Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją: Kas iš tikrųjų vyksta už kulissų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – teorija visada skamba gražiai, bet realybėje biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją dažnai primena chaosą, kurį stengiamės suvaldyti galvose ir popieriuose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada mano, jog daiktais yra mažiau, nei yra iš tikrųjų, o baigiasi tuo, kad vokiečių kelininkai arba griežti sandėlio vadovai verčia mums įsiskaityti papildomai minutes. Čia nėra jokių idealų, yra tik patirtis, gebėjimas orientuotis ir kruopštus pasiruošimas, nors kartais ir jo neužtenka. Jei norite sužinoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be rėmelinių frazių, skaitykite toliau.

Kaip viskas prasideda ir kodėl klientai visada klysta apie kiekį

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą prieš kelionę?

Žiūrėkite, sako, kad nuotraukos užtenka, bet aš jau esu matęs, ką nutinka, kai tik pasitiki telefone. Nuotraukose visada atrodo, kad erdvės daug, o baldai maži. Vieną kartą važiavome į Miuncheną, klientas siuntė planus sakė, kad vos keli stalai ir kompiuteriai. Atvažiavome – ten visas serverinės komplektas, kuris sveria toną, ir netelpa į standartinį liftą. Taigi, jei galite, leiskite mums užsukti pažiūrėti, arba bent jau darykite tikrai išsamias nuotraukas iš visų kampų. Nereikia mums grožio, reikia tikrovės, kad žinotume, kokią kėdę reikia paimti.

Ką daryti, jei nesužinojau tikslaus kiekio?

Nesijaudinkite, mes sugebame spręsti ir vietoje, bet tai kainuos. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją numato taip vadinamą „maždaug“ kiekį, bet jei tas „maždaug“ pasirodo esąs dvigubai didesnis, tenka skambinti pagalbai arba dirbti viršvalandžius. Geriausia būtų suskaičiuoti stalus, kėdes ir dėžes bent jau apytiksliai. Jei pasakysite „10 dėžių“, o bus 40, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti įkrauti viską, nes jis turi kitų užsakymų maršrute, pavyzdžiui, Hamburge.

Kodėl vadybininkai klausia apie liftus?

Nes mes nenorime nešti jūsų metalinių seifų penktu aukštu laiptais, o jei tenka, tai kaina šokteli į dangų. Vokietijoje dauguma pastatų modernūs, bet ten yra griežti taisyklės dėl liftų apkrovos. Kartais liftas telpa tik du žmones, o ne spintą su dokumentais. Be to, tenka žinoti, ar reikia uždėti apsauginę dangą prie liftų, kad neapsibrėžtų sienos – vokiečiai už tai pinigus reikalauja griežčiau nei lietuviai.

Ar galiu užsakyti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją be inventorizacijos?

Techniškai – galite, bet praktiškai – nerekomenduoju. Be sąrašo mes negalime sudaryti sutarties, o be sutarties neveikia draudimas. Vokietijos muitinė arba policija gali sustabdyti mašiną ir paklausti, ką vežiate. Jei atsakysite „žinau, biuro daiktų“, tai jiems nepakaks. Turi būti konkretika: „4 staliniai kompiuteriai, 12 kėdžių, 1 spinta“. Taip pat, jei kažkas dingsta kelyje (o tai nutinka), be sąrašo įrodinėti, kad kažką buvo, bus beveik neįmanoma.

Kas nutinka, jei pasirodo, daiktų yra daugiau nei planavote?

Tada prasideda derybos vietoje. Vairuotojas gali pasakyti, kad jam reikia papildomo 100 eurų, kadangi turi iškrauti viską ir grįžti antrą kartą, arba skambinti kolegai su kita mašina. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją nenumato staigmenų, todėl geriau iš karto pasakykite, kad turite ir asmeninių daiktų, ir garažą, ir sandėlį, kurį reikia ištuštinti.

Kainos, kurios niekada nesutampa su pradinėmis numatomomis

Kodėl kaina keičiasi važiuojant?

Kuras nebe tas koks buvo prieš metus, o Vokietijoje mokesčiai už keliais (muitinės vengimas) yra dideli. Be to, kaina priklauso nuo to, ar reikia įvežti miesto centro zoną, kur reikia specialių leidimų (pvz., „Umweltplakette“ – ekologinė ženkletė). Jei pradžioje sakėte, kad adresas yra pramoninėje zonoje, o paskui nurodėte senamiestį, mums tenka keisti maršrutą, o tai laikas ir pinigai.

Kiek kainuoja biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją, jei skubu?

Skubos mokestis – tai ne išgalvojota frazė. Jei skambinate sekmadienį ir sako, kad viskas turi būti Berlyne antradienio ryte, mes turime atšaukti kitus klientus arba susirasti „laisvą“ vairuotoją, kuris dirba poilsio dienomis. Tokios paslaugos kaina gali padvigubėti. Geriau planuokite bent savaitę į priekį, o jei įmonė didelė – tai net mėnesį.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, nebent tai nurodyta sutartyje. Knygų dėžės, burbuliukai, lipnia juosta – tai viskas kainuoja. Kartais klientai mano, kad mes turime begalinę dėžių atsargą, bet mes ne parduotuvė. Jei turite daug brangios technikos, reikės specialių dėžių, o jos gali kainuoti brangiau nei pati pervežimas. Užsakykite medžiagas iš anksto, arba mums praneškite, kiek jų reikia, kad nereikėtų važiuoti parduotuvėn paskutinę minutę.

