Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją: kas tikrai svarbu, o kas tik trikšmas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, pasakysiu jums tiesiogiai, mažai kas sukelia tiek streso vadybininkui ar vairuotojui, kaip blogai suplanuotas biuro kelias. Klientai visada sako: „Čia tik kelios dėžės, staliukai ir kompiuteriai“, tačiau realybėje dažnai pasirodo, kad tas „tik“ reiškia kelis tonus neapsaugotos technikos ir biudžetą, kuris nenumatė paklotių. Viskas prasideda nuo paprasto kvietimo aptarti transportavimo paslaugas biuro daiktams į Vokietiją, o baigiasi tris dienas trunkančiais muitinės ginčais dėl vieno seno spausdintuvo. Tiesiog nėra nieko blogesnio už tai, kai vairuotojas stovi prie Reino, o klientas telefonu negali pasakyti, kokia fiskalinė to spausdintuvo vertė buvo prieš penkerius metus. Reikia suprasti, kad logistika neapsiriboja vien tentu, čia yra smulkių detalių rinkinys, kuris lemia sėkmę.

Pagrindiniai klausimai apie procesą

Kiek laiko trunka standartinis biuro kelias į Vokietiją?

Visada sakau klientams, kad niekada nepažadu „prieš pieta“, jei žinau, kad tenka važiuoti per Berlyną arba turti sustojimą vienoje iš tarpinių parduotuvių. Įprastai, jei keliame biurą iš Vilniaus ar Kauno į Miuncheną arba Frankfurte regioną, tai trunka maždaug dvi paras, jei jokių netikėtumų. Bet atsimenu vieną atveją, kai važiavome į Hamburgą su pilna 3,5 tonos mašina, o A1 autostradoje ties Hanoveriu buvo eismo įvykis – stovėjome šešias valandas. Tuomet klientas, kuris žadėjo atidaryti ofį ryte, buvo šiek tiek nepatenkintas, bet tokių dalykų iš viso nenumatysi. Ir vėl gi, geriau pavėluoti valanda, nei skubėti ir sustumti kėdes kažkur į kampą, kad jos nukristų vėliau.

Ar verta rinkti dalinį krovinių gabenimą (LTL)?

Štai čia dažnai kliuduosi, nes kiekvienas nori taupyti. LTL – tai kai mašina veža kelis skirtingų klientų krovinius vienu metu. Jei jums tenka pervežti tik penkias biuro kėdes ir vieną serverinę, tai, žinoma, biuro daiktų pervežimas daline krova yra pigiau. Bet yra vienas didelis „bet“. Tas krovinys bus kraunomas ir iškraunamas kelis kartus, o mašinos gilumoje užsidėta dėžė su paštas gali būti sutrypta. Esu matęs, kaip atvykęs klientas išsilieja ant mano vairuotojo, kad jo monitorius sužeistas, nors jis buvo įpakuotas į dėžę be putų. Taupyti ant pakuotės – tai blogiausia idėja.

Ką daryti su jautria technika?

Tiesiog ne už ką nekelkite monitorių be specialių rėmų. Prieš metis pervežėme vienos IT įmonės padalinį į Štutgartą, ir, nors kas buvo tvarkingai supakuota, vienas vadybininkas nusprendė paslėpti nešiojamąjį kompiuterį tarp drabužių dėžės. Atėjo į Vokietiją, o „dellas“ buvo sulaužytas pusiau. Dabar visada sakau – jei tai brangu, tai turi eiti į atskirą, pažymėtą dėžę su „fragile“ užrašu. Ir dar vienas dalykas – visada nuimkite laikmenas iš kompiuterių, jei ten yra svarbių duomenų. Niekada nežinai, kas gali nutikelėti kelyje arba dėlžėje per griežtą posūkį prie Kauno.

Ar padedate supakuoti daiktus?

