Biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nebėga taip sklandžiai, kaip piešia brangūs konsultantai PowerPointe. Viskas turi savo niuansą, ypač kalbant apie biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku (tai tavo pagrindinis raktas, taip?).

Pradedant nuo to, kad vadybininkai visada pamiršta pasakyti apie tą vieną milžinišką seifą, baigiant tuo, kad vokiečių keliai yra statomi, kur tik įmanoma, o ne kur reikia. Taigi, jei planuojate relocuoti verslą į Vokietiją, nusiraminkite – mes išgyvensime, bet reikės kantrybės. Čia ne tik apie vairuotojus, tai apie pilną logistikos orkestrą, kuris kartais sugenda dėl paprasčiausios priežasties – kas prieš tai išgėrė per daug kavos arba pervažiavo per duobę.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti pradedant

Kiek laiko užtrunka biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai keliaujate – į Miuncheną ar ką tik per Lietuvos-Rusijos (o dabar Baltarusijos) sieną (nepavyko, važiuojam per Lenkiją). Įprastai, jei viskas tvarkingai, nuo Vilniaus iki Berlyno nueina viena diena, jei vairuotojas nemiega. Tačiau dažniausiai įtraukiame atsargų laiką dėl custom'ų arba techninių trikčių. Svarbiausia – nebrinkti, kad reikia būti ten „rytoj“. Geriau planele parašyti „poryt“.

Ar brangu?

Kainos šiuo metu... kokia jos buvo prieš metus, tokios ji nebėra. Dyzelis pabrango, vairuotojai reikalauja daugiau, o Vokietijoje mokesčiai už kelių naudojimą (maut) įkyrūs. Tačiau jei suskaičiuojate, kiek kainuoja jūsų IT specialisto neveikla dieną, tai mūsų paslaugos atsiperka. Gerai, kad klientai vis dar supranta, kad pigiau ne visada reiškia geriau.

Kas dėl dokumentų?

Reikia eksporto deklaracijos. Nėra bėgimo. Jei jūsų buhalteris sako „aš tai padarysiu vėliau“, sakykite jam, kad vokiečių muitininkai to nesupras. Reikia TSL dokumento (transporto priemonės leidimo), sąrašo su kiekiais ir verte. Be to, visi elektroniniai prietaisai turi turėti serialus, kitaip gali būti įtariami vagyste.

Ar galima vežti chemikalius?

Biure dažnai būna valymo priemonių, spalvų ar tonerių. Tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Negali tiesiog įmesti į dėžę užpiltą ploviklį, jis pradės burbuliuoti, kai bus šalta, o vėliau išsilieja. Reikia specialių dežių ir etikečių. Vieną kartą taip teko valyti visa sunkvežimį viduje... nepagarbu.

Kas nutinka, kai kažkas ne taip?

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs?

Prasidėjo statybos A9 autostradoje? Vairuotojas tiesiog sustoja. Mes stebime GPS. Jei stovi valandą, skambinam jam. Jei neatsiliepia – skambinam dispečeriui Vokietijoje. Turime paslėptų rezervinių varytojų (ne, šipkuoju, bet turime partnerių). Biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku (čia tinka labai tiksliai) reikalauja greito reagojimo. Bet dažniausiai tiesiog reikia laukti, kol eismas judės.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mums pasirašytaisiais sutartimis – praktiškai niekada. Bet buvo atvejis, kai vienas klientas patalpino neapklausytą dėžę su asmeniniais daiktais gale sunkvežimio. Ji užvirto kur kitame mieste. Atsirado problema. Todėl visada reikia sudaryti konkretų krovinių sąrašą (packing list) ir pasirašyti perdavimo-įteikimo aktą.

O kas su IT įranga?

Serveriai, kompiuteriai – tai jautriausia dalis. Negali tiesiog „mesti“ į kaušą. Reikia pakuoti į putų plastiką, užfiksuoti. Kartais reikia specialių dėžių su šokso absorberiais. Vienas klientas bandė vežti serverį užmautą į antklodę. Nenukrito, bet dievas... šaltas prakaitas nubėgo man nugaroje.