Ką reiškia „valandinis įkrovimas“ Vokietijoje?

Tai reiškia, kad mūsų vairuotojas laukia, kol jūsų darbuotojia išneša daiktus. Vokietijoje laikas skaičiuojamas labai tiksliai, net iki minučių. Jei sutartyje parašyta, kad įkrovimas trunka 2 valandas, o jūs velkate 4, mums teks mokėti vairuotojui už viršvalandžius. Tas mokestis bus priskaičiuotas prie galutinės sąskaitos. Geriau organizuokite savo žmones taip, kad jie būtų pasiruošę mums atvykus.

Ar galima mokėti grynaisiais vairuotojui?

Nerekomenduoju, nors ir įvyksta. Vairuotojas yra atsakingas už krovinį, o jei jis pasiims pinigus į rankas, gali kilti problemų su apskaita ir draudimu. Visada geriau mokėti įmonės sąskaitą, kad būtų dokumentų pėdsakas. Be to, jei vairuotojas prarado pinigus arba juos pavogė (kas, žinoma, retai, bet nutinka), įmonė nebus atsakinga.

Kas dėl PVM ir sąskaitų?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir mes, ir jūsų įmonė Vokietijoje galime taikyti PVM 0 proc. tarifą (vidutinės įmonės), jei pateikiate savo PVM mokėtojo kodą. Jei nesate – mokėsite Lietuvos PVM. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją reikalauja gero dokumentų tvarkymo, kitaip gauti pinigus iš Vokietijos bus sunku.

Vokietijos niuansai, kurių nerasite vadovėliuose

Ar sunku važiuoti į Berlyną ar Miuncheną su sunkvežimiu?

Labai sunku, jei nežinoi taisyklių. Ten yra daug „Environmental zones“, kur neįleis mašinos be ženkletės. Be to, sniegas žiemą gali uždaryti kalnus, o vasarą eismo spūstys ties Frankfurte gali trukti valandas. Reikia turėti gero navigatoriaus, kuris žino, kur sunkvežimiui draudžiama važiuoti. Kartais net aš pasiklystu, ir tenka važiuoti ratu.

Kas dėl „Umweltplakette“ (ekologinės ženkletės)?

Tai būtina daugumoje Vokietijos miestų. Be jos gausite 100 eurų baudą. Mes turime tokias ženkletes, bet reikia apie tai pagalvoti iš anksto. Jei važiuojate į mažą miestelį, galbūt jos nereikia, bet jei į didmiesčio centrą – be jos nepraeisite. Užsakydami biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarką į Vokietiją, visada nurodykite tikslų adresą, kad mes galėtume pasirūpinti leidimais.

Ar vairuotojai moka už važiavimą automagistralėmis?

Taip, mokama pagal ašis ir svorį. Vokietijos keliai brangūs, ir šie mokesčiai įeina į kainos sudėtį. Jei krovinys yra labai sunkus, mokesčiai gali būti dideli. Kartais klientai stebisi, kodėl pervežimas į Vokietiją brangesnis nei į Lenkiją – vienas iš pavojų yra būtent šie kelių mokesčiai.

Kas, jei Vokietijos policija sustabdys mūsų mašiną?

Tikrina dokumentus, svorį ir laiko apskaitą (tachografą). Jei viskas tvarkoje – nėra problemų. Bet jei vairuotojas vairavo ilgiau nei leidžiama, gausite didelę baudą, kurią teks mokėti klientui, nes tai jo skubas privertė pažeisti taisykles. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją turi būti legali, kitaip rizikuojate prarasti daiktą.

Ar reikia ką nors specifisko dėl elektroninių atliekų?

Vokietija labai griežta dėl šiukšlių. Jei atvežate senus monitorius ar spausdintuvus, juos negalima tiesiog mesti į bendrą konteinerį. Reikia juos atiduoti specialiai įmonei, kas kainuoja. Geriau pasilikite seną techniką Lietuvoje arba susitarkite su mumis iš anksto, kad išvežtume į perdirbimo punktą.

Dokumentai, muitai ir biuro krizės

Ar reikia deklaruoti naudojamus biuro baldus?

Jeigu tai ne nauji baldai, o jūsų naudojami daiktai, tai dažniausiai muitinės procedūros nereikalingos (vidutinės įmonės), bet reikia pateikti sąrašą (inventorių). Jeigu tai nauja įranga, kurią parduodate arba perduodate Vokietijos įmonei, tai jau yra prekyba ir reikia eksporto deklaracijos. Čia dažnai painiojama, todėl geriau klausti mūsų vadybininko.

