Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai: kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir dar niekas nesugebėjo sugalvoti stebuklingo būdo, kaip perkelti įmonę į kitą šalį be streso. Visada kažkas nukrypsta, kas nors užstrigt sienose arba dingsta vertingas failas. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai skamba kaip paprasta užduotis, bet realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį reikia sudėlioti po vieną detalę. Vokiečiai yra disciplinuoti, jei jiems pateikiate aiškius planus, viskas vyksta kaip laikrodis, jei ne – būkite pasiruošęę problemoms. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų, kai nuspręsite kelti verslį į vakarus.

Dokumentai ir viskas kas juos sukelia

Ar tikrai reikalingas inventorius sąrašas?

Absoliučiai taip, be jo jums niekur neisušoksime. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl muitinėje ar pasienyje gali sustabdyti net ir tarpusavyje ES važiuojantį sunkvežimį. Jei vairuotojas neturi detalaus sąrašo, jis gali praleisti dieną bandydamas įvardyti, kas yra toje dėžėje. Rašykite viską: nuo kompiuterių iki senų spalvų, net jei atrodo, kad tai šiukšlės. Taip pat, biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai priklauso ir nuo to, kaip greitai jūs sugebsite suruošti šiuos popierius. Vienas kartą teko laukti tris valandas, kol klientas atsiuntė Excel lentelę, tai labai stabdo procesą.

Kokius kalbos reikalavimus turi tenkinti dokumentai?

Geriausiai, jei viskas bus vokiškai arba angliškai. Lietuviškai tekstus ten supranta retas pasieniečiuose, ypač jei atsidursite mažesnėje perėjoje. Aš nebūčiau toks tikras dėl to, kad jūsų personalo vadybininkas mokės vokiškai "Guten Tag", tai nėra pakankamai. Verčiau iš anksto viską išversti. Ypaš jei vežate brangų įrangą – jos specifikacijos turi būti aiškios, kitaip gali kilti abejonių dėl kilmės ar vertės. Niekas nenori mokėti baudų už klaidingus duomenis.

Ar CMR kontraktas yra privalomas?

Taip, tai yra pagrindas. Be CMR jūsų krovinys techniskai yra "nelegalus" kelyje. Tai ne tik popierius, tai jūsų draudimas, jei kas nutiktų kelyje. Kai kurie klientai mano, kad pakanka verbalaus susitarimo su vairuotoju, bet tai tiesiog kvaila. Vokietijoje policija tikrina dažniau nei čia, o jei įvyks avarija – be šio dokumento galiu užtikrinti, kad problemas spręsite teisme. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai neįmanomas be tvarkingos dokumentacijos, tai tas pagrindas ant kurio viskas stovi.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda nervai. Kartais galima pasinaudoti "T1" dokumentu arba laikinu sąrašu, jei vežate dalį krovinių, bet tai visada užtrunka. Geriausia nedaryti prielaidų, kad viskas "kažkaip įsivažiuos". Galiu pasakyti iš patirties, kai trūksta vieno parašo ant eksporto deklaracijos, visa kolona stovi ir laužia rankas. Nežinau, kodėl žmonės taip elgiasi, tarsi jiems laikas nieko nekainuotų. Jei trūksta dokumentų, reikia skambinti brokeriui ir tikėtis geriausio, bet dažniausiai tai reiškia dideles uždelstimo finansines baudas.

Ar reikia apdrausti krovinių atsakomybę?

Žinoma, jei jums brangu tą turtą. Standartinis draudimas dažnai dengia tik minimalią sumą, o jei vežate serverius arbrangią programinę įrangą (fiziškai), tai reikia specialios sąlygos. Vienas klientas neseniai prarado du „Mac“ kompiuterius, nes vairuotojo buvo padaryta klaida (arba kas nors pavogio per sustojimą), o standartinis limitas nebuvo pakankamas. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai tampa brangiu malonumu, jei turime dengti nuostolius iš savo kišenės.

Pakavimas arba kaip netyčia visada sugadinama

Ar galiu supakuoti daiktus pats?

Galite, bet tada nedirkite, kas prieš tai nutiko. Matęs daug atvejų, kai klientai supako serverius į paprastas kibires ir stebėjosi, kodėl jie neatėjo vieningais. Kompiuterinė technika reikalauja specialios pakuolės, putų, tvirtinimo juostos. Jei darote tai patys, naudokite kokybiškas dėžes, o ne tas, kurias paimote iš parduotuvės už kampu. Ir užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas viduje, kitaip montuotojai Vokietijoje tiesiog paliks tai gatvės centre.

Kokios dėžės geriausios tinka biuro technikai?

