Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su logistikos specifika: kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro daiktų pervežimas į Vokietiją niekada nesvyrauja idealiai. Visada kažkas nutinka: užstringa vairuotojas, dingsta dokumentas arba vokietis muitininkas turi blogą dieną. Žmonės paprastai mano, kad tai tik įkėlimas ir nuėmimas, bet realybėje tai sudėtingas mazgas, kurį reikia išplėšti be žalos. Štai ir norėjau papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalau kantrybės, ir geriausia žinoti, į ką įsitraukiate, prieš neišsiuntę pirmąją siuntą.

Kainos, pinigai ir tai, kas užkerta kelią

Kiek maždaug kainuoja pervežti biurą į Vokietiją?

Tai, žinoma, klausimas nr. 1. Kainos svyruoja kaip vėjapydis – vienam pervežimui gali tekti tūkstantis eurų, kitam – penki. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite tos technikos ir baldų. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra pigus dalykas, nes degalai Vokietijoje brangesni, o mokesčiai už kelius dideli. Tačiau jeigu susiderinate su didele įmone, kuri važinėja maršrutu reguliariai, galite sutaupyti tiesioginio kelio. Būtinai klauskite, ar kaina įskaitia įkėlimą Lietuvoje ir iškėlimą ten, nes dažnai pamiršta papildomus keltų mokesčius.

Ar galiu pasitikėti pigiausiu pasiūlymu?

Labai nepatarčia. Jei kas nors siūlo kainą, kuri dvigubai mažesnė nei rinkos vidurkis, 99 proc., kad jums nutiks „nepageidaujamas“ nustūmimas į šalį. Girdėjau istorijų, kai mažos firmos pasiima avansą, o po to dingsta arba praneša, kad vairuotojas susirgo. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti užtikrintas draudimu, o tai kainuoja. Pigiausi pasiūlymai dažnai neturi net pagrindinio krovinių draudimo, todėl jei suviršys serverį – liekite su niekuo. Geriau sumokėti šimtu daugiau, bet būti ramiam.

Kaip suskaičiuojamas tūris, aš pats turiu matuoti?

Geriausiai, jei jūs nepamatuosite, o tiesiog paskambinsite specialistui, kuris atvažiuotų ir padarytų įvertinimą akiai. Kartais klientai siunčia sąrašą: „2 spintelės, 5 stalų“, bet pamenu vieną atvejį Vilniuje, kur spintelės buvo tokios didelės, kad netilpo į liftą. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją dažnai remiasi tuo, ką mes vadiname „užimtu vietų skaičiumi“ sunkvežimyje. Jei pasakysite, kad turiu 10 kubinių metrų, o paims 14, teks mokėti už papildomą vietą, nes kitų siuntų ten nebebus kur sudėti.

Ar imamas mokestis už sunkius krovinius?

Žinoma, jeigu turite seifą, kuris sveria toną, arba milžinišką archyvą su dokumentais, tai neįeina į standartinę kainą. Vokietijos kalnėse, ten kur Berlynas ar Miunchenas, ne visur gali privažiuoti didelis sunkvežimis su kranu, todėl tenka naudotis rankinėmis technikomis arba mažesnėmis mašinomis. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi savo niuansų – sunkių daiktų kėlimas į trečią aukštą be lifto kainuoja kaip nupirkta nauja mašina. Geriau iškarto paminėkite apie svorio išskirtines situacijas.

Kada reikia mokėti, ir ar galima atidėti?

Standartinė praktika – 50 proc. avanso, likutį atiduodant prieš pat iškrovą arba gavus dokumentus. Esu susidūręs su klientais, kurie norėjo mokėti tik tada, kai jau viskas stovės jų naujose patalpose, bet taip veikti negalima – mes ne bankas. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją pareikalauja išlaidų iš anksto (degalai, kelių mokesčiai Vignette), todėl logistikos įmonės neina į riziką. Kartais galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo termino, jeigu esate ilgalaikis partneris, bet tai retas atvejis.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia važiuoti į gilumą, ne į miestą?