Kas yra CMR ir kodėl visi jo bijo?

CMR – tai tarptautinis vežimo dokumentas. Jis patvirtina, kad mes priėmėme krovinių ir atsakingi už jį. Be jo negalima važiuoti per sieną. Jei krovinys dingsta arba sugenda, CMR yra pagrindinis dokumentas draudimo išmokai gauti. Viską užpildome mes, jums tiesiog reikia pasirašyti, kad viskas sutinka.

Ar reikia TIR knygos? (nors čia tik jei...)

TIR knyga reikalinga tik tada, kai važiuojate be muitinės patikros (taip vadinamas „transitas“), bet jei vežate biuro daiktus iš Lietuvos į Vokietiją, paprastai TIR nereikia, nes tai ne trečios šalies teritorija. (Nesu tikras, ar aš čia teisingai pasakiau apie tą TIR, bet dažniausiai taip yra). Mums pakanka CMR ir eksporto deklaracijos, jei reikia.

Kas dėl draudimo, jei biuro technika sudužta?

Draudimas veikia tik tada, jei daiktai buvo tinkamai supakuoti. Jei jūs patys supakavote monitorių į dėžę be burbuliukų, ir jis susilaužo, draudimas nemokės. Mes siūlome pakavimo paslaugą, kad būtų ramybė. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją visada apima draudimą, bet skaitykite sąlytas – yra daug „betų“.

Kas nutinka, jei prarandu raktus nuo naujo biuro prieš atvykstant?

Tai košmara. Vairuotojas laukia, laikas bėga, o jūs be raktų. Kartais reikia iškviesti sarginę arba meistrą, kad atrakintų duris, o tai kainuoja. Geriau turėkite atsarginius raktus pas atsakingą asmenį, kuris atvyks prieš mus. Vokietijoje meistrų iškvietimas poilsio dienomis gali kainuoti kaip naujas automobilis.

Ežio gyvenimas: kas blogiausiai gali nutikti pervežiant

Ką daryti, jei liftas Vokietijoje sugenda?

Nešti. Arba laukti, kol atvyks meistras. Buvo atvejis Štutgarte, kai liftas sugendo antrą dieną iš eilės, ir teko nešti visus biuro stalus 4 aukštus laiptais. Klientas buvo pyktas, bet mes tik padėjome. Tai ne mūsų kaltė, bet tai realus nuostolis laiku. Todėl visada klauskite apie liftų būklę naujame biure.

Ar buvote atvejų, kai klientas nebegalėjo mokėti?

Buvo. Vieną kartą atvežėme viską į Vokietiją, o įmonė bankrotavo tą pačią dieną. Mums teko iškrauti daiktus į laikiną sandėlį ir ieškoti, kas juos atsiims. Tai brangu ir nervuojama. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją visada reikalauja avanso mokėjimo, kad būtų apsaugota ir mūsų, ir jūsų pusė.

Kas, jei vairuotojas suserga arba sugenda mašina?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Tada mes skubiai ieškome kitos mašinos arba krovininio taksi. Tai gali užtrukti 12-24 valandas. Jei jums labai skubu, gali kilti panika. Mes stengiamės turėti techninę pagalbą visur, bet Vokietijoje remontas brangus ir ne visada greitas.

Kaip elgtis su agresyviu sargu prie sandėlio?

Ramybės. Vokiečai mėgsta taisykles. Jei sargas nepaleidžia, nereikia gribti. Reikia paskambinti įmonei, kurios sandėlis yra, ir paklausti, ką daryti. Kartais reikia parodyti asmens dokumentus arba įrašyti mašinos numerius. Nebūkite arogantiški, nes tuomet gali būti iškviesta policija.

Kodėl kartais vėluojate, nors sakėte, kad bus laiku?

Užstrigome sienoje, arba buvo avarija kelias. Arba prieš tai buvo kitas klientas, kuris neleido išsikrauti laiku. Mes stengiamės būti punktualūs, vokiečiai tai vertina, bet kelyje daug neprognozuojamų dalykų. Jei žinote, kad jums būtina gauti daiktus iki 9:00 ryto, paprašykite mus atvykti dieną anksčiau.

Ar įmanoma susiderėti dėl iškrovos savaitgalį Vokietijoje?

Įmanoma, bet brangu. Vokietijoje darbo laikas griežtai reglamentuotas. Jei reikia dirbti sekmadienį, mums reikia gauti leidimus ir mokėti darbuotojams atlyginimą dvigubai. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją gali būti lankstesnė, jei esate pasirengę sumokėti už komfortą.

Išvados

Galiausiai, visa ši procedūra nėra tokia baisi, kaip atrodo iš pradžių, jei viską suplanuojate ir nebandote nukrypti nuo taisyklių. Biuro daiktų pervežimo paslaugų užsakymo tvarka į Vokietiją reikalauja kantrybės ir bendravimo, o ne tik pinigų. Naudokitės patirtimi, pasiklauskite mūsų patarimų, ir viskas gerai sueis. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tik tepavyksta išvengti sargų su užrakintais vartais.