Tikros, sunkiosios, paletėms pritaikytos dėžės. Nenaudokite plastikinių dėžių su dangčiais, jos yra slystimos. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet yra vingiuoti, o ir sankryžos kartais būna staigios. Daiktai turi būti užfiksuoti. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai reiškia, kad kroviniui neturi nukristi ant grindų važiuojant tiesiai. Geriausia investicija – specialios dėžės su putomis (antistatinėmis), jei kalbame apie jautrią įrangą.

Ką daryti su baldais, juos išARDYTI?

Sveikinu, jei susitvarkėte patys, bet dažniausiai reikia mūsų pagalbos. Didelės lentynos arba darbo stalai netilps į liftą neišardytos. Vokietijoje dauguma biurų yra seniuose pastatuose, kuriuose angos siauros. Geriau išardyti tai, ką įmanoma, o visus varžtus ir detales sudėti į pažymėtas maišelius. Niekas nenori ieškoti kojelės po krozne (krūva) dėžių atvykus į adresą.

Ar reikia nuimti visus spalvų iš monitorių?

Nebūtinai, jei gerai uždengiate. Bet aš visada patariu nusiųsti juos atskirai arba užklijuoti storo putų plastiku. Transporto metu monitorius gali "paleisti" vaizdą arba sulūžti stiklas, jei ant jo užguls sunki dėžė. Vieną kartą gavau skambutį, kad atvykęs į Frankfurtą rado tris sulūžusius ekranus, nes buvo užpilti vienoje krūvoje su knygomis. Nepasakysiu, kas tai padarė, bet buvo nepaguodžiama.

Kaip užšifruoti dėžes su konfidencialiais dokumentais?

tiesiog užrašykite "AS" arba "KONFIDENTIAL", bet pats geriausias būdas – jų nevežti su kroviniu. Jei turi vežti, geriau juos paslėpti tarp kitų dėžių arba juos pažymėti kaip buitinę techniką, kad nekristų į akis vagims. Žinoma, aš nieko nepatarauju daryti neteisėtai, bet saugumo sumetimais – mažiau žinoma, geriau. Vokietijoje yra saugu, bet vagystės nuvežėjų aikštelėse vyksta.

Ar galiu į dėžę dėti įvairius daiktus (miksą)?

Galite, bet tai bus siaubas išpakuojant. Vienoje dėžėje spausdintuvas, kitoje klaviatūra, trečioje kava... Tai neefektyvu. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai priklauso nuo to, kaip greitai montuotojai galės atstatyti viską vietose. Jei reikės ieškoti kabelių po visais biuro daiktais, jums mokės už darbo valandas tikrai daugiau. Grupuokite pagal kambarius arba skyrius.

Kelionės subtilybės ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė iš Lietuvos iki Vokietijos?

Paprastai tai apie 12–14 valandų važiuojant iki Berlyno arba Miuncheno, jei nėra eismo įvykių. Bet čia be krovinio įkėlimo ir iškrovimo. Jei reikia nuvykti labai greitai, tai reikės dviejų vairuotojų viename sunkvežimyje, kadangi vienas tiesiog fiziškai negalės vairuoti toliau be poilsio. Taip pat, biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai gali užtrukti dėl techninių patikrų, kurios vokiečiai mėgsta rengti.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti daiktus?

Tiesiogiai – ne, jo darbas yra vairuoti. Jei jūs nenusipirkote "krauto" paslaugos (tarifo su fizinio darbo pagalba), vairuotojas atsisaks nuleisti rankas. Jis gali padėti nustumti dėžę arba duoti lentynas, bet nešioti kėdes į trečią aukštą jis nebus. Karta turėjau klientą, kuris šaukėsi ant vairuotojo, kai šis atsisakėnešti pianino... o mes tiesiog vežėme biuro spintas, ne pianinus. Supraskit, vairuotojas ne samdomis darbininkas.

Kas daro, jei sunkvežimis užstringa Vokietijoje?

Tada jaučiamės blogai. Vokietijoje greitis kelyje didelis, ir techninės būklės reikalavimai aukšti. Jei lūžta, skambiname vietiniam pagalbos centrui. Tai gali užtrukti valandą, o gali ir pusę dienos. (Čia labai svarbu turėt gerą draudimą, kitaip vilkimo paslauga kainuoja kaip nupirkta mašina). Todėl biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai turi būti suplanuotas su laiko rezervu, neikivažiuokite paskutinę minutę.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, vokiškai – labai truputį ("Guten Tag", "Danke"). Jei reikia suderinti detales su vietiniu personalu arba saugotoju, geriau, kad jums būtų su kuo kalbėtis. Aš visada įdėdamas vairuotoją į tolimą reisą patikrinu, ar jis bent angliškai susikalbės, jei kas nutiks. Nekalbėjimas sukelia daug nesusipratimų.

Kada geriausia važiuoti, kad išvengti spūsčių?