Kas su draudimu?

Draudimas privalomas. Standartinis apima 10 EUR už kg, bet jūsų Apple technika kainuoja daugiau. Reikia deklaruoti tikrąją vertę (tikra verte). Ir nepamirškite apie atsakomybės ribas. Jei patys supakuosite blogai – draudikas nemokės.

Pervežimo organizavimo smulkmenos

Kiek reikia žmonių?

Įprastai du vairuotojai viename krovejuje (jei tai sunkvežimis su kranu) arba atskira komanda prieš tai. Jei biure 5 darbuotojai – tai valanda. Jei 500 – tai savaitė. Reikia planuoti pakavimą dar prieš kelias dienas, kad neimtų gribti stalų, kai darbuotojai dar dirba.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus reikia išmontuoti, spintas – taip pat. Negali važiuoti sujungtas, kitaip nulūžta kojelės arba nukrypsta skydeliai. Vienas kartą (tai buvo pirmasis mano darbas) bandėme vežti didžiulę direktoriaus spintą neišmontavus. Ji nelėkė pro duris. Teko laužti durų rankeną... o vėliau ir spintą. Pamoka išmokta.

Kaip elgtis su liftu?

Jei nėra frikėjo kroviniam – problema. Kainos šokuoja. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jie maži. Reikia išmatuoti ne tik baldus, bet ir lifto angą. Aš visada klausiu: „ar tikrai įeina?“. Dažnai girdžiu „taip“, o paskui stovime kieme ir galvojome, ką daryti.

Ar galima keltų seifą?

Seifai yra blogiausias darbas. Jie sunkūs, neturi angų, visai slysta. Reikia specialių juostų, o dažnai – ir krovinio keltuvo. Jei seifas sveria 500 kg, neįsivaizduoju, kaip du vyrai jo nenukris žemyn su laiptais. Geriau to nedarykite.

Ką daryti su atliekomis?

Pakuojant daug likęs kartono, plėvelės. Mes tai išvežame arba susitvarkome vietoje, jei leidžia taisyklės. Vokietijoje atliekų surinkimas griežtas. Negali tiesiog mesti bet kur. Reikia rasti „Wertstoffhof“ (perdirbimo centrą), jei reikia atsikratyti senų baldų.

Klausimai apie Vokietijos specifiką

Ar vokiečiai drausmingi?

Keliuose – taip. Muitinėje taip pat. Bet jei atvykstate į sandėlį paskutinę minutę, ji gali būti uždaryta. Vokiečiai mėgsta taisykles. Jei sutartyje parašyta „iki 17:00“, reiškia iki 17:00, ne iki 17:05. Nereikia giūžti.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojams mums padeda dispečeriai, bet klientui viskas aiškinama lietuviškai. O vietiniam sandėlininkui gali prireikti kalbos. Bent pagrindiniai žodžiai „Wo ist die Rampe?“ (kur rampos?) padeda. (Čia aš truputį šipkuoju, dažniausiai visi supranta angliškai).

Kas dėl vietinių pervežėjų?

Jei reikia tik iškrauti prie durų, mes tai padarome. Jei reikia pakelti į 4-ą aukštą be lifto, reikia užsakyti vietinius krovėjus. Jie žino savo pastatus. Mums, ateinantiems iš Lietuvos, gali būti sunku susitvarkyti su vietinėmis leidimų sistemomis (pvz., stovėjimo leidimai miesto centre).

Ar dažnai tikrina muitinė?

Jei krovinys komercinis ir vertingas – taip. Tikrina, ar deklaracija atitinka turinį. Jei rašote „naudoti biuro baldai“ o ten yra prekės su etiketėmis (naujos), gausite baudą. Vokiška muitinė turi tokius akis... viską pamato.

Kaip su mokėjimais?

Geriausia prieš važiuojant padengti sąskaitą arba parodyti banko garantiją. Vokiečai nelabai mėgsta „gailėtis po“ (mokėti vėliau). Pasitikėjimas čia svarbus, bet pinigai pirmiau.