Taip, ir labai stipriai. Jei reikia važiuoti į kažkokį kaimą Bavarijoje, kur netraukiniai važinėja kas dvi valandas, tai brangiau. Vairuotojo laikas – pinigai, o grįžti tuščia 400 kilometrų nėra pelninga. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją dažniausiai įtraukia didžiuosius miestus, bet jeigu jūsų naujasis biuras yra kažkur „miškuose“, reikės už papildomus kilometrus sumokėti. Be to, tenka dažniau sustoti, o vokiški keliai, nors ir geri, bet turi savo greičio apribojimų.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos griežtumas

Kokius dokumentai reikia paruošti?

Būtinai reikia krovininės deklaracijos (CMR), inventoriaus sąrašo, ir viskas turi būti lietuviškai bei vokiškai (arba angliškai). Vokiškai dokumentai yra šventas dalykas – jeigu ten parašyta „stalas“, tai turi būti stalas, o ne spinta. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją be CMR dokumento yra neįmanomas legaliai, nes jis veikia kaip kelionės pasas ir draudžiamasis raštas. Dar pravers įgaliojimas, jeigu pervežimą užsakote ne savo vardu, o įmonės vardu, kad vairuotojas žinotų, su kuo kalbėtis.

Ar reikia deklaruoti techniką muitinėje?

Jei tai yra jūsų įmonės turimas turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje, tai dažniausiai ne, nes yra perkėlimo procedūra tarp ES šalių. Bet čia yra viena „bet“. Jeigu kompiuteriai ar serveriai yra visiškai nauji, su lipdukais, gali kilti klausimų. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti įformuliuotas kaip turto perkėlimas, ne prekyba. Vokiška muitinė (Zoll) gali sustabdyti ir patikrinti serijinius numerius, todėl turėkite pirkimo sutartis arba išrašus, kad įrodytumėte daiktų kilmę.

Kas nutinka, jeigu trūksta dokumentų?

Tada prasideda nemalonumai. Vokietijoje tai gali baigtis baudomis arba krovinio areštu iki pat tol, kol nepateiksite teisingų popierių. Kartą teko laukti kelias dienas pasienyje, nes klientas pamiršo vieną nešiojamo kompiuterio faktūrą. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją be pilnos dokumentacijos yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustos policija, bus blogai. Geriau turėti viską dviem kopijomis, vieną duoti vairuotojui, kitą pasilikti sau.

Ar yra kokių nors apribojimų dėl duomenų laikmenų?

Dėl duomenų ne taip jau dažnai klausia, bet svarbu. Jeigu vežate serverius su korporatyviniais duomenimis, rekomenduočia juos užšifruoti arba fiziškai užrakti. Nors tai nėra muitinės reikalavimas, bet saugumo sumetimais. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją susiduria su tuo, kad vairuotojai keičiasi, o krovinys gali stovėti sandėliuke per nakvynę. Nenorėtum, kad kas nors nuskaitytų jūsų firmos paslaptis, tad fizinė apsauga čia ne mažiau svarbi nei legali.

Kaip elgtis su paštu arba asmeniniais daiktais?

Dėl to griežtai. Negalima į krautuvą mesti savo asmeninių lagaminų arba siųsti dovanų draugams Vokietijoje per biuro pervežimą. Tai yra muitinės pažeidimas, nes tai nėra įmonės turtas. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti aiškiai atskirtas nuo privataus. Jei vairuotojas rastas tavo džinsų arba butelio vyno, gali būti pripažinta kontrabanda, ir tada visas sunkvežimis nuvažiuoja į konfiskaciją. Nedaryk to, nėra to verto.

Ar aktualios vokiškos taisyklės dėl pakuočių?