Žinoma, mes turim savo vadybininkus, kurie gali atvažiuoti ir viską padaryti už jus, bet toks krovinių gabenimas į Vokietiją kainuos brangiau. Dažniausiai klientai pasirenka sutaupyti ir pakuoja patys. Tada stengiuosi jiems nusiųsti sąrašą, kokios dėžės geriausios. Būna juokingų situacijų – vienas klientas iš Šiaulių bandė susukti biuro stalą į „Lietuvos pašto“ siuntinių dėžes ir nustebėjo, kai jos plyšo. Turime žinoti, kad spintelės turi būti išmontuotos, o stalų plokštės apvyniotos burbuliuku.

Kas nutinka, jei nepavyksta iškrauti laiku?

Vokietija ne Lietuva, ten tvarka yra tvarka. Jei užsakovas privalingo išsikrauti iš sankryžos iki 18:00 valandos, o jūs užstringate sienose dėl dokumentų, tai gali būti didelė bėda. Paskutinį kartą turėjau situaciją Leipcige, kur vairuotojas negalėjo priartėti pai įėjimo, nes nebuvo leidimo, o savininkas atėjo tik po valandos. Mums teko mokėti baudą už tai, kad mašina stovėjo „raudonojoje zonoje“. Geriau iš anksto susitarti dėl leidimų (Liegenschaftsbescheinigung), jei tenka stovėti pėsčiųjų zonoje.

Kainos ir pasirinkimai

Kuo skiriasi kaina nuo krovinio svorio?

Nebūtina, kad sunkesnis krovinys kainuos brangiau, čia dažniausiai kalbame apie tūrį. Jei turite penkis tonus popieriaus, jis sudaro nedidelę erdvę, o jei penkis tonus putų – tai pilna mašina. Taigi, biuro krovinių pervežimas dažniausiai apskaičiuojamas pagal užimtus metrus (kubinius). Vidutiniškai vienas metras kainuoja nuo 80 iki 120 eurų, priklausomai nuo sezono. Rudenį, kai visi grįžta atostogų, kainos šokinėja aukštyn, taip pat kaip ir degalai, kurie Vokietijoje dabra kaina yra kažkas tokio... kad vairuotojai verčiau stovi.

Ar gautu suma įeina ir draudimas?

Standartinis draudimas apima tik 10 eurų už kilogramą, o tai nėra niekas, jei vežate brangią serverinę arba meno kūrinius į ofisą. Visada primenu, kad reikia tiksliai deklaruoti vertę. Vienąkart klientas nusiuntė du tūkstančius vertės įrangą, bet deklaravo tik šimtą, taupydamas draudimo mokestį. Ir, žinoma, dėžė dingo (tą kartą tikrai paslaptingai), ir jis gavo tik kompensaciją už tą šimtą. Nėra jokios logikos taupyti ant draudimo, kai kalbame apie verslo turtą.

Kokia vidutinė kaina už maršrutą į Berlyną?

Jei kalbame apie pilną 3,5 tonos arba 5 tonų mašiną su keliomis valandomis darbo vietoje, tai tikėkitės sumos tarp 450 ir 600 eurų. Jei reikia įtraukti ir montavimo darbus arba pakavimą Lietuvoje, skaičius didėja iki 900. Prieš savaitę daviau prognozę klientui Klaipėdoje, kuris norėjo pervežti mažą architektūros biurą, ir jis nustebęs, kad kaina beveik nesiskiria nuo to, ką moka už krovejus vietiniame mieste. Tiesiog kuro užtekt ir už laiką.

Ar galima mokėti kortele vairuotojui?

Čia esu griežtas – vairuotojai pinigų grynaisiais arba kortele nepriima. Visi apmokėjimai turi eiti per sąskaitas faktūras į mūsų biurą. Būna, kad vairuotojas atvažiuoja į vietą, o klientas sako: „Gal čia tau šimtą paduosiu, kad užsidėtum ant degalų?“. Ne, tai draudžiama. Mes esame legali įmonė, mums reikalingas įforminimas, kad vėliau nebūtų problemų su VMI ar kitomis institucijomis.

Kas yra „paskubintas“ reisas ir kiek jis kainuoja?