Problemų sprendimai ir krizės (kaip būna)

Kas, jei sugenda sunkvežimis?

Tai siaubas. Bet mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Vieną kartą užsidegė variklis netoli Hanoverio. Turėjome perkrauti viską į kitą sunkvežimį. Užtruko 12 valandų. Klientas buvo liūdnas, bet biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku (šitaip) leido mums susitvarkyti, nors ir su vėlavimu. Buvo kvailai, kad neišsiuntėme rezervinės mašinos iš karto.

Ar atsitinka, kad dingsta adresas?

Kartais GPS rodo „miškas“. Arba adresas nurodytas senasis, o pastatas jau nugriautas. Reikia skambinti klientui. Jei jo nepasiekiate... stebėsite vaizdus iš Google Maps ir spėsite, kur tų biuro duris galima rasti.

O jei klientas nepasiruošęs?

Tai įvyksta 90% atvejų. Atvykstame, o visi dar sėdi prie kompiuterių ir dirba. Reikia laukti, kol jie išsikraus. Tai sukelia vėlavimus grandinėje. Prašome, išsikraukite iš darbo vietos prieš mūsų atvykimą!

Kaip elgtis su brangia technika?

Geriau ją vežti su savimi, jei įmanoma. Jei ne – užrakinkite į specialią dėžę, o dėžę užrakinkite ant sunkvežimio. Vairuotojas negali būti visada šalia, kai mašina stovi parkinge.

Ar galima užsisakyti paskutę minutę?

Galima, bet tai kainuos dvigubai. Reikia surasti laisvą sunkvežimį, vairuotoją, perduoti dokumentus. Geriau planuoti bent savaitę iš ankso. Gerai, kad dar retai kas būna „rytoj reikia būti Berlyne“, nors tokių kvailų skambučių irgi užtenka.

Kas su parkavimu mieste?

Vokietijos miestuose sunku. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo vietos (No-Parking zone su lėkštute). Be to, gausite baudą, o sunkvežimį gali tentuoti. Policija ten nedžiūga.

Kainodara ir sutartys

Nuo ko priklauso kaina?

Atstumas, svoris, kiekis, prieigos prie galinės vietos sąlygos, skubumas. Ir degalų kaina, kuri pasikeičia kiekvieną dieną. Todėl fixed price (fiksuota kaina) galioja tik 7 dienas, ne ilgiau.

Ar galima pasiderėti?

Visada galima pokalbis. Jei vežate dažnai, duodame nuolaidą. Jei tik vieną kartą – kaina bus rinkinė. Mes darome verslą, o ne labdarą (nors kartais atrodo, kad labdarą).

Kas įeina į kainą?

Krovimas, transportavimas, draudimas, iškrovimas (jei nurodyta). Pakavimo medžiagos (dežės, juostos) – tai papildomai, nebent sutarta kitaip. Dažnai klientai stebisi, kad už popierinę dėžę reikia mokėti.

Kiek kainuoja vėlavimas?

Jei vėluojame dėl mūsų kaltės – nieko. Jei vėluojate jūs (nesupakavote), mokėsite už vairuotojo laukimą (standoff time). Tai gali būti brangu.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Įprastai 50% apmokėjimas pradžioje, likę 50% – gavus dokumentus su parašu „gavau“. Didesniems klientams galima ir paskola (imprestas), bet tai tik su ilgalaikiais partneriais.

Ar garantuojate pristatymo datą?

Garantijuoti negalime nieko, gyvename ne idealiame pasaulyje. Esant stabdoms circunstancijoms (orai, eismas, policija), mes neatsakome. Bet darome viską, kad būtume laiku. Mano atsakomybė (ir vadybininko) už tai didelė.

Technikos ir įrangos gabenimas

Kaip vežti didžiausius spausdintuvus?

Jie turi būti išjungti, užfiksuotos grandinėlės, pašalintos kasetės su toneriais. Jei toneris išsilieja, visa krovinių dalis nudažoma juoda. Tai baisu, valyti tai neįmanoma.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne žiemą. Sunkvežimys šaltas, augalai užšąla. Vasarą reikia deginti vandenį. Ir reikia fito sertifikato (dažniausiai nereikia, jei nėra daug žemės, bet geriau pasitikrinti). Aš asmeniškai nebūčiau ėmęs vežti tavo mėgstamą fikuso – jis miršta nuo streso.