Taip, Vokietija turi labai griežtas taisykles dėl atliekų ir pakuočių (Pfand sistema), tačiau tai labiau susiję su prekyba. Jeigu pervežate biurą, tuščias dėžes dažniausiai galima išmesti vietinėse atliekų aikštelėse, bet reikia klausti vairuotojo. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją neretai palieka mums krūvą šiukšlių – stretch plėvelę, bukus. Vairuotojas paprastai žino, kur galima „legaliai“ atsikratyti to šlamšto, kad nereiktų mokėti brangiai už industriinių atliekų ivežimą.

Pakavimas, įkėlimas ir techniniai niuansai

Ar jūsų įmonė pakuoja, ar turiu daryti pats?

Galime padaryti abiejomis kryptimis, bet rekomenduoju mums patikėti pakavimą, jeigu kalbame apie jautrią techniką. Esu matęs, kaip klientai susuka LCD monitorius į senas avalynės dėžes su dužančiomis sienelėmis. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra ilgas kelias, ir kelyje mašina šoka. Mūsų komanda atveža specialias dėžes, burbuliukų plėvelę, o tas patikimumą suteikia ramybę. Jeigu norite taupyti ir pakuo patys, tikėkitės, kad spintelės gali atsidurti su įbrėžimais.

Kaip sauguoti kompiuterius ir serverius?

Tai, aišku, svarbiausia. Serverius reikia išjungti (ne tik miego režime), ištraukti kabelius, visus uždėti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei originalių nėra – į specializuotas kabinetas. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su serveriais beveik visada reikalauja „stabilumo“ – reikia užtikrinti, kad dėžės nešokuotų kraštuose. Vienas klientas pamiršė išimti HDD iš seno serverio, ir po kelionės disko galva nulūžo. Dabar jau visada primenu – išjunkite ir užfiksuokite kas ant ko.

Ar išardote baldus?

Taip, didelius stalus, sekcijas, viršesnes spinteles – viską išardome. Yra viena problema – jeigu baldai yra seni, jau išardyti po kelis kartus, tai varžtai gali nebesukti. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją tampa košmaru, kai reikia kalvis gręžti sulūžusį varžtą, nes negalima išimti nugarėlės. Geriau iškarto pasakykite, jeigu turite tokių „griuvėsių“, kad nuvežtume gręžtuvą. (Čia pasitaisiau – ne gręžtuvą, o atsuktuvą ir papildomus varžtus).

Kas daroma su smulkmenomis?

Viskas krenta į dėžes su numeracija. Negalima tiesiog užmesti visko į didelį maišą ir vėliau spėlioti, kur yra stapleris, o kur pelė. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja sistemos: dėžė nr. 1 – pirmo aukšto smulkmenos, dėžė nr. 2 – direktoriaus reikmenys. Be to, būtinai pasirašome ant dėžės, kam ji priklauso, kad iškraunant Vokietijoje nebūtų painiavos. Niekas nenori penkias valandas ieškoti telefono įkroviklio tarp šimto dėžių.

Ar įvežiate labai aukštus daiktus?

Taip, bet turiu žinoti iš anksto. Jeigu jums tenka pervežti 3 metrų aukščio vitriną arba ilgas lentas, reikia specialios transporto priemonės arba leidimo. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reguliuojamas griežtais kelių eismo taisyklėmis, ypač kai važiuojate pro miestus su žemais tuneliais arba tiltais (pavyzdžiui, Dresdenas arba Leipcigas turi savo niuansų). Geriau išmatuoti aukštį ir pasakyti mums, o ne mėginti „prasibrauti“ ir užkliūti už ženklo.

Kas dėl įkėlimo aukštai be lifto?

Tai brangiausia paslauga. Jeigu Lietuvoje dar kažkaip galima pačiems išnešti, tai Vokietijoje darbuotojai yra labai saugos atžvilgiu. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją be lifto reiškia, kad reikės samdyti kėlimo platformą (keltuvas) arba nešėjų komandą. Ir vokiški nešėjai ne dirba už duona su sviestu, jie moka už savo nugarą. Todėl jeigu renkatės biurą ketvirtame aukšte be lifto sename name, suskaičiuokite, kad pervežimas gali kainuoti daugiau nei patys baldai.

