę, tai bus papildomi kilometrai ir laikas. Biuro daiktų pervežimo procesas į Vokietiją su garantija turi būti suplanuotas, o ne "impulsyvus". Keisti maršrutą gali ir neleisti vairuotojo poilsio laikas. Geriau žinoti ką norite iš anksto.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Turite savo sąrašą (pakavimo lapą) ir kryžiuokite, kas atvyko. Jeigu trūksta dėžės, tuojau praneškite. Kartais ji pasilieka sunkvežimio gale po kita dėže arba nukrito. Patikrinkite būklę. Jei dėžė sutrypta, atidarykite ją patikrinti turinį vairuotojui esant šalia, kad būtų liudytojas. Tai jūsų garantija, kad gausite kompensaciją.

Ar reikia rūpintis vietos paieška Vokietijoje?

Taip, jeigu tai ne biuras, o sandėlis. Mes galime padėti surasti, bet geriau, jeigu jūsų vokiški partneriai jums duoda adresą ir kontaktą. Užsienyje sunku surasti "baltą namelį miške" be GPS koordinačių. Vieną kartą važiavome į "Gartenstraße" ir tokių gatvių buvo dešimt viename mieste. Koordinačių reikia.

Kas dėl grįžtamojo reiso?

Mums reikia grįžti atgal, todėl jei turite ką nors vežti atgal į Lietuvą, pasakykite. Tai gali sumažinti jūsų kainą (jeigu mes randame krovinį atgal). Bet neįsivaizduokite, kad vežime jūsų senus automobilius atgal jei jie nevažiuoja. Tik vežamą krovini. Kartais tai gali būti naudinga abiem pusėms.

Apibendrinant

Viskas su biuro daiktų pervežimo procesu į Vokietiją su garantija atrodo sudėtinga tik tol, kol nieko nedarote. Jeigu pasiruošiate, turite dokumentus ir bendraujate, viskas vyksta sklandžiai, net jei kelyje pasitaiko smulkių nesklandumų. Svarbiausia yra pasitikėjimas tarp vadybininko ir kliento, o ne tik popieriai. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų situacijų, kurias aš mačiau per savo dvidešimt metų – nuo sulaužytų vitrinų iki dingusių dokumentų. Gerai susiplanuokite ir kelionė bus maloni.