O kas su kava?

Ne, aš turiu omenyje kavos aparatus. Jis turi būti išleistas vanduo. Viena kartą plūdėjo vandeniu visa mašina... Gerai, kad ne ties ant serverių dėžės. Reikia tikrinti visas vamzdelius.

Ar saugu vežti baldus su stiklu?

Staliniai viršai, vitrinos – tai pavojingiausia. Reikia stiklo pakavimo (stiklo putos, specialios juostos). Jei nupakuoji blogai – suskyla į tūkstančius šukelių. Ir tada tai nebe draudžiama (arba tik su dideliu franšize).

Kaip sužinoti, kiek dėžių bus?

Mes atvykstame apžiūrėti. Arba siunčiate nuotraukas. Aš dažnai klausiu: „užpildykite 3x3m kambarį dėžėmis“. Tai duoda apytikrį vaizdą. Klientai dažnai klysta skaičiuodami, todėl geriau per daugiau vietos nei per mažai.

Finaliniai patarimai ir išvados

Ko daryti nereikia?

Nereikia meluoti apie kiekį. Nereikia slėpti brangių daiktų. Nereikia būti iššūkiu vairuotojams, kurie važiuoja 10 valandų be sustojimo. Gerbkite žmones, kuriekelia jūsų verslą.

Ar verta rinktis pigų variantą?

Jei norite, kad jūsų duomenys išlėktų į internetą ar baldai susilaužytų – rinkitės pigiausius skelbimus. Jei norite ramybės – mums skambinkite. Skirtumas tarp „galiu“ ir „žinau kaip“ milžiniškas. Deja, dažnai tai suprantama tik po to, kai nutiko kažkas blogo.

Ar turite licencijas?

Žinoma. Tarptautiniai pervežimai reikalauja ECM licencijos, vairuotojų kvalifikacijos, ADR sertifikatų (jei reikia). Be to, kiekviena mašina turi turėti galiojančius techninius patikrinimus. Neleiskite kaimyno sūnui su Gaz'e vežti jūsų biurą į Štutgartą.

Kaip susisiekti su jumis skubiai?

Telefonu. El. paštu per lėtai, kai degina laikas. Mūsų dispečeriai dirba 24/7 (bent jie turi turėti telefonus pas save). Aš asmeniškai atsakau tik nuo 8 ryto iki 5 vakaro, nes turiu ir šeimą (tikrai noriu ją pamatyti).

Kodėl reikalingas išankstinis vizitas?

Kad nebūtų staigmenų. Aš matai tualetus, liftus, erdves, galvoju protu, kaip viskas įsilies. Telefonu įsivaizduoti 200 kv. m. biurą be vizito neįmanoma tiksliai.

Kas yra svarbiausia?

PASITIKĖJIMAS. Jūs duodate mums savo turtą, mes duodame jums savo žodį. Jei abiejose pusėse yra sąžiningumas, tada ir biuro daiktų pervežimo į Vokietiją sprendimai laiku (čia vėl tinka) bus įgyvendinti be rūpesčių.

Apibendrinant

Na, trumpai tariant – biuro perkėlimas į Vokietiją nėra lengvas reikalas, bet su geru planavimu tas patį galima atlikti be didelių nervų suvalgymo. Turite rinktis patikimus partnerius, ne tuos, kas pažada auksus kalnuose, o tuos, kas tiesiog atlieka savo darbą kasdien. Nuo paprastų dėžių iki sudėtingų logistinių grandinių – viskas priklauso nuo dėmesio smulkmenoms. Jei viską padarysite sąžiningai ir laiku, o mes pasirūpinsime, kad ratais suktųsi, tada jūsų verslas Vokietijoje prasidės be nerealizuotų pavojų. Sėkmės kelyje, o jei reikės pagalbos – žinote, kur mus rasti.=