Tai tada, kai jums reikia, kad kažkas Atvažiuotų rytoj. Tarkime, jūsų vadybininkas užmiršto svarbius dokumentus Vilniuje, o rytoj jau turi susitikimą Diuseldorfe. Tokiu atveju turim siųsti ekspress mašiną be pristatymų. Kainos čia nuo 1,5 euro už kilometrą, bet taip sutaupote dieną darbo. Sakyčiau, tai brangus malonumas, bet kartais vienintelis išeitis. Ir pripažinsiu, paskubinti reisai visada sukuria daugiau streso vadybininkams, nei standartiniai.

Ar taikoma PVM už paslaugas į ES šalis?

Kadangi Vokietija yra ES narė, tai mes taikome 0 proc. PVM tarifą, jei pateikiate jūsų PVM mokėtojo kodą ir jis galioja. Jeigu kodas netinka arba jo nėra, turi skirti 21 proc. Lietuvos PVM. Vienas klientas iš Mažosios Lietuvos ilgai negalėjo suprasti, kodėl sąskaitoje atsirado PVM, kai jis „nėra mokėtojas“. Reikėjo aiškinti, kad biuro daiktų transportavimas nėra prekyba prekėmis, o paslauga, todėl taisyklės griežtesnės.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus būtina tur�ti kelionės metu?

Pagrindinis dalykas yra CMR važtaraštis (tarptautinio vežimo sandorio dokumentas). Be jo niekur nevažiuosi. Taip pat reikia sąskaitos faktūros už paslaugas ir krovinio sąrašo (packing list), kuriame tiksliai surašyta, kas yra dėžėse. Be galo svarbu, kad sąraše būtų nurodytos prekių vertės. Muitininkai Vokietijoje, ypač ties Lenkijos siena, kartais tikrina labai smulkiai. Jei įrašysite „buitinė technika“, tai jiems gali nepakakti – reikės būtent „Monitorius Dell, serijinis numeris X“.

Ar reikia Ex1 dokumento pervežiant biurą?

Jeigu pervežate gabenimus, kurie yra jūsų nuosavybė ir juos naudosite savo filiale Vokietijoje, Ex1 (eksporto deklaracija) nereikalingas, nes tai yra vidaus ES prekių judėjimas. Bet čia aš retas kart užtikrintas, nes dažnai klientai sumaišo tai su pervežimu į Šveicariją arba Norvegiją. Geriau visada pasiklausti brokerio. Prieš porą mėnesių vienas klientas bandė vežti įrangą į Ciūrichą be Ex1 ir... trumpai tariant, mašina stovėjo sienoje tris dienas. Vokietijoje, jeigu tik tranzitu, tai Ex1 privalomas, jei ne ES.

Kas daryti, jei dingsta CMR originalas?

Tai tikra košmaras. CMR turi būti trys egzemplioriai – vienas siuntėjui, vienas gavėjui, vienas pervežėjui. Jei vairuotojas praranda savą kopiją tai dar pusę reikalo, bet jei dingsta viskas – tada reikia rūpintis draudimo išmoka arba sudaryti naują dokumentą su abiejų pusių sutikimu. Dėl to visada stengiuosi, kad CMR būtų pasirašytas elektroniniu būdu ir nusiųstas man į el. paštą iš karto, kai tik krovinys pasiekia paskirties vietą.

Ar reikia deklaruoti naudotus baldus?

Jei baldai buvo nupirkti Lietuvoje ir naudojami, tai jie laikomi naudotomis prekėmis. Šiuo atveju jokių rinkliavų nėra, jeigu tai ne prekybai, o o naudojimui. Bet yra viena smulkmena – jei įrenginys buvo nupirktas be PVM (pvz., statybai atostogaujantiems asmenims), tai gali būti problemų. Žinai, kaip yra – klientai visada sako, kad „viskas mūsų“, tačiau kai tik kyla problemas, pasirodo, kad kompiuteriai priklauso jų sesers sūnui iš Anglijos. Juridiškai tai labai painu.

Ką tikslina „T1“ dokumentas?

T1 naudojamas tada, kai prekės yra ne ES (pvz., atvyksta iš Kinijos į Klaipėdos uostą) ir važiuoja į Vokietiją per Lietuvą tranzitu. Jei jūsų biuro įranga yra iš Azijos ir dar nebuvo įvežta į ES (t.y. neapmokėti mokesčiai), jums reikės T1. Nemanau, kad jus susidursite su tuo, jei pervežate paprastus biuro daiktus, bet jei atidarytate naują gamyklą ir vežate linijas – tai būtent jūsų atvejis.