Laikas, maršrutai ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai, jeigu važiuojame į Berlyną arba Hamburgą, tai apie 18-24 valandas su poilsiais bet ne visada taip. Kelias automagistraliu A1 gali būti uždaromas dėl avarijų, ypač netoli Hanoverio arba Ruhr srities. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją gali užtrukti ir dieną ilgiau, jei vairuotojas privalo laikytis poilsio režimo (tachografas). Negali jis važiuoti 10 valandų be sustojimo, todėl neskubėkite skambinti ir klausinėti, kodėl dar neatvyko – jei jis miegoja, jis nevažiuos.

Ar vairuotojas moka vokiškai?

Būtina. Aš negaliu leisti vairuotojo, kuris kalba tik „Guten Tag“ ir viską kitaip rodo rankomis. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja komunikacijos su muitininkais, policija, ir su jūsų pusės priimtoju. Jeigu vokiškai nemoka, gali atsitikti nesusipratimų, pvz., ne taip supras, kur reikia važiuoti iškrovai. Vienas kartą mūsų vairuotojas nuvažiavo į kitą miestą, nes negalėjo išskaityti gatvės pavadinimo ir nesikreipė pagalbos.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimo sistemas, tačiau kartais signalas dingsta Rūpoldingo kalnuose arba požeminiuose tuneliuose. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją su technologijomis pažangus, bet technika technika – kartai gaišta. Jeigu jums labai svarbu tikslus laikas, geriau susitarti tiesioginį ryšį su vairuotoju telefonu, kai jis bus arti paskirties vietos. Tačiau prisiminkite, kad vairuotojui draudžiama kalbėti į ausinę važiuodamas.

Kas daro, jei pasikeičia planai?

Jeigu jūsų naujas biuras dar nebaigtas ir reikia atidėti atvykimą dieną ar dvi, tai k problema. Sandėliavimas Vokietijoje yra labai brangus. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją turi būti suplanuotas tiksliai, o jei ne, tai mums tenka ieškoti transload centro (perkraustymo sandėlio). Už tą laiką, kol krovys stovi ir laukia, reikės mokėti. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prie kiemo ir palikti jo trijoms dienoms – tai nelegalu ir brangu.

Ar galima vežti dalinį krovį (dalį mašinos)?

Taip, tai vadinama „partijos“ arba „groupage“ pervežimu. Jeigu jūs turite tik keletą dėžių ir du stalus, mes sudedame į mašiną su kitų klientų daiktais. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją tokiu būdu yra pigesnis, bet lėtesnis, nes reikia surinkti visą mašiną ir apvažiuoti visus adresus. Jeigu skubate, geriau užsisakykite pilną mašiną (FTL), jeigu ne – galite laukti savaitę, kol surinksime visus partnerius.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje per naktį?

Vokietija gan saugi šalis, bet vagystės įvyksta, ypač poilsio vietose (Rasthof) prie automagistralių. Vairuotojai dažnai užrakinasi mašinose arba stovi saugiose aikštelėse. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją visada turi tam tikrą riziką, todėl verta turėti geros draudimo polisą. Negalime niekam garantuoti, kad naktį niekas neperlauš spynų, tačiau profesionalios įmonės imasi visų saugumo priemonių – GPS blokavimas, fizinė apsauga.

Išvados ir patarimai iš ilgametės patirties

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad vairuotojas iškrauna paskutinę dėžę, pasirašo dokumentus ir išvažiuoja. Jums lieka tik susirūpinti, kad viskas veiktų naujoje vietoje. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir detalių. Nerašiau čia nieko apie tai, kad „visada bus sklandu“, nes tai melas. Būsite pasiruošę neskubėkite, pasirūpinkite dokumentais ir pasitikėkite savo logistikos partneriu, tada viskas gerai sueis. Sėkmės naujame biure (Vokietijoj) ir viltis, kad serveriai nešoks po atvykimo.