Vengkite važiuoti pirmadieniais rytais ir penktadieniais po pietų. Vokietijos autostradose (Autobahn) tuo metu būna chaosas, ypatingai prie Ruhr srities arba prie Miuncheno. Geriausia keliauti naktį arba sekmadieniais, bet tada tenkinami poilsio režimai vairuotojams. Tiek jau galiu pasakyti – naktiniai važiavimai dažniausiai lengvesni, tik reikia saugotis "miglojonų" (tokie vairuotojai, kurie važiuoja be šviesų, tai baisu).

Ar reikia leidimų važiuoti į miesto centrą (Umweltplakette)?

Žinoma, dauguma Vokietijos miestų turi "žaliasią zoną". Be to lipuko ant stiklo jums gali skirti baudą, o sunkvežimys tiesiog neįvažiuos į centrą. Žalias zonas turi dauguma mūsų sunkvežimių, bet reikia patikrinti iš anksto. Vienas kartą mums teko likti miesto pakraštyje, nes pamiršome uždėti lipduką, ir tekdavo iškrauti dėžes į mažesnį transportą. Tai brangu ir nenukenkia greičiui.

Kainos ir pinigai, arba kodėl viskas brangu

Nuo ko priklauso kaina?

Priklauso nuo visko: nuo kuro kainos (kuri dabar šokinėja), nuo atstumo, nuo svorio, nuo to, ar reikia kelti į aukštą su liftu, ar ne. Biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai yra brangesnė paslauga nei standartinis krovinys, nes reikia derinti laiką ir greitį. Taip pat, įeina ir mokesčiai už užstatą (kai kuriais atvejais), ir apsaugos priemonės. Nepasakysiu tikslios sumos čia, nes tai individualu.

Ar mokama už laukimą (waiting time)?

Taip, jei jūsūs pavėluote su dokumentais arba su raktais nuo patalpų, laikmatis eina. Vairuotojas negali laukti nemokamai trys valandas, nes jam reikia grįžti arba važiuoti toliau. Vokietijoje darbo užmokestis aukštas, todėl ir mūsų tarifai atitinka. Geriau susitarti dėl laiko sąmatos iš anksto, kad nebūtų staigmenų.

Ar galima sumokėti grynaisiais Vokietijoje?

Galima, bet tai nepraktiška. Mūsų vairuotojams dažniausiai draudžiama turėti didelių grynųjų sumų, ypač eurais, nes tai saugumo rizika. Geriau viską apmokėti banko pavedimu pagal sąskaitą-faktūrą Lietuvoje. Jei reikia mokėti vietiniam subrangovui (pvz., keltėjams), tai reikia sutarti iš anksto. Vienas kartą klientas mėgino atsiskaityti su vairuotoju doleriais... ką aš jam tada sakiau? Nedarykite taip.

Ką daryti, jei biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai kainuoja per daug?

Galima bandyti sumažinti kainą atsisakant pakuolių arba susitvarkant patys su iškrovimu (jei esate drąsūs). Taip pat, galima derėtis dėl datų – jei galite laukti, kai mes turime tuščią mašiną grįžtant iš Vokietijos, tai gali būti pigiau (taip vadinamas "backload" krovinys). Bet tada negarantuojame, kad atvyksite lygiai tada, kai norite.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Tokie dalykai kaip baudos už neleistiną stovėjimą arba tiltų mokesčiai (Maut) dažnai būna neįskaičiuoti bazinėje kainoje. Vokietijoje kai kurie keliai mokami, todėl to išlaidos tenka mums, o mes jas įtraukiame į sąmatą. Taip pat, jei reikia specialių leidimų (pvz., transportas su apkrova viršijančia normas), tai irgi papildomai.

Ar paimate užstatą (deposit)?

Kartais taip, ypač jei dirbame su nauju klientu ir reikia iš anksto sumokėti už subrangovus arba dėl didelės atsakomybės. Tai užtikrina, kad mums neatsisakys mokėti atlikus darbą. Paprastai tai 10–30 proc. nuo bendros sumos. Po darbo atliekame grąžinimą arba priskaičiuojame.

Išvada

Galiausiai, viskas susumavė į vieną paprastą tiesą: biuro daiktų pervežimo organizavimas į Vokietiją greitai reikalauja kantrybės ir profesionalumo. Nėra būdo nusipirkti bilieto į rojų be vargo, čia tiesiog neįmanoma. Jei pasiruošę gerai, turite dokumentus ir žinote ko norite, kelionė bus sklandi. Jei rimti, viskas suksis ratu. Geriau pasikliaukti patyrusiais žmonėmis nei bandyti sutaupyti ant visko ir paskui verkti per didžiąją vandenį. Sėkmės kelyje, Vokietija laukia.