Ar reikia ypatingų leidimų elektronikai?

Jei tai standartinė kompiuterių technika, ne. Tačiau jei vežate duomenų saugojumo serverius su šifravimu, gali tekti rodyti licencijas arba importo dokumentus. Vokietijos muitinė labai atidžiai žiūri į duomenų saugumo įranga. Paskutinį kartą buvome patikrinti prie Oberhauzeno, kur muitininkas domėjosi, ar serveryje nėra dvigubos paskirties technologijų, kurios gali būti naudojamos karinėms reikalmims. Žinai, kaip yra – pasakai, kad tai biuro serveris, o jie tikrina, kas viduje.

Smulkmenos ir patarimai

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Aš galiu pasidalinti nuoroda su jumis, kad matytumėte, kur yra jūsų daiktai. Bet sakyčiau tiesiogiai – nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur jūs esat?“. Jis vairuoja, jis negali atsiliepti. Geriau pažiūrėti programėlę arba skambinti man. Viena kartą klientas taip užgundo vairuotoją, kad šis, norėdamas atsikratyti skambučių, išjungė telefoną, o mes likome be ryšio valandą.

Ką daryti su atliekomis po iškrovimo?

Tai vienas nemaloniausių dalykų. Kai iškrauname biurą, lieka dėžės, popierius, plėvelės. Vokietijoje atliekų surinkimo taisyklės yra griežtesnės nei čia. Vairuotojas negali tiesiog numesti visko į konteineri gatvėje. Jei sutartyje numatyta, kad mes pasirūpiname atliekomis, mes tai padarime, bet tai kainuoja papildomai. Jei ne – tuomet jūs turite susitvarkyti patys. Patarčiau pasirūpinti dideliu konteineri patalpoje iš anksto.

Ar vežate augalus į biurą?

Taip, galima, bet yra apribojimų. Jei augalai turi žemių, tai turi būti fitosanitarinis sertifikatas. Be jo, augalus tiesiog sugražins sienoje. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl vieno fikuso, kurį galima nusipirkti Berlyne už 10 eurų. Esu matęs, kaip viena direktorė norėjo pergabenti visą savo „žaliąją sieną“ ir pasirodo, kad vienoje vazone buvo kirmėlių. Visa siunta buvo sustabdyta.

Ar reikia apdrausti vairuotoją nuo pavojų?

Tai mūsų, kaip įmonės, rūpestis, bet klientai dažnai klausia, ar vairuotojas gali įeiti į jų ofisą su kuriais batais. Žinoma, vairuotojai turi su savim švarius batus arba apavas, kurios užsidėti prieš įeinant į patalpas. Ypač jei ten yra šviesios grindys ar kilimai. Būna, kad vairuotojas pavargęs ir užmiršta, tai tada mes gauname skundą dėl nešvarumų. Geriau priminti apie tai iš anksto.

O kas dėl to, kad daiktai sugadinti per krautuvę?

Jei mes krauname, mes atsakome. Jei jūsų darbuotojai krauna, mes neatsakome. Atrodo paprasta, bet visada būna ginčų. Vieną kartą vairuotojas parodė, kad dėžė su monitoriumis buvo jau suvirinta (t.y. prasidėjusi plyšis) dar prieš užkrovimą į mašiną Lietuvoje. Klientas tvirtino, kad mes ją daužėme. Laisvės lauke buvo kameros. Ir kas manysi? Kamera parodė, kad dėžė buvo pažeista jau važiuojant lifte aukštyn. Reikia tikrinti viską prieš uždarant duris.

Kokia alternatyva, jei nereikia visos mašinos?

Galima rinktis kurjerių paslaugas, jei tai tik vienas ar du dokumentų paketai. Bet jei tai spinta – tai nebegali. Jūs galite pamėginti patys nuvykti su nuomota „keleivine“, jei turite vairuotojo pažymėjimą (95 kodas). Bet tikiuosi, kad to nedarysite. Rizikuoti verslo turtu dėl 50 eurų ekonomijos yra beprotiška. Biuro reikmenų pervežimas turi būti patikimas.

Kas nutinka su vairuotoju, jei jis susirgo?

Mes turime atsarginius planus. Jei vairuotojas suserga prieš Kelsterbachą, mes ieškome vietinio pagalbos vairuotojo arba siunčiame kitą mūsų vairuotoją iš Lietuvos su traukiniu. Tai ilgina pristatymą, bet mes apie tai pranešame. Kartais klientai pyksta, kad vėluojate dieną, bet kas gali padaryti, jei Temperatūra iškyla iki 39? Žmogus yra žmogus, ne robotas.

Ar reikia palikti arba uždėti antspaudą ant dėžių?

Neprivaloma, bet labai rekomenduojama. Antspaudas arba specialus lipdukas su numeriu padeda išvengti vagysčių arba painiavos. Užsakovai dažnai galvoja, kad jų dėžės yra unikalios, bet kiek mašinoje tų pačių „brunų“ dėžių? Dešimtys. Paprastas numeris viršuje sutaupo daug nervų iškraunant.

Ar taip, kad biuro daiktų gabenimas apima ir išmontavimą?

Jei šitaip užsakovas užsakinėja, tai taip. Standartinis paketas yra „nuo durų iki durų“. Jei reikia išsukti stalą nuo sienos, atjungti kompiuterius – tai papildoma paslauga, kurią reikia numatyti prieš kelionę. Ne visi mūsų vairuotojai yra meistrai statybose, nors daugelis išmanantis. Geriau pasakyti, kas tiksliai reikia padaryti.

Galima užsisakyti naktinį iškrovimą?

Galima, bet tai kainuoja dvigubai. Vokietijoje yra griežti triukšmo reguliavimai, todėl naktis negalima iškrauti gyvenamosiuose rajonuose. Jei tai pramoninis rajonas, tai pavyks, bet reikės sumokėti vairuotojui už viršvalandžius. Esu matęs, kai viena didelė korporacija norėjo viską naktį padaryti, kad nenutrauktų darbo, o vairuotojai atsisakė, nes pavargę po 12 valandų kelionės.

Kas yra „forwarding“ paslauga?

Tai tada, kai mes ne tik vežame, bet ir viską už jūsų organizuojame – nuo dėžių parinkimo iki vielų ištiesimo ten, kur reikia. Tai idealu tiems, kurie neturi laiko ar noro su tuo gyventi. Bet, žinoma, tai brangiausia opcija. Dažniausiai renkasi tik didelės firmos, kurios perkelia visus skyrius iš karto.

Ar vežate ir asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, dažnai darbuotojai nori paimti savo asmeninius daiktus, pvz., kelionę su lagaminu arba augalą nuo stalo. Svarbu, kad tai būtų įtraukta į sąrašius. Negalima įdėti daiktų, kurių nėra sąraše, ir sakyti „tai mano asmeninis“. Muitininkas to nesupras.

Ką daryti, jei mašina sugeda?

Mums turi techninė pagalba visoje Europoje. Jei mašina nebevažiuoja, mes siunčiame pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą mašiną. Tai gali užtrukti, bet stengiamės minimalizuoti laiką. Kelis metus važiavome per visą Vokietiją su defektuota pavarų dėže pirmoje mašinoje, o vairuotojas tik stebėjosi, kad ji važiuoja. Vėliau visgi sustojo.

Išvada

Gerai suplanuotas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ar bet kur kitur nėra tik apie tai, kad užsakote mašiną ir užmirštate. Tai yra detalus planavimas, dokumentų tvarkymas ir sąžiningas pokalbis su savimi apie tai, kiek tikrai daiktų turite. Nekelkite savęs į situaciją, kur vairuotojas stovi prie uždarytų durų, o jūs negalite susisiekti su savininku. Pasirūpinkite dėžėmis, apsaugokite techniką ir visada turi atsarginę kopiją svarbių dokumentų sau, o ne tik mašinoje. Ir labiausiai – nepasitikėkite „bus gerai“